Réponses aux questions frequentes (FAQ)

Certaines questions plus fréquentes ont été classées dans quatre catégories, et nous vous donnons les réponses.

Questions sur le guichet unique

Voici une liste de toutes les procédures que vous pouvez effectuer en ligne via le guichet unique de Berlin :

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Le service du guichet unique de Berlin est gratuit.

Des frais de gestion ordinaires seront dus pour certains services administratifs. Par exemple, pour la déclaration d’activité 26 EUR.

Dans certains cas, il est possible d’en réduire les coûts en effectuant la procédure en ligne. Par exemple, les coûts pour la déclaration d’une activité via la procédure en ligne ne coûte que 15 EUR.

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Oui, le guichet unique vous indique l’(les) autorité(s) compétente(s) pour votre demande et transmet vos documents sur demande.

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Le guichet unique coordonne les procédures que vos soumettez avec les autorités compétentes (par exemple lors d’une déclaration d’activité pour une profession artisanale, le service du maintien de l’ordre public et la chambre des métiers).

Cependant, le guichet unique n’a aucune influence sur le contenu de la décision.

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Questions relatives à l’activité professionnelle / l'artisanat / la profession libérale

CRÉATION - Déclarer une nouvelle entreprise

La déclaration d’une activité est toujours nécessaire lorsque vous constituez une nouvelle entreprise ayant un siège fixe à Berlin (établissement principal, succursale ou succursale non autonome).

Ceci est également valable si vous déplacez le siège depuis un autre Land à Berlin.

L’obligation de déclaration d’activité s’applique

  • pour les activités individuelles, aux commerçants ;
  • pour les sociétés en nom collectif (GbR, OHG, KG), à chaque directeur associé ;
  • pour les personnes morales, au représentant légal (directeur, comité de direction).

Lors d’un changement de forme juridique sont nécessaires à la fois une déclaration de cessation d’activité (pour la cessation de l’ancienne forme juridique) et une déclaration d’activité (pour l’activité sous la nouvelle forme juridique).

La déclaration d’activité n’est pas nécessaire, si les conditions visées au § 6 du code des professions de l’artisanat, du commerce et de l’industrie sont remplies.

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Vous pouvez déclarer votre activité en toute facilité grâce à notre portail en ligne. Il existe deux scénarios possibles :

Comme alternative, vous pouvez soumettre votre déclaration d’activité également en personne, par courrier, par fax ou par e-mail aux services du maintien de l’ordre public compétents.

Attention !
Pour l’immatriculation fiscale, vous pouvez utiliser le portail en ligne ELSTER.

Vous trouverez ici le bureau de l’administration fiscale compétent pour votre demande :

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La déclaration d’activité coûte :

  • 26,00 EUR – par activité individuelle, pour chaque associé d’une société en nom collectif
  • 31,00 EUR – par personne morale avec 1 représentant légal
  • 13,00 EUR – pour tout autre représentant d’une personne morale
  • 15,00 EUR – en cas de procédure électronique (traitement en ligne)
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Oui. Veuillez toujours indiquer la date du début effective de l’activité. Si la date n’est pas récente, la déclaration devra être régularisée en fournissant la date réelle du début de l’activité. Même si cela remonte à plusieurs années, la procédure en ligne vous permet de soumettre votre déclaration avec un effet rétroactif allant jusqu’à 60 mois.

Veuillez noter : toute personne ne déclarant pas immédiatement son activité (habituellement, au plus tard 4 semaines après le début de l’activité), agit illégalement, et est passible d’une amende du service du maintien de l’ordre public pouvant aller jusqu’à 1 000 €.

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Le droit des professions ne fait aucune différence entre ce que l’on appelle une petite entreprise et une autre activité. Toute activité professionnelle, peu importe sa taille, doit toujours être notifiée à travers une déclaration d’activité.

Vous pouvez effectuer la déclaration d’activité via le portail en ligne du guichet unique (GU) de Berlin.

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Oui, vous pouvez le faire. Le portail en ligne fait la différence entre le demandeur (par exemple un représentant autorisé) et l’activité à déclarer et ses propriétaires.

Pour les procédures en ligne, vous fournissez une déclaration d’identité avec laquelle vous déclarez légalement que vous êtes autorisé à compléter et soumettre la notification de l’activité en qualité de représentant.

