Corona-Virus
Auf unserer Sonderseite informieren wir über alles, was für Künstler*innen von Nutzen sein kann und hier finden Sie die aktuellen Informationen des Landes Berlin.

Ukraine
Informationen für Geflüchtete aus der Ukraine finden Sie auf berlin.de/ukraine

FAQs für Zuwendungsempfänger*innen

Inzwischen hat sich die Senatsverwaltung auf zuwendungsrechtliche Erleichterungen verständigt, die für alle Zuwendungen gelten, die mit Stichtag 15.04.2020 bereits bewilligt oder beantragt waren und von der Corona-Krise betroffen sind. Diese Regelungen sind auf dieser Seite zusammengefasst und in diese FAQs mit eingeflossen.

Als Zuwendungsempfänger*in unterliegen Sie für alle auftretenden Veränderungen (Projektverlauf/ Projektziel/ Finanzierungsplan) der Mitteilungspflicht. Bitte wenden Sie sich dafür an die für Sie zuständige Person in der Kulturverwaltung. Dazu finden Sie außerdem hier ein Schaubild und ein Formular, das Sie als Vorlage nutzen können, um uns notwendige Änderungsmitteilungen zukommen zu lassen.

Auch gilt weiterhin das Gebot zu Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.

Verschieben oder Ändern des Projekts

  • Kann ich mein Projekt/meine Veranstaltung verschieben?

    Eine zeitliche Verschiebung ist im Rahmen des bewilligten Durchführungszeitraums grundsätzlich möglich. Wir möchten Sie jedoch ausdrücklich ermutigen, Veränderungen des Präsentationsformats in Betracht zu ziehen, um bei Verschiebungen die Unsicherheiten im Hinblick auf die Dauer der Einschränkungen zu vermeiden.

  • Inwiefern kann ich die Präsentationsform meines Projekts anpassen? Welche Alternativen sind möglich?

    Seien Sie kreativ. Wir bemühen uns um größtmögliche Flexibilität im Umgang mit veränderten Projektformaten. Entsprechende Anpassungen können per Änderungsantrag bewilligt werden. Denkbar sind unter anderem bspw. Umstellungen auf Onlineformate (Streams, Websites, Podcasts), Rechercheprojekte, Dokumentationen, analoge Publikationen (Bücher, Zeitungen). Eine Veröffentlichung oder eine öffentliche Präsentation des veränderten Projekts sind erwünscht, aber kein Muss. Die Bearbeitung eines komplett neuen Projektthemas ist nicht möglich.

  • Ich möchte mein Projekt streamen. Wo kann ich den Live-Stream veröffentlichen?

    Das steht Ihnen frei. Sie können Ihren Live-Stream dort veröffentlichten, wo Sie es für richtig halten. Es gibt Angebote bspw. wie Berlin(a)live, einer Art digitaler Programmkalender für Berlin in Zeiten der Corona-Krise. Dort finden Sie auch Hinweise, was Sie bei einer Veröffentlichung Ihres Streams beachten müssen: berlinalive.de
    Auch der tip Berlin listet zurzeit digitale Kulturangebote: Insofern Sie ein Popkultur-Musik-Projekt umsetzen, gibt es die Initiative unitedwestream, die über die digitale Bereitstellung von (Club)Musikevents die Berliner Clubszene unterstützen möchte.

  • Muss ich den Live-Stream kostenpflichtig anbieten, um ursprünglich eingeplante Einnahmen zu generieren. Oder kann ich ihn auch kostenfrei anbieten?

    Da die technischen Voraussetzungen für ein Online-Bezahlsystem sich unter Umständen nicht so schnell realisieren lassen und wiederum Kosten verursachen, können Sie Ihr Projekt auch kostenlos streamen. Sie sollten aber zu freiwilligen Spenden aufrufen.

  • Bis wann lässt sich der Bewilligungs- und Durchführungszeitraum maximal verlängern?

    Eine Verlängerung des Bewilligungszeitraums bis zum 31.12.2020 bzw. des Durchführungszeitraums bis zum 28.02.2021 ist möglich. Ausnahmen können in Einzelfällen nur beim HKF und mehrjährigen Projekten der Spartenoffenen Förderungen gewährt werden.

