Ab in die nächste Wolke mit Nextcloud Talk

„Hallo hören Sie mich?“, Gesichter, die zu nahe am Bildschirm sind – so oder ähnlich verläuft gerade jede zweite Videokonferenz in Deutschland – unabhängig vom System oder den Teilnehmenden. Die Berliner Verwaltung begibt sich mit Nextcloud Talk in keine Wolkenschlösser, sondern stellt ein sicheres und verlässliches Videokonferenzsystem für das Land Berlin zur Verfügung. Mit an Bord ist auch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Und das für 750 Konferenzen gleichzeitig bis einschließlich Oktober 2021.

Klassische Abstimmungsrunden oder Veranstaltungen vor Ort sind aufgrund der Pandemie momentan nicht möglich. Schnell musste eine Lösung gefunden werden, wie Gremien weiter tagen und Veranstaltungen stattfinden können. Die IKT-Steuerung reagierte sofort und stellt seit Mai für alle Behörden im Land Berlin das Videokonferenzsystem Nextcloud Talk mit 750 Lizenzen zur Verfügung. Jede Lizenz ermöglicht die Initialisierung und Moderation von Videokonferenzen, um den Teilnehmenden einen Link für die Teilnahme zu schicken. Teilnehmen können pro Videosession bis zu 50 Personen – auch ohne Lizenz. Die Lizenzen beziehen sich lediglich auf die Initialisierung und Moderation von Videokonferenzen. Auch reine Präsentationsveranstaltungen mit externem Publikum außerhalb der Verwaltung sind möglich, indem der Organisator im „Vortrags-Modus“ präsentiert und alle andern auf ihrem Gerät die eigene Ton- und Videoübertragung deaktivieren. Schon kann vor einem großen Publikum präsentiert werden.

Technische Probleme bei der Übertragung, Unterbrechungen, oder die fehlende Möglichkeit sich einzuwählen sind die Klassiker bei Videokonferenzen. Infrastrukturelle Probleme in Berlin tun noch ihr Übriges. Nicht jedes Gebäude verfügt über die notwendigen technischen Voraussetzungen für die Datenübertragung mit hoher Bandbreite, so dass große Datenpakete eine große Hürde darstellen. Das lässt sich jedoch nur vor Ort durch eine Aufrüstung der Technik und einen Ausbau der Infrastruktur lösen. Und das erfordert enorme finanzielle Aufwendungen. Hinzu kommt, dass nur wenige Mitarbeitende eine Videokamera an ihren Endgeräten haben. Aber auch dafür wurde eine Lösung gefunden: Flächendeckend wurden sogenannte AVC-Räume, also Räume für Audio- und Videokonferenzen, eingerichtet. Diese Räume enthalten die notwendige technische Ausstattung und sind ausschließlich für die Teilnahme an Videokonferenzen vorgesehen. Somit sind Ausflüge in die Wolke in guter Qualität und ohne Störung möglich. Viele Nutzerinnen und Nutzer profitieren bereits täglich störungsfrei von diesem Dienst. Für Fragen zur Bedienung stehen beim IT-Dienstleister des Landes Berlin (ITDZ Berlin) Ansprechpartner und Ansprechpartnerinnen zur Verfügung.

Aber warum mit Nextcloud Talk in die Videowolke, wenn es auch andere Videokonferenzsysteme gibt? Dafür gibt es einen guten Grund: Nextcloud entspricht den Anforderungen der Berliner Beauftragten für Datenschutz (BlnBDI) und ist daher als einziges Videokonferenzsystem für die Nutzung über das Berliner Landesnetz zugelassen. Zudem ist es ein Open-Source-Produkt.

Falls die Nutzung anderer Konferenzsysteme aufgrund externer Einladungen notwendig ist, so ist dies in Verantwortung der jeweiligen Dienststelle möglich. Dazu müssen Laptops oder Tablets verwendet werden, die nicht in die Infrastruktur der Behörde und an das Landesnetz eingebunden sein dürfen und lediglich für die Teilnahme an Videokonferenzen vorgesehen sind.