Drucksache - 0129/XIX  

„Einführung der elektronischen Akte (eAkte)“

Die BVV ersucht das Bezirksamt, für das Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg und alle nachgeordneten Behörden des Bezirks schnellstmöglich ein Softwaresystem für die elektronische Aktenführung (eAkte) einzuführen. Sofern die Möglichkeit besteht, an einem Testlauf oder einer Pilotphase teilzunehmen, ist diese Möglichkeit zu nutzen.

Über den weiteren Fortschritt der Einführung der eAkte ist der BVV bis Ende Mai 2012 zu berichten.

Das Bezirksamt teilt zu der o.g. Drucksache Folgendes mit:

Das Bezirksamt teilt die Auffassung der BVV, dass mit der Einführung der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung eine Vielzahl von positiven Effekten erreichbar ist. Unter anderem:

·      Gewährleistung ordnungsgemäße Aktenführung

·      Reduzierte Bearbeitungs-, Durchlauf- und Suchzeiten von Geschäftsprozessen und Dokumenten,

·      Möglichkeit eines zeitgleichen und ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente

·      Größere Flexibilität bei der Gestaltung von Geschäftsprozessen,

·      Reduzierter Raumbedarf für die Aktenhaltung und Archivierung,

·      Geringerer Speicherplatzbedarf für die E-Mail-Kommunikation,

·      Erleichterung der behördenübergreifenden elektronischen Zusammenarbeit (Kollaboration)

·      Verbesserung der elektronischen Kommunikation zwischen Bürgern, Wirtschaft und Verwaltung.

Daher hat das Bezirksamt im Sinne des oben genannten Antrags zur Einführung der eAkte beschlossen, sich zunächst  durch die Beteiligung am Modernisierungsprojekt „eAkte“ – Phase 1: Erstellung eines Umsetzungskonzeptes – alle Möglichkeiten zur frühen Beteiligung an konkreten Pilotprojekten in den Folgephasen einschließlich einer finanziellen Unterstützung ab Anfang 2013 (Phase 3 „Proof of concept“, Phase 4 „Roll out“) offen zu halten.

Die Kick off-Veranstaltung hat nach einem Vergabeverfahren und Zuschlagserteilung an die Bietergemeinschaft  Accenture GmbH/ Infora GmbH am 2. Mai stattgefunden. Die Projektleitung liegt bei der Senatsverwaltung für Inneres.

Der Bezirk Tempelhof-Schöneberg wird durch die Leiterin des Steuerungsdienstes vertreten, die zugleich die Beteiligung ausgewählter Fachämter sowie des IT-Managements koordinieren wird. Es werden verschiedene Beschäftigte (Experten in einzelnen Themenbereichen) aus dem Bezirk Tempelhof-Schöneberg eingebunden

Folgende Arbeitspakete werden im Zuge der ersten Phase in den nächsten 6 Monaten bearbeitet:

ü      Arbeitspaket  Musterhafte Aufwandsschätzung: Bereitstellung einer musterhaften Aufwandschätzung für das Gesamtprojekt und für einzelne Behörden (nach Anzahl IT-gestützter Büroarbeitsplätze mit/ohne Fachverfahrensanbindung); Trennen Ausgaben/Aufwände, zentrale/dezentrale Kosten

ü      Arbeitspaket  Durchführung Markanalyse (DMS/VBS): Validierung des vorgeschlagenen Lösungsmodells mit marktgängigen Softwareprodukten , Prüfung und Integration von aktuellen Angeboten und Ansätzen der Hersteller

ü      Arbeitspaket Veränderungs- und Akzeptanzmanagement: Empfehlungen zu und Definition von zentralen Maßnahmen und Unterstützungsleistungen des VAM (auf Grobkonzept- Niveau), Maßnahmen des VAM im Rahmen der behördenspezifischen Einführungsprojekte (auf Grobkonzept-Niveau)

ü      Arbeitspaket Digitaler Posteingang: Schaffung eines modularen und skalierbaren Realisierungskonzepts für einen mustergültigen digitalen Posteingang, der sowohl strukturelle Unterschiede (zentrale, dezentrale Poststellen), als auch Unterschiede im Postaufkommen berücksichtigt. Dazu werden drei typische Grundvarianten modelliert.

ü      Arbeitspaket Gesamtsicherheitskonzept in Verbindung mit Arbeitspaket Identitätsmanagement: Sicherheitstechnische Analyse und Bewertung der internen und externen Kommunikationsbeziehungen des einzuführenden DMS/VBS, Beschreibung einer möglichen Lösung für die Einrichtung eines ergreifenden, einheitlichen Identitätsmanagement.