  • Was passiert, wenn ich mein Projekt nicht bis zum 28.02.2021 umsetzen kann?

    Sollte eine Umsetzung im Rahmen des Bewilligungs- bzw. Durchführungszeitraums zeitlich nicht mehr möglich sein, ist von dem*r Zuwendungsempfänger*in zu prüfen, ob durch eine Änderung des Projektformats ein fristgemäßer Abschluss möglich wäre. Ist dies nicht der Fall und kommt es (aufgrund Covid 19) zu einer Absage/einem Abbruch des Projekts, können bereits angefallene Kosten als zuwendungsfähige Ausgabe anerkannt werden. Dazu muss bei der Projektabrechnung dargelegt werden, warum eine Verschiebung oder Änderung nicht möglich war.

  • Die aktualisierte Eindämmungsverordnung vom 22.04.2020 nennt bestimmte Fristen und Voraussetzungen, unter denen unterschiedliche Arten von Kultureinrichtungen wieder öffnen bzw. bis zu denen sie geschlossen bleiben. Kann ich mich als als Zuwendungsempfänger*in daran orientieren und meine Projektplanung bereits jetzt entsprechend fortsetzen?

    Ob es weitere Aktualisierungen der Verordnung geben wird, lässt sich zum jetzigen Zeitpunkt nicht sagen. Als Zuwendungsempfänger*in sollten Sie deshalb das Szenario zukünftiger Lageveränderungen nicht ausschließen. Entsprechend sollten Sie bei Ihrer momentanen Projektplanung prioritär Alternativen bedenken, die eine fristgemäße Umsetzung (z.B. anderes Projektformat) ermöglichen und im Sinne der Schadenminderungspflicht zurzeit tagesaktuell abwägen, welche projektbezogenen Ausgaben und Verpflichtungen unabdingbar sind, und welche sich vermeiden ließen.
    Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihre*n Projektbetreuer*in.

  • Meine Veranstaltung sollte eigentlich bald stattfinden (z.B. April/Mai). Ich überlege nun, ob ich sie (live) streame oder verschiebe. Mit einem Stream kann ich das Projekt abschließen und Honorare an die Künstler*innen auszahlen, auch wenn ich auf Einnahmen verzichten muss. Eine Verschiebung produziert für alle Ungewissheit und letztlich Mehrkosten. Wie gehe ich damit um?

    Aufgrund der Unklarheiten im Zusammenhang mit einer Verschiebung (Dauer des Veranstaltungsverbots, Verfügbarkeit von Veranstaltungsorten zu einem späteren Zeitpunkt) sollte im Sinne der Schadenminderungspflicht und dem Gebot von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, wo möglich und sinnvoll, eine Änderung der Präsentationsform in Betracht gezogen werden.

  • Mein Projekt/meine Veranstaltung soll erst im Herbst/ Ende des Jahres stattfinden. Kann ich meine Projektplanung fortsetzen und damit verbundene Ausgaben tätigen?

    Sie können ihre Projektplanung – unter Berücksichtigung der Schadenminderungspflicht – vorerst fortsetzen, sollten sich gleichzeitig aber unbedingt über alternative Präsentationsformen Gedanken machen, sollte sich abzeichnen, dass sich Ihre zeitliche Planung COVID-19 bedingt nicht aufrechterhalten lässt. Bleiben Sie dazu im Kontakt mit Ihrer*m Projektbearbeiter*in.

Änderungen im Finanzierungsplan

  • Wie gehe ich bei einer Absage (aufgrund RKI Richtlinien) mit bereits entstandenen Kosten um? Sind diese zuwendungsfähig, auch wenn die Veranstaltung nicht stattgefunden hat?

    Bei Absage der Veranstaltungen aufgrund der COVID-19 Krise können die bereits angefallenen Kosten als zuwendungsfähige Ausgabe anerkannt werden.

  • Durch die vorzunehmenden Anpassungen ergeben sich laufend Änderungen im Finanzierungsplan. Bis wann muss ich diese der Kulturverwaltung spätestens mitteilen?

