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Réponses aux questions frequentes (FAQ)

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Certaines questions plus fréquentes ont été classées dans quatre catégories, et nous vous donnons les réponses.

Questions sur le guichet unique

  • Quelles procédures puis-je effectuer en ligne via le guichet unique ?

    Voici une liste de toutes les procédures que vous pouvez effectuer en ligne via le guichet unique de Berlin :

  • Combien coûte l'utilisation du guichet unique ?

    Le service du guichet unique de Berlin est gratuit.

    Des frais de gestion ordinaires seront dus pour certains services administratifs. Par exemple, pour la déclaration d’activité 26 EUR.

    Dans certains cas, il est possible d’en réduire les coûts en effectuant la procédure en ligne. Par exemple, les coûts pour la déclaration d’une activité via la procédure en ligne ne coûte que 15 EUR.

  • Le guichet unique m’aide-t-il à trouver l'(les) autorité(s) compétente(s) ?

    Oui, le guichet unique vous indique l’(les) autorité(s) compétente(s) pour votre demande et transmet vos documents sur demande.

  • Le guichet unique sert-il d’intermédiaire, si la demande effectuée doit être approuvée par plusieurs autorités compétentes ?

    Le guichet unique coordonne les procédures que vos soumettez avec les autorités compétentes (par exemple lors d’une déclaration d’activité pour une profession artisanale, le service du maintien de l’ordre public et la chambre des métiers).

    Cependant, le guichet unique n’a aucune influence sur le contenu de la décision.

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Questions relatives à l’activité professionnelle / l'artisanat / la profession libérale

CRÉATION - Déclarer une nouvelle entreprise

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GESTION - À propos des entreprises existantes

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CESSATION - Cesser l’activité d’une entreprise

  • Quand dois-je déclarer la cessation de mon activité ?

    Vous devez déclarer la cessation de votre activité, si vous :

    • cessez définitivement l’exercice de votre activité à Berlin, ou
    • transférez votre activité en dehors de Berlin, ou
    • changez la forme juridique de votre entreprise. Dans ce cas, l’activité sous l’ancienne forme juridique est radiée puis enregistrée sous la nouvelle forme.
  • Comment puis-je déclarer la cessation d’une activité à Berlin ?

    Vous pouvez déclarer la cessation de votre activité en ligne, sur notre portail.

    Comme alternative, vous pouvez soumettre votre déclaration de cessation également en personne, par courrier, par fax ou par e-mail aux services du maintien de l’ordre public compétents.

  • Combien coûte la déclaration de cessation d’activité ?

    La déclaration de cessation d’activité est toujours gratuite.

  • Dois-je préciser la date de fin de mon activité. Une déclaration de cessation d’activité rétroactive est-elle possible ?

    Oui. Veuillez toujours indiquer la date de fin effective de l’activité. Si la date n’est pas récente, la déclaration devra être régularisée en fournissant la date réelle de la fin de l’activité. Même si cela remonte à plusieurs années, la procédure en ligne vous permet de soumettre votre déclaration avec un effet rétroactif allant jusqu’à 60 mois.

    Veuillez noter : toute personne ne déclarant pas immédiatement la cessation de son activité (habituellement, au plus tard 4 semaines après le début de l’activité), agit illégalement et est passible d’une amende du service du maintien de l’ordre public pouvant aller jusqu’à 1 000 €.

  • Un propriétaire de notre société civile (GbR) souhaite démissionner. Comment puis-je signaler le départ de ce propriétaire de la société ?

    Démarrez le processus de « Déclaration de cessation d’activité » sur notre portail en ligne.

    Déposez une demande de déclaration de cessation en tant qu’entreprise individuelle, en précisant dans le formulaire ou par e-mail que la société civile (GbR) continue son activité ou qu’elle la poursuivra en tant qu’entreprise (avec un seul propriétaire). Les associés qui continuent leur activité sans apporter de modification, ne doivent rien notifier.

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Question sur le traitement en ligne

  • Pourquoi devrais-je utiliser le portail en ligne ?

