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225 Postfächer in 7 Monaten – ein Bereitstellungsmarathon für den IKT-Basisdienst beBPo

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Seit 01. Januar 2022 ist für Behörden die sichere elektronische Kommunikation mit Gerichten gesetzlich verpflichtend. Sicher ist die Kommunikation dann, wenn sie, unter anderem, über ein sogenanntes besonderes elektronisches Behördenpostfach, kurz beBPo, abgewickelt wird. In einem gemeinsamen Projekt zwischen der IKT-Steuerung und dem ITDZ Berlin wurde das beBPo als IKT-Basisdienst eingeführt. Seit Juni 2021 können Berliner Behörden ein beBPo beantragen. 225 Postfächer wurden bis Januar 2022 eingerichtet und freigeschaltet, weitere 50 Postfächer folgten nach dem Start der gesetzlichen Verpflichtung. Bereits im ersten Quartal 2022 umfasste der behördliche Nachrichteneingang über Postfächer bereits 26.935 elektronische Dokumente. Die Einführung des beBPo im Land Berlin trägt damit maßgeblich zum Digitalisierungsfortschritt bei, denn alle ehemals papierbasierten Schreiben gehen ab jetzt digital an die Gerichte.

Wie in jedem IT-Einführungsprojekt ist die technisch funktionsfähige Realisierung der Software ein erster wichtiger Meilenstein. In enger Kooperation mit dem ITDZ und dem Softwarehersteller Governikus setzte sich die Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport daher gezielt dafür ein, den Basisdienst so aufzubauen, dass er die gesetzlichen Anforderungen ebenso wie die spezifischen Vorgaben der Berliner IKT-Architektur erfüllt.
Das so entstandene Produkt befähigt jede Organisation im Land Berlin seit 01.01.2022 gesetzeskonform mit Gerichten zu kommunizieren. Dabei bringt jeder Digitalisierungsfortschritt klassischerweise auch Hürden mit sich, denn in den seltensten Fällen sind die neuen digitalen Prozesse mit den bisherigen manuellen und langjährig erprobten Vorgängen kompatibel. Das Projektteam setze daher auf ein umfangreiches Informations- und Kommunikationspaket zur Begleitung des flächendeckenden Rollouts in die sehr heterogene Berliner Behördenlandschaft.
Nächstes Ziel nach Abschluss des Rollouts ist es daher, den Basisdienst technisch entlang der behördlichen Bedarfe weiterzuentwickeln. Die Vereinfachung der Verteilung von Schriftstücken innerhalb von Behörden sowie die Anbindung an die digitale Akte sind nächste Meilensteine und ein weiterer Schritt in Richtung einer vollständig digitalen Vorgangsbearbeitung im Land Berlin.