Drucksache - VII-1211  

 
 
Betreff: Personalentwicklung und Personalmanagement
Status:öffentlich  
 Ursprungaktuell
Initiator:Ausschuss für Finanzen, Personal und ImmobilienBezirksamt
   
Drucksache-Art:AntragVorlage zur Kenntnisnahme § 13 BezVG /SB
Beratungsfolge:
Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin Vorberatung
29.06.2016 
41. ordentliche Tagung der Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin ohne Änderungen in der BVV beschlossen   
Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin
13.09.2017 
9. ordentliche Tagung der Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin mit Zwischenbericht zur Kenntnis genommen   
Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin
12.09.2018 
18. ordentliche Tagung der Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin mit Zwischenbericht zur Kenntnis genommen   
Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin
15.05.2019 
24. ordentliche Tagung der Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin mit Zwischenbericht zur Kenntnis genommen   
Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin
20.01.2021 
38. ordentliche Tagung der Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin (per Livstream zu verfolgen unter: https://www.youtube.com/channel/UCt4uaISaAWcRCzrsocY2LrQ) mit Abschlussbericht zur Kenntnis genommen   

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Anlagen:
Antrag Ausschuss FinPersImm 41. BVV
VzK§13 BA, ZB 9. BVV am 13.09.17
VzK§13 BA, ZB Anlage 9. BVV am 13.09.17
VzK§13BezVG BA, ZB 18. BVV am 13.09.18
VzK§13BezVG BA, ZB 24. BVV am 15.05.19
VzK§13BezVG BA, SB 38. BVV am 20.01.2021
VzK§13BezVG BA, SB Anlage 38. BVV am 20.01.2021

Siehe Anlage


 

Bezirksamt Pankow von Berlin

.01.2021

An die
Bezirksverordnetenversammlung

in Erledigung der
Drucksache Nr.: VII-1211

 

Vorlage zur Kenntnisnahme
r die Bezirksverordnetenversammlung gemäß § 13 BezVG

Schlussbericht

Personalentwicklung und Personalmanagement

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

In Erledigung des in der 41. Sitzung der BVV am 29.06.2016 angenommenen Ersuchens der Bezirksverordnetenversammlung Drucksache Nr.VII-1211

Das Bezirksamt wird ersucht das Personalentwicklungskonzept des Bezirksamtes (PEK) - wie im Schlussbericht zur Drs. VI-0613, „Personalentwicklung“ in Grundzügen skizziert - weiterzuentwickeln und dabei insbesondere die veränderten Bedingungen für die Personalentwicklung durch das Bevölkerungswachstum des Bezirks, den hierdurch notwendigen Personalaufwuchs und den demographischen Veränderungen zu berücksichtigen.
Der BVV ist hierzu in einer Vorlage zur Kenntnisnahme jährlich zu folgenden Punkten zu berichten:

  1. Analyse der Beschäftigtenstatistik, u. a.
  • Beschäftigtenstruktur, Personalfluktuation
  • Auswirkungen auf das Personalmanagement
  1. Personalgewinnung und Qualifizierung, u. a.
  • Optimierung von Einstellungsprozessen
  • Bedarfsgerechte berufliche Ausbildung im Bezirksamt, Weiterentwicklung der dualen Berufsausbildung sowie Ausweitung auf Angebote des dualen Studiums bzw. der universitären Ausbildung, Angebot eines Traineeprogramms, stärkere Orientierung in der Ausbildung auf die Kompetenzentwicklung
  • Weiterbildung und berufliche Fortbildung der Beschäftigten (Bedarfe und durchgeführte Maßnahmen), berufsbegleitende Qualifizierungen und Qualifizierung von Bildungspersonal
  • Wissensmanagement in der Bezirksverwaltung und Wissenstransfer von ausscheidenden Mitarbeiter_innen und Mitarbeitern
  • Qualifizierung der Führungskräfte und Führungskräftenachwuchsplanung
  1. Profilierung des Bezirksamtes als attraktiver Arbeitgeber, u. a.
  • Familienfreundliche Arbeitsbedingungen
  • Flexible Arbeitsregelungen für Beschäftigte des Bezirksamtes (z.B. Tele- bzw. Heimarbeit, flexible Arbeitszeitregelungen, Arbeitsregelungen in besonderen Belastungssituationen von Mitarbeiter_innen und Mitarbeitern).
  • Gesundheitsprävention, betriebliche Gesundheitsförderung und Gesundheitsmanagement, Maßnahmen zur Erhöhung der Gesundheitsquote
  • Standard der IT-Ausstattung an den Arbeitsplätzen
  • Barrierefreie Arbeitsplätze
  • Anerkennung und Förderung von ehrenamtlichem Engagement der Mitarbeiter_innen und Mitarbeiter
  1. Chancengleichheit und Diversity, u. a.
  • rderung der Diversity- und interkulturellen Kompetenz
  • Geschlechtergerechtigkeit und Gender Mainstreaming
  • Willkommenskultur in der Pankower Verwaltung
  1. Änderung der Rahmenbedingungen und Reformbedarf, u. a.
  • Aufgabenabschichtungen der Hauptverwaltung an die Bezirke und deren Auswirkungen auf das Personalmanagement
  • Anpassung des Personalzielkonzeptes (VZÄ-Konzept) aufgrund veränderter Aufgaben der Bezirksverwaltung und des Arbeitsumfanges
  • Veränderte Raumbedarfe an Bürodienstflächen durch den Personalaufwuchs
  • Veränderte Aufgabenschwerpunkte in der Personalentwicklung und des Personalmanagements, Zuständigkeiten im Bezirksamt bei der Personalentwicklung und beim Personalmanagement und die Weiterentwicklung deren Aufgaben
  • Veränderungen durch die Digitalisierung der Verwaltung
  • Reformbedarfe aus Sicht des Bezirksamtes in Bezug auf landesrechtliche Regelungen beim Personal“

wird gemäß § 13 Bezirksverwaltungsgesetz für den Berichtszeitraum 01.01.- 31.12.2019 berichtet:

Dieser Bericht erfolgt als Schlussbericht, da für den nächsten Berichtszeitraum durch das Bezirksamt Pankow eine neue Form der Berichterstattung an die BVV beabsichtigt ist. Diese soll sowohl die Struktur der landesweiten Rahmendienstvereinbarung zum Personalmanagement als auch das zu erstellende Personalmanagementkonzept, in welchem das Personalentwicklungskonzept zu integrieren ist, berücksichtigen. Gegenüber der für das Landespersonal zuständigen Senatsverwaltung (Senatsverwaltung für Finanzen) ist die Berichterstattung zum Personalmanagement zu verändern. Aus Gründen des Verwaltungsaufwandes ist daher ist auch eine modifizierte bezirkliche Berichterstattung sinnvoll und zweckmäßig.

Zu 1. Analyse der Beschäftigtenstatistik

Die Anforderungen an die Beschäftigten des Bezirksamtes haben sich gegenüber dem Vorjahresbericht für Jahr 2019 nicht wesentlich verändert. Die aktuellen Beschäftigtenzahlen sowie das Durchschnittsalter der verschiedenen Organisationseinheiten des Bezirksamtes können der Anlage 1 entnommen werden, wobei für Beschäftigungsgruppen von weniger als drei Personen aus Datenschutzgründen kein Durchschnittsalter ermittelt wurde. Anlage 2 gibt die Aufschlüsselung aller Beschäftigten des Bezirksamtes nach Altersgruppen wieder. Im Bezirksamt sind mit Stichtag 31.12.2019 insgesamt 2.326 Personen unbefristet bzw. als Beamt_innen auf Lebenszeit beschäftigt. Der Altersdurchschnitt aller Beschäftigten des Bezirksamtes liegt mit dem Stichtag 31.12.2019 unverändert gegenüber dem Vorjahr bei 50,7 Jahren.

Zur allgemeinen Entwicklung der Beschäftigtenzahlen wird auf die bereits vorgelegten Bezirksamtsbeschlüsse verwiesen. Bedingt durch die „wachsende Stadt“ wird die Anzahl der Beschäftigten weiterhin erhöht. Die zunehmende Zahl der neuen Mitarbeiter_innen, das altersbedingte Ausscheiden von Mitarbeiter_innen und die zunehmende Fluktuation von Mitarbeiter_innen als auch die Digitalisierung der Verwaltung stellen das Personalmanagement des Bezirksamtes vor neue und vielfältige Herausforderungen.

Aufgrund veränderter Marktbedingungen am Arbeitsmarkt ist weiterhin mit einer Zunahme von Beschäftigten und Bewerber_innen zu rechnen, die ihren Arbeitgeber vermehrt danach aussuchen, ob er ihnen attraktiv genug erscheint. Hierauf wurde bereits im letzten Zwischenbericht eingegangen. Zunehmend ist ein nicht unerheblicher Teil der ausgeschriebenen Stellen nicht besetzt, da es vornehmlich an geeigneten Bewerber_innen fehlt. Hier zeigen sich immer noch die Nachwirkungen einer nicht zukunftsorientierten Einsparpolitik des Landes Berlin im Personalbereich.

Altersbedingte Fluktuation 2020-2024

Im Jahr 2019 haben insgesamt 85 Beschäftigte das Bezirksamt altersbedingt verlassen. Dies ist im Vergleich zu den Vorjahren die höchste ermittelte Anzahl. Die voraussichtlichen altersbedingten Personalabgänge der kommenden 5 Jahren werden dem Bezirksamt jährlich per Vorlage zur Kenntnis gegeben. Demnach scheiden in den Jahren 2020 - 2024 voraussichtlich 324 Beschäftigte mit einem Beschäftigungsumfang von 314,2 VZÄ aus. In ca. 13 % der Fälle (42 Stellen) sind Positionen mit Führungsverantwortung betroffen.

Der weitere Ausblick zeigt, dass in den Jahren ab 2023 die geburtenstarken Jahrgänge der Beschäftigten in Ruhestand gehen werden. Entsprechend ist ab 2023 für ungefähr 10 Jahre mit einer sehr hohen Anzahl von jährlich um die 100 altersbedingt freiwerdenden Stellen zu rechnen.

Auswirkungen auf das Personalmanagement

Siehe veränderte Aufgabenschwerpunkte des Personalmanagements unter Ziff. 5.

Zu 2. Personalgewinnung und Qualifizierung

Optimierung von Stellenbesetzungsverfahren

Das Bezirksamt Pankow hat 2019 seine Personalgewinnung in ein Zentrales Bewerbungsbüro (ZBB) überführt. Es wurden entsprechende Stellen besetzt und organisatorisch so aufgestellt, dass die Arbeit als interner Dienstleister Mitte 2019 aufgenommen werden konnte. Parallel dazu hat die Behörde Ende des Jahres 2019 den Pilotbetrieb des Online-Recruitingverfahrens rexx® erfolgreich abgeschlossen und das elektronische Stellenauswahlverfahren in allen Geschäftsbereichen der Dienststelle eingeführt. Der Einführung sind großangelegte interne Schulungenr alle Nutzer_innen in einem Zeitraum von drei Monaten vorausgegangen. Das interne Schulungsteam des Bereichs Personalgewinnung und Qualifizierung sorgte für die organisatorische und inhaltliche Umsetzung. Alle neuen Nutzer_innen wurden ebenfalls von dem Schulungsteam individuell geschult und betreut. Mit Hilfe eines fachbereichsinternen Controlling-Systems wird monatlich nachgehalten, welche Fortschritte sich in der avisierten Verkürzung der Dauer von Stellenbesetzungsverfahren ergeben. Mit diesem Instrument können Schlüsse gezogen werden, welche internen Organisations- und/oder Prozessschritte noch erforderlich sind, um die Stellenbesetzungsverfahren zu optimieren und in diesem Zusammenhang zu beschleunigen. Dabei hält sich das Bezirksamt Pankow weitestgehend an einen Musterprozess für Stellenbesetzungsverfahren, welcher aus einer berlinweiten Arbeitsgruppe zu Musterstellenbesetzungsverfahren entstanden ist. Um die zeitnahe qualitative Umsetzung zu gewährleisten, werden regelmäßig die Abläufe durch das Zentrale Bewerbungsbüro optimiert. Zudem treffen sich die Nutzer_innen des Recruitingverfahrens rexx® regelmäßig in einem Fachaustausch, um Fragen und Probleme zu besprechen.