    Im Rahmen der haushaltsrechtlichen Mitteilungspflichten sind Sie grundsätzlich verpflichtet, alle wesentlichen Änderungen umgehend (und innerhalb des Bewilligungszeitraums) der Bewilligungsbehörde mitzuteilen. Wesentlich sind zum Beispiel Änderungen, die sich auf die Art der Umsetzung des Projektes beziehen (Zuwendungszweck) oder sich größere Abweichungen (über 20%) in den einzelnen Positionen des Finanzierungsplans ergeben. Schreiben Sie im Zweifel lieber eine E-Mail mehr. Vielleicht hilft Ihnen hier auch der Leitfaden und das Mitteilungsformular weiter.

  • Durch Ausfälle/ Umplanungen entstehen dem Projekt Mehrkosten. Sind diese zuwendungsfähig?

    Ausfallbedingte Mehrkosten aufgrund des COVID-19 Virus (z.B. Hotel-Stornierungen weil Beteiligte aufgrund von Quarantäne nicht anreisen können etc.), können aufgrund der Ausnahmesituation im Rahmen der Zuwendung als zuwendungsfähige Ausgaben anerkannt und abgerechnet werden.
    Im Einzelfall kann eine Überschreitung der Einzelansätze des Finanzierungsplanes um bis zu 50 v.H. zugelassen werden, soweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Einzelansätzen ausgeglichen werden kann.

  • Sind Kosten, die nun doppelt entstehen (z.B. erneute Raumanmietung, erneute Flugbuchung) zuwendungsfähig?

    Ja, insofern sich diese Dopplungen auf COVID-19 zurückführen lassen und dokumentiert werden (siehe vorangegangene Frage zu Mehrkosten). Es bleibt aber dabei, dass Verschiebungen grundsätzlich vermieden werden sollen, um genau diese Kosten (die dann unter Umständen mehrmals auftreten können) zu vermeiden.

  • Sind Kosten für Reiserücktrittsversicherungen zuwendungsfähig?

    Grundsätzlich nein. Bitte wenden Sie sich im besonders begründeten Einzelfall an Ihre*n Projektbearbeiter*in.

  • Wenn ich meine Zuwendung aufgrund von COVID-19 nicht wie geplant nutzen kann, und sich dadurch die Gesamtkosten verringern, muss ich die Differenz zwischen der zuletzt bewilligten Fördersumme und den tatsächlichen Ausgaben zurückzahlen?

    Für eine Bewilligung maßgeblich sind die im verbindlichen Finanzierungsplan von der Bewilligungsstelle anerkannten Kosten. Überschüsse müssen zurückgezahlt werden.

Einnahmen und Ausgaben

  • Wie wirken sich geringere Einnahmen bzw. komplette Einnahmeausfälle auf die Förderung aus?

    Sollten sich Änderungen im Finanzierungsplan ergeben, müssen diese bewilligt werden. Hierfür ist zunächst ein aktualisierter Finanzierungsplan einzureichen. Der Finanzplan muss ausgeglichen sein.

  • Sollte das Projekt ggf. mehr Einnahmen erzeugen, als geplant – können damit Mehrausgaben kompensiert werden?

    Mehreinnahmen (z.B. neue Drittmittel/andere Finanzquellen wie Kurzarbeitergeld) können nachträglich ganz oder teilweise für unabweisbare Mehrausgaben (Projekt- und Strukturkosten) verwendet werden, sofern diese durch Covid-19 verursacht wurden (z.B. wenn die alternative Durchführungsform teurer wurde als geplant) bzw. auf Grund eines Einnahmeverlust nicht mehr gedeckt werden konnten.

  • Wird meine Förderung gekürzt, falls sich aufgrund notwendiger Programmverschiebungen die Anzahl der Projektbeteiligten und Veranstaltungen verringert (z.B. es entfallen Künstler*innen aufgrund von Reisebeschränkungen, dadurch entfallen Programmteile etc.)?

    Änderungen des Projekts müssen mitgeteilt und ein entsprechend angepasster Finanzierungsplan eingereicht werden. Für eine Bewilligung maßgeblich sind die von der Bewilligungsstelle anerkannten Projektkosten.

