Die Verwaltung macht mobil

Innerhalb von kurzer Zeit gelang der Berliner Verwaltung ein Quantensprung bei der Digitalisierung: Die Verwaltung macht ihre Mitarbeitenden mobil. In den Büros halten mobile Endgeräte wie Notebooks, Smartphones und G-on-Sticks Einzug, so dass aktuell rund 40 Prozent der Beschäftigten von zu Hause aus arbeiten können – Tendenz steigend.

Nicht alle Verwaltungsmitarbeitenden haben Computerarbeitsplätze, die sich 1:1 ins Homeoffice verlagern lassen. Ein Drittel verrichtet ihren Dienst außerhalb des Büros, wie beispielsweise bei der Feuerwehr oder der Polizei. Andere Mitarbeitende müssen ihren Dienst auf Grund rechtlich vorgeschriebener Vorsprachen vor Ort, z. B. in den Bürgerämtern, erbringen. Zwei Drittel und damit rund 85.000 Beschäftigte in der Berliner Verwaltung gehen Tätigkeiten nach, die am Computer und somit grundsätzlich auch mobil, d.h. losgelöst von einem konkreten Bürogebäude, erledigt werden können. Davon konnten vor gut einem Jahr lediglich 10 Prozent mobil arbeiten. Aktuell sind es rund 40 Prozent und bis zur Jahresmitte sollen 50 Prozent mobil arbeiten können.

In einem Kraftakt setzt die IKT-Steuerung der Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport gemeinsam mit dem ITDZ alles daran, die mobile Arbeitsfähigkeit zu erhöhen. Wir machen die Verwaltung mobil! Im Januar 2021 startete für die Berliner Bezirke nach einem IT-Gipfel beim Regierenden Bürgermeister ein Programm schrittweise 5.000 zusätzliche Notebooks bereitzustellen. Alle 5.000 Notebooks, also 100 Prozent, wurden in die Bezirke ausgeliefert. Die Einbindung der Notebooks und die Ausgabe an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgt nach einem abgestimmten Projektplan. Ein vergleichbares Programm für die Hauptverwaltungen und nachgeordneten Bereiche ist in Arbeit, die weitere Verbesserung der Ausstattung in den Bezirken befindet sich in Planung.

Es reicht aber nicht aus, nur geeignete Endgeräte zur Verfügung zu stellen. Nicht in allen Behörden sind technische Voraussetzungen, wie z.B. ausreichende Serverkapazitäten, für den pandemiebedingten Bedarf an flexibler und möglichst mobiler bzw. Homeoffice-Arbeitsfähigkeit gegeben. Deshalb ist es neben der Beschaffung von geeigneten Endgeräten eine Aufgabe der IKT-Steuerung die einzelnen Behörden tatkräftig dabei zu unterstützen, diese Voraussetzungen so kurzfristig wie möglich zu erfüllen. Daher wurden durch die Senatsverwaltung für Inneres und Sport zusätzliche zentrale Maßnahmen durchgeführt. Sichere Zugänge zum Verwaltungsnetz (VPN-Zugänge), Maßnahmen zur Verbesserung zentraler IT-Infrastrukturen und zusätzliche Lizenzen sind hier zu nennen.

Die verstärkte Ausstattung mit mobilen Endgeräten hat einen positiven Effekt auf die One-Device-Strategie. So wurden insbesondere auch durch das o.g. „5000er Programm“ Behörden mit mobilen Endgeräten ausgestattet, die nach eigenen Planungen erst in einigen Jahren die Vorgaben der One-Device-Strategie hätten umsetzen können.

Mithin konnte eine Beschleunigung der Digitalisierung mit Blick auf die mobile Arbeitsfähigkeit und die damit verbundene Flexibilität bezogen auf die Aufgabenwahrnehmung – insb. aktuell deren Erledigung im Homeoffice – erreicht werden.