Bedarfsgerechte berufliche Ausbildung im Bezirksamt

Im Haushaltsplan 2019 wurden Ausbildungsplätze in den Berufen Verwaltungsfachangestellte/r, Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste und Kraftfahrzeugmechatroniker_in im bisherigen Umfang vorgehalten. Die Möglichkeiten der befristeten und unbefristeten Weiterbeschäftigung von Ausbildungsabsolventen/-innen wurden voll ausgeschöpft. So wurden 2019 insgesamt 14 unbefristete Übernahmen unmittelbar nach Beendigung der Ausbildung und 3 befristete Anschlussverträge mit einer Vertragsdauer von 24 Monaten abgeschlossen.

Das Bezirksamt Pankow bildete im Jahr 2019 Auszubildende in folgenden 9 Ausbildungsberufen bzw. Berufsrichtungen aus:

  1. Verwaltungsfachangestellte/r
  2. Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste
  3. KfZ-Mechatroniker_in
  4. Lebensmittelkontrollsekretärsanwärter/-innen
  5. Duales Studium Bauingenieurwesen
  6. Duales Studium Sozialpädagogik und Management
  7. Trainees E9 im nichttechnischen Verwaltungsdienst
  8. Stadtinspektoren_innen auf Probe
  9. Hygienekontrolleure in Ausbildung

Neben den Auszubildenden werden von der Ausbildungsleitung ein Stipendiat im Studiengang „Verwaltungsinformatik“ und zwei Stipendiaten in der Studienrichtung „Soziale Arbeit“ betreut. Im Jahr 2019 befanden sich unter Berücksichtigung der Zu-und Abgänge im laufenden Jahr insgesamt 62 junge Menschen beim Bezirksamt Pankow in einer Berufsausbildung. Zum 01.02./ 11.02./ 01.03./ 01.04./ 01.05./ 01.09./ 01.10.2019 wurden in acht der genannten Berufsrichtungen insgesamt 28 Nachwuchskräfte in Ausbildung neu eingestellt. Darunter waren 14 Auszubildende im Ausbildungsberuf Verwaltungsfachangestellte/r, 4 Auszubildende im Ausbildungsberuf Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste in der Fachrichtung Bibliothek, 1 Kraftfahrzeugmechatroniker_in in der Fachrichtung Nutzfahrzeuge, 2 dual Studierende Sozialpädagogik und Management, 1 dual Studierende Bauingenieurwesen, 2 Hygienekontrolleur_innen in Ausbildung, 4 Trainees E9 sowie 1 Lebensmittelkontrollsekretäranwärter_in. Die Bewerberzahl von 370 im Jahr 2019 ist geringer als die Bewerberzahl des Vorjahres mit 561 Bewerbungen. Die Quote der Ablehnungen im Ergebnis der Vorauswahl lag bei 44 %. Hier entsprachen die persönlichen Voraussetzungen nicht den Anforderungen der Bewerbervorauswahl unter Berücksichtigung der Ausschreibungskriterien. Das Nichtbestehen der Online- Eignungsteste im Ausbildungsberuf “Verwaltungsfachangestellte/r“ war im weiteren Verfahren das Kriterium einer vorzeitigen Absage. Hier schieden nochmals 17% der Bewerber/-innen aus. Zu einem Bewerbungsgespräch in allen Ausbildungsrichtungen konnten ca. 162 junge Menschen eingeladen werden, wobei 147 Gespräche geführt wurden. Die Ausbildungsleitung hielt zu den geeigneten Bewerber_innen bzw. einzustellenden Nachwuchskräften regelmäßigen Mailkontakt. Des Weiteren fand im Juni des Jahres ein erstes Kennenlerntreffen mit allen neuen Auszubildenden im Rathaus Weißensee statt. Hier stellte sich neben der Ausbildungsleitung auch das Jugendamt mit seinen Fachdiensten Kindschaftsrecht sowie die Regionalpädagogische Dienste vor. Die Einführungswoche mit einer zentralen Begrüßungsveranstaltung am 02.09.2019 fand für alle neuen Auszubildenden und anderen Nachwuchskräfte in Ausbildung vom 02.-04.09.2019 im Bezirksamt Pankow statt. An zwei Tagen finden jährlich Azubi-Projekttage mit der Ausbildungsleitung statt. Der erste Projekttag war am 10.05.2019. In Kooperation mit der betrieblichen Sozialberatung des Bezirksamtes Pankow „corrente“ wurde ein Workshop zum Thema „Suchtprävention“ angeboten. Der zweite Projekttag fand am 20.11.2019 im „Deutschen Spionagemuseum“ statt. Thema der Veranstaltung war anlässlich des 30-jährigen Berliner Mauerfalls die „Spionage im Kalten Krieg.“ Im Jahr 2019 waren 52 Dienstkräfte als Praxisanleiter_innen für den nichttechnischen Verwaltungsdienst in 46 Praxisstellen der Aus- und Fortbildungsleitung benannt. Nach wie vor ist festzustellen, dass alle Beschäftigten, die als Praxisanleiter_innen fungieren, mit viel Engagement dieser Aufgabe nachkommen. An den jährlich stattfindenden Praxisanleiter_innentreffen (2 Termine) nehmen diese mit großem Interesse teil. Im Jahr 2019 konnte die Ausbildungsleitung 6 neue Praxisanleiter_innen gewinnen, die nach erfolgreicher Erstunterweisung in diese Tätigkeit unsere Nachwuchskräfte im Ausbildungsberuf „Verwaltungsfachangestellte/r“ ausbilden und betreuen. Das Bezirksamt Pankow erfreute sich auch im Jahr 2019 starker Beliebtheit bei externen Auszubildenden/Umschüler_innen, Schüler_innen und Student_innen, die sich für ein Praktikum sowohl in der technischen als auch nichttechnischen Verwaltung beworben haben. Der Bedarf kann aufgrund fehlender Praxisplätze bzw. Praxisanleiter_innen hier weiterhin nicht gedeckt werden. Es wurden im Jahr 2019 113 Praktikantenverträge abgeschlossen. Von den externen Praktikanten befanden sich 16 im Studium, 14 in einer Ausbildung, 49 von Bildungsträgern, 1 in einer Weiterbildungsmaßnahme, 30 noch in der Schulzeit, 2 Umschüler sowie 10 Weitere, die nicht zugeordnet werden konnten. Aufgrund eines akuten Praxisstellenmangels bzw. fehlender räumlicher Kapazitäten konnten in 2019 in diesem Umfang keine Praxisstellen an externe Praktikanten angeboten werden. Bei der Zuweisung von Praxisstellen haben gemäß Berufsbildungsgesetz grundsätzlich die Auszubildenden des Bezirksamtes Pankow den Vorrang. Aber auch für diesen Personenkreis reichen derzeit die Praxisstellen nicht, so dass über Doppelbelegungen und Heranziehung externer Praxisstellen (Schulsekretariate, Jobcenter Pankow, Ausbildungsbürgeramt Friedrichshain/Kreuzberg) die praktische Ausbildung der Auszubildenden im Ausbildungsberuf „Verwaltungsfachangestellte/r“ sichergestellt wird. Zwischen dem 01.02.2019 und 01.03.2019 wurden vier Trainees E9 für den nichttechnischen Verwaltungsdienst in einem Zeitraum von 24 Monaten befristet mit dem Ziel einer Übernahme eingestellt. Die Stadtinspektoren_innen auf Probe und Trainees E9 durchlaufen hier nach dem Rotationsprinzip 3-4 Einsatzgebiete verschiedener Tätigkeitsbereiche (Dienstleistungs-, Eingriffs- oder steuernde/ planende Verwaltung) mit dem Ziel der Erprobung, Erhöhung der Verwendungsbreite und Einstellung. Im Jahr 2019 konnten sie in den Geschäftsbereichen 1, 2, 3 und 5 eingesetzt werden und in den Bereichen Aus- und Fortbildung, Zentrales Bewerbungsmanagement, Gesundheitsmanagement, Personalbetreuung, Standesamt, Jugendamt und im Schul- und Sportamt ausgebildet und betreut werden. Es ist geplant in den nächsten Jahren bedarfsgerecht weitere Trainees, Stadtinspektoren_innen auf Probe, dual Studierende für das Bauingenieurwesen, Öffentliche Verwaltung sowie Sozialpädagogik und Management einzustellen.  Entsprechende Werbemaßnahmen in Form von Messen insbesondere der Berliner Messen „Stuzubi“ am 26.10.2019 und „Einstieg“ am 09. und 10.11.2019 wurden getroffen. Das Bezirksamt Pankow ist dazu in den entsprechenden überbezirklichen Arbeitsgruppen der Berliner Verwaltung vertreten.

Fort- und Weiterbildung

Die Verwaltungsakademie Berlin bietet den Beschäftigten der Berliner Verwaltung ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm an. Im Rahmen dieses Programmes werden u.a. auch Verwaltungslehrgänge (Verwaltungsgrundlehrgang -VGL, Verwaltungslehrgang I - VL I, Verwaltungslehrgang II VL II) und die Aufstiegslehrgänge angeboten. Seit einigen Jahren ist ein großes Interesse der Beschäftigten des Bezirksamtes Pankow an diesen Lehrgängen festzustellen. Für die Verwaltungslehrgänge 2019 gingen in der Aus- und Fortbildungsleitung 53 Anmeldungen ein. Nach einer internen Vorauswahl und dem eignungsdiagnostischen Verfahren der VAK Berlin erhielt das Bezirksamt Pankow insgesamt für 15 Beschäftigte einen Lehrgangsplatz (7 VGL, 4 VL I, 4 VL II). Davon entfielen insgesamt 8 Plätze auf das Ordnungsamt (größtenteils für den Verwaltungsgrundlehrgang), je 2 Plätze auf das Jugendamt und Sozialamt und jeweils 1 Platz an den Bereich des Bezirksbürgermeisters, des Jobcenters und des Amtes für Bürgerdienste. Im Jahr 2019 konnten insgesamt 14 Inhouse- Veranstaltungen durchgeführt werden. Diese fanden entweder in den Räumlichkeiten der VAk oder des Bezirksamtes statt. Bezüglich der landesweiten Migration der Rechner auf Windows 10/ Office 16 wurden Workshops angeboten, um die Kolleginnen und Kollegen auf die Umstellung bestens vorbereiten zu können. Es wurden im Jahr 2019 7 Workshoptermine angeboten.

