De-Mail im Land Berlin

De-Mail-Logo mit Claim
Bild: BMI

De-Mail ist ein elektronisches Pendant zur heutigen analogen papierbezogenen Post.

Was ist De-Mail?

De-Mail ist ein elektronisches Kommunikationsmittel basierend auf E-Mail-Technik, mit dem Nachrichten und Dokumente vertraulich, sicher und nachweisbar über Internet versendet und empfangen werden können. Damit soll ein elektronisches Gegenstück zur heutigen Briefpost etabliert werden. De-Mail hat den Anspruch, so einfach zu sein wie E-Mail, aber so sicher wie Papierpost.

Die Bereitstellung der De-Mail erfolgt durch privatwirtschaftliche Unternehmen. Dabei sind die De-Mail-Provider „beliehene Unternehmer“, die das Post- und Fernmeldegeheimnis zu waren haben. Sie übernehmen und führen kostenpflichtige Versandaufträge aus.

Es gibt Versandoptionen analog zur Briefpost:

  • Persönlich,
  • Absender-Bestätigt,
  • Versandbestätigung,
  • Zugangsbestätigung,
  • Abholbestätigung (nur für Verwaltung).

Durch die jeweiligen Provider werden qualifiziert signierte Bestätigungen über die Zustellung versandt. Entsprechend dem De-Mail Gesetz ist der vertrauliche, sichere und nachweisbare Transport nur zwischen den DE-Mail-Providern geregelt. Dies entspricht der Briefpost, d.h. die sichere Übertragung von Briefkasten zu Briefkasten ist gewährleistet.

Wer kann De-Mail nutzen?

De-Mail kann genutzt werden durch:

  • natürliche Personen (Bürgerinnen und Bürger einschl. nichtdeutscher Staatsbürger),
  • juristische Personen (z. B. Unternehmen oder Vereine),
  • Personengesellschaften oder
  • öffentliche Einrichtungen (z. B. Behörden).

Verwaltungskunden die De-Mail benutzen, entscheiden für sich in der Regel je Verwaltungsvorgang, ob sie den Zugang zur elektronischen Kommunikation mit De-Mail eröffnen wollen. Es bestehen für diese keine Verpflichtungen zur Zugangseröffnungen in Bezug auf De-Mail. Eine in einem Verwaltungsvorgang erteilte Zugangseröffnung bedeutet nicht automatisch, dass man generell gegenüber der Verwaltung den elektronischen Zugang eröffnet hat.
Im Gegensatz dazu sollen Verwaltung und Justiz möglichst flächendeckend für De-Mail den Zugang eröffnen.

De-Mail in der Berliner Verwaltung

De-Mail-Logo Berlin
Bild: BMI / SenInnSport Berlin

Durch das E-Government-Gesetz des Bundes (EGovG Bund) sowie dem E-Justice-Gesetz (EJusticeG) wurden die Voraussetzungen für die Nutzung von De-Mail massiv erweitert. De-Mail wird im Verwaltungsrecht als Schriftformersatz nunmehr voll anerkannt, wenn die technischen Voraussetzungen dafür geschaffen sind. Auch im Fachrecht wird zunehmend auf die sichere elektronische Kommunikation mit De-Mail umgestellt, wie z.B. in der Fahrzeug-Zulassungsverordnung (FZV).

Die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme und Versendung entsprechender De-Mail-Nachrichten sind im Land Berlin gegeben.
Für die Berliner Verwaltung wurde dazu zentral und einheitlich ein De-Mail-Gateway als E-Government-Basisdienst beim IT Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ) aufgebaut, der auch Schnittstellen zur Anbindung der verschiedenen Fachverfahren vorhält.
Als Datum der fristauslösenden Betriebsbereitschaft des De-Mail-Gateway wurde der 1. Januar 2016 festgelegt.
Die De-Mail-Infrastruktur wird im Land Berlin durch die Firma Mentana-Claimsoft GmbH bereit gestellt.

Erste Behörden und Fachanwendungen haben den Zugang für De-Mail eröffnet. Bitte achten Sie auf die entsprechenden Hinweise, dass der Zugang für De-Mail eröffnet ist und eine entsprechende De-Mail-Adressse angegeben ist.

De-Mail und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Damit der sichere Versand mit De-Mail noch besser wird, ist für die elektronisch sichere Kommunikation mit externen Verwaltungskunden bei besonders sensiblen und schützenswerten Daten ein De-Mail-Versand mit zusätzlicher Ende-zu-Ende-Verschlüsselung möglich. Dazu ist es erforderlich, dass sich Empfänger und Absender auf eine entsprechende Verschlüsselung verständigt haben und die dazugehörigen öffentlichen Schlüssel ausgetauscht sind.
Für die Behörden des Landes Berlin können entweder S/MIME oder PGP eingesetzt werden. Fragen Sie bei Bedarf in den Behörden nach, welche Verschlüsselungsmethode im Zusammenhang mit De-Mail unterstützt werden.