Vous souhaitez faire une déclaration en ligne maintenant ?

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Vous pouvez déclarer la succursale non autonome (= autres établissement) sur notre portail en ligne.

Il vous sera demandé à un moment donné du système, si vous souhaitez effectuer une déclaration pour un établissement principal (siège), une succursale ou une succursale non autonome. Ici, vous pouvez sélectionner le point approprié. Ici, vous pouvez sélectionner le point approprié.

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Vous pouvez soumettre votre demande d’immatriculation fiscale en ligne sur le portail de l’administration fiscale ELSTER ou en écrivant au bureau de l’administration fiscale compétent.

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Le numéro d’identification fiscale est émis par le bureau de l’administration fiscale compétent.

Le service du maintien de l’ordre public transmet régulièrement, conformément au § 14, alinéas 6 et suivants du code des professions de l’artisanat, du commerce et de l’industrie, des données provenant de la demande de l’activité professionnelle aux autorités publiques compétentes. Le bureau de l’administration fiscale est informé de la création de votre entreprise, et vous envoie généralement le formulaire de demande de numéro d’identification fiscale environ 4 à 6 semaines après la déclaration d’activité de votre entreprise.

Cependant, vous n’avez pas besoin d’attendre le courrier de l’administration fiscale, mais pouvez aussi vous faire immatriculer vous-même à tout moment en ligne sur le portail de l’administration fiscale ELSTER ou soumettre votre requête par écrit au bureau de l’administration fiscale compétent.

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Si vous souhaitez exercer une profession libérale (par exemple les professions d’avocat, de conseiller fiscal ou les activités artistiques, scientifiques ou littéraires), aucune déclaration d’activité n’est requise.

Cependant, vous devez faire une déclaration fiscale auprès de votre bureau de l’administration fiscale local.

Les formulaires de notification de début d’activité auprès de votre bureau de l’administration fiscale local sont disponibles sur le lien suivant :

En saisissant votre code postal, vous trouverez ici le bureau de l’administration fiscale compétent pour votre demande :

Vous pouvez effectuer l’immatriculation fiscale en ligne :

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Vous avez besoin d’une carte de commerce ambulant.

Pour chaque emplacement, vous devez obtenir l’autorisation du propriétaire de la surface.

S’il s’agit d’une voie publique, il faudra demander un permis spécial d’utilisation de la voie publique (autorité compétente : bureau du génie civil et de l’aménagement paysager de chaque arrondissement de Berlin).

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GESTION - À propos des entreprises existantes

1. Lorsque vous souhaitez déplacer le siège opérationnel de votre entreprise dans Berlin.

2. Lorsque vous modifiez la nature de l’activité de votre entreprise ou si souhaitez en développer l’activité.
  • Exemples de changement : l’activité d’agence de voyage devient une entreprise dans le secteur de la presse.
  • Exemple d’extension : l’activité d’agence de voyage doit continuer et être étendue à la vente de magazines.

3. Lors du transfert du siège de l’entreprise dans un autre Land, il faudra en notifier la cessation à Berlin et la déclarer à nouveau dans le nouveau Land (nouvel emplacement) dans le bureau des sociétés local.

4. Vous pouvez aussi notifier (volontairement) tout changement pour d’autres raisons. Par exemple, si le nom de votre entreprise a changé ou si vous ne souhaitez plus poursuivre certaines activités individuelles dans votre entreprise.

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Le changement d’activité coûte 20 EUR.

Sur le portail en ligne du guichet unique de Berlin, le changement d’adresse coûte 15 EUR.

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Oui. Veuillez indiquer la date à laquelle le changement a effectivement eu lieu. Si la date n’est pas récente, la déclaration devra être régularisée en fournissant la date réelle du changement. Même si cela remonte à plusieurs années, la procédure en ligne vous permet de soumettre votre déclaration avec un effet rétroactif allant jusqu’à 60 mois.

Veuillez noter : toute personne ne déclarant pas immédiatement un changement d’activité (habituellement, au plus tard 4 semaines après le changement), agit illégalement et est passible d’une amende du service du maintien de l’ordre public pouvant aller jusqu’à 1 000 €.