Wissensmanagement in der Bezirksverwaltung und Wissenstransfer von ausscheidenden Mitarbeiter_innen

Weiterhin wurden u.a. folgende Maßnahmen selbst durchgeführt und/oder aus bezirklichen Mitteln finanziert:

  • 28 x Stellendoppelbesetzungen (329.740 Euro)
  • 1 x Vertrag mit Seniorexpert_in (450 Euro)
  • 3 x VAK-Workshops: 2 x „Die letzten Berufsjahre aktiv gestalten“, 1 x „Wissenstransfer im Team“ (2.500 Euro)
  • 1x Austausch des Fachbereichs Bibliotheken mit der Musterbibliothek Vantaa, Finnland (8.550 Euro)
  • 3 x Hospitationen Europäischer VerwaltungsMitarbeiter_innenaustausch (2.955 Euro)
  • 15 x Dialogbegleitungen bei ausscheidenden Beschäftigten
  • 2 x Überarbeitung und Druck der Willkommensmappe für neue Beschäftigte
  • 2 x Willkommensveranstaltungen für neue Beschäftigte
  • 2 x Workshops „Wissenstransfer im Team“
  • 1 x Infoveranstaltung zum Wissenstransfer

So wurden in 2019 insgesamt 60 Stellendoppelbesetzungen im Umfang von 210 Monaten geplant und die Finanzierung durch die Senatsverwaltung für Finanzen zugesagt. Allerdings konnten hiervon lediglich 28 Stellendoppelbesetzungen im Umfang von insgesamt 79,5 Monaten (teilweise) realisiert werden. Dies entspricht einer Realisierungsquote von deutlich unter 50%. Im Vergleich zu den Vorjahren ist dies ein starker Rückgang. Schwierigkeiten bei der Umsetzung entstehen, da Austritte oftmals kurzfristig deutlich früher als laut vorliegender Liste geplant erfolgen. Auch gestaltet es sich immer häufiger schwierig geeignetes Personal zur Besetzung der Stellennachfolge zu finden. Dies führt dazu, dass eine Nachbesetzung in diesen Fällen i.d.R. erst nach mehrmonatiger Besetzungslücke, statt mit Stellendoppelbesetzung, erfolgen konnte. Als Folge gehen das wertvolle Wissen und die Erfahrungen der ausscheidenden Beschäftigten verloren und die verbleibenden Kolleg_innen werden mit Mehrarbeit belastet.

Qualifizierung von Führungskräften Führungskräfteprogramm

r Führungskräfte wurden neben dem umfangreichen Fortbildungsprogramm der VAk im Jahr 2019 Inhouseveranstaltungen zur Erweiterung der Führungskompetenz angeboten. Hierzu gehörten 2 ganztägige Inhouse-Veranstaltungen zur Erstellung von Aufgabenkreisbeschreibungen als Grundlage der Stellenbewertung. Zudem besteht die Möglichkeit Coachingangebote der VAk und der externen Sozialberatung zu nutzen. Es werden zunehmend Qualifizierungsreihen und Angebote der VAk genutzt, um die eigene Führungskompetenz zu erweitern. Weitere Aussagen, ob Führungskräftequalifizierung wirkt, lassen sich zum Teil dem landesweiten Personalmanagementbericht (Erstellung Anforderungsprofile, Durchführung MAVG/ Jahresgespräche) entnehmen.

Nachfolgend ein Auszug aus der landesweiten Erhebung zum Stand des Personalmanagements im Land Berlin:

Abbildung 1 Anteil der Aufgabengebiete im Bezirksamt Pankow unterteilt nach Geschäftsbereichen mit vorhandenen Anforderungsprofilen in Prozent (Stichtag: 31.12.2019)

Abbildung 2 Anteil der Beschäftigten im Bezirksamt Pankow unterteilt nach Geschäftsbereichen, mit denen Jahresgespräche/MAVG geführt wurden in Prozent (Stichtag: 31.12.2019)

Zu 3. Profilierung des Bezirksamtes als attraktiver Arbeitgeber

Familienfreundliche Arbeitsbedingungen/ Flexible Arbeitsregelungen für Beschäftigte im Bezirksamt

Im Jahr 2019 haben 22 Mitarbeiter_innen des Bezirksamtes Pankow (davon 16 Frauen und 6 Männer) die alternierende Telearbeit in Anspruch genommen.

GB/ Organisationseinheit nnlich weiblich gesamt

GB 1 3 2 5

GB 2 0 2 2

GB 3 0 1 1

JobCenter (kommunal) 2 4 6

GB 4 0 3 3

GB 5 1 4 5

Die Senatsverwaltung für Finanzen hat mit dem Hauptpersonalrat des Landes Berlin am 09.08.2019 eine Rahmendienstvereinbarung zur alternierenden Telearbeit abgeschlossen. Danach ist es (theoretisch) möglich, dass jeder Mitarbeitende ohne Angaben von Gründen Telearbeit beantragen kann und diese gewährt werden kann, sofern die dienstlichen Aufgaben dieses zulassen. Ein Rechtsanspruch auf Telearbeit bzw. Homeoffice lässt sich aus dieser RDV nicht ableiten.

Umgang mit Belastungssituationen von Mitarbeiter_innen

Geschäftsbereich 1

Steuerungsdienst/ Serviceeinheit Finanzen und Personal

Fachbereiche Personalmanagement/ Organisation

Der bisherige Fachbereich Personalmanagement und Organisationsentwicklung wurde zum 01.07.2019 in zwei neue Fachbereiche überführt. Der neue Fachbereich Personalmanagement umfasst die Gruppe Personalgewinnung und Qualifizierung (Aus- und Fortbildung, Recruiting) sowie die Gruppe Personalmanagement (Personalentwicklungsberatung, Wissensmanagement, Gesundheitsmanagement). Die Gruppenleitung Personalgewinnung und Qualifizierung wird derzeit kommissarisch durch die Ausbildungsleitung wahrgenommen. Für die Gruppe Personalmanagement wurde eine neue Gruppenleitung eingerichtet und diese Stelle öffentlich ausgeschrieben. Die Fachbereichsleitung für den Bereich Personalmanagement wird derzeit vertretungsweise durch die Gruppenleitungen des Fachbereichs Organisation wahrgenommen, da diese derzeit nicht im Dienst ist.

Der Fachbereich Organisation umfasst die Gruppe Organisation und die Gruppe Stellenbewertung. Die Fachbereichsleitung Organisation wurde kommissarisch durch die Gruppenleitung Organisation wahrgenommen.

Wissensmanagement: Der hohe Anstieg der altersbedingten sowie sonstigen Personalfluktuation im Bezirksamt war auch in 2019 zu verzeichnen. Dies stellt den Bereich Wissensmanagement vor große Herausforderungen. So nahm die Anzahl der Personalaustritte, die durch das Wissensmanagement mit einer Beratung und/oder Dialogbegleitung unterstützt werden, stark zu. In den letzten Jahren wurden etliche Instrumente der Nachbesetzungsplanung, des Wissenstransfers bei Austritten sowie des Onboardings etabliert, die nun parallel nur mit hoher Anstrengung fortgeführt werden können. Weiterhin wurden einige Aufgaben (Willkommensveranstaltung) aus anderen Bereichen des Personalmanagements übernommen. Gleichzeitig standen von den im Bezirksamt ausgebildeten Dialogbegleitungen nur noch wenige tatsächlich zur Begleitung von Austritten zur Verfügung. Hierfür wurden bei den Dialogbegleiter_innen Zeitmangel aufgrund von Aufgabenverdichtung, Sonderaufgaben oder Personalwechsel als Grund benannt. Es gestaltete sich schwierig, diese Kapazitätslücken wieder mit neuen Dialogbegleitungen (als Zugleichaufgabe ohne Ausgleich) zu füllen. Weitere Belastungen ergaben sich aus den gesetzlichen Anforderungen an die Barrierefreiheit der Intranetseiten sowie der hinterlegten Downloads. Gleiches gilt für die manuell notwendige nderung aller Downloadelemente des Intranetauftritts in Imperia 9. Erschwert wird das Erreichen der geänderten Anforderungen durch fehlende Ausstattung mit den notwendigen EDV-Programmen und unzulängliche Vorgaben/Schulungen.

Personalentwicklungsberatung: Seit dem 01.08.2019 ist eine von zwei Stellen in der Personalentwicklungsberatung vakant. Neben zusätzlichen Aufgaben, die sich auch durch die Umsetzung der neuen Rahmendienstvereinbarung Personalmanagement ergeben, erfolgt vertretungsweise die Aufgabenwahrnehmung durch einen Personalentwicklungsberater bis auf weiteres. Dieser wurde in Teilbereichen ab dem 16.09.2019 durch eine Trainee in einzelnen Aufgaben unterstützt. Weitere Entlastungen erfolgten nicht. Zusätzlich wird die Aufgabe der Ansprechperson für Diversity durch die Personalentwicklungsberatung wahrgenommen. Dieser ist Mitveranstalter einer internen AG "Pankow zeigt Haltung. Diskriminierungssensibles Arbeitsumfeld".

Stellenbewertung: Durch den bestehenden Antragsstau ist der Arbeits- und Leistungsdruck im Bereich Stellenbewertung im Jahre 2019 dauerhaft hoch gewesen. Entgegengewirkt wurde durch die Einrichtung einer Einsatzmöglichkeit für eine*n Rechtsreferendariatskandidat_in (bis 30.11.2029). Eine zusätzlich eingerichtete unbefristete Vollzeitstelle für eine*n Sachbearbeiter_in konnte ab 01.10.2019 besetzt werden und ab 01.12. konnte eine auf ein Jahr befristete Teilzeitstelle (22 Wostd.) besetzt werden. Erfolge sind bisher noch nicht sichtbar geworden, da es für die neuen Mitarbeiter_innen eines längeren Einarbeitungszeitraums bedarf. Außerdem ist der Antragseingang, insbesondere bei den prioritär zu bearbeitenden Anträgen, nach wie vor auf sehr hohem Niveau.

Fachbereich Personalangelegenheiten/Personalwirtschaft:

Im Bereich der Personalbetreuung war in 2019 bei den Personalsachbearbeitern durch Unterbesetzung (3 unbesetzte Stellen durch Krankheit, Elternzeit und ungeeigneten Bewerbern) eine zusätzliche Belastung wegen notwendigen Vertretung der vakanten Arbeitsgebiete zu verzeichnen. Gleichzeitig musste die Umsetzung der neuen Tarifverträge einschl. der Entgeltordnung (z.B. der Umwandlung von E9-Gruppen in E9A und E9B-Gruppen, der Einführung von S-Gruppen für Sozialarbeiter und Erzieher, u.a.) erfolgen.

Rechtsamt

Die Belastungssituation der juristischen Referenten_innen und der Dienstkräfte in der Inkassostelle hat sich im Jahr 2019 weiter verschärft. Der Grund lag diesmal einerseits an neuerlichen langfristigen Erkrankungen zweier Dienstkräfte - wobei eine juristische Dienstkraft auch jetzt noch krankgeschrieben ist - und an den angewachsenen Vorgangszahlen in verschiedenen Bereichen des Rechtsamts. Dass die Aufgaben dennoch erledigt wurden, ist allein dem Engagement der Dienstkräfte des Rechtsamts zu verdanken. Trotz der zahlreichen Stellenaufwüchse in den Abteilungen, wurde dem Rechtsamt keine reine zusätzliche juristische Referentenstelle zuerkannt. Es ist lediglich erreicht worden, dass eine Vertretung für die erkrankte juristische Referentin befristet eingestellt werden konnte, wobei diese Krankheitsvertretung erst zum Beginn des Jahres 2020 ihren Dienst aufnehmen konnte und somit im Berichtsjahr 2019 keine Entlastung brachte. Als Kompensation sind zudem die Stellen des/der Datenschutzbeauftragten und des/der Antikorruptionsbeauftragten beim Rechtsamt angesiedelt worden, denn sie sollen jeweils zum Teil auch juristische Referententätigkeit wahrnehmen können. Es ist jedoch gegenwärtig unklar, ob sie hierfür in Anbetracht ihrer Beauftragten Tätigkeit noch freie Kapazitäten haben werden. Im Übrigen sind diese Stellen noch nicht besetzt, die Auswahlverfahren laufen noch. Im Ergebnis wird mit dieser Entscheidung wohl hauptsächlich ein Aufgabenzuwachs des Rechtsamts und allenfalls eine nur schwer einschätzbare Teilentlastung der Dienstkräfte des Rechtsamts verbunden sein. Um angesichts der Arbeitsbelastung des Rechtsamts dennoch eine Kompensation zu erreichen, konnte auf eigenes Betreiben des Rechtsamts im Herbst 2019 wenigstens für sechs Monate ein Trainee zur Entlastung der Inkassostelle und für neun Monate, beginnend ab November 2019, ein Regierungsrat auf Probe zur Entlastung der juristischen Referenten_innen gewonnen werden. Im Ergebnis ist trotz des insgesamt erheblichen Stellenaufwuchses aufgrund anderer Prioritätensetzung des Bezirksamts für das Rechtsamt dauerhaft allenfalls dadurch eine geringfügige Kompensation möglich, dass die genannten Beauftragten möglicherweise in begrenztem Umfang auch juristische Referentätigkeiten wahrnehmen können. Verbessern würde sich die Situation spürbar wohl erst dann, wenn die Krankheitsvertretung für die juristische Dienstkraft über die Zeit der Krankheit der juristischen Referentin hinaus und zusätzlich behalten werden könnte.

