Datenschutzerklärung

Formulare für die Kontaktaufnahme zur Senatsverwaltung für Gesundheit, Pflege und Gleichstellung und zum Feedback

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeiten wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind:

• E-Mail-Adresse
• Vor- und Zuname
• ggf. Adresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)

Auf unseren Internetseiten ist ein Feedbackformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nehmen Nutzende diese Möglichkeiten wahr, so wird bei Antwort-Wunsch die in der Eingabemaske eingegebene E-Mail-Adresse an uns übermittelt und gespeichert.

Im Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem folgende Daten gespeichert:

• Datum und Uhrzeit des Formularversands

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Wir weisen darauf hin, dass beim Versand von E-Mails die Datenübertragung über das Internet ungesichert erfolgt und die Daten somit theoretisch von Unbefugten zur Kenntnis genommen oder auch verfälscht werden könnten. Die angegebenen Kontakt-E-Mail-Adressen der Senatsverwaltung für Gesundheit, Pflege und Gleichstellung sind noch nicht für E-Mails mit digitaler Signatur vorbereitet.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus dem Kontakt- und dem Feedbackformular dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontakt- und Feedbackformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen. Für sonstige Zwecke werden Ihre Daten nicht verwendet.

Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontakt- und Feedbackformulars ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Wird auf Grund der Konversation ein Verwaltungsvorgang angelegt, gelten im Rahmen unserer Aktenführung dessen längere Aufbewahrungsfristen.

Für die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten gelten die gleiche Speicherdauer und Löschgründe.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bereits vor Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Der Widerruf kann mittels Kontaktformular übermittelt werden oder an die genannten Kontaktadressen schriftlich übermittelt werden.

Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

WordPress-Plugins

Zur Entwicklung und dem späteren Betrieb sind folgende Plugins notwendig:

Advanced Custom Fields PRO

Mit Advanced Custom Fields PRO wird die Feldauswahl für Inhaltstypen, die Wordpress standardmäßig zur Verfügung stellt, erweitert. Diese werden in den Meta-Informationen des jeweiligen Inhalts gespeichert. Ebenfalls lässt sich damit der Umfang der Benutzerprofilfelder erweitern, zum Beispiel um Angaben zum Unternehmen, Geburtsdatum etc.. Diese Felder können einzelnen Benutzergruppen (siehe unten) und Inhaltstypen zugeordnet werden. ACF pro stellt technisch eine Benutzeroberfläche zu der Kern-Funktionalität benutzerdefinierter Felder in Wordpress dar. Alle Informationen finden sich unter https://www.advancedcustomfields.com/resources/

Custom Post Type UI

Stellt eine Benutzeroberfläche zur Generierung eigener Inhaltstypen, zusätzlich zu Beiträgen und Seiten dar. Diese Kern-Funktionalität von Wordpress wird durch das Plugin vereinfacht. Das Plugin ist komplett unter https://de.wordpress.org/plugins/search/custom-post-type-ui dokumentiert.

Frontend Reset Password

Ermöglicht es dem Benutzer, über eine Eingabemaske im Frontend des Systems sein Passwort neu zu setzen. Auch hier wird lediglich ein neues Template für eine Kern-Funktion von Wordpress zur Verfügung gestellt. Das Plugin ist komplett unter https://de.wordpress.org/plugins/frontend-reset-password/ dokumentiert.

WP Mail SMTP

Im Standard versendet WordPress sämtliche Mails über die PHP Mail () Funktion. Bei einigen Providern und Servern verursacht dies Problem. Durch Einsatz des SMTP-Plugin werden die Mails nicht mehr über die PHP-Funktionen gesendet, sondern über das „Secure Mail Transfer Protocol“. Das Plugin ist komplett unter https://de.wordpress.org/plugins/wp-mail-smtp/ dokumentiert.

Weitere Plugins erweitern das System, sind für die Ausführung aber nicht zwingend erforderlich:

User Switching

Erlaubt ausschließlich dem mit Administrator-Rechten ausgestatteten Benutzer zur Überprüfung von deren Nutzeransicht in das entsprechende Profil zu wechseln.

Adressdatenbank

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die im Formular von Ihnen angegebenen Daten können nach Ihrer Einwilligung von der Senatsverwaltung für Gesundheit, Pflege und Gleichstellung und durch die von dieser ggf. beauftragte Stellen, welche Ihre Daten nur für die nachfolgend benannten Zwecke verarbeiten und nicht weitergeben dürfen, zur Kontaktaufnahme, zu Informationszwecken für die Bekanntmachung von Veranstaltungen, Publikationen und zur Verbreitung von Neuigkeiten aus der Senatsverwaltung für Gesundheit, Pflege und Gleichstellung genutzt werden. Sofern von Ihnen eine Einwilligung erteilt wurde, so werden die Daten an uns übermittelt und ggf. in einer Datenbank gespeichert. In der Datenbank enthalten sind:
• Ihre Kontaktdaten (Titel, Vor- und Zuname, E-Mail Adresse, ggf. Anschrift von Ihnen oder der Institution (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), in der Sie beschäftigt sind, ggf. Telefonnummer)
• ggf. Informationen zu Ihrer beruflichen Funktion

Im Zeitpunkt der Absendung des Formulars werden zudem folgende Daten gespeichert:
• Datum und Uhrzeit des Formularversands

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Wir weisen darauf hin, dass beim Versand von E-Mails die Datenübertragung über das Internet ungesichert erfolgt und die Daten somit theoretisch von Unbefugten zur Kenntnis genommen oder auch verfälscht werden könnten. Die angegebenen Kontakt-E-Mail-Adressen sind noch nicht für E-Mails mit digitaler Signatur vorbereitet.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen Ihrer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus dem Formular dient der Senatsverwaltung für Gesundheit, Pflege und Gleichstellung und den nur zu den nachfolgenden Zwecken ggf. beauftragten Stellen zur Kontaktaufnahme. Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Formulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen. Für sonstige Zwecke werden Ihre Daten nicht verwendet.

Dauer der Speicherung

Die Daten werden für die Aufgabenwahrnehmung und für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen gespeichert und sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind gelöscht.

Für die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten gelten die gleiche Speicherdauer und Löschgründe.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch die Senatsverwaltung für Gesundheit, Pflege und Gleichstellung und den durch diese beauftragten Stellen ganz oder teilweise zu widerrufen oder zu beschränken. Durch einen Widerruf oder eine Beschränkung der Einwilligung wird die Rechtsmäßigkeit der bis zum Zugang des Widerrufs oder der Beschränkung aufgrund einer Einwilligung erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt.

Der Widerruf oder die Beschränkung der Einwilligung kann schriftlich entweder postalisch oder per E-Mail an die genannten Kontaktadressen gerichtet werden.
Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.