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Vous pouvez déclarer la succursale (succursale non autonome) sur notre portail en ligne.

Il vous sera demandé à un moment donné du système, si vous souhaitez effectuer une déclaration pour un établissement principal (siège), une succursale ou une succursale non autonome. Ici, vous pouvez sélectionner le point approprié. Ici, vous pouvez sélectionner le point approprié.

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Conformément au § 14, alinéa 1 du code des professions de l’artisanat, du commerce et de l’industrie, aucune notification n’est requise. Vous pouvez communiquer cette modification de manière informelle à votre service du maintien de l’ordre public local.

Si vous avez besoin d’une attestation, vous avez la possibilité de notifier le changement (service payant) dans le cadre d’une déclaration de changement d’activité (20 EUR pour la notification classique ou 15 EUR pour la procédure en ligne). Veuillez utiliser le champ de texte libre « autres raisons » pour soumettre votre requête.

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Si c’est votre adresse de résidence privée qui a changé, une réinscription officielle du siège de l’entreprise auprès du bureau des sociétés n’est pas nécessaire. Vous devez ensuite informer le service du maintien de l’ordre public de la nouvelle adresse résidentielle de façon informelle, en présentant une copie de la confirmation d’enregistrement. Aucune redevance ne sera requise en retour. Le service du maintien de l’ordre public effectue alors une modification officielle des données.

Si vous avez besoin pour vos dossiers ou pour votre activité d’un certificat d’activité avec votre nouvelle adresse, vous pouvez effectuer une notification de changement payante. Veuillez utiliser le champ de texte libre « autres raisons » pour soumettre votre requête.

Si c’est votre adresse de résidence privée et également l’adresse de votre activité, vous devrez déclarer ce changement auprès du bureau des sociétés.

Si l’adresse du domicile, qui est également celle de l’activité professionnelle se trouve en dehors de Berlin, vous devrez cesser votre activité à Berlin et déclarer une nouvelle activité dans le nouveau lieu de votre activité.

Pour le changement d’adresse, vous pouvez utiliser notre portail en ligne :

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Vous devez faire une déclaration de cessation d’activité dans l’ancien Land ou l’ancienne ville et faire une nouvelle déclaration d’activité à Berlin.

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Si seul le nom d’une entreprise inscrite au registre du commerce a changé (par exemple, GmbH, AG, OHG), une déclaration officielle de changement auprès du bureau des sociétés local n’est pas nécessaire.

Vous informerez ensuite le service du maintien de l’ordre public du changement de dénomination, en présentant la copie d’un extrait récent du registre du commerce. Aucune redevance ne sera requise en retour. Le service du maintien de l’ordre public effectue une modification officielle des données.

Si vous avez besoin pour vos dossiers ou pour votre activité d’un certificat d’activité avec la nouvelle dénomination, vous pouvez effectuer une notification de changement payante. Veuillez utiliser le champ de texte libre « autres raisons » pour soumettre votre requête.
Pour le changement d’adresse, vous pouvez utiliser notre portail en ligne :

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Si seul votre nom a changé, une déclaration officielle de changement auprès du bureau des sociétés local n’est pas nécessaire.

Vous communiquerez ensuite le nouveau nom en présentant une copie du certificat de mariage ou toute autre preuve de changement de nom. Aucune redevance ne sera requise en retour. Le service du maintien de l’ordre public effectue alors une modification officielle des données.

Si vous avez besoin pour vos dossiers ou pour votre activité d’un certificat d’activité avec votre nouveau nom, vous pouvez effectuer une notification de changement payante. Veuillez utiliser le champ de texte libre « autres raisons » pour soumettre votre requête.

Pour le changement d’adresse, vous pouvez utiliser notre portail en ligne :

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Vous obtiendrez votre duplicata auprès du service du maintien de l’ordre public où votre entreprise a été enregistrée (payant).

Ou vous utilisez les informations électroniques sur les données commerciales (gratuit pour les informations de base).

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La notification d’activité est valable sans signature ni cachet et n’a pas de date d’expiration. La confirmation de notification de l’activité est juste un reçu pour le commerçant, attestant qu’il a bien notifié son activité.

