Entscheidung zum weiteren Vorgehen bei der Vergabe zur e-Akte gefallen
Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport folgt dem Beschluss der Vergabekammer zur Einführung der e-Akte. Dieser besagt, dass das Vergabeverfahren in das Anfangsstadium vor Aufforderung zur Abgabe der Erstangebote zurückversetzt und die darauffolgenden Verfahrensschritte wiederholt werden.
Die Vergabekammer hatte in ihrem Nachprüfungsverfahren einen sogenannten Erläuterungstext für die Bewertungskriterien bemängelt, den die Vergabestelle für die Bewerterinnen und Bewerter der Angebote erarbeitet hat. Anhand dieses Textes sollten die Bewertungskriterien der Vergabe erläutert werden. Dieser Erläuterungstext – gedacht als interne Handreichung für die Bewertung – hätte nach Auffassung der Vergabekammer allen Bietern zur Verfügung stehen müssen. Die Bieter hatten zwar Kenntnis von den Bewertungskriterien, nicht aber von den weiterführenden Erläuterungen.
Das Vergabeverfahren zur Beschaffung der e-Aktensoftware inkl. Dienstleistungen startete im 4. Quartal 2018. Über eine europaweite Ausschreibung suchte die Innenverwaltung einen technischen Partner für die Umsetzung der Digitalen Akte in Berlin. Das Vergabeverfahren war im September 2019 abgeschlossen. Ein unterlegener Bieter hatte danach ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer initiiert. Dies ist bei Verfahren in dieser finanziellen Größenordnung (dreistelliger Millionenbetrag) nicht ungewöhnlich.
Sabine Smentek, Staatssekretärin für Informations- und Kommunikationstechnik, sagte zur Entscheidung: „Wir setzen jetzt das Verfahren fort, so wie es die Vergabekammer vorgeschlagen hat. Durch das Nachprüfungsverfahren des unterlegenen Bieters wird sich der Abschluss des Vergabeverfahrens verschieben. Da wir auch im weiteren Verlauf des Vergabefahrens mit Klagen der unterlegenen Bieter rechnen müssen, gehe ich von einer flächendeckenden Einführung der e-Akte im Land Berlin zum 1.1.2025 aus. Durch das Nachprüfungsverfahren und die Rücksetzung des Verfahrens haben wir bereits ein Jahr verloren.“
Auch wenn sich die Einführung der Technik für die elektronische Aktenführung nun verzögert, liefen die Vorbereitungen in den Behörden weiter auf Hochtouren, so Sabine Smentek.
„Die Digitalisierung der Berliner Verwaltung ist ein Mammutprojekt und eine Langzeitaufgabe. Wer denkt, das gelingt von heute auf morgen, der irrt. Digitalisierung ist mehr als nur auf einen Knopf drücken“, sagte Sabine Smentek.
Unabhängig von der e-Akte wird mobiles Arbeiten weiter ausgebaut und die vollständige Migration und Zentralisierung der IT-Technik zum IT-Dienstleistungszentrum fortgeführt.
Dass Berlin in Sachen digitaler Verwaltung gut dasteht, zeigt sich auch am Service-Portal, in dem bereits heute 108 Dienstleistungen online erledigt werden können (https://service.berlin.de/onlineverfahren-onlinedienstleistungen/). Von der Beantragung von Bildungsurlaub bis zum Wohnberechtigungsschein ist das Angebot breit und vielfältig. Weitere Dienstleistungen werden derzeit entwickelt und unter Anwendung der IKT-Basisdienste zeitnah zur Verfügung gestellt (z.B. Digitaler Antrag oder Weiterentwicklung E-Payment). Monatlich besuchen über eine Million Nutzerinnen und Nutzer dieses Portal. Des Weiteren hat die Servicenummer 115 kurzfristig auch die „Corona-Hotline“ übernommen und beantwortet pro Tag mehrere Hundert Anfragen alleine zu diesem Thema. Auch der Chatbot Bobbi beantwortet – in mehreren Sprachen – Anfragen rund um Verwaltungsleistungen und zu Corona.