Amt für Weiterbildung und Kultur

Fachbereich VHS:

Im Fachbereich Volkshochschule bestand im gesamten Jahr 2019 eine besondere Belastungssituation durch die bis in die Gegenwart andauernde Verzögerung bei der Durchführung und beim Abschluss des Stellenbesetzungsverfahren zur Nachbesetzung der Stelle der Programmbereichsleitung Deutsch als Fremdsprache. Davon ist nicht nur die Mitarbeiterin betroffen, die das Amt kommissarisch ausübt, sondern auch die bisher nicht erfolgte Neubesetzung der Stelle der stellvertretenden Fachbereichsleitung (Verzögerung des internen Interessenbekundungsverfahrens bis zur Besetzung der Programmbereichsleitung) sowie die Besetzung von weiteren freien Stellen (OPM und Sachbearbeitung). Im letzten Quartal 2019 entstand eine besondere Belastungssituation durch das zu diesem Zeitpunkt bekannt gewordene vorzeitige Ausscheiden der Verwaltungsleiterin/Geschäftsführerin der VHS zum 31.01.2020. Es wurde kurzfristig ein interner Wissenstransfer organisiert, der der stellvertretenden Geschäftsführerin ermöglichen sollte, die Arbeitsaufgaben bis zur Neubesetzung der Stelle zu übernehmen. Diesen Belastungssituationen wurde insbesondere gegengesteuert durch die Unterstützung der VHS-Verwaltung durch einen aus dem Bereich Parkraumbewirtschaftung abgeordneten Kollegen und durch den Einsatz von freien Mitarbeiter_innen.

Fachbereich Bibliotheken:

r die neuen und zusätzlichen Aufgaben fehlt in der Stadtbibliothek Personal. Die Standorte sind personell alle unterausgestattet. Die Bewerber_innensituation für Bibliohekar_innenstellen sieht schlecht aus. In einzelnen Fällen gab es nur Bewerber_innen auf eine Hausleitungsstelle. Die Auswahl der Bewerber_innen um die Ausbildungsplätze wird zusätzlich durch Mitarbeiter_innen der Stadtbibliothek geleistet. Die Stadtbibliothek Pankow befindet sich in einem enormen Veränderungsprozess. Der Veränderungsprozess wird durch einen Fokus auf Dienstreisen, Exkursionen und umfängliche Weiterbildungen begleitet, um ein Verständnis für die neuen Anforderungen und Aufgaben zu vermitteln. Im kommenden Jahr wird mit den Mitarbeiter_innen ein partizipatives Leitbild erarbeitet, um den Veränderungsprozess gut zu begleiten. Um dem Personalmangel zu begegnen und um auf die anstehenden Demographischen Veränderungen zu reagieren, wurde die Anzahl der Ausbildungsplätze wieder erhöht. Für die zusätzlichen komplexen Aufgaben wurden zwei Stellen eingerichtet (IT-Leitung, Medienpädagogin).

Fachbereich Kunst und Kultur:

Im Fachbereich Kunst und Kultur ballen sich akut Aufgaben, die über lange Jahre aufgrund Sanierungs- und Investitionsstau nicht umgesetzt werden konnten. Sie laufen nun zeitgleich und müssen von denjenigen Mitarbeitern_innen bewerkstelligt werden, die auch das reguläre laufende Geschäft tragen. Hinzu kommen besondere Belastungssituationen durch die Herausforderungen der wachsenden Stadt.

Dazu gehören

  • Die Vorbereitungen für die Wiedereröffnung des Praters laufen auf Hochtouren, festes Personal hierfür wird aber frühestens im Spätsommer bereitstehen.
  • Es stehen für das Eröffnungsjahr der Galerie Prater keine Veranstaltungsmittel im Haushalt, so dass diese über zusätzliche Drittmittel zeitaufwändig akquiriert werden müssen.
  • Die Sanierung des Kulturareals Ernst-Thälmann-Park bedeutet einen gravierenden Planungsaufwand im Fachbereich
    • Planungen für BIZ-Buch
    • Ausbau der Galerie Brotfabrik
    • im Bereich Kunst im öffentlichen Raum weitreichende Wettbewerbe, etc.
    • Elternzeitvertretung im Bereich Kunst- und Kulturförderung
    • verstärkte Nachfrage und Notwendigkeit zur Aktualisierung von Stellenbewertungen (BAKs)
  • Prinzipiell fehlt Personal für die Umsetzung von stetig anfallenden Aufgaben, die den Betrieb in den Einrichtungen gewährleisten sollten. Hier behilft sich der Fachbereich mit freien Kräften, das bedeutet aber einen erheblichen Mehraufwand, da keine Kontinuität gewährleistet ist, das Team sich immer wieder neu finden muss (das betrifft insbesondere den Bereich der Techniker, Auf- und Abbau, Betreuung von Ausstellungen).
  • erhöhter Einsatzbedarf für Bestand und Mitwachsen der kulturellen Infrastruktur durch die wachsende Stadt
  • Unterstützung fehlt im Fachbereich langfristig für verwaltungstechnische Aufgaben, Kulturelle Bildungsaufgaben, Technik

Personalaufstockung als konkrete Maßnahme im Fachbereich Kunst und Kultur: Der Fachbereich bemüht sich mit dem Geschäftsbereich 1 um Erweiterung des Mitarbeiters_innenstammes, um die Belastungssituationen nicht weiter zuzuspitzen. Über zehn Monate konnte eine Teilzeitkraft für die organisatorischen Vorbereitungen im Prater gewonnen werden. In der Galerie Pankow wurde eine Stelle zur Unterstützung im Bereich Kunst im öffentlichen Raum / Kunst am Bau vergeben, in der Galerie Parterre für die Kunstsammlung. Die Stellenausschreibung für die Galerie Prater ist in Vorbereitung, für Volontariatsstellen ebenso. Eine Kraft aus dem Überhang konnte in die Galerie Pankow eingegliedert werden. Gearbeitet wird in den Einrichtungen weiter auch mit Stellen, die durch das Jobcenter gefördert werden, wie auch mit Honorarkräften. Vereinbarkeit von Familie und Beruf: Versuch zur Einrichtung eines Homeoffice-ros für eine Mitarbeiterin (konnte leider durch lange Wartezeiten in der IT-Stelle nicht zum rechten Zeitpunkt umgesetzt werden, soll aber langfristig Erleichterung schaffen).

Fachbereich Museum/ bezirkliche Geschichtsarbeit:

Im Berichtszeitraum konnten zwei Stellen für Ausstellungsmanagement (E9) und Sachbearbeitung Sekretariat (E4) neu geschaffen werden. Gleichzeitig gingen zwei Stelleninhaberinnen für die Arbeitsbereiche Museumspädagogik/Öffentlichkeitsarbeit (E9) und Sammlungsleitung/Leihverkehr f. Sonderausstellungen (E 9) in den Ruhestand. Die Arbeitsaufgaben und Aufgabenzuschnitte der beiden ausgeschiedenen Mitarbeiter_innen gegen Ende des Jahres 2019 können seitdem bis zur Wiederbesetzung der beiden Arbeitsstellen nicht vollumfänglich erfüllt werden und müssen zum Teil von den verbliebenen Mitarbeitern_innen vorübergehend mit erledigt werden. Im Zuge der Neubesetzung und das Ausscheiden der Stelleninhaber_innen wurde insgesamt die Arbeitsorganisation den veränderten personellen Bedingungen organisatorisch und inhaltlich angepasst. Die Neueinstellungen haben sich für die Belastung in der Organisationseinheit insgesamt deutlich entlastend ausgewirkt.

Fachbereich Musikschule:

Der Altersdurchschnitt der festangestellten Lehrkräfte und Leitungskräfte liegt bei 59 Jahren. Auf Grund des geringen Anteils an Festanstellungen im Vergleich zu Honorarkräften verteilt sich die Aufgabenerledigung bei zunehmender Themenvielfalt und neuen Herausforderungen auf die wenigen vorhandenen Schultern. Das hat eine Multifunktionalität für jeden Einzelnen zur Folge, die neben der Unterrichtsleistung zu erheblicher Stressbelastung führt. Ebenso führen immer neue Bestimmungen und neue rechtliche Grundlagen und die eigentlich zur Kompensation von hoher Quantität einzusetzenden PC-Anwendungen zu einem ständigen Spagat zwischen den Arbeitsaufgaben und damit eintretender Verunsicherung (z.B. Datenschutz versus Kontakt zu Schülereltern auf der Warteliste). Schlecht funktionierende und nicht zuverlässige Informationstechnik erschweren die Arbeit zusätzlich. Wesentliche Maßnahmen zur Entlastung und Vermeidung von stressbedingten Dauererkrankungen kann ausschließlich die Verlagerung von Aufgaben auf mehr Mitarbeiter_innen sein. Entsprechendes Fachpersonal wäre auf dem Stellenmarkt verfügbar, es fehlen jedoch die ausreichenden Stellen. Es muss mehr jüngeres Personal zu dem vorhandenen erfahrenen Personal hinzutreten.

Sozialraumorientierte Planungskoordination:

Nach Abschluss der Stellenbesetzungsverfahren im Vorjahr (2018) war mit Eintritt in das Jahr 2019 das neue, erstmals zusammengestellte Team der OE SPK komplett. Für die OE SPK standen im Jahr 2019 die Teambildung/Teamentwicklung und grundsätzliche Fragen der Arbeitsorganisation im Vordergrund. Wenig förderlich wirkte die in der ersten Jahreshälfte noch bestehende provisorische räumliche Unterbringung der drei Regionalkoordinatoren. Seit August 2019 teilen diese sich ein Großraumbüro. Nach Rücktritt des Leiters der SPK übernahm die kommissarische Leitung daraufhin BzBmRef. Im Dezember gab es dann zwei weitere ganztägige Teamcoachings, in denen es vor allem um die Arbeitsorganisation und die Klärung der inhaltlichen Ausrichtung der OE SPK ging.

Integrationsbeauftragte

Eine besondere Belastungssituation war in 2019 die unbesetzte Stelle der Integrationsbeauftragten und damit fehlende personelle Ressourcen. Eine konkrete Maßnahme war die Einstellung einer Projektmitarbeiterin für einen begrenzten Zeitraum.

