Dr. Carina Harms: "Hürden nehmen anstatt aufbauen"

Wir stellen Personen vor, die die Digitalisierung in ihrem Arbeitsbereich vorantreiben. Erfahren Sie in diesem Interview mehr von Dr. Carina Harms, Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales, Abteilung Zentraler Service, Gruppenleiterin Veränderungsmanagement und IT. Sie arbeitet unter anderem mit an der Digitalisierung von Verwaltungsprojekten im Bereich der Eingliederungshilfe.

Frau Dr. Harms, Sie arbeiten bei der SenIAS im Bereich der Geschäftsprozessoptimierung an der Digitalisierung von Verwaltungsprojekten. Was sind ihre aktuellen Projekte und mit welchen Projektpartnern arbeiten Sie zusammen?
Wir begleiten derzeit eine Vielzahl an Vorhaben in den Bereichen Integration, Arbeit und Soziales zur Umsetzung des EGovG Bln. Das sind Projekte zur medienbruchfreien Bearbeitung der Vertragssachbearbeitung im Bereich der Eingliederungshilfe oder die Prozesse, die mittels alter Access-Datenbanken durchgeführt werden, z.B. die Berufung der Mitglieder der Meisterprüfungsausschüsse. Wir werden diese ablösen und gleich eine digitale Bearbeitung und Bescheiderstellung daran koppeln. Hinzu kommen die Projekte zur Grundsicherung, Sozialen Wohnhilfe und den Betreuungsbehörden, welche die GPM-Einheit in Mitte federführend bearbeitet und steuert. Das Alles ist nur möglich, weil wir im Team arbeiten, die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen klar strukturiert haben und alle Vorhaben und Projekte zum Thema GPM und E-Government in einem Programm „Optimierung von Verwaltungsabläufen in der SenIAS“ (OvV SenIAS) mit einer entsprechenden Entscheidungsinstanz gebündelt haben. Die Kolleginnen und Kollegen haben das fachliche Know-how und wir liefern das methodische. Den Entscheidungstragenden auf Ebene der Staatssekretäre, Stadträte, Präsidenten der nachgeordneten Behörden ermöglichen wir den Fokus und sparen ihnen vor allem Zeit durch die Zusammenfassung aller GPM-Themen in einem Ausschuss.

Was sind die ersten Schritte, um einen Prozess gemeinsam mit einem Bezirk umzusetzen?
Wir haben eine sehr gute Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen der GPM-Einheit im Bezirk Mitte. Seit fast zwei Jahren arbeiten wir auf Augenhöhe zusammen – das ist aus meiner Sicht der wichtigste Erfolgsfaktor. Die GPM’ler in Mitte haben zunächst die bezirklichen Prozesse im Bereich Soziales aufgenommen und priorisiert. Gemeinsam wurde über die Priorisierung und Bearbeitung der Themen entschieden und nun sind die ersten Prozesse im Bereich der Grundsicherung analysiert, modelliert und optimiert. Jetzt stehen wir – wie sicher viele – vor der Herausforderung wie die optimierten Prozesse in allen Bezirken gleichermaßen eingeführt und gelebt werden. Eine ähnliche und sehr gute Zusammenarbeit haben wir auch mit unseren drei nachgeordneten Behörden. Auch hier werden die Projekte von den Kolleginnen und Kollegen vor Ort gesteuert und mit uns bzw. im Programmausschuss rückgekoppelt.

Welche Vorteile bringen die digitalisierten Prozesse für die Verwaltungsmitarbeitenden und welchen Nutzen haben Bürgerinnen und Bürger?
Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern viel mehr ein Mittel zur Standardisierung, zu mehr Transparenz und zur Vereinfachung. Unsere Vision ist skandinavisch, baltisch oder auch österreichisch. Wir möchten, dass die Bürgerinnen und Bürger ihre Anträge digital stellen können und jederzeit über den Stand der Bearbeitung informiert sind. Das ist nicht neu, gute Beispiele gibt es viele. Wir möchten aber auch, dass digital sozial bleibt und wir niemanden ausschließen. Das bedeutet: Hürden nehmen anstatt aufbauen.

Für unsere Kolleginnen und Kollegen haben wir Digitalisierung mithilfe von IntraSurf, einer Digitalisierungsplattform, tagtäglich erlebbar gemacht. So haben wir zum Beispiel die analoge Pappkarte für den Urlaubsantrag abgelöst und vollständig und medienbruchfrei digitalisiert, was durch die Beschäftigten sehr gut angenommen wird. Geplant ist, auch weitere Prozesse wie die Zeiterfassung oder die digitale Beantragung von mobilem Arbeiten darüber zu ermöglichen – immer in Abstimmung mit der federführenden SenFin. Für unsere Projekte haben wir auf derselben Technologie ein Multiprojektmanagement-Tool angestoßen, dessen landesweite Einführung jetzt von der SenInnDS vorangetrieben wird. Gerade in der pandemiebedingten Heimarbeit haben die Kolleginnen und Kollegen die digitalen Möglichkeiten noch mehr schätzen gelernt. Auch weil wir in dieser Zeit auf Wunsch der Abteilung Integration eine Platzbuchungs-Applikation für unser Intrasurf entwickelt haben, die es ermöglicht, einzelne Schreibtische in Großraumbüros zu buchen, so dass die notwendigen Abstandsregeln eingehalten werden.