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Hilfethemen zur Berliner Beihilfe-App

Die Funktionen der Berliner Beihilfe-App sollten eigentlich selbsterklärend sein. Ergänzend finden Sie hier allgemeine Hinweise zur Nutzung bezüglich

Spezielle Fragen im Zusammenhang mit der Beihilfe-App werden auf der Seite Häufige Fragen zur Berliner Beihilfe-App gesammelt und beantwortet.

Registrierung und Identifizierung

Sie müssen sich einmalig erfolgreich gegenüber der App identifizieren, den Nutzungsbedingungen (AGB) zustimmen und ein Passwort festlegen. Die Überprüfung Ihrer Angaben erfolgt automatisiert innerhalb weniger Minuten. Anschließend können Sie Ihre ersten Belege per Fotofunktion einreichen.

Für die Identifizierung müssen Sie Ihren Vor- und Familiennamen sowie Ihr Geburtsdatum und das achtstellige Personalkennzeichen in das Online-Formular eintragen. Bitte achten Sie dabei auf die übereinstimmende Schreibweise gegenüber dem letzten Beihilfebescheid (z. B. mit mehreren Vornamen). Soweit Ihr Name einen akademischen Grad enthält, gehört dieser regelmäßig mit einem Komma getrennt, ohne Leerzeichen hinter den Vornamen. Auch Namenszusätze (z. B. van, von) sind beim Vornamen einzutragen. Verwenden Sie bitte folgende Schreibweisen:
Vorname = Vorname1 Vorname2 / Vorname,Dr. / Vorname,Prof. Dr. / Vorname,Dr. med. / Vorname van / Vorname von der,Dr. / Vorname Gräfin von

Das Passwort muss mindestens acht Zeichen umfassen. Es muss mindestens einen Kleinbuchstaben, einen Großbuchstaben und eine Ziffer enthalten. Ampelfarben signalisieren Ihnen, wie sicher Ihr Passwort ist. Zusätzlich können Sie Ihren Fingerabdruck als vereinfachten Zugangsschutz aktivieren, soweit Ihr Gerät diese Funktion unterstützt.

Das Passwort und die Verwendung von Fingerabdrücken kann später in den App-Einstellungen unter „Mein Profil“ geändert werden.

Sollte die Registrierung fehlschlagen,

wiederholen Sie bitte die Schritte zur Registrierung / Identifizierung zu einem späteren Zeitpunkt. Prüfen Sie bitte auch,
  • ob Sie wirklich beihilfeberechtigt sind (im Berliner Landesdienst verbeamtet oder durch Tarifvertrag eröffnet)
  • ob Sie zu einem Personenkreis gehören, der von der App-Nutzung ausgeschlossen ist (siehe weiter unten in diesem Hilfeabschnitt)
  • ob Sie Ihre beihilferelevanten Stammdaten (insbesondere zu Ihrer Krankenversicherung) zu dem angegebenen Personalkennzeichen der Beihilfestelle mitgeteilt haben (also bereits mindestens einmal erfolgreich einen Antrag per Papiervordruck gestellt haben)
  • ob Ihre Eintragungen in den Formularfeldern wirklich den Angaben auf dem letzten Beihilfebescheid entsprechen (das achtstellige Personalkennzeichen steht im Beihilfebescheid rechts oben auf Seite 1 bzw. links oben auf den Folgeseiten; sollte sich Ihr Name oder Ihr Personalkennzeichen seit dem letzten Bescheid geändert haben, ist der neue Wert einzutragen)
  • ob Sie im Feld Vorname die oben aufgeführten Besonderheiten berücksichtigt haben (mehrere Vornamen, akademische Grade, Namenszusätze)

Bitte beachten Sie, dass Beihilfeberechtigte, deren Beihilfe-Personalkennzeichen mit den Buchstaben „ER“ beginnt, nicht für die App-Nutzung zugelassen sind. Beihilfeanträge dieses Personenkreises sind immer zwingend über deren Personalstelle an die Beihilfestelle zu leiten. Auch Beihilfeberechtigte, deren Anträge mittels Botendienst einzureichen sind, sind leider von der Nutzung der App ausgeschlossen. Gleiches gilt für minderjährige Beihilfeberechtigte.

Sollten Sie alle vorstehenden Hinweise beachtet haben und trotzdem die Meldung „Ihre Anmeldedaten konnten nicht bestätigt werden. Bitte überprüfen Sie diese und versuchen Sie es erneut.” erhalten, können Sie per Kontaktformular nach Unterstützung fragen.

Zugangsschutz und Passwort

Der Zugang zur Berliner Beihilfe-App und Ihren darin enthaltenen personenbezogenen Daten ist durch ein Passwort geschützt. Sie müssen das von Ihnen vergebene Passwort unter Beachtung von Groß- und Kleinschreibung korrekt eingeben um wieder Zugang zur App zu erhalten.