Geschäftsbereich 2

Stadtentwicklungsamt (Stadt)

Die Arbeitsbelastung, d. h. durch die eingehenden Anträge, Anfragen und Anzeigen etc., im Fachbereich Bau- und Wohnungsaufsicht ist in 2019 in etwa gleich hoch wie in den vergangenen Jahren. Zwar wurden die zwei 2018 neu zugeführten Stellen für Technische Sachbearbeiterinnen Ende 2018 besetzt, aber da der "Markt von Fachleuten mit vertieften Kenntnissen im Bauordnungsrecht fast leergefegt" ist, bindet die Einarbeitung der neuen, zwar hoch qualifizierten, aber eben im Bauordnungs- und Verwaltungsverfahrensrecht unerfahrenen Technischen Sachbearbeiter_innen hohe personeller Ressourcen bei den bestehenden erfahrenen Mitarbeitern_innen. Im Jahr 2019 erfolgte eine Umstrukturierung im Fachbereich Bau- und Wohnungsaufsicht (FB BWA) mit dem Ziel, in der Summe die gestellten Aufgaben effizienter abarbeiten zu können. Dies stellte bzw. stellt jedoch für einige Technische Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter weil andere neue Aufgaben durch sie abgearbeitet werden mussten und müssen eine gewisse Herausforderung dar. Im Jahr 2019 waren sechs weitere Stellen, davon drei Gruppenleiterinnen/Gruppenleiter neu zu besetzen. Unabhängig der personellen Situation führt noch immer die seit Jahren von der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Wohnen angekündigte, nach wie vor ausstehende Möglichkeit der vollelektronischen Vorgangsbearbeitung zu dem Umstand, dass die Vorgangsbearbeitung einerseits in Papier- und anderseits mittels des (unvollständigen) elektronischen Bauverwaltungsprogramms eBG erfolgen muss, was schlichtweg eine höchst unerfreuliche doppelte Aktenführung, sprich Mehrbelastung aller Beteiligten, bedeutet. Das Durchschnittsalter hat sich durch die neuen Stellenbesetzungen gesenkt. In der Gesamtschau sieht sich der FB BWA auf einem guten Weg.

Im Fachbereich Stadtplanung kam es durch erhöhte Ansprüche an die Kommunikation mit der Öffentlichkeit zu besonderen Belastungssituationen. Außerdem fordert die steigende Menge der städtebaulichen Projektbearbeitung und -beteiligung sowie zunehmende Komplexität der Planungsinhalte den Mitarbeitern eine erhöhte Belastbarkeit ab. Weitere Belastungen durch Abschichtung diverser Aufgaben der Fachbereichsleitung an die Gruppenleiter auf Grund der Doppelfunktion von Amtsleiter und Fachbereichsleiter seit Mitte 2017. Erhebliche Belastung durch Bürgeranfragen und Inanspruchnahme von Sprechzeiten. Erheblicher Druck durch Beschwerden bezüglich Ablehnungen, negativer Stellungnahmen. Auf Grund fehlender Kapazitäten in der Bauleitplanung werden immer aufwändigere und umfassendere Vorhabenvorbereitungen und Antragsbearbeitungen durch Klärungserfordernisse im Rahmen zahlreicher Rechtsgebiete erforderlich.

Auf Grund des immer höheren Aufwands dauern Bearbeitungen jedweder Arbeit zunehmend länger, was die Unzufriedenheit der Bürger und Antragsteller weiter erhöht. Durch strukturierte Projektplanung und Prioritätensetzung sowie durch Arbeitsorganisation innerhalb der Arbeitsgruppen wird versucht, die Belastung möglichst gering zu halten. Weitere geeignete Maßnahmen konnten allerdings nicht getroffen werden.

Amt für Bürgerdienste (BüD)

Dem gesellschaftlichen Wandel folgend, nimmt die Aggressivität gegenüber den Mitarbeitenden zu. Insoweit bleibt weiter Aufgabe Sicherheitskonzepte zu erstellen, auf dem Laufenden zu halten und Mitarbeitende für den Umgang mit „Problemklientel“ zu sensibilisieren und Schulungsmöglichkeiten anzubieten. Gleichwohl sind hier aber auch einheitliche und verbindliche organisatorische und technische Voraussetzungen von der Dienststelle zu treffen. Weitere anhaltende Belastungen folgen aus Gesetzesänderungen oder Vorgaben aus Verwaltungsvorschriften.

Geschäftsbereich 3

Jugendamt (Jug)

Im Jugendamt Pankow kam es aufgrund der personellen weiterhin nicht auskömmlichen Situation, mit Stand 31.12.2019 nach wie vor 44 VZÄ (Stellen) verteilt auf nahezu alle Fachdienste und Arbeitsbereiche des Jugendamtes, immer wieder zu Belastungssituationen, die im Jugendamt fortwährend verringert wurden, insoweit dies mit den zur Verfügung stehenden Möglichkeiten des Jugendamtes realisierbar ist. Jede/r Leitungskraft ist verantwortlich bestehende Belastungen zu minimieren, indem z.B. Aufgaben anders verteilt oder andere Unterstützungs- und Entlastungsmöglichkeiten gefunden werden.

Die Jugendamtsdirektorin hat u.a. folgende Maßnahmen umgesetzt:

  • die zur Verfügung stehenden neuen personellen Ressourcen insbesondere in die Bereiche zu geben, in denen der Bedarf prioritär hoch ist, z.B. RSD und Unterhaltsvorschuss; dies wurde in 2019 weiterhin so durchgeführt
  • Fortwährend weitere personelle Ressourcen an verantwortlichen Stellen einzufordern, um den Dienstbetrieb dauerhaft aufrechterhalten zu können
  • organisatorische Veränderungen vorzunehmen, u.a. im Bereich der Regional Sozialpädagogischen Dienste (RSD) mit Einführung einer neuen RSD Struktur (Nord, Süd, Ost und West) einschl. der neuen RSD Region Nord sowie der Weiterentwicklung von Standards und Verfahren, organisatorische Veränderungen im Bereich des Unterhaltsvorschusses, Verlagerung des Aufgabenfeldes der Jugendberufshilfe in den FD 6 aufgrund der Einführung des Jugendfördergesetzes im FD 1, Aufbau eines Teilhabefachbereichs Jugend aufgrund der Einführung des Bundesteilhabegesetzes (BTHG), organisatorische Veränderungen im Bereich der Tagespflege u.a.
  • Freiwerdende Leitungspositionen zielgerichtet und zukunftsorientiert zu besetzen, u.a. Regionalleitungen im RSD, FD 5
  • Maßnahmen zur Personalgewinnung und Entwicklung weiterzuentwickeln und fortwährend umzusetzen, u.a.
    • Kooperation mit Hochschulen, u.a. Projektarbeiten
    • Praktika
    • Tour de Chance „Bezirksrallye mit freien Trägern“
    • Praxisbörsen an Hochschulen
    • Teilnahme am Berlin Tag
    • Einsatz von studentischen Einsatzkräften
    • Nutzen von Wissenstransfermaßnahmen
    • Willkommensmappe, Willkommenstermine, Willkommensfortbildung, Einarbeitungen
    • Duale Ausbildung Sozialarbeit
    • Erstellung eines Imagefilms zur Personalgewinnung
    • glichkeit der Beteiligung, u.a. in Projekten, AGs, Forum Jugendamt etc.
    • u.a.
  • rderung der Gesundheit, u.a. durch die Umsetzung der AG Gesundheitsförderung mit Organisation eines Gesundheitstages des Jugendamtes in 2019.
  • rderung der Sicherheit, u.a. Netalarm (stiller Alarm am Arbeitsplatz bei Gefährdungssituationen), Supervisionen, Coaching, Schulungen, Durchführung von Begehungen, offensive Durchführung des Brandschutzes
  • rderung der Fort- und Weiterbildung, u.a. auch durch Umsetzung von Inhouseveranstaltung des Jugendamtes, Umsetzung der Akademie Jugendamt.
  • rderung der Kommunikation und der Zusammenarbeit im Jugendamt, u.a. durch Umsetzung vom Forum Jugendamt, Jugendamtsfest, Newsletter der Jugendamtsleitung etc.
  • Umsetzung eines Diversity Prozesses und Prozess der interkulturellen Öffnung im Jugendamt und Durchführung von Diversity Schulungen
  • u.a.

Sozialamt (Soz)

Es sind weiterhin verstärkt Personalabgänge zu verzeichnen auf Grund altersbedingter Ausscheidung von MA und erfolgreichen Bewerbungen auf die Vielzahl freier Stellen im Land Berlin. Nachbesetzungen scheitern immer häufiger an geeigneten Bewerber_innen und z.T. auch strukturellen Problemen. Teilweise kommt es zu mehrmaligen Wiederholungsausschreibungen. Betroffen sind alle Ebenen, von der Amtsleitung über die Gruppenleitung bis hin zur Sachbearbeitung. Das betraf die Amtsleitung, Gruppenleitung Fallmanagement und Sachbearbeitung in der Eingliederungshilfe, Sachbearbeiter_in Eingliederungshilfe, Hilfe zur Pflege, Grundsicherung/Hilfe zum Lebensunterhalt. In der Prüfung sind erweiterte Maßnahmen zur Personalgewinnung. Die andauernde Mehr- und Überlastung des verbleibenden Personals kann trotz Optimierung von Arbeitsprozessen und Reduzierung von Arbeitsschritten nicht mehr erfolgreich entgegengewirkt werden. Durch Evaluierung der Belastungssituationen in den einzelnen Bereichen und damit verbundener Personalverschiebung soll zumindest erreicht werden, dass alle Bereiche in etwa der gleichen Belastungssituation ausgesetzt sind. Weitere Belastung war die Vorbereitung der Umsetzung der 3. Stufe des Bundesteilhabegesetzes (BTHG). Dadurch ist es zu einer wesentlichen Ausweitung der überbezirklichen Arbeitsgruppen gekommen, welche zeitintensiv sind und zusätzliche Fahrzeiten verursachen. Hier wurde versucht, die Teilnahme an den AG auf unterschiedliche Akteure zu verteilen

Wirtschaftsförderung (WiFö)

In der Wirtschaftsförderung hatten wir krankheitsbedingt Ausfall einer Kollegin ab Anfang Juni 2019. Dadurch wurden alle Kollegen_innen in die Aufgaben der fehlenden Kollegin zusätzlich eingebunden. Ab Dezember 2019 konnte vor allem durch den unkomplizierten Umgang mit unserer Situation und den lösungsorientierten Reaktionen in der zuständigen Büroleitung eine Teilzeitkraft für einige Aufgaben im Rahmen der Vertretung bis zur Gesundung der Kollegin eingestellt werden. Somit wurde ein Teil der zusätzlichen Belastungen von allen Kolleg_innen abgenommen.

 

 

Geschäftsbereich 4

Ordnungsamt (Ord)

Die größte Belastung in 2019 stellte die Sanierung von Haus 6 im laufenden Dienstbetrieb dar. Sowohl die Lärm- als auch die Baustaubimmissionen waren regelmäßiger Anzeigegrund durch Gruppen- und Amtsleitung. Abhilfe konnte nur bedingt geschaffen werden; nahezu ausnahmslos durch die Bereitschaft und das Entgegenkommen der tätigen Kollegen_innen und das Werben um Verständnis. Die zugehörigen Umzüge mit keinen oder kurzen Schließzeiten, führten zu weiteren Belastungssituationen, die ein Nacharbeiten und die Auflösung des angestauten Fallaufkommens zusätzlich zum täglichen Geschäft notwendig machten. Die seitens des Dienst- und Bauherren getroffenen Maßnahmen (Verteilung von Kopfhörern) reichten bei weitem nicht aus. Auch die Reinigungsmaßnahmen waren und sind heute noch unzureichend.