    Vous pouvez utiliser notre portail en ligne pour gérer certains services administratifs en ligne. Vous n’avez donc plus besoin de vous présenter en personne auprès des diverses administrations, pour régler les formalités relatives à votre activité professionnelle ou à votre entreprise.

    En ligne, vous savez directement quels formulaires et documents vous devez soumettre pour votre dossier. En outre, vous pouvez remplir des formulaires en ligne directement sur la plate-forme et les transmettre à l’administration en un seul clic.

  • Comment puis-je utiliser le portail en ligne ? Est-ce que je dois m'inscrire ?

    Déclaration d’activité simple :

    Si vous avez une carte de crédit ou Giropay ET souhaitez faire une déclaration d’activité simple1, vous n’avez pas besoin de vous inscrire et pouvez commencer tout de suite.

    Dans tous les autres cas :

    Vous devez d’abord créer un compte avec votre nom, votre adresse e-mail, votre mot de passe et votre question de sécurité pour pouvoir utiliser le portail en ligne. Vous recevrez ensuite un e-mail avec un lien pour activer votre compte. Cliquez sur le lien, sélectionnez le service approprié et cliquez sur « Commencer ici ».

    1 « simple » signifie que la déclaration d’activité ne doit pas être effectuée en combinaison avec un autre service (par exemple inscription au répertoire des métiers ou déclaration auprès de l’assurance-accident obligatoire).

  • Quels sont les délais de traitement d’une demande lorsque j'utilise le portail en ligne ?

    Les deux possibilités offertes pour les dossiers en ligne ont différents délais de traitement.

    • Si vous avez choisi la procédure prévoyant le mode de paiement immédiat des frais de gestion, le traitement sera effectué par le service du maintien de l’ordre public compétent, selon la disponibilité du personnel, immédiatement après la réception de vos documents.
    • Dans tous les autres cas, vous recevrez d’abord des informations sur le processus de paiement des frais d’administration de la part du service du maintien de l’ordre public compétent.

    Si vous avez des questions au sujet des procédures, vous pouvez contacter le guichet unique par e-mail à l’adresse ea@senweb.berlin.de ou contacter directement le service du maintien de l’ordre public compétent.

  • Quelles sont les modalités de paiement ?

    Déclaration d’activité simple (sans création de compte d’utilisateur) :

    Pour une déclaration ou un changement d’activité simple [1], vous pouvez payer en ligne. Actuellement, vous pouvez payer par carte de crédit ou Giropay. D’autres options de paiement en ligne seront disponibles à l’avenir.

    Dans tous les autres cas (avec création d’un compte utilisateur) :

    Vous recevrez de votre service du maintien de l’ordre public local un document contenant les informations nécessaires pour effectuer un virement bancaire (coordonnées bancaires, redevances, etc.).

    1 « simple » signifie que la déclaration d’activité ne doit pas être effectuée en combinaison avec un autre service (par exemple inscription au répertoire des métiers ou déclaration auprès de l’assurance-accident obligatoire).

  • Qu’est-ce que le procédé 3D Secure pour le paiement en ligne par carte de crédit ?

    Nous sécurisons nos processus de paiement pour nos procédures en ligne grâce au procédé 3D Secure. Il s’agit d’un procédé permettant de sécuriser les transactions sur Internet et de protéger votre carte de crédit contre une utilisation non autorisée par des tiers.

    Vous devrez d’abord activer cette procédure auprès de la banque émettrice de votre carte.
    Pour Mastercard, cette procédure s’appelle depuis avril 2019 « Mastercard Identity Check » (anciennement « Mastercard Secure Code »).

    Pour Visa, elle porte le nom de « Verified by Visa ».

    Lorsque le paiement est en cours, la banque émettrice de votre carte bancaire vérifie le paiement. Dans certains cas, la banque demande sur une autre page d’écran des informations complémentaires sur le paiement. On vous demandera de contrôler le paiement et (après votre accord) de confirmer le paiement par carte de crédit avec l’élément de sécurité convenu (PIN ; SMS – TAN, empreinte digitale …). Après cela, veuillez fermer votre dossier de déclaration d’activité.

