Anmeldung
 
Die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) ist die größte öffentliche Bibliothek in Deutschland. An zwei Standorten – Amerika-Gedenkbibliothek und Berliner Stadtbibliothek – stehen für unsere Nutzer*innen gut 3,4 Millionen Medien zur Verfügung. Zugleich erfüllt die Stiftung Aufgaben als Berliner Landesbibliothek. Mit rd. 1,5 Millionen Besucher*innen jährlich sind wir die am besten besuchte Kultur- und Bildungseinrichtung Berlins.

Werden Sie Teil unseres Teams. Verstärken Sie uns in der Abteilung Verwaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit Ihrer fachlichen und methodischen Expertise als

Office-Manager*in (Geschäftsstelle der Abteilungsleitung Verwaltung)

Organisationseinheit: Abteilung Verwaltung
Kennziffer: 16/19
   
Entgeltgruppe: E08 TV-L
Arbeitszeitumfang: Vollzeit (zz. 39,4 Stunden/Woche)
Befristung: unbefristet
 

Ihr Aufgabengebiet:

In der Geschäftsstelle der Verwaltungsleiterin verantworten Sie das professionelle Office-Management und unterstützen in administrativen und organisatorischen Vorgängen. Die Aufgaben umfassen im Wesentlichen:
 
  • eigenverantwortliche Büroorganisation:
    • Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung)
    • Vor- und Nachbereiten von Sitzungen inkl. Gästebewirtung
    • eigenständige schriftliche und elektronische Korrespondenz
    • Post- und E-Mail-Bearbeitung, Wiedervorlagen, telefonische Kommunikation, Recherchen
    • PowerPoint-Präsentationen sowie Erstellen von Tabellen, Diagrammen, Vorlagen u. Ä.
    • Anfertigung von Protokollen, Berichten und Aktenvermerken
    • elektronisches Dokumentenmanagement und Aktenführung
    • Dienstreiseorganisation (Beantragung, Buchungen, Abrechnung)
    • Abrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung
  • Schnittstelle und Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsvorgängen (z. B. Beschaffung, Vertragswesen, Rechnungsbearbeitung, Personalthemen, Fortbildungen etc.)
  • Verwaltung von Besprechungsräumen und dem entsprechenden Equipment
  • Sicherstellung standardisierter Organisationsabläufe bzw. Unterstützung der Ausgestaltung und Etablierung interner Prozesse zur Optimierung der Kommunikationsstruktur mit Schnittstellenfunktion
  • Mitarbeit bei Aufgaben dezentraler Budgetierung, u. a. Belegverwaltung, Budgetüberwachung
  • Unterstützung bei Projekten

Ihre Qualifikationen:

Sie haben Ihre Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen (z. B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder können eine gleichwertige Qualifikation aufgrund einschlägiger Berufserfahrung vorweisen. Zudem verfügen Sie über mehrjährige Berufserfahrung in einer fachlich entsprechenden Position.

Zu Ihren Fachkompetenzen zählen:

  • umfassende Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation
  • fundierte Kenntnisse der Texterfassung, -verarbeitung und Tabellenkalkulation
  • sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (insbes. Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
  • sehr gute Kenntnis der deutschen Rechtschreibung sowie grundlegender schreibtechnischer Normen für die Textverarbeitung
  • englische Sprachkenntnisse sind wünschenswert

Folgende außerfachliche Kompetenzen zeichnen Sie aus:

  • freundliches und verbindliches Auftreten
  • Kommunikationsstärke, Kontaktfreude und hohe soziale Kompetenz
  • Planungs- und Organisationsgeschick
  • hohes persönliches Engagement und Motivation, auch bei steigender Belastung
  • eigenständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
  • sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen


Sind Sie so jemand? Dann brauchen wir Sie!

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 22.09.2019. Bitte bewerben Sie sich online über das Berliner Karriereportal. Klicken Sie dazu auf den Button "Jetzt bewerben!" am Ende der Stellenausschreibung.

Hinweise:

Die ZLB fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter*innen. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Frauen und Männern, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Anerkannt schwerbehinderte Bewerber*innen und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte weisen Sie auf eine Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung gegebenenfalls bereits in der Bewerbung hin.

Eine Teilzeitbeschäftigung ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange grundsätzlich möglich.

Weitere Informationen über die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin erhalten Sie unter www.zlb.de.

Ansprechpartnerin:

Frau Yvonne Günther
Telefon: +49-30-90226-504
E-Mail: stellenausschreibung@zlb.de