  • Kann ich in einer solchen Ausnahmesituation Fördergelder auch für Anderes ausgeben (z.B. Zahlung einer solidarischen Miete an Veranstaltungsort).

    Nein, die bereitgestellten Fördergelder dienen zur Realisierung des bewilligten Zuwendungszwecks und konkret für die Kosten, die im verbindlichen Finanzierungsplan von der Bewilligungsstelle anerkannt wurden. Änderungen des Zuwendungszwecks und des Finanzierungplans müssen beantragt und bewilligt werden. Spenden als Einnahme sind möglich, ausgegeben werden dürfen sie allerdings nur zur Realisierung des bewilligten Zuwendungszwecks.

  • Wird mir die volle Fördersumme auch unabhängig von geplanten Proben und Aufführungen ausgezahlt (z.B. für Proberaummieten, da sonst die Anbieter*innen in Insolvenz gehen würden)?


    Entscheidend ist hier der Zuwendungszweck, wie im Zuwendungsbescheid geregelt. Der Zuwendungszweck kann in Abstimmung mit der Kulturverwaltung geändert oder ergänzt werden, so dass auch die volle oder anteilige Fördersumme unabhängig von ursprünglich geplanten Proben und Aufführungen für andere Förderzwecke ausgezahlt werden kann. Wenn die Proberäume nicht genutzt werden, darf die Miete nur gezahlt werden, wenn es hierzu eine vertragliche Verpflichtung gibt.

Honorare

  • Kann ich Ausfallhonorare zahlen? Und in welcher Höhe?

    Es dürfen, soweit kein Anspruch auf entsprechende Leistungen des Bundes (Entschädigungsleistungen, Kurzarbeitergeld) besteht, Ausfallhonorare an bereits engagierte Künstler*innen und sonstige an dem Projekt beteiligte Personen (z.B. Tontechnik, Lichtdesign, Auf-/ Abbauhilfe), in Höhe von bis zu 60 Prozent des Honorars (analog angestellte Künstler*innen) gezahlt werden, auch wenn Ausfallhonorare nicht ausdrücklich vereinbart wurden. Wird für mindestens ein Kind Kindergeld gezahlt, beträgt das Ausfallhonorar
    67 Prozent des ausgefallenen Honorars (analog angestellte Künstler*innen). Dies ist in geeigneter Form von den Zuwendungsempfänger*innen nachzuweisen (zum Beispiel Kindergeldbescheid).

    Informationen zu Ihrem Einzelfall erhalten Sie von Ihrer/Ihrem Sachbearbeiter, bei dem Sie sich melden sollten. Achten Sie zudem bei zukünftigen Vertragsabschlüssen auf Regelungen zu Ausfallhonoraren.

    Für geförderte Maßnahmen aus Mitteln des Hauptstadtkulturfonds gilt folgende Ausnahmeregelung:

    Wenn für die Veranstaltung eine Gage unter 1.000 Euro vorgesehen war, kann ein Ausfallhonorar von bis zu 60 Prozent des Nettoentgelts zuwendungsrechtlich anerkannt werden. Bei Gagen über 1.000 Euro können die Künstler*innen maximal 40 Prozent des Nettoentgelts erhalten; die Obergrenze des Ausfallhonorars liegt bei 2.500 Euro.

    Die Ausfallhonorare sind in geeigneter Form vom Zuwendungsempfänger nachzuweisen.

  • Mein Projekt sollte an mehreren Terminen stattfinden. Einige Termine konnte ich verschieben, andere musste ich streichen. Kann ich für die ausgefallenen Termine Ausfallhonorare zahlen?

    Ja, wenn wegen Teil-Absagen Teile des vertraglich vereinbarten Honorars „ausfallen“ würden, kann für den ausgefallenen Teil anteilig ein Ausfall-Honorar gezahlt werden.

  • Kann ich Mitwirkenden (z.B. Musiker*innen/Schauspieler*innen) bereits jetzt einen Teil des Honorars zahlen, auch wenn die Veranstaltung erst zu einem späteren Termin nachgeholt wird?

