Drucksache - 0616/XIX  

Die BVV fasste am 21.08.2013 folgenden Beschluss:

„Das Bezirksamt wird ersucht, ein Verfahren zu entwickeln, durch das die Schreiben (und andere Formen der Kommunikation) der Verwaltung an die Bürger sprachlich verständlich und trotzdem rechtssicher formuliert werden. Zu berücksichtigen ist, welche Erfahrungen andere Kommunen (bspw. Bochum oder Gütersloh) mit der Vereinfachung der Verwaltungssprache unter Zuhilfenahme von Netzwerken („Gesellschaft für verständliche Sprache“ und „Amtsdeutsch a.D.“) gemacht haben und welche Strukturveränderungen umgesetzt wurden.

Das Bezirksamt teilt hierzu mit der Bitte um Kenntnisnahme mit:

Das Bezirksamt ist sich des Spannungsverhältnisses zwischen dem Wunsch nach einer klaren, verständlichen und bürgerorientierten Verwaltungssprache einerseits und der Notwendigkeit rechtssicherer Formulierungen andererseits bewusst.

Die Mitarbeiter_innen, die eigenständig Texte formulieren, werden in Schulungen für diese Thematik sensibilisiert und erhalten Hilfestellung bei der verständlichen Formulierung auch komplexer Sachverhalte.

Für die Webredakteure, die Informationen im Intranet/Internet einstellen, ist dies bereits geschehen. In Kooperation mit der „Landesstelle für Gleichbehandlung – gegen Diskriminierung“  wurden die Webredakteure im Umgang mit „einfacher Sprache“ geschult. Die Schulungsunterlagen sind im Intranet für alle Mitarbeiter_innen einsehbar.

Für die anderen Mitarbeiter_innen werden im Herbst 2015 in Kooperation mit der Verwaltungsakademie Inhouse-Schulungen zum Thema „Moderne Verwaltungs-sprache – verständlich und wirkungsvoll formulieren“ durchgeführt. Inhalt dieser Fortbildungen ist die kritische Analyse der Amts- und Verwaltungssprache, der Wortwahl, des Satzbaus und der Struktur der Schreiben.

Ziel dieser Schulungen ist es, die Teilnehmenden in die Lage zu versetzen, auch komplizierte Sachverhalte kurz, verständlich, adressatengerecht und zielführend zu formulieren.

Zu Bochum und Gütersloh:

Nach den Recherchen des Bezirksamts haben diese Städte die „Gesellschaft für verständliche Sprache“ mit der Unterstützung zu diesem Thema beauftragt. Die „Gesellschaft für verständliche Sprache“ ist ein privatwirtschaftliches Beratungs-unternehmen, das Seminare zu den Themen anbietet, die auch die Verwaltungsakademie bereithält. Anders als bei der Verwaltungsakademie, deren Seminare „kostenlos“ sind, kosten die Seminare bei der „Gesellschaft für verständliche Sprache“ bis zu 575€ pro Person und Tag.

„Amtsdeutsch a.D. – Europäische Wege zu einer modernen Verwaltungssprache“ ist ein Buch, in dem „Autoren aus verschiedenen europäischen Ländern Analysen zur Bürger-Verwaltung-Kommunikation präsentieren und Lösungswege für die verwaltungssprachliche Praxis aufzeigen“ (Kurzzusammenfassung bei Amazon).

Das Bezirksamt sieht von der Anschaffung dieser Publikation ab und setzt vielmehr auf Schulungsformate, in denen die Teilnehmenden sich austauschen, nachfragen und an Beispieltexten üben können.

Ergänzung des Amts für Soziales:

Das Amt für Soziales ist seit Langem davon überzeugt, dass eine einfache, verständ-liche und adressatengerechte Verwaltungssprache ausgesprochen wichtig für eine zügige und reibungsarme Kommunikation mit den Klientinnen und Klienten ist. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden deshalb durch die Führungskräfte dazu angehalten, eine adressatengerechte Sprache sowohl im Beratungsgespräch als auch in schriftlichen Mitteilungen und Bescheiden zu verwenden. Bei rechtlichen Erfordernissen sind der Formulierung aber insoweit Grenzen gesetzt, dass diese eindeutig und rechtsverbindlich sein muss. Die Führungskräfte machen immer wieder auf die vorhandenen Abhandlungen und Leitfäden zum Thema bürgernahe Verwal-tungssprache aufmerksam.

Diese sind in einem Ordner im Laufwerk G gespeichert und allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugänglich. Die Führungskräfte unterstützen natürlich die Be-mühungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, an entsprechenden Fortbildungen teilzunehmen.

Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern steht außerdem vorwiegend über das IT-Fach-verfahren OpenProsoz eine Standardtextsammlung zur Verfügung, die weite Teile des täglichen Schriftverkehrs abdecken. Diese Standardtextsammlung wird von allen Berliner Sozialämtern gemeinsam genutzt. Diese Mustertexte sind rechtssicher und dabei aber trotzdem bereits einfach gehalten. Sie werden ständig sowohl an die aktuelle Rechtsentwicklung und Rechtsprechung angepasst, als auch hinsichtlich der Praktikabilität und Verständlichkeit überarbeitet. Das Amt für Soziales wirkt im Rahmen der AG Vordrucke, die diese Mustertexte erarbeitet, durch aktive Mitarbeit in der AG darauf hin, dass Bescheide an Bürgerinnen und Bürger verständlich und nachvollziehbar gestaltet werden. Da die Bescheide berlineinheitlich im OpenProsoz-Verfahren gestaltet werden, ist dies jedoch nur in Abstimmung aller Beteiligten möglich.

Bei frei zu entwerfenden Schreiben wird darauf geachtet, dass diese adressaten-gerecht formuliert werden. Bescheide oder andere Schriftsätze an Bürgerinnen / Bürger werden in einer verständlichen Sprache (z.B. durch Vermeidung von Fremdwörtern) und einem klaren Satzbau (z.B. keine Aneinanderreihung von Nebensätzen) gefertigt. Dazu können, wie schon erwähnt, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf entsprechende Arbeitshilfen zur praktischen Umsetzung zurück-greifen. Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern stehen auch bezirksindividuelle Text-bausteine zu verschiedenen Themen zur Verfügung. Und insbesondere zu rechtlich schwierigen Fallgestaltungen werden sie bei Bedarf durch erfahrene Fachkräfte beraten.

Im persönlichen Gespräch sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch schon aus Zeitgründen bemüht, eine am Beratungsinhalt , aber auch am individuellen Hinter-grund des Hilfesuchenden orientierte Sprache zu finden. Wegen der sehr unter-schiedlichen Klientenstruktur kommen dabei je nach Anlass neben technischen Hilfs-mitteln, wie der so genannten induktiven Hörschlaufe für Hörgeschädigte oder sprachvermittelnden Dolmetscherdiensten einzelfallbezogen sogar sehr kreative Lösungen bis hin zur Beratung mithilfe von Gesten, Zeichnungen oder Bildern zum Einsatz.