    Remarque :
    En raison des changements d’avril 2019 pour MasterCard, des problèmes peuvent survenir lors de l’authentification. Veuillez dans ce cas vous adresser à la banque émettrice de votre carte.

  • J'ai reçu un PIN pour accéder à mes documents, mais il manque le lien d'accès aux données. Que dois-je faire ?

    Deux e-mails sont envoyés pour chaque dossier ayant été clôturé.

    Le premier e-mail contient un lien de téléchargement à un système sécurisé qui fournit la confirmation de notification de l’activité professionnelle.

    Le second e-mail contient un PIN à 8 chiffres, que vous devrez saisir sur la page de téléchargement.

    Si vous n’avez reçu qu’un seul e-mail, contrôlez votre dossier spam, où se « cachent » souvent ces e-mails.

    Si vous ne trouvez toujours pas l’e-mail, vous pouvez nous envoyer un message, en précisant votre date de naissance et nous vous enverrons la confirmation. Pour des raisons de protection de données, nous l’envoyons par la Poste. Si vous souhaitez obtenir le document immédiatement par e-mail, vous devez nous l’indiquer dans votre e-mail.

  • Est-ce que je reçois une facture distincte pour les frais administratifs payés en ligne ?

    Non, aucune facture distincte n’est émise.

    Vous trouverez un « reçu de paiement » à la fin des documents soumis par téléchargement pour la déclaration d’activité.

    En outre, vous trouverez sur la confirmation de la déclaration la note suivante :
    « Attestation pour les procédures du guichet unique, conformément au § 15, alinéa 1 du code des professions de l’artisanat, du commerce et de l’industrie. Frais 15,00 EUR […] ».

  • Je ne trouve pas ma demande. Que puis-je faire ?

    Veuillez utiliser notre formulaire de contact et indiquez-nous votre demande.

  • Comment puis-je obtenir la confirmation de ma demande ? / Où puis-je trouver la réponse de l'autorité après la clôture de mon cas ?

    Déclaration d’activité simple (sans création de compte d’utilisateur) :

    À la fin du traitement, vous recevrez deux e-mails du service du maintien de l’ordre public compétent. Le premier e-mail contient un lien de téléchargement à un système sécurisé qui fournit la confirmation de notification de l’activité professionnelle. Le second e-mail contient un PIN à 8 chiffres, que vous devrez saisir sur la page de téléchargement. Une fois que le PIN a été saisi correctement, vous pouvez télécharger votre confirmation.
    Le lien de téléchargement est valable pendant 168 jours.

    Dans tous les autres cas (avec création d’un compte utilisateur) :

    Les autorités compétentes téléchargent sur le portail en ligne les réponses vous étant destinées, après l’achèvement des opérations. De plus, vous serez informé(e) par e-mail.

    Connectez-vous via l’option du menu « Connexion » (en haut à droite de la page Web, à gauche du choix de la langue) sur le portail en ligne, ouvrez la démarche soumise, puis téléchargez votre réponse dans l’option du menu « Étape suivante, qui est responsable ? » en cliquant sur les documents.
    La réponse peut être téléchargée pendant 180 jours.

    N’oubliez pas de l’imprimer ou de l’enregistrer dans vos fichiers personnels, car les démarches clôturées seront définitivement supprimées du système au bout de 180 jours.

  • Ma confirmation en ligne est-elle aussi valide sans sceau et signature ?

    Le certificat que vous recevez via notre portail en ligne est créé automatiquement et est valide sans signature et au sceau officiel.

    Il s’agit d’un accusé de réception. L’accusé de réception selon le § 15, alinéa 1 du code des professions de l’artisanat, du commerce et de l’industrie ne revêt aucun caractère de régulation ou d’approbation.

    Si vous devez attester à des tiers que vous exercez actuellement une activité professionnelle, veuillez utiliser le service d’e-information (gratuit pour les informations simples).