Die Stellenbesetzungsverfahren von altersbedingt ausgeschiedener Kollegen, bzw. der Wegfall von Stellenanteilen, führten zu weiteren spürbaren Belastungen. Da Besetzungsverfahren auf Grund fehlender Eignung der Bewerber auch ohne Auswahl beendet oder neu geführt werden mussten, blieben Sachgebiete lange Zeit unbesetzt, mit der Folge von Arbeitsrückständen. Hier konnte bedingt der Einsatz von Trainees und Stadtinspektor_innen auf Probe Abhilfe schaffen, mit der zeitlich begrenzten Mehrarbeit im Rahmen der jeweiligen Einweisung/Ausbildung der neuen Kollegen_innen, die dann jedoch mit dem erworbenen Wissen nach 9 Monaten regelmäßig die Dienststelle wieder verlassen. Dies zeigt, dass die bloße Bereitstellung von freien Stellen auf dem Papier, keine merkliche Entlastung ohne geeignete Bewerber_innen bringen kann. Weitere Belastungen sind die Zunahme aggressiver und distanzloser Bürgervorsprachen zu den im Bereich ohnehin schwierigen Sachverhalten bezüglich der Eingriffsverwaltung, sowohl in Ordnungswidrigkeiten- als auch in Verwaltungsverfahren. Auch hierzu sollte dringend über die Auswahlmöglichkeit beim Versand von Emails zu Klarnamen oder Dienstnummern zeitnah diskutiert und eine Gefährdungsbeurteilung vorgenommen werden. Abhilfe wird hier im Rahmen von Deeskalationstrainings und Weiterbildungen geschaffen, welche aber nicht immer den theoretischen Ansatz in die Praxis transportieren können.

Gewerbe

Eine erkrankte Kollegin war auch im Jahr 2019 dauerhaft dienstunfähig und musste weiterhin durch die Kollegen vertreten werden. Die im Vorjahr begonnene vorübergehende Übertragung höherwertiger Tätigkeiten auf eine Kollegin mit niedriger Eingruppierung und die Wiederbescftigung einer sich im Ruhestand befindenden Kollegin wurde weitergeführt. Als weitere große Belastung wird das Arbeiten im Großraumbüro empfunden. Es entstanden Generationskonflikte und Kommunikationsschwierigkeiten. Die räumliche Situation kann nicht abschließend geändert werden, gegenständlich konnten nur zusätzliche Trennwände aufgestellt werde. Für das Team wurde ein Teamentwicklungsworkshop an der VAK genutzt und in 2020 weitergeführt.

Zentralen Anlauf- und Beratungsstelle des Ordnungsamtes (ZAB)

In der Zentralen Anlauf- und Beratungsstelle des Ordnungsamtes besteht die Belastung in der täglichen Auseinandersetzung mit den Bürgerbeschwerden/Meldungen bzw. den unterschiedlichsten Bürger_innen. Die Gespräche in mündlicher Form sowie die schriftliche Kommunikation sind oft nicht einfach, da die Bürger_innen ihren Emotionen freien Lauf lassen oder die Mitarbeiter_innen der Zentralen Anlauf- und Beratungsstelle dafür verantwortlich machen, wenn durch ein anderes Amt keine bzw. eine verspätete Handlung erfolgt ist. Es wird angestrebt die Rolle der Zentralen Anlauf- und Beratungsstelle für den Bürger deutlicher zu machen. Die ZAB ist eine erste Anlaufstelle für den Bürger und lediglich dafür verantwortlich die Meldungen in die zuständigen Bereiche, Ämter o.ä. zur weiteren Bearbeitung und Veranlassung zu geben. Hierzu wurde eine Arbeitsgruppe im LABO ins Leben gerufen, installiert.

Allgemeiner Ordnungsdienst/ Parkraumbewirtschaftung (AOD/PRK)

Aufgrund des Klimawandels erfolgt eine immer höhere gesundheitliche Belastung durch aggressive Sonnenstrahlung, Hitze und erhöhte Ozonwerte. Nach Rücksprache mit der Senatsverwaltung für Inneres wird an der Verbesserung der Dienstkleidung gearbeitet und entsprechend den neuen Anforderungen angepasst. Eine stetige Anpassung der Dienstkleidung an den Klimawandel ist angestrebt, damit die Dienstkleidung den Ansprüchen bei Hitze und Kälte Stand hält.

Veterinär- und Lebensmittelaufsicht (VetLeb)

Veterinär- und Lebensmittelaufsicht (VetLeb): Die Kontrollbereiche der Tierärzt_innen und Lebensmittelkontrolleur_innen sind zu groß, die Pflichtaufgaben sind innerhalb der normalen Dienstzeit nicht zu schaffen. Jahrelanges Bemühen um Änderung der Art und Weise der Dienstkräftezuteilung für VetLeb scheitern regelmäßig an Einwänden der Senatsverwaltung für Finanzen und der Geschäftsstelle Produktkatalog (Stichwort: Kosten- und Leistungsrechnung) sowie an der fehlenden Aufgabenkritik in der Berliner Verwaltung (Pflichtaufgaben vs. freiwillige Aufgaben). Zusätzlich hat sich in den letzten Jahren herauskristallisiert, dass durch die unterschiedlichen Besoldungsstrukturen der Bundesländer verstärkt Personal in andere Bundesländer abwandert, weil es dort eine bessere Besoldung gibt. Aus diesem Grund ist es unabdingbar, dass endlich die Berliner Besoldungsstrukturen angepasst werden, da es uns sonst nicht mehr gelingen wird Fachpersonal zu rekrutieren.

Umwelt- und Naturschutzamt (UmNat)

Die Amtsleitung war seit 05/2019 nicht mehr anwesend (Mutterschutz/Elternzeit), dies führte zu einer Mehrbelastung insbesondere für die Sachgebietsleitungen. Die Aufgaben der Amtsleitung wurden aufgeteilt, weiterhin eine Vertretung/Unterstützung für den Bereich der Landschaftsplanung eingestellt

Geschäftsbereich 5

Gesundheitsamt (Ges)

Um zusätzliche Belastungssituationen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter_innen und Mitarbeiter zu vermeiden, wurden Stellenbesetzungsverfahren mit ausreichendem Vorlauf initiiert. Auch im Jahr 2019 war die Personalfluktuation im Gesundheitsamt durch Renteneintritt oder Wechsel zu anderen Dienststellen groß. So erhielten der Zahnärztliche Dienst eine neue Zahnärztin, der Sozialpsychiatrische Dienst eine Ärztin und der Kinder- und Jugendpsychiatrische Dienst eine weitere Psychologin. Eine Ärztin erhielt die Möglichkeit zum Besuch des Amtsarztlehrganges. Der Kinder- und Jugendgesundheitsdienst bekam eine neue Leiterin, und neu eingestellte Sozialarbeiterinnen und Verwaltungskräfte schlossen die entstandenen Lücken im FB 1 und 3. Darüber hinaus wurden auch in diesem Jahr Fortbildungsveranstaltungen für alle Berufsgruppen bewilligt, die der Erweiterung des Fachwissens, der außerfachlichen Fähigkeiten und der Gesunderhaltung der Dienstkräfte dienten. Schwerbehinderte Mitarbeiter_innen wurden durch eine individuelle leidensgerechte Arbeitsplatzausstattung unterstützt. Zur langfristigen Erhaltung der Arbeitsfähigkeit wurden Anträge auf Arbeitszeitverkürzungen trotz großer Arbeitsdichte befürwortet. Auch Telearbeitsplätze wurden bewilligt, wenn die Aufgaben dies zuließen. Die Instrumente des betrieblichen Eingliederungsmanagements wurden bei länger bzw. wiederholt erkrankten Dienstkräften dazu genutzt, um Rückkehrmöglichkeiten in den Berufsalltag bzw. veränderte Einsatzgebiete zu finden. Wie auch in den Vorjahren wurden dazu die BEM-Gespräche angeboten und das Hamburger-Modell zur Wiederkehr in das Berufsleben genutzt.

Schulamt (Schul)

Die Einführung des IT-Programms „LUSD“ stellt den Bereich Schulorganisation vor neue Herausforderungen. Das Programm für Schulplatzverteilung befindet sich noch in der Entwicklungsphase und so müssen vor allem im Grundschulbereich bestimmte Arbeiten doppelt vorgenommen und Datensätze von mehr als 5.000 potentiellen Erstklässlern doppelt gepflegt werden um die Rechtssicherheit bei Widerspruchs- und Klageverfahren gehrleisten zu können. Im Fachbereich Sport sorgt die gleichzeitige Sperrung mehrerer Sporthallen aufgrund von Sanierungs- und Baumaßnahmen zu deutlicher Mehrarbeit bei der Organisation der Verlagerung der Sportangebote. Die wachsende Bevölkerung Pankows wirkt sich auf die Nachfrage nach zusätzlichen Vereinsanageboten besonders auf kommunalen Sportflächen und Sporthallen aus. Die Aufgaben der Mitarbeiter_innen der Wirtschaftsstelle haben sich nicht zuletzt durch das rasante Wachstum der Einwohnerzahlen und somit auch Schülerzahlen im Bezirk Pankow und den massiven inhaltlichen Veränderungen von der reinen Bestell- und Rechnungsbearbeitung im Laufe der Jahre, in eine eigenverantwortliche Sachbearbeitung (z. B Mittagessenausschreibung, BuT, Beschaffung von Ausstattung) entwickelt. Hinsichtlich der Verantwortung und auch der Quantität sind die Anforderungen sind in den letzten Jahren sukzessive gestiegen.

Besondere Belastungssituationen werden immer wieder durch krankheitsbedingte Langzeitausfälle, Erziehungszeiten von Dienstkräften sowie zusätzlichen Aufgaben ausgelöst. Für zusätzliche Belastung der Mitarbeiter_innen und Mitarbeiter im Schul- und Sportamt sorgen die hohen Temperaturen in den Büroräumen während der Sommerperiode. Es fehlen Jalousien bzw. andere hitzesenkende Elemente. Bei der IT-Technik kommt es wiederholt zu Störungen und Ausfällen welche stundenlange Arbeitseinschränkungen nach sich zieht. Die genannten Belastungssituationen lassen sich weder verringern noch ad hoc beseitigen. Aber sie wurden und werden durch besonderen Einsatz der Kolleg_innen gemeistert.

Serviceeinheit Facility Management (SE FM)

Die Situation hat sich gegenüber dem letzten Bericht nicht wesentlich verändert. Die Aussagen dazu gelten trotz aller Anstrengungen daher auch weiter.

In der SE Facility Management sind in den verschiedenen Fachbereichen eine Vielzahl von Belastungssituationen für die Mitarbeiter_innen und Mitarbeiter aufgetreten. Als Hauptgründe wären hier vor allem zu nennen:

  • Personalfluktuation die dazu führen, dass die Arbeitsfähigkeit von ganzen Arbeitsgruppen enorm eingeschränkt ist (hier vorrangig auf höherdotierte Stellen im Land Berlin)
  • Bewilligung zusätzlicher Stellen (VZÄ Aufwuchs) die aufgrund fehlenden Vorlaufs nicht schnell besetzt werden konnten
  • Nichtbesetzung von Stellen, die durch die Eistellungsverfahren nicht ausgeglichen werden konnten, da keine qualifizierten Bewerber_innen vorhanden waren
  • Fachkräftemangel in verschiedenen Ingenieursberufen (Mangelberufe)
  • krankheitsbedingte Ausfälle in Leitungspositionen
  • zusätzliche Belastungen durch Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Einführung in die verschiedenen Projekte
  • zusätzliche Aufgaben in bisher ungekannten Dimensionen (u.a. Schulbauoffensive, Clusterung von Grundstücken, E-Gouvernement-Gesetz)

Zur Verringerung der Belastungen wurde eine Vielzahl von Maßnahmen ergriffen, die jedoch nicht darüber hinwegtäuschen können, dass die Belastung in den einzelnen Fachbereichen immer noch sehr hoch ist.