    Der Zeitpunkt und die Höhe der Zahlung von Honoraren richtet sich grundsätzlich nach dem, was vertraglich vereinbart ist, bzw. falls nichts Gesondertes vereinbart wurde, die gesetzliche Regelung. Bei Dienst – und Werkverträgen ist die Vergütung erst nach Abnahme des Werkes/Erbringung der (Dienst-)Leistung fällig. Sollte die Leistung wegen Absage nicht erbracht werden können, kann unter Umständen ein Ausfallhonorar gezahlt werden (siehe Antwort zu Ausfallhonoraren).

  • Kann ich Honorare für bisher erbrachte Leistungen (z.B. Grafiker/ÖA) auszahlen, auch wenn noch nicht sicher ist, ob sich das Projekt überhaupt abschließen lässt/ ob der Nachholtermin stattfinden wird?

    Der Zeitpunkt und die Höhe der Zahlung von Honoraren richtet sich grundsätzlich nach dem was vertraglich vereinbart ist. Sollte ein Projekt aufgrund von COVID-19 abgesagt werden, sind bereits entstandene Kosten zuwendungsfähig (siehe Frage zu ‚Absage eines Projekts’).

  • Ich hatte ursprünglich mehrere Veranstaltungen geplant, nun gibt es aber nur einen live-stream. Kann ich den auftretenden/beteiligten Künstler*innen trotzdem die kompletten Honorare auszahlen?

    Ja, wenn die Honorare nicht an Präsentationsformen gebunden sind und dies so vertraglich geregelt ist. Wenn die Leistung/Werk unabhängig von der Präsentationsform erbracht wurde, können Honorare in voller Höhe ausgezahlt werden.

  • Wir erhalten für unser Haus/Spielstätte Projektförderung, die strukturfördernd einsetzbar ist.

    *a) Ist es möglich, unseren Honorarkräften (z.B. Techniker*innen) trotz derzeit nicht erbrachter Leistung eine Art Vorauszahlung des Honorars zur Deckung ihrer Lebenshaltungskosten zu leisten? b) Können zunächst gestundete Mietzahlungen zu einem späteren Zeitpunkt gezahlt werden? c) Können wir Probenräume zurzeit zumindest für Solo-Proben vermieten?*

    a) Der Zeitpunkt und die Höhe der Zahlung von Honoraren richtet sich grundsätzlich nach dem, was vertraglich vereinbart ist, bzw. falls nichts Gesondertes vereinbart wurde, die gesetzliche Regelung. Bei Dienst – und Werkverträgen ist die Vergütung erst nach Abnahme des Werkes/Erbringung der (Dienst-)Leistung fällig. Sollte die Leistung wegen Absage nicht erbracht werden können, kann unter Umständen ein Ausfallhonorar gezahlt werden, siehe Frage Antwort zu Ausfallhonoraren). Falls die Honorarkräfte bereits engagiert waren, sind Ausfallhonorare möglich (s. entsprechende Antwort oben). b) Alle projektbezogenen Zahlungen müssen innerhalb des Durchführungszeitraums erfolgen c) Bitte konsultieren Sie dazu das für Ihren Bezirk zuständige Gesundheitsamt, dass entsprechende Entscheidungen ggf. in Konsultation mit dem Amtsarzt trifft.

Sozialversicherungspflichtig Beschäftigte

  • Muss ich sozialversicherungspflichtig Angestellte, die ich über eine Zuwendung finanziere, bei aktueller Nichtauslastung in Kurzarbeit schicken?

    Ja, im Sinne der Schadenminderungspflicht und dem Gebot von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit muss diese Möglichkeit von den Zuwendungsempfänger*innen geprüft und soweit möglich umgesetzt werden. Kann keine Kurzarbeit angeordnet werden, ist zu begründen, warum dies nicht möglich war.

  • Kann ich, falls ich festangestellte Mitarbeiter*innen in Kurzarbeit schicken muss die damit frei gewordenen Mittel für andere Ausgaben des Betriebs einsetzen, z.B. für Honorarzahlungen an die freien Mitarbeiter*innen oder für Mietzahlungen?

    Wenn es sich um Kosten handelt, die im Rahmen des Zuwendungsbescheids anerkannte wurden, ja. Dies erfordert gegebenenfalls eine Änderung des Finanzierungsplans und ggf. des Zuwendungszwecks. Wenn es um neue Covid-19 bedingte Mehrkosten geht, ist in jedem Fall ein geänderter Finanzierungsplan einzureichen. s. a. Antwort zu Mehreinnahmen.