Pour une attestation d’activité en cours destinée à Amazon, Ebay et autres services, veuillez utiliser le service d’e-information.
Là, vous pouvez également rechercher votre entreprise, sans devoir vous inscrire, et faire une capture d’écran qui servira d’attestation. Le service d’e-information contient toutes les entreprises enregistrées à Berlin.

Si vous avez besoin d’une lettre officielle, vous pouvez demander (de manière informelle, par écrit, au service du maintien de l’ordre public) des informations sur votre entreprise auprès du bureau d’arrondissement compétent de votre siège d’exploitation. Le coût du service est de 10 EUR.

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Berlin est la première ville allemande à offrir des informations en ligne provenant du registre du commerce (e-information). Vous pouvez rechercher librement dans les données de base des sociétés basées à Berlin (nom, adresse et activité).

Si vous avez besoin d’un extrait du registre central fédéral, pour demander par exemple un extrait du casier judiciaire (complet) à des fins privées, pour le soumettre à une autorité ou pour demander des informations du registre du commerce central, vous pouvez utiliser le portail en ligne de l’Office fédéral de la justice.

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CESSATION - Cesser l’activité d’une entreprise

Vous devez déclarer la cessation de votre activité, si vous :

  • cessez définitivement l’exercice de votre activité à Berlin, ou
  • transférez votre activité en dehors de Berlin, ou
  • changez la forme juridique de votre entreprise. Dans ce cas, l’activité sous l’ancienne forme juridique est radiée puis enregistrée sous la nouvelle forme.
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Vous pouvez déclarer la cessation de votre activité en ligne, sur notre portail.

Comme alternative, vous pouvez soumettre votre déclaration de cessation également en personne, par courrier, par fax ou par e-mail aux services du maintien de l’ordre public compétents.

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La déclaration de cessation d’activité est toujours gratuite.

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Oui. Veuillez toujours indiquer la date de fin effective de l’activité. Si la date n’est pas récente, la déclaration devra être régularisée en fournissant la date réelle de la fin de l’activité. Même si cela remonte à plusieurs années, la procédure en ligne vous permet de soumettre votre déclaration avec un effet rétroactif allant jusqu’à 60 mois.

Veuillez noter : toute personne ne déclarant pas immédiatement la cessation de son activité (habituellement, au plus tard 4 semaines après le début de l’activité), agit illégalement et est passible d’une amende du service du maintien de l’ordre public pouvant aller jusqu’à 1 000 €.

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Démarrez le processus de « Déclaration de cessation d’activité » sur notre portail en ligne.

Déposez une demande de déclaration de cessation en tant qu’entreprise individuelle, en précisant dans le formulaire ou par e-mail que la société civile (GbR) continue son activité ou qu’elle la poursuivra en tant qu’entreprise (avec un seul propriétaire). Les associés qui continuent leur activité sans apporter de modification, ne doivent rien notifier.

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Question sur le traitement en ligne

Vous pouvez utiliser notre portail en ligne pour gérer certains services administratifs en ligne. Vous n’avez donc plus besoin de vous présenter en personne auprès des diverses administrations, pour régler les formalités relatives à votre activité professionnelle ou à votre entreprise.

En ligne, vous savez directement quels formulaires et documents vous devez soumettre pour votre dossier. En outre, vous pouvez remplir des formulaires en ligne directement sur la plate-forme et les transmettre à l’administration en un seul clic.

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Déclaration d’activité simple :

Si vous avez une carte de crédit ou Giropay ET souhaitez faire une déclaration d’activité simple1, vous n’avez pas besoin de vous inscrire et pouvez commencer tout de suite.

• Vers le portail en ligne

Dans tous les autres cas :

Vous devez d’abord créer un compte avec votre nom, votre adresse e-mail, votre mot de passe et votre question de sécurité pour pouvoir utiliser le portail en ligne. Vous recevrez ensuite un e-mail avec un lien pour activer votre compte. Cliquez sur le lien, sélectionnez le service approprié et cliquez sur « Commencer ici ».

• Créer un compte utilisateur (s’inscrire)

1 « simple » signifie que la déclaration d’activité ne doit pas être effectuée en combinaison avec un autre service (par exemple inscription au répertoire des métiers ou déclaration auprès de l’assurance-accident obligatoire).

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Les deux possibilités offertes pour les dossiers en ligne ont différents délais de traitement.