ü      Arbeitspaket  Anforderungsspezifikation an ein System (Zielarchitektur) Entwurf einer zukunftssicheren und angemessenen Systemarchitektur um die heterogene Landschaft in einer zentralen Lösung zusammenzuführen, Erstellen eines Lastenheftes als Grundlage für eine Ausschreibung an Softwarehersteller

ü      Arbeitspaket Integration von mobilen Anwendungen:
Schaffung einer gemeinsamen Diskussionsgrundlage für die Anforderungsaufnahme zu Telearbeit,  Identifizieren von besonderen Anforderungen und Lösungsbestandteilen für die Integration von mobilen Anwendungen und Telearbeit

ü      Arbeitspaket Vermeidung von Medienbrüchen Möglichkeiten und Grenzen für die Reduktion von Medienbrüchen aufzeigen, Erfassen von Anforderungen zur medienbruchfreien Nutzung von DMS/VBS

ü      Arbeitspaket Kriterienkatalog zur Digitalisierung von Altakten: Identifikation der Kriterien, auf deren Grundlage geplant werden kann, ob eine Digitalisierung von Altakten sinnvoll und wirtschaftlich ist. (Umfang, erwartete Zugriffshäufigkeit , Technische Besonderheiten , Anforderungen an Beweiswert, Raumsituation)

ü      Arbeitspaket Musterhafte Aktenpläne: Beschreibung der konzeptionellen Vorgehensweise zur Entwicklung und dem Aufbau eines aufgabenbezogenen landeseinheitlichen Aktenplans für den Ministerialbereich, eine nachgeordnete Landesbehörde sowie der Kommunalverwaltung (Bezirksämter).

ü      Arbeitspaket Geschäftsprozesse:

Verifizierung der vorgeschlagenen, landeseinheitlichen Lösungsarchitektur für die eAkte im Hinblick auf Relevanz und Eignung für Geschäftsprozesse in den Bezirksverwaltungen, ggf. Anpassung der vorgeschlagenen Lösungsarchitektur

ü      Arbeitspaket EU-DLR: Es soll geprüft werden, ob die Infrastruktur für EU-DLR für die Digitalisierung weiterer strukturierter Geschäftsprozesse der Bezirksverwaltung wirtschaftlich genutzt werden kann

ü      Arbeitspaket Elektr. Bau- und Genehmigungsverfahren

Analyse der Herausforderungen der Kommunikation zwischen einem DMS/ VBS und einem Fachverfahren (exemplarisch: eBau- und Genehmigungsverfahren:  Beschreibung der Herausforderungen, Beschreibung von Lösungsansätzen

ü      Arbeitspaket Rahmenbedingungen und Ressourcen

Untersuchung der speziellen Anforderungen der Bezirksverwaltungen an die Einführung der eAkte, Erarbeitung wie die Umstellung bei den gegebenen Rahmenbedingungen möglich ist, Ermittlung des Bedarfs/Erarbeitung von Ansätzen bzgl. Hilfestellungen, Sicherstellung der Berücksichtigung der Anforderungen im Umsetzungskonzept

ü      Arbeitspaket Phasenplanung/Planung der Beratungsleistungen: Grobe Planung hinsichtlich der Phase 2 (Ausschreibung), Phase 3 (Proof of Concept) und der Phase 4 (Roll out); Identifikation von Schritten, die schnell und mit geringem Aufwand einen hohen Nutzen bringen („Quick Wins“) und in den Phasen 3 und 4 umgesetzt werden können.

Es ist vorgesehen, bis Ende des dritten Quartals 2012 Masterkonzepte zur Nutzung in einführenden Behörden zu entwickeln, auf deren Grundlage Beschlüsse zur Umsetzung im Senat und im Rat der Bürgermeister gefasst werden sollen. Nach Vorliegen einer entsprechenden Beschlusslage soll im vierten Quartal

ü      eine Toolauswahl,

ü      ein Schulungskonzept,

ü      die Auswahl externer Unterstützungsleistungen,

ü      sowie der Aufbau eines Dienstangebots erfolgen.

In geeigneten, vorher festzulegenden Bereichen sollen dann ab 2013 zentral finanzierte, durch externe Beratung begleitete Umsetzungsprojekte erfolgen.

Das Bezirksamt wird nach Vorliegen des Umsetzungskonzepts, aus dem auch der Ressourcenbedarf im eigenen Haus hervorgehen wird, geeignete Bereiche identifizieren, für die ein Antrag auf Finanzierung bei der Senatsverwaltung für Inneres erfolgen soll.

Das Bezirksamt wird der BVV über den Fortschritt respektive über erreichte Meilensteine des Projekts im zuständigen Fachausschuss berichten.