    Vous obtiendrez un duplicata du service du maintien de l’ordre public, auprès duquel votre entreprise a été enregistrée jusqu’à ce jour (payant).

  • Les données m’étant transmises par l'autorité compétente (par exemple, la confirmation de la déclaration d’activité) sont erronées ? Que dois-je faire ?

    Dans ce cas, veuillez contacter directement votre service du maintien de l’ordre public local.

  • Où puis-je consulter ou modifier mes renseignements personnels ?

    N’est valable, que si un compte utilisateur a été créé :

    Vous pouvez consulter ou modifier vos données personnelles dans le compte-service sous l’option du menu « Mon espace ».

    Si vous possédez un compte-service ayant un niveau de sécurité 2, actuellement seul le Bürgeramt Mitte (service d’accueil aux citoyens) pourra apporter des modifications lors d’un entretien personnel.

  • J'ai reçu un e-mail avec pour objet « Nouveau message dans la boîte aux lettres liée à votre dossier ». Où puis-je consulter cet e-mail ?

    Veuillez vous connecter avec vos données utilisateur au compte-service de Berlin.

    Cliquez sur l’option de menu « Services » et sélectionnez dans la liste « guichet unique de Berlin ».

    Ensuite, veuillez exécuter l’application en cliquant sur le bouton « Commencer ici » sur la droite.

    Une liste des démarches s’ouvrira ensuite, présentant les démarches déjà soumises. Ouvrez-les en cliquant dessus.

    Sous l’option du menu « Votre boîte aux lettres des dossiers » se trouve le message de l’autorité administrative compétente.

  • La démarche que j'avais récemment créée n'est plus disponible (ou a été supprimée). Pour quelle raison ?

    N’est valable, que si un compte utilisateur a été créé :

    Les démarches qui n’ont pas été soumises et ayant atteint le temps limite de sauvegarde (180 jours), sont automatiquement supprimées du système. Vous êtes informé(e) à l’avance par e-mail quant à leur suppression. Veuillez créer une nouvelle démarche !

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Questions techniques

  • Le portail en ligne affiche un message d'erreur ou ne fournit pas de réponse. Que dois-je faire ?

    Si vous rencontrez des problèmes d’ordre technique, vous pouvez nous aider à les corriger. Veuillez notifier dès que possible vos problèmes à notre assistance technique en fournissant une description détaillée (par exemple à l’aide de captures d’écran).

  • Je n’ai pas reçu le lien d’activation par mail. Pourquoi ?

    Exceptionnellement, le lien d’inscription peut arriver dans les spam ou dans les courriers indésirables. Avez-vous vérifié ?

    Si vous n’y trouvez pas le lien d’inscription, veuillez envoyer un mail au support technique en indiquant la bonne adresse mail.

  • Mon lien d’activation est obsolète. Que faire ?

    L’activation de votre compte annule le lien d’activation. Soit votre compte est déjà activé, soit il y a eu un problème au moment de votre inscription.

    Contactez notre support technique:
  • J'ai oublié mon mot de passe. / Mon mot de passe ne fonctionne pas. Que puis-je faire ?

    Cliquez sous le champ de connexion, dans le compte-service, sur « Mot de passe oublié ». Entrez ensuite votre nom d’utilisateur et cliquez sur « Suivant ». Vous devez ensuite répondre à votre question de sécurité. En cas de réponse correcte, vous recevez un lien pour l’attribution d’un nouveau mot de passe. Cliquez sur le lien ou copiez-le dans la barre d’adresse de votre navigateur. Créez un nouveau mot de passe dans le champ qui apparaît.

  • Pourquoi la signature numérique de l’administration est-elle indiquée comme non valide dans un document PDF d’Adobe Reader ?

    Les processus de vérification d’Adobe Reader ne permettent pas toujours de vérifier les signatures électroniques qualifiées. Mais la signature des agents administratifs est valide et peut être contrôlée par les outils de vérification en en ligne des différents guichets.

D’autres informations sur cette représentation

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