  • Si vous avez choisi la procédure prévoyant le mode de paiement immédiat des frais de gestion, le traitement sera effectué par le service du maintien de l’ordre public compétent, selon la disponibilité du personnel, immédiatement après la réception de vos documents.
  • Dans tous les autres cas, vous recevrez d’abord des informations sur le processus de paiement des frais d’administration de la part du service du maintien de l’ordre public compétent.

Si vous avez des questions au sujet des procédures, vous pouvez contacter le guichet unique par e-mail à l’adresse ea@senweb.berlin.de ou contacter directement le service du maintien de l’ordre public compétent.

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Déclaration d’activité simple (sans création de compte d’utilisateur) :

Pour une déclaration ou un changement d’activité simple [1], vous pouvez payer en ligne. Actuellement, vous pouvez payer par carte de crédit ou Giropay. D’autres options de paiement en ligne seront disponibles à l’avenir.

Dans tous les autres cas (avec création d’un compte utilisateur) :

Vous recevrez de votre service du maintien de l’ordre public local un document contenant les informations nécessaires pour effectuer un virement bancaire (coordonnées bancaires, redevances, etc.).

1 « simple » signifie que la déclaration d’activité ne doit pas être effectuée en combinaison avec un autre service (par exemple inscription au répertoire des métiers ou déclaration auprès de l’assurance-accident obligatoire).

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Nous sécurisons nos processus de paiement pour nos procédures en ligne grâce au procédé 3D Secure. Il s’agit d’un procédé permettant de sécuriser les transactions sur Internet et de protéger votre carte de crédit contre une utilisation non autorisée par des tiers.

Vous devrez d’abord activer cette procédure auprès de la banque émettrice de votre carte.
Pour Mastercard, cette procédure s’appelle depuis avril 2019 « Mastercard Identity Check » (anciennement « Mastercard Secure Code »).

Pour Visa, elle porte le nom de « Verified by Visa ».

Lorsque le paiement est en cours, la banque émettrice de votre carte bancaire vérifie le paiement. Dans certains cas, la banque demande sur une autre page d’écran des informations complémentaires sur le paiement. On vous demandera de contrôler le paiement et (après votre accord) de confirmer le paiement par carte de crédit avec l’élément de sécurité convenu (PIN ; SMSTAN, empreinte digitale …). Après cela, veuillez fermer votre dossier de déclaration d’activité.

Remarque :
En raison des changements d’avril 2019 pour MasterCard, des problèmes peuvent survenir lors de l’authentification. Veuillez dans ce cas vous adresser à la banque émettrice de votre carte.

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Deux e-mails sont envoyés pour chaque dossier ayant été clôturé.

Le premier e-mail contient un lien de téléchargement à un système sécurisé qui fournit la confirmation de notification de l’activité professionnelle.

Le second e-mail contient un PIN à 8 chiffres, que vous devrez saisir sur la page de téléchargement.

Si vous n’avez reçu qu’un seul e-mail, contrôlez votre dossier spam, où se « cachent » souvent ces e-mails.

Si vous ne trouvez toujours pas l’e-mail, vous pouvez nous envoyer un message, en précisant votre date de naissance et nous vous enverrons la confirmation. Pour des raisons de protection de données, nous l’envoyons par la Poste. Si vous souhaitez obtenir le document immédiatement par e-mail, vous devez nous l’indiquer dans votre e-mail.

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Non, aucune facture distincte n’est émise.

Vous trouverez un « reçu de paiement » à la fin des documents soumis par téléchargement pour la déclaration d’activité.

En outre, vous trouverez sur la confirmation de la déclaration la note suivante :
« Attestation pour les procédures du guichet unique, conformément au § 15, alinéa 1 du code des professions de l’artisanat, du commerce et de l’industrie. Frais 15,00 EUR […] ».

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Veuillez utiliser notre formulaire de contact et indiquez-nous votre demande.

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Déclaration d’activité simple (sans création de compte d’utilisateur) :

À la fin du traitement, vous recevrez deux e-mails du service du maintien de l’ordre public compétent. Le premier e-mail contient un lien de téléchargement à un système sécurisé qui fournit la confirmation de notification de l’activité professionnelle. Le second e-mail contient un PIN à 8 chiffres, que vous devrez saisir sur la page de téléchargement. Une fois que le PIN a été saisi correctement, vous pouvez télécharger votre confirmation.
Le lien de téléchargement est valable pendant 168 jours.