Zu den eingeleiteten Maßnahmen gehörten u.a.:

  • die Instrumente des betrieblichen Eingliederungsmanagements um alle Möglichkeiten in der Dienststelle zu nutzen die möglich sind (Umsetzung organisatorischer Maßnahmen, Übergangseinsätze um Rückkehrmöglichkeiten zum Berufsalltag zu finden, Anwendung Hamburger Modell usw.)
  • Befürwortung von Anträgen auf Arbeitszeitverkürzung entsprechend den tariflichen Möglichkeiten und dem Anspruch eines familienfreundlichen Arbeitsgebers gerecht zu werden trotz großer Arbeitsdichte. Im günstigsten Fall können diese Zeitanteile für befristete Einstellungen genutzt werden.
  • Unterstützung bei der Ausstattung einer leidensgerechten Arbeitsplatzausstattung
  • Unterstützung von Anträgen für Homeoffice sofern Datenschutz und Ergonomie dem nicht entgegenstehen und dies wirtschaftlich vertretbar ist
  • Begleitung des Wissenstransfers bei Führungskräften durch die Personalentwicklung und die Leitung der SE FM
  • Umsetzung von Workshops mit besonders betroffenen Fachbereichen/ Abteilungen

Gesundheitsmanagement

Die Gesundheitsquote 2019 beträgt für das Bezirksamt Pankow 88,90%. Im Vergleich zum Kalenderjahr 2018 hat sich die Gesundheitsquote um 0,9 % Punkte verbessert.  Die Bezirksverwaltungen insgesamt haben eine Gesundheitsquote von 87,45 %, somit liegt das BA Pankow um 1,45 % über dem Bezirksdurchschnitt. Die Zahlen basieren auf dem Datenmaterial des Gesundheits-Monitoring das monatlich und Quartalsweise über die Senatsverwaltung für Finanzen zur Verfügung gestellt wird.

Wie bereits in den vergangenen Jahren wurde auch im Berichtjahr 2019 den Beschäftigten des Bezirksamtes Pankow (inklusive Jobcenter) eine externe Mitarbeiterberatung angeboten (EAP). Die Nutzungsrate ist mit 2,3 Prozent bei einer erwarteten Nutzung von 3 - 4 Prozent im rückläufigen Nutzungsrahmen.

Folgende Aktivitäten wurden mit Corrente 2019 durchgeführt:

  • Gesundheitstag am 26.03. 2019 im RH Pankow mit Vortrag zum Thema Stress
  • Willkommensveranstaltung im RH Pankow mit Infostand
  • Workshop Suchtprävention für Azubis
  • Gesundheitstag in der VHS Pankow für das Jugendamt

Seit Januar 2017 nnen die Beschäftigten die Kurse der Volkshochschule Pankow aus der Sparte Gesundheit zum ermäßigten Entgelt besuchen (siehe BA-Beschluss VIII-0055/2017). Im Frühjahr- und Herbstsemester 2019 haben insgesamt 45 weibliche Beschäftigte an den Kursen der Volkshochschule (Sparte Gesundheit) teilgenommen.

Weiterhin wird seit vielen Jahren in den Dienstgebäuden Rathaus Weißensee und Rathaus Pankow eine mobile Massage angeboten. Dem jeweiligen Bedarf angepasst findet die Massage im wöchentlichen bzw. zweiwöchentlichen Turnus statt. Leider kann das Angebot nicht auf andere Standorte ausgeweitet werden, weil es keinen Raum für die Physiotherapeutin gibt. Im März 2019 fand der Gesundheitstag zum Thema Stress im Rathaus Pankow ganztägig statt.

Barrierefreie Arbeitsplätze

Das Bezirksamt Pankow ist an der Schaffung guter Arbeitsbedingungen für die Beschäftigten und die Gewährleistung der erforderlichen Arbeitssicherheit in Bezug auf Arbeitsgestaltung und Ergonomie interessiert. Regelmäßig finden Arbeitsplatzbegehungen durch die Ergonomiebeauftragte und den Sicherheitsingenieur statt.

Auch im Jahr 2019 wurden behindertengerechte Arbeitsplatzausstattungen beim Integrationsamt beantragt und bewilligt bzw. sind derzeit noch im Geschäftsgang. Des Weiteren wurden im Jahr 2019 weitere finanzielle Unterstützungsleistungen beim Integrationsamt beantragt, die zum Großteil auch bewilligt wurden. Es handelt sich um Anträge für den Minderleistungsausgleich und Anträge für personelle Unterstützung.

Weitere Arbeitsplätze nicht schwerbehinderter Beschäftigter wurden leidensgerecht ausgestattet. Gemäß der BA-Vorlage zur Arbeitsplatzausstattung (VIII-0069/2017), wonach ab 2018 sukzessive alle Büroarbeitsplätze mit elektromotorisch höhenverstellbaren Tischen ausgestattet werden sollen, wurden 132 „Dienstältere“ Beschäftigte angeschrieben. Von diesen stellten 50 Beschäftigte einen Antrag auf die Beschaffung eines elektromotorisch höhenverstellbaren Schreibtisches und erhielten diesen im Berichtsjahr 2019. Im Rahmen der Führsorgepflicht des Arbeitgebers, wurden für Beschäftigte mit einem Betriebsärztlichen Gutachten weitere 48 elektromotorisch höhenverstellbare Schreibtische angeschafft. Im Rahmen der 3. Änderung des Arbeitsmaterials zum TV-Infotechnik / Kostenerstattung von Bildschirmarbeitsbrillen, wurden 120 Anträge auf Bildschirmarbeitsbrillen bearbeitet.

Im Rahmen der Maßnahmen zur Verbesserung der barrierefreien Arbeitsplätze wurden im Rathaus Pankow zwei Aufzüge in Betrieb genommen. Die begonnene Neugestaltung des Rathaushofs ist weitestgehend barrierefrei. Ebenso wurde ein neuer Aufzug im Kopfbau des Hauses 7 Fröbelstr.17 in Betrieb genommen.

Standard der IT- Arbeitsplätze

Mit der Umstellung der Arbeitsplätze von Windows 7 mit Office 2010 auf Windows 10 in Verbindung mit Office 2016, mit der im Bezirksamt im Mai 2019 begonnen wurde und bis Juli/August 2020 abgeschlossen sein muss wird etwas mehr als die Hälfte aller Arbeitsplätze mit modernsten Endgeräten von HP mit 8 GB RAM und einer SSD ausgestattet sein. aufgrund der Veränderung der technologischen Anforderungen durch die Umstellung des bisherigen Betriebssystems erfolgte ein umfangreicher Austausch der eingesetzten Drucker. Die zum Teil noch vorhandenen Einzelplatzdrucker an Arbeitsplätzen auch bei Doppel- oder Dreifachbelegung der Büros werden durch 1 leistungsfähigen Netzwerkdrucker ersetzt. Der im Jahr 2018 begonnene großflächige Austausch der eingesetzten 17“- und 19“-TFT-Bildschirme auf mindestens 22“-TFT konnte im Jahr 2019 wegen der Windowsumstellungen sowohl aus finanziellen als auch aus Kapazitätsgründen nicht fortgeführt werden. Die Umstellung auf 22“-TFT-Bildschirme wird sich daher voraussichtlich bis in das Jahr 2021 hinziehen. Die von vielen Mitarbeitenden angefragte und gewünschte Ausstattung mit 2 Bildschirmen an den Arbeitsplätzen lässt sich aktuell, auch finanziell bedingt, nur an den Arbeitsplätzen umsetzen, an denen auf Grund der konkreten Vorgaben eines eingesetzten Fachverfahrens die fachliche Notwendigkeit belegbar ist.

Anerkennung und Förderung von ehrenamtlichem Engagement von Mitarbeiter_innen

Mitarbeiter_innen haben jederzeit, wenn sie dies möchten, die Möglichkeit, sich ehrenamtlich zu engagieren. Für die „Anonymen Insolvenzler“ wurden Räume der Wirtschaftförderung nach Dienstschluss zur Verfügung gestellt und somit auch im Rahmen unserer Tätigkeit dem gleichnamigen Verein Möglichkeiten zur Beratung in Berlin gewährt. Eine Reihe von Mitarbeiter_innen engagieren sich ehrenamtlich in den Fördervereinen der Musikschulstandorte. Außerdem arbeiten sie z.B. im Beirat der Rathauskonzerte Pankow ehrenamtlich mit, um ein regelmäßiges qualitätsvolles Konzertprogramm im Bezirk planen zu können. Dazu gehört dann auch die Vorbereitung für diese Konzerte sowie deren Durchführung. Im Ordnungsamt engagieren sich 4 Mitarbeiter_innen ehrenamtlich. (Tierschutz, DRK, Breitensport). Hierzu werden Lehrgänge, Fortbildungen und Sonderurlaube zugunsten der Mitarbeiter_innen genehmigt.

Zu 4. Chancengleichheit und Diversity

rderung der Diversity- und interkulturellen Kompetenz/ Geschlechtergerechtigkeit und Gender Mainstreaming

Die Förderung der Diversity- und interkulturellen Kompetenz nimmt weiterhin einen weiteren wichtigen Aufgabenschwerpunkt zur Umsetzung der interkulturellen Öffnung der Berliner Verwaltung ein. Die Studie „Vielfalt in Pankow“ (2014) bildet die Handlungsgrundlage für das Bezirksamt. An dieser Stelle sei auch auf den BA- Beschluss VIII-053/2018 „Bericht des Bezirksamtes zur Umsetzung der „Charta der Vielfalt“ vom 18.12.2018 verwiesen, der der BVV vorliegt.

Hierzu gehört neben der Förderung der Diversity- und interkulturellen Kompetenz auch die Stärkung der Europakompetenz der Berliner Verwaltung (siehe Senatsbeschluss SB 1078_ 2018 vom 20.03.2018 "Maßnahmen zur Srkung der Europakompetenz der Berliner Verwaltung"). Im Rahmen der dort festgelegten Aufgaben und Maßnahmen zur Personalentwicklung und Qualifizierung ermöglicht das Bezirksamt Pankow in dem gemeinsamen Projekt der Berliner Bezirke „Locals go Europe!“ (LoGo Europe) bereits seit mehreren Jahren EU- Hospitationen in europäischen Partnerverwaltungen zum Wissenstransfer und zur europaweiten Vernetzung. 2017 absolvierten zwei Beschäftigte in Stockholm (Stadtentwicklung) und Graz (Straßen- und Grünflächenamt) ein vierwöchiges Praktikum. 2019 waren drei Beschäftige zur Hospitation in Belfast (Gesundheitsamt), Palermo (Bereich Integration) und Instabul (Bereich Bezirksverwaltung).

Willkommenskultur in der Pankower Verwaltung

Die Wichtigkeit, das Bezirksamt Pankow als attraktiven Arbeitgeber im zunehmenden Wettbewerb zu positionieren nimmt deutlich zu, um das notwendige Personal gewinnen und binden zu können. Eine ausgeprägte Willkommenskultur ist dabei als Teil der Arbeitgeberattraktivität zu verstehen. Bereits in 2016 wurde mit dem BA-Beschlusses VII-1571/2016 vom 26.04.2016 die Einführung konkreter Maßnahmen zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität und zur Entwicklung einer Willkommenskultur für neue Beschäftigte beschlossen. Die wesentlichen Maßnahmen hieraus wurden bereits umgesetzt und sind etabliert.

