Drucksache - 0645/XIX  

Sachverhalt:

Text siehe Anlage

Bezirksamt Reinickendorf von Berlin                                                                      21. Juli 2015
Abt. Finanzen, Liegenschaften und Personal

An die                                                                                                   Drucksache Nr. 0645
Bezirksverordnetenversammlung                                                        XIX. WP
von Berlin-Reinickendorf

Vorlage zur Kenntnisnahme in der
Bezirksverordnetenversammlung

Pilotprojekt verschlüsselte E-Mail-Kommunikation mit der Verwaltung

Ich bitte zur Kenntnis zu nehmen:

In Erledigung des Beschlusses der Bezirksverordnetenversammlung vom 09.04.2014 - Drucksache Nr. 0645/XIX - :

„Das Bezirksamt wird beauftragt zu prüfen, in welchen Bereichen der Verwaltung ein Pilotversuch zur verschlüsselten elektronischen Kommunikation mit Bürgern und Bürgerinnen durchgeführt werden kann und was die technischen und personellen Voraussetzungen hierfür wären.“

wird gemäß § 13 BezVG berichtet:

Voraussetzung für eine elektronische Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern ist deren rechtliche Zulässigkeit.

Wie bereits im Zwischenbericht vom Juli 2014 dargestellt, ist für die meisten Verwaltungsverfahren die Schriftform erforderlich. Eine angeordnete Schriftform kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn es sich um ein Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur handelt und die elektronische Form rechtlich zulässig ist. Die technischen und finanziellen Hürden für die Nutzung einer qualifizierten elektronischen Signatur sind so hoch, dass sie von Bürgerinnen und Bürgern nicht genutzt wird. Derzeit wird dieses System nur im professionellen Umfeld (z. B. durch Rechtsanwaltskanzleien) verwendet.

Mit Inkrafttreten des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung  sowie zur Änderung weiterer Vorschriften (EGovG) wurde auch das Verwaltungsverfahrens-gesetz des Bundes geändert, das durch das Berliner Verwaltungsverfahrensgesetz im Land Berlin unmittelbar für gültig erklärt wird. In der nun gültigen Fassung kann die Schriftform auch durch Versendung einer De-Mail mit sicherer Anmeldung gemäß § 5 Absatz 5 De-Mail-Gesetz ersetzt werden. Dafür muss von der Behörde ein entsprechender Zugang eröffnet werden. Dadurch kann eine rechtssichere Kommunikation nicht nur mit qualifizierter elektronischer Signatur, sondern auch per De-Mail erfolgen.

Derzeit kann seit 01.07.2014 nur sichergestellt werden, dass signierte E-Mails, also mit elektronischer Unterschrift aber ohne Verschlüsselung, empfangen und gelesen werden können. Regelungen zum Umgang mit solchen E-Mails stehen zur Verfügung. Entsprechend ausgewiesene elektronische Postfächer für qualifiziert signierte E-Mails wurden für jeden Fachbereich eingerichtet.

Hinsichtlich der Nutzung von DE-Mail ist der zentrale IT-Dienstleister der Berliner Verwaltung, das ITDZ Berlin, dabei ein zentrales DE-Mail-Gateway für alle Berliner Behörden einzurichten. Entsprechende Handlungsanweisungen werden von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport erlassen und befinden sich in Bearbeitung.
Per DE-Mail lassen sich E-Mails verschlüsselt sicher übersenden, egal ob mit oder ohne qualifizierter digitaler Signatur. Da jedoch nur wenige Privatpersonen über ein DE-Mail-Konto und eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen, wird nicht mit einem großen DE-Mail-Postaufkommen gerechnet. Der Grundpreis für jede per DE-Mail zu versendende E-Mail wird für die Berliner Behörden bei mindestens 22 Cent pro Mail zzgl. etwaige Zuschläge für besondere Zustellnachweise liegen. Mit einer Einführung von DE-Mail in der Berliner Verwaltung wird noch in diesem Jahr gerechnet. Die Einführungs-/Einrichtungskosten werden vom ITDZ bzw. zentral etatisiert.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit in der elektronischen Kommunikation entweder Dateianhänge selbst, die Übertragung einer E-Mail oder gar beides zu verschlüsseln. In allen Fällen ist jedoch neben der Verschlüsselung noch eine weitere Kommunikation (per Telefon oder eine zweite E-Mail) für die Entschlüsselung notwendig, weil ansonsten der Empfänger den Schlüssel oder das Passwort für die Entschlüsselung nicht kennt und somit keine verwertbaren bzw. lesbaren Informationen erhält.

Der Markt stellt zwar IT-Werkzeuge für eine Verschlüsselung zur Verfügung (z.B. S/MINE, PGP, OpenPGP, GnuPG), jedoch gibt es für die Berliner Verwaltung noch keine festgelegten Standards. Eine einseitige Festlegung auf ein Produkt könnte zur Folge haben, dass im Falle einer landesweiten Einführung ein anderes Verschlüsselungsprodukt ausgewählt wird und das Bezirksamt Reinickendorf mit seinen Kosten für die Erprobung allein gelassen wird.

Aus technischer Sicht bedeutet die Einrichtung der Infrastruktur für eine elektronische Kommunikation mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung eine zu große Herausforderung, als dass dieses im Bezirksamt Reinickendorf als Insellösung eingeführt werden könnte.
Auch wenn man die verschlüsselte Kommunikation lediglich in einem abgegrenzten Pilotprojekt erproben möchte, müsste die Infrastruktur in vollem Umfang geschaffen werden. Da die rechtssichere Kommunikation nur mit einer zusätzlichen qualifizierten elektronischen Signatur sichergestellt werden kann, ist nicht zu erwarten, dass aufgrund der hohen Hürden Bürgerinnen und Bürger von verschlüsselter und qualifiziert signierter elektronischer Kommunikation Gebrauch machen werden.

Ich bitte, die Drucksache Nr. 0645/XIX damit als erledigt zu betrachten.

Frank Balzer                                                                                                                

Bezirksbürgermeister