Bewilligungen, Mittelabrufe etc.

  • Gilt weiterhin die 2-Monatsfrist zur Verausgabung von Mitteln?

    Sofern bereits ausgereichte Mittel nicht binnen 2 Monaten verbraucht werden konnten, rufen Sie bitte in der Bewilligungsstelle an. Dort wird mitgeteilt, wie zu verfahren ist.

  • Ist eine vorgezogene Auszahlung von Projektgeldern möglich (um absehbare Härtefälle zu mildern)?

    Um Liquiditätsengpässe zu vermeiden, können auch ausnahmsweise und in Abstimmung mit der Kulturverwaltung die Projektgelder vorrangig eingesetzt werden (vor Eigen- oder Drittmitteln). Dies ist jedoch nur möglich, wenn die Mittel schon bewilligt wurden und der ggf. geänderte Zuwendungszweck erreicht wird. Auch gilt die 2-Monatsfrist zur Verausgabung der Mittel.

  • Kann es zu Verzögerungen bei Mittelabrufen kommen?

    Wir tun unser Bestes, um längere Verzögerungen zu vermeiden. Eine gewisse Verzögerung in der Bearbeitung ist aufgrund des eingeschränkten Betriebs der Kulturverwaltung derzeit jedoch unvermeidlich (bis zu 3 Wochen). Bitte stellen Sie ihre Mittelabrufe deshalb rechtzeitig.

  • Können Stipendien, deren Durchführungszeitraum erst später im Jahr beginnt, vorgezogen werden? Und kann die Auszahlung der Mittel dann zeitnah erfolgen?

    Dies ist unter Umständen möglich. Falls in Ihrem Stipendienprogramm diese Möglichkeit eingeführt wird, werden Sie darüber unaufgefordert informiert.

  • Reicht es zurzeit, Änderungsanträge und Mittelabrufe per Email einzureichen?

    Ja, per Email zugeschickte Änderungsanträge und Mittelabrufe können anerkannt werden. Die Originale sollen nachgereicht werden. Mittelabrufe per Email müssen dem /der Zuwendungsempfänger*in zugeordnet werden können.

  • Bei Eintragungen in die Transparenzdatenbank kommt es derzeit zu Verzögerungen. Ist die Gewährung meiner Förderung dadurch gefährdet?

    Die Förderung kann auch ohne Nachweis der Eintragung in die Transparenzdatenbank gewährt werden. Sie müssen als Zuwendungsempfänger*in aber nachweisen, warum eine vorherige Eintragung nicht möglich war.

  • Ich habe eine Förderung in Aussicht gestellt bekommen, aber noch keinen Bewilligungsbescheid erhalten. Wie soll ich nun planen?

    Aufgrund der eingeschränkten Erreichbarkeit/eingeschränkten Betriebs der Kulturverwaltung, kann im begründeten Einzelfall ein Antrag auf vorzeitigen Maßnahmenbeginn zur Anerkennung von Kosten (im Rahmen der Bewilligung) ausreichen. Bitte kontaktieren Sie Ihre*n zuständige*n Sachbearbeiter*in telefonisch.

Weitere Fragen

  • Ich musste meine Auslandsresidenz abbrechen und möchte sie fortsetzen, sobald dies wieder möglich ist. Was muss ich beachten? Was ist mit ggf. entstandenen Mehrkosten?

    Eine Fortsetzung der Auslandsresidenz wäre nur in diesem Kalenderjahr möglich und hängt außerdem davon ab, ob der Residenzort diese Möglichkeit bietet. Falls unter diesen Umständen eine Fortsetzung überhaupt in Frage kommt, kontaktieren Sie bitte die für Sie zuständige Person in der Kulturverwaltung.

  • Können Auslandsstipendien aufgrund bestehender Reisebeschränkungen notfalls auf das nächste Jahr verschoben werden?

    Aufgrund des Grundsatzes der Jährlichkeit ist eine Verschiebung auf das nächste Jahr leider nicht möglich.