Sie fragen. Wir antworten: Die Digitale Akte

Beim Verwaltungskongress „Analoges Erbe. Digitale Zukunft.“ bekam die Digitale Akte viel Aufmerksamkeit. Kein Wunder, ist sie doch eines der zentralen Vorhaben, um die Modernisierung der Berliner Verwaltung voranzutreiben. Hoch war die Beteiligung der Teilnehmenden während der Fragerunde der Podiumsdiskussion. Wir greifen die häufigsten Fragen hier auf, um Sie über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden zu halten.

Digitale Akte: Gibt es schon einen konkreten Zeitplan zur Einführung in den Verwaltungen? Welche Verwaltungen werden 2021/2022 beginnen?

Das Bezirksamt Mitte wird als erste Behörde mit der Einführung des IKT-Basisdienstes Digitale Akte noch in diesem Jahr starten. Die Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport arbeitet bereits mit einer E-Akte und wird Anfang 2022 auf den IKT-Basisdienst umstellen. Im nächsten Jahr folgen weitere Behörden. Dazu werden derzeit Gespräche mit rund 20 Behörden geführt, eine Mischung aus Senatsverwaltungen, Bezirksämtern und nachgeordneten Behörden. Ziel ist es, 2022 rund 12.000 Arbeitsplätze mit dem IKT-Basisdienst auszustatten und die entsprechende Anzahl an Mitarbeitenden zu schulen. Sukzessive werden dann alle Behörden den IKT-Basisdienst Digitale Akte erhalten. Das Berliner E-Government-Gesetz verpflichtet Behörden zur (eigenständigen) Einführung des angebotenen IKT-Basisdienstes.

Gibt es eine zentrale Software für die Digitale Akte? Was ist hier der Stand?

Im November 2020 konnte das Vergabeverfahren zur Beschaffung des Produkts erfolgreich abgeschlossen werden. Den Zuschlag hat die Firma Materna Information & Communications SE erhalten, die das Produkt nscale vom Hersteller Ceyoniq Technology GmbH bereitstellen wird. Bei nscale handelt es sich um eine Standardsoftware, die in Deutschland bereits vielfach eingesetzt wird, zum Beispiel im Land Nordrhein-Westfalen.

Stichwort Standardisierung und Schnittstellen bei Behörden-übergreifenden Akten: Wie kann die Verwendung der Digitalen Akte verpflichtend werden?

Das E-Government Gesetz legt fest, dass die Berliner Verwaltung ihre Akten elektronisch zu führen und zu bearbeiten hat. Mit der Digitalen Akte steht ein landesweiter einheitlicher IKT-Basisdienst zur Verfügung, der dem Stand der Technik entspricht und gleichermaßen die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung, die Berliner IT-Standards als auch die Einhaltung von Datenschutz und Datensicherheit sicherstellt. Das Projekt bei der Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport hat neben der Einführung der Software noch viel mehr die Schaffung weitreichender organisatorischer Voraussetzungen im Blick. Die Digitale Akte ist nur einer von mehreren IKT-Basisdiensten, mit denen die Berliner Verwaltungen ihre E-Government-Angebote kombinieren und medienbruchfrei gestalten kann. Die Verpflichtung zur Einführung obliegt aber jeder einzelnen Behörde.

Wie wird das Dokumenten-Input-Management mit der digitalen Akte zusammenarbeiten?

Das Dokumenten-Input-Management (DIM) ist eine wichtige Voraussetzung für die Arbeit mit der Digitalen Akte. Alle Berliner Behörden sollen deshalb spätestens mit Einführung der Digitalen Akte die Papierposteingänge digitalisieren können. Das Projekt arbeitet mit der Zielsetzung einer Einrichtung einer zentralen Scanstelle in den Behörden. Dabei sollen standardisierte Prozesse für die Vorbereitung, Digitalisierung und Verteilung der digitalisierten Posteingänge etabliert und eine homogene technische Scanner-Ausstattung bereitgestellt werden.

Beschäftigte finden hier mehr Informationen zum Basisdienst Digitale Akte