Dans tous les autres cas (avec création d’un compte utilisateur) :

Les autorités compétentes téléchargent sur le portail en ligne les réponses vous étant destinées, après l’achèvement des opérations. De plus, vous serez informé(e) par e-mail.

Connectez-vous via l’option du menu « Connexion » (en haut à droite de la page Web, à gauche du choix de la langue) sur le portail en ligne, ouvrez la démarche soumise, puis téléchargez votre réponse dans l’option du menu « Étape suivante, qui est responsable ? » en cliquant sur les documents.
La réponse peut être téléchargée pendant 180 jours.

N’oubliez pas de l’imprimer ou de l’enregistrer dans vos fichiers personnels, car les démarches clôturées seront définitivement supprimées du système au bout de 180 jours.

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Le certificat que vous recevez via notre portail en ligne est créé automatiquement et est valide sans signature et au sceau officiel.

Il s’agit d’un accusé de réception. L’accusé de réception selon le § 15, alinéa 1 du code des professions de l’artisanat, du commerce et de l’industrie ne revêt aucun caractère de régulation ou d’approbation.

Si vous devez attester à des tiers que vous exercez actuellement une activité professionnelle, veuillez utiliser le service d’e-information (gratuit pour les informations simples).

Vous obtiendrez un duplicata du service du maintien de l’ordre public, auprès duquel votre entreprise a été enregistrée jusqu’à ce jour (payant).

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N’est valable, que si un compte utilisateur a été créé :

Vous pouvez consulter ou modifier vos données personnelles dans le compte-service sous l’option du menu « Mon espace ».

Si vous possédez un compte-service ayant un niveau de sécurité 2, actuellement seul le Bürgeramt Mitte (service d’accueil aux citoyens) pourra apporter des modifications lors d’un entretien personnel.

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Veuillez vous connecter avec vos données utilisateur au compte-service de Berlin.

Cliquez sur l’option de menu « Services » et sélectionnez dans la liste « guichet unique de Berlin ».

Ensuite, veuillez exécuter l’application en cliquant sur le bouton « Commencer ici » sur la droite.

Une liste des démarches s’ouvrira ensuite, présentant les démarches déjà soumises. Ouvrez-les en cliquant dessus.

Sous l’option du menu « Votre boîte aux lettres des dossiers » se trouve le message de l’autorité administrative compétente.

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N’est valable, que si un compte utilisateur a été créé :

Les démarches qui n’ont pas été soumises et ayant atteint le temps limite de sauvegarde (180 jours), sont automatiquement supprimées du système. Vous êtes informé(e) à l’avance par e-mail quant à leur suppression. Veuillez créer une nouvelle démarche !

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Questions techniques

Si vous rencontrez des problèmes d’ordre technique, vous pouvez nous aider à les corriger. Veuillez notifier dès que possible vos problèmes à notre assistance technique en fournissant une description détaillée (par exemple à l’aide de captures d’écran).

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Exceptionnellement, le lien d’inscription peut arriver dans les spam ou dans les courriers indésirables. Avez-vous vérifié ?

Si vous n’y trouvez pas le lien d’inscription, veuillez envoyer un mail au support technique en indiquant la bonne adresse mail.

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L’activation de votre compte annule le lien d’activation. Soit votre compte est déjà activé, soit il y a eu un problème au moment de votre inscription.

Contactez notre support technique:
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Cliquez sous le champ de connexion, dans le compte-service, sur « Mot de passe oublié ». Entrez ensuite votre nom d’utilisateur et cliquez sur « Suivant ». Vous devez ensuite répondre à votre question de sécurité. En cas de réponse correcte, vous recevez un lien pour l’attribution d’un nouveau mot de passe. Cliquez sur le lien ou copiez-le dans la barre d’adresse de votre navigateur. Créez un nouveau mot de passe dans le champ qui apparaît.

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Les processus de vérification d’Adobe Reader ne permettent pas toujours de vérifier les signatures électroniques qualifiées. Mais la signature des agents administratifs est valide et peut être contrôlée par les outils de vérification en en ligne des différents guichets.

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