So erhalten bereits seit 03/2018 alle neuen Mitarbeiter_innen mit der Beschäftigungsaufnahme eine Willkommensmappe mit Informationen zum Arbeitsplatz, dem Bezirksamt und dem Bezirk. Ebenfalls stehen den Führungskräften seit diesem Zeitpunkt Checklisten, Vorlagen für Einarbeitungspläne, Hinweise für Pat_innen sowie Leitfäden und Arbeitsmaterialien für ein 6-Wochen- und Probezeitgespräch zur Verfügung. Diese Unterlagen unterstützen die Führungskräfte bei der Schaffung einer Willkommenskultur im Zusammenhang mit der Einarbeitung neuer Beschäftigter.

Ergänzend findet zweimal jährlich eine zentrale Willkommensveranstaltung für alle neuen Beschäftigten statt. Auf dieser werden die Beschäftigten durch das BA-Gremium willkommen geheißen und lernen weitere zentrale Bereiche des Bezirksamtes kennen. Auch besteht die Möglichkeit zum Austausch aller Beteiligten untereinander.

Insgesamt konnte mit den eingeführten Maßnahmen die Willkommenskultur bereits ein großes Stück weiterentwickelt werden. Ziel für die Zukunft muss nun noch eine flächendeckendere Anwendung der zur Verfügung stehenden Unterlagen sein. Gleichzeitig sollten zukünftig aber auch die bereits im Bezirksamt arbeitenden Beschäftigten im Sinne der Mitarbeiter_innenbindung wieder stärker in den Fokus rücken.

Zu 5. Änderung der Rahmenbedingungen und Reformbedarf

Aufgabenabschichtungen der Hauptverwaltung auf die Bezirke und Auswirkungen auf das Personalmanagement

Aufgabenabschichtungen aus dem Bereich der Hauptverwaltung auf die Bezirksverwaltung erfolgten im Jahr 2019 nicht. Durch die Einrichtung von Arbeitsgruppen zu und das Neuaufsetzen von verschiedenen durchaus wichtigen Themen des Personalmanagements steigt der Aufwand der fachlichen Koordination mit der Senatsebene. Dies bedeutet einen erhöhten personellen Aufwand, der neben der Schaffung von grundlegenden Prozessstrukturen und Standards im Bezirksamt Pankow erledigt werden muss.

Anpassung des Personalzielkonzeptes (VZÄ) aufgrund veränderter Aufgaben der Bezirksverwaltung

Das Personalzielkonzept (VZÄ) für das Bezirksamt Pankow fand im Berichtszeitraum 2012- 2016 Anwendung.

Veränderte Raumbedarfe an Bürodienstflächen durch den Personalaufwuchs

Aufgrund des massiven Personalaufwuchses durch Ausweitung der Aufgaben des Bezirksamtes (Mustergesundheitsamt, Mietendeckel, Teilhabegesetz u.a.) der Drehscheibenproblematik im Rahmen der Sanierungsarbeiten in der Fröbelstr., der ausstehenden Brandschutzsanierung in der BA 252-260 und im Rathaus Pankow ergeben sich enorme Raumbedarfe.

Die zusätzlichen Anmietungen in der Tino-Schwierzina-Str. sind im HA gescheitert. Der Auftrag von SenFin zur Nachverdichtung und entsprechenden Erklärungen zur Raumnutzung in 3 Bürodienstgebäuden ist erledigt.

Veränderte Aufgabenschwerpunkte in der Personalentwicklung und des Personalmanagements

Es gibt nach wie vor drei wesentliche Schwerpunkte in den nächsten Jahren:
 

a)    die Bewältigung von nicht endenden, großen Wellen von Einstellungsprozessen als besondere Herausforderung und Zunahme der Fluktuation von Beschäftigten

b)    die Unterbringung von gesundheitlich beeinträchtigten Beschäftigten und der Umgang mit besonderen Belastungssituationen

c)     Kulturwandel des Bezirksamtes hin zur Integration von neuen Beschäftigten und Weiterentwicklung von „Altbeschäftigten“ mit allen Einstellungs- und Wertefragen sowie Entwicklung einer adäquaten Führungskultur

d)    Umsetzung der neuen Rahmendienstvereinbarung des Landes Berlins zum Personalmanagement

 

r alle oben genannten drei Bereiche gibt es verschiedene Aspekte, an denen wir bereits arbeiten und Themen vorbereiten, z.B. folgende:
 

zu a)

  • Gestaltung von Standards zur Unterstützung von Auswahlprozessen in der Moderation
  • fallweise Beratung von Führungskräften in schwierigen Auswahlsituationen
  • Erarbeitung von Handreichungen für Führungskräfte beispielweise zur Führung von besonders schwierig durch die Führungskräfte empfundenen Personalgesprächen
     

zu b)

  • Prozessbeschreibung zur Unterbringung gesundheitlich eingeschränkter Personen auch in Abstimmung mit der Senatsverwaltung
  • Unterstützung und Motivation der Akteure in besonders angespannten Situationen der Alltagsbewältigung
  • Durchsetzen von Regelungen zur Vermittlung von gesundheitlich eingeschränkten Personen
  • Fallweise Erstellung und Beratung von Personen
     

zu c)

  • Integration von Neubeschäftigten (Bewältigung des „Kulturschocks“ von neuen Mitarbeiter_innen und Motivation zum Bleiben und Sich- Einbringen)
  • Wertschätzen des schweren Mühens der „Altbeschäftigten“ in der Vergangenheit des Sparens und Weiterentwickeln von Werten und Nutzung von Kompetenzen (z.B. Prioritäten setzen), die in den Zeiten des Sparens auch „untergegangen“ sind. (Es ist wichtig, die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu tun.)
  • Verständigung über „alte“ und „neue“hrungskompetenzen und Integration zu einem neuen gemeinsamen Verständnis des Führens
  • Schaffung einer neuen Führungskultur, die Mitarbeiter_innen bei der Arbeit unterstützt durch Schaffung von Voraussetzungen des strukturierten und gesundheitsförderlichen Arbeitens
     

zu d)

Mit Inkrafttreten der Rahmendienstvereinbarung Personalmanagement ist diese landesweit umzusetzen. Im Bezirksamt Pankow hat sich Ende 2017 der Ausschuss Personalmanagement konstituiert, der neben dem Bezirksbürgermeister, Amtsleitungen als auch die Beschäftigtenvertretungen (beratend Mitarbeiter_innen des Personalmanagements) angehören.

 

Der Ausschuss für Personalmanagement hat folgende Aufgaben:

  • kontinuierlicher Austausch über die Ausgestaltung,
  • Weiterentwicklung und Wirksamkeit eines ganzheitlichen Personalmanagementkonzeptes Begleitung von Personalmanagementprozessen (z. B. Stellenplan, Personalbedarf, Personalabgänge, Umorganisationen)
  • Beratung von Zieldefinitionen und Zeit- und Maßnahmenplanungen (z. B. Fortbildungs- und Qualifizierungsbedarfe, Rotationen, Wissensmanagementprozesse, Leistungsprämien)
  • Vorbereitung und Empfehlung von Entscheidungen

 

Veränderungen durch die Digitalisierung der Verwaltung

Die Digitalisierung der Verwaltung, vorangetrieben und begründet vor allem durch das E-Government-Gesetz des Landes Berlin, wird enorme Veränderungen in der Vorgehensweise der Arbeitserledigung in der gesamten Verwaltung mit sich bringen. Es werden derzeit durch das Geschäftsprozessmanagement (GPM) in allen Bezirksämtern und Senatsverwaltungen sämtliche Geschäftsprozesse analysiert, um diese dann zu optimieren, mit dem Ziel einer berlinweiten Standardisierung. Diese sollen anschließend in digitaler Form umgesetzt werden. Parallel dazu soll bis Ende 2022 die elektronische Aktenführung (E-Akte) berlinweit eingeführt werden. Auch dies wird die Arbeitsweise an den einzelnen Arbeitsplätzen sehr stark verändern, ob sie diese tatsächlich auch vereinfachen wird, ist derzeit noch nicht gesichert abschätzbar. Die Vorbereitung der Einführung der E-Akte wurde mit dem Beschluss des Bezirksamts VIII 0709/2019 zum Projektauftrag zur Schaffung der Voraussetzungen für die Einführung des IKT-Basisdienstes „Digitale Akte“ im Bezirksamt Pankow von Berlin (Projekt „E-Akte ready Pankow“) 29.01.2019 gestartet. Durch die hauptsächlich durch die zentrale IKT-Steuerung verursachten zeitlichen Verzögerungen in grundlegenden zentralen Teilprojekten des komplexen berlinweiten Projektes E-Akte wird sich das bezirkliche Projekt „E-Akte ready Pankow“ vermutlich um ein Jahr bis zum 31.12.2021 verlängern. Bis dahin sind für den Bezirk die entsprechenden Schritte und Maßnahmen zu definieren und umzusetzen, um auch in Pankow die digitale Aktenführung bis Ende 2022 erfolgreich umzusetzen. Ein weiteres Handlungsfeld bilden die vorwiegend zentral eingesetzten Fachverfahren. Diese müssen sich an den Vorgaben der IKT-Steuerung orientieren und dann auf dem sogenannten „Berlin-PC“ lauffähig sein. Das bedeutet, dass sehr viele Fachverfahren eine schrittweise Modernisierung erfahren werden oder neue zentrale Verfahren durch die fachlich zuständigen Senatsverwaltungen eingeführt werden. Erforderlich ist es in jedem Fall alle Mitarbeiter rechtzeitig in diesem sehr umfangreichen „Modernisierungsprogramm“ mitzunehmen und sie von den sich dabei eröffnenden Chancen zu überzeugen.

Reformbedarfe aus Sicht des Bezirksamtes in Bezug auf landesrechtliche Regelungen beim Personal

Der demografische Wandel in der Verwaltung stellt diese nach wie vor insbesondere bei der Nachbesetzung von Stellen von Führungspositionen mit Ergebnisverantwortung vor große Herausforderungen. Die Rahmendienstvereinbarung zum Personalmanagement und Ausführungsvorschriften zur Beurteilung für die Beamt_innen (durch die jetzt zuständige Senatsverwaltung für das Landespersonal (Senatsverwaltung für Finanzen) ist mittlerweile erlassen. Deren Umsetzung als auch die beabsichtigte analoge Anwendung der Beurteilungsvorschriften stellt das behördliche Personalmanagement neben der Optimierung von Stellenbesetzungsverfahren vor vielfältige, komplexe und umfangreiche Herausforderungen.

Haushaltsmäßige Auswirkungen

keine

Gleichstellungs- und gleichbehandlungsrelevante Auswirkungen

Dieser Bericht stellt dar, welche Maßnahmen das Bezirksamt Pankow zur Förderung der Diversity- und interkulturellen Kompetenz/ Geschlechtergerechtigkeit und des Gender Mainstreaming ergreift, um diese zu befördern.

Auswirkungen auf die nachhaltige Entwicklung

keine

Kinder- und Familienverträglichkeit

Entfällt

 

 

ren Benn

 

 

 
 

Legende

Ausschuss Tagesordnung Drucksache
Bezirksverordnetenversammlung Aktenmappe Drucksachenlebenslauf
Fraktion Niederschrift Beschlüsse
Kommunalpolitiker/in Auszug Realisierung
   Anwesenheit Kleine Anfragen