3306–B107.1 Assistenz in der Geschäftsstelle Regionalverbund Südwest (RVSW) - Geschäftszimmer

Stadthauptsekretärin/Stadthauptsekretär - BesGr. A 8 bzw. Tarifbeschäftigte / Tarifbeschäftigter - EG 8 TV-L

Arbeitsgebiet: Assistenz in der Geschäftsstelle Regionalverbund Südwest (RVSW) – Geschäftszimmer

Geschäftszimmer

  • Erteilung von telefonischen Auskünften, Aufnahme und Aufbereitung von Informationen sowie Weiterleitung/ Verweisung an die zuständige Stelle
  • Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs (postalisch, E-Mail)
  • Terminmanagement für die gesamte Geschäftsstelle
  • Vorbereitung von Sitzungen und Teammeetings u.ä.
  • Fertigung von Schreiben nach Vorlage/Weisung
  • Protokollierung von Sitzungen
  • Recherchearbeiten, Einholung von Informationen bei relevanten Akteuren, Vornahme von Abfragen bei den Bezirken (u.a. zur Vorbereitung von Partizipationsmaßnahmen und Öffentlichkeitsarbeit)
  • Zusammenstellung und Aufbereitung von Unterlagen nach Weisung
  • Bestellung von Bürobedarf

Tätigkeiten der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)

  • Vergabe von Identnummern (entsprechend den Vorgaben)
  • Erfassung und Fortschreibung von Stammdaten, laufende Pflege
  • Einrichtung von Kontenblättern für neue Dienstkräfte, Löschung nicht mehr relevanter Daten
  • Rücklaufkontrolle der ausgefüllten Belege, Plausibilitätskontrolle von Verrechnungspreisen
  • Prüfung der Buchungen durch Abgleich mit dem Berichtswesen, ggf. Korrekturbuchungen
  • Organisation der Mengenerhebung und des Belegflusses, Rücklaufkontrolle
  • Erstellung und Pflege von Vordrucken zur Mengenerhebung, Buchung der Mengen im Softwaremodul
  • Zuordnung von Kostenstellen und/oder –trägern
  • Ermittlung von Verteilungsschlüsseln und Aufteilung auf die Kostenstellen
  • Überwachung und Prüfung der Belastungen aus Umlagen
  • Klärung von Zweifelsfällen

Datenauswertung (internes Berichtswesen)

  • Erzeugung von Berichten im Rahmen des Standardberichtswesens, Überprüfung der Berichte auf Plau-sibilität
  • Interpretation und Auswertung der Berichte, Abweichungen erkennen und aufzeigen, Ursachenanalyse, Einschätzen der Bedeutung, Vorschläge zur Beseitigung von Schwachstellen und Begleitung der Umsetzung
  • Grafische Ausarbeitung des gewonnenen Zahlenmaterials
  • Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen für die Leitung

Koordinierung von Prozessen der Personalbeschaffung

  • Schnittstelle zwischen den im RVSW zusammengeschlossenen Bezirken und der GGSt Berliner Schulbauoffensive (BSO) in Bezug auf Personalbeschaffungsmaßnahmen der BSO
  • Entgegennahme von Bedarfsanmeldungen aus den Bezirken (Erstellung von BAK´s, Stellenbewertungen, Stellenausschreibungen usw.)
  • Meldung an die GGSt BSO
  • Terminmanagement für Stelleninterviews u.ä.
  • Entgegennahme ausgeführter Arbeitsaufträge von der GGSt BSO
  • Formale Plausibilitätsprüfung
  • Koordination der Beteiligung der jeweiligen Beschäftigtenvertretungen (Stellenbewertungen, Stellenausschreibung, Auswahlverfahren usw.)
  • Fristenüberwachung
  • Klärung schwieriger Einzelfälle mit der Leitung GSt RV

Kennzahl: 3306-B107.1
Bewerbungsfrist: 12.04.2019

3306-B107.1_Stellenausschreibung

PDF-Dokument (90.2 kB)

3306-B107.1_Anforderungsprofil

PDF-Dokument (154.5 kB)

Einverständniserklärung_Personalakte

PDF-Dokument (58.0 kB)