Nach jeder falschen Eingabe des Passwortes wird eine Wartezeit gesetzt, bevor Sie das Passwort erneut eingeben können. Diese Wartezeit verlängert sich mit jeder weiteren Falscheingabe auf bis zu einer halben Minute.

Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, ist ein Zugang zu den in der App gespeicherten Daten dauerhaft nicht mehr möglich. Sie können die Berliner Beihilfe-App wieder nutzen, wenn Sie die Option „Passwort vergessen?“ wählen und anschließend die App in den Auslieferungszustand zurücksetzen. Sie müssen nun erneut die Schritte der Registrierung und Identifizierung durchlaufen.

Weitere Funktionen

War die Registrierung und Identifizierung erfolgreich, tippen Sie im folgenden Bildschirm bitte auf „Verstanden”. Anschließend gelangen Sie zur Funktion „Belege einreichen”, mit der die App künftig immer starten wird.

Belege einreichen

Für die abschließende Bearbeitung von Beihilfeanträgen ist immer das Vorliegen aller Seiten der Rechnungen zu Ihren Aufwendungen und ggf. der zugehörigen Verordnungen erforderlich. Bei Rechnungen, die zwei spezielle Barcodes enthalten, reicht die Übermittlung dieser beiden mit „eP“ und „eA“ bezeichneten Barcodes aus. Alle übrigen Rechnungen, Verordnungen usw. müssen Seite für Seite fotografiert werden.

Die Liste der Fallkonstellationen, die von der App-Einreichung ausgeschlossen sind, finden Sie in den Nutzungsbedingungen.

Barcode scannen

Belege, die Barcodes mit der Bezeichnung „eP“ und „eA“ enthalten, können Sie über die Funktion „Barcode scannen“ mit Hilfe der Kamera erfassen und elektronisch einreichen. Auf diese Weise kann die Bearbeitung Ihrer Einreichung beschleunigt und Rückfragen reduziert werden.

Anhand der Funktion „Beleg hinzufügen“ können Sie einen weiteren Beleg fotografieren oder per Barcode scannen und der Einreichung hinzufügen.
Wenn Sie alle Belege erfasst haben, tippen Sie auf „Alles einreichen”, um diese elektronisch einzureichen. Sie erhalten in der App eine Rückmeldung, wenn Ihre Daten eingegangen sind. Sollte die Übertragung fehlschlagen, wiederholen Sie das Einreichen bitte zu einem späteren Zeitpunkt.

Bitte achten Sie darauf, die elektronisch eingereichten Belege nicht erneut per Post einzureichen. Am besten vermerken Sie auf Ihrer Papierrechnung, dass Sie diese bereits abgesendet haben.

Beleg fotografieren

Sie können Belege, die nicht die „eP“- und „eA“-Barcodes enthalten, über die Funktion „Beleg fotografieren“ mit Hilfe der Kamera erfassen und elektronisch einreichen.

Folgende Tipps helfen Ihnen, die Qualität Ihrer Dokumentenaufnahme zu verbessern:
  • Machen Sie für jede Belegseite ein eigenes Foto.
  • Glätten Sie Knicke.
  • Sorgen Sie für einen möglichst hohen Kontrast zwischen Papier und Untergrund.
  • Sorgen Sie für eine gleichmäßige Ausleuchtung ohne Schatten.
  • Fotografieren Sie aus einem senkrechten Winkel.
  • Fotografieren Sie immer nur ein Blatt und legen Sie keine weiteren Rechnungsseiten darunter.
  • Achten Sie darauf, dass der Beleg vollständig in dem auf dem Bildschirm Ihres Gerätes eingeblendeten Rahmen zu sehen ist.
  • Nachdem Sie das Foto aufgenommen haben, korrigieren Sie, falls nötig, die Papiergrenzen durch manuelles Ziehen der Ecken.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Belegseiten fotografiert haben (Rückseite, weitere Rechnungsseiten). Bei mehrseitigen Belegen können Sie dem Beleg über die Funktion „Seite hinzufügen“ weitere Aufnahmen hinzufügen. Sind alle Seiten zu einem Beleg fotografiert, schließen Sie die Erfassung für diesen Beleg bitte mit der Funktion „Beleg vollständig erfasst“ ab.

Anhand der Funktion „Beleg hinzufügen“ können Sie einen weiteren Beleg fotografieren oder per Barcode scannen und der Einreichung hinzufügen.

Wenn Sie alle Belege erfasst haben, tippen Sie auf „Alles einreichen”, um diese elektronisch einzureichen. Sie erhalten in der App eine Rückmeldung, wenn Ihre Daten eingegangen sind. Sollte die Übertragung fehlschlagen, wiederholen Sie das Einreichen bitte zu einem späteren Zeitpunkt.

Bitte achten Sie darauf, die elektronisch eingereichten Belege nicht erneut per Post einzureichen. Am besten vermerken Sie auf Ihrer Papierrechnung, dass Sie diese bereits abgesendet haben.