Drucksache - VII-1211  

 
 
Betreff: Personalentwicklung und Personalmanagement
Status:öffentlich  
 Ursprungaktuell
Initiator:Ausschuss für Finanzen, Personal und ImmobilienBezirksamt
   
Drucksache-Art:AntragVorlage zur Kenntnisnahme § 13 BezVG /ZB
Beratungsfolge:
Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin Vorberatung
29.06.2016 
41. ordentliche Tagung der Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin ohne Änderungen in der BVV beschlossen   
Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin
13.09.2017 
9. ordentliche Tagung der Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin mit Zwischenbericht zur Kenntnis genommen   
Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin
12.09.2018 
18. ordentliche Tagung der Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin mit Zwischenbericht zur Kenntnis genommen   
Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin
15.05.2019 
24. ordentliche Tagung der Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin mit Zwischenbericht zur Kenntnis genommen     

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Anlagen:
Antrag Ausschuss FinPersImm 41. BVV
VzK§13 BA, ZB 9. BVV am 13.09.17
VzK§13 BA, ZB Anlage 9. BVV am 13.09.17
VzK§13BezVG BA, ZB 18. BVV am 13.09.18
VzK§13BezVG BA, ZB 24. BVV am 15.05.19

Siehe Anlage


Drs. VII-1211, Personalentwicklung und Personalmanagement

Bezirksamt Pankow von Berlin

.2019

An die
Bezirksverordnetenversammlung

in Erledigung der Drucksache Nr.:
VII-1211

 

Vorlage zur Kenntnisnahme
r die Bezirksverordnetenversammlung gemäß § 13 BezVG

3. Zwischenbericht

Personalentwicklung und Personalmanagement

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

In Erledigung des in der 41. Sitzung der BVV am 29.06.2016 angenommenen Ersuchens der Bezirksverordnetenversammlung Drucksache Nr.VII-1211

„Das Bezirksamt wird ersucht, das Personalentwicklungskonzept des Bezirksamtes (PEK) - wie im Schlussbericht zur Drs. VI-0613, „Personalentwicklung“ in Grundzügen skizziert - weiterzuentwickeln und dabei insbesondere die veränderten Bedingungen für die Personalentwicklung durch das Bevölkerungswachstum des Bezirks, den hierdurch notwendigen Personalaufwuchs und den demographischen Veränderungen zu berücksichtigen.

Der BVV ist hierzu in einer Vorlage zur Kenntnisnahme jährlich zu folgenden Punkten zu berichten:
 

1.     Analyse der Beschäftigtenstatistik, u. a.

  • Beschäftigtenstruktur, Personalfluktuation
  • Auswirkungen auf das Personalmanagement

2.     Personalgewinnung und Qualifizierung, u. a.

  • Optimierung von Einstellungsprozessen
  • Bedarfsgerechte berufliche Ausbildung im Bezirksamt, Weiterentwicklung der dualen Berufsausbildung sowie Ausweitung auf Angebote des dualen Studiums bzw. der universitären Ausbildung, Angebot eines Traineeprogramms, stärkere Orientierung in der Ausbildung auf die Kompetenzentwicklung
  • Weiterbildung und berufliche Fortbildung der Beschäftigten (Bedarfe und durchgeführte Maßnahmen), berufsbegleitende Qualifizierungen und Qualifizierung von Bildungspersonal
  • Wissensmanagement in der Bezirksverwaltung und Wissenstransfer von ausscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
  • Qualifizierung der Führungskräfte und Führungskräftenachwuchsplanung

3.     Profilierung des Bezirksamtes als attraktiver Arbeitgeber, u. a.

  • Familienfreundliche Arbeitsbedingungen
  • Flexible Arbeitsregelungen für Beschäftigte des Bezirksamtes (z.B. Tele- bzw. Heimarbeit, flexible Arbeitszeitregelungen, Arbeitsregelungen in besonderen Belastungssituationen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern).
  • Gesundheitsprävention, betriebliche Gesundheitsförderung und Gesundheitsmanagement, Maßnahmen zur Erhöhung der Gesundheitsquote
  • Standard der IT-Ausstattung an den Arbeitsplätzen
  • Barrierefreie Arbeitsplätze
  • Anerkennung und Förderung von ehrenamtlichem Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

4.     Chancengleichheit und Diversity, u. a.

  • Förderung der Diversity- und interkulturellen Kompetenz
  • Geschlechtergerechtigkeit und Gender Mainstreaming
  • Willkommenskultur in der Pankower Verwaltung

5.     Änderung der Rahmenbedingungen und Reformbedarf, u. a.

  • Aufgabenabschichtungen der Hauptverwaltung an die Bezirke und deren Auswirkungen auf das Personalmanagement
  • Anpassung des Personalzielkonzeptes (VZÄ-Konzept) aufgrund veränderter Aufgaben der Bezirksverwaltung  und des Arbeitsumfanges
  • Veränderte Raumbedarfe an Bürodienstflächen durch den Personalaufwuchs
  • Veränderte Aufgabenschwerpunkte in der Personalentwicklung und des Personalmanagements, Zuständigkeiten im Bezirksamt bei der Personalentwicklung und beim Personalmanagement und die Weiterentwicklung deren Aufgaben
  • Veränderungen durch die Digitalisierung der Verwaltung
  • Reformbedarfe aus Sicht des Bezirksamtes in Bezug auf landesrechtliche Regelungen beim Personal“

Es wird gemäß § 13 Bezirksverwaltungsgesetz für den Berichtszeitraum 01.01.- 31.12.2018 berichtet:

Zu 1. Analyse der Beschäftigtenstatistik
 

Die Anforderungen an die Beschäftigten des Bezirksamtes haben sich gegenüber dem Bericht für Jahr 2017 nicht wesentlich verändert. Die aktuellen Beschäftigtenzahlen sowie das Durchschnittsalter der verschiedenen Organisationseinheiten des Bezirksamtes können der Anlage 1 entnommen werden, wobei für Beschäftigungsgruppen von weniger als drei Personen aus Datenschutzgründen kein Durchschnittsalter ermittelt wurde. Anlage 2 gibt die Aufschlüsselung aller Beschäftigten des Bezirksamtes nach Altersgruppen wieder. Im Bezirksamt sind mit Stichtag 31.12.2018 insgesamt 2.288 Personen unbefristet bzw. als Beamt*innen auf Lebenszeit beschäftigt. Der Altersdurchschnitt aller Beschäftigten des Bezirksamtes liegt mit dem Stichtag 31.12.2018 fast unverändert gegenüber dem Vorjahr bei 50,7 Jahren.

 

Zur allgemeinen Entwicklung der Beschäftigtenzahlen wird auf den in Kürze vorliegenden Bezirksamtsbeschluss zur Fluktuation von Beschäftigten verwiesen. Bedingt durch die „wachsende Stadt“ wird die Anzahl der Beschäftigten weiterhin erhöht. Die zunehmende Zahl der neuen Mitarbeiter*innen, das altersbedingte Ausscheiden von Mitarbeiter*innen, die zunehmende Fluktuation von Mitarbeiter*innen als auch die Digitalisierung der Verwaltung stellen das Personalmanagement des Bezirksamtes vor neue und vielfältige Herausforderungen.
 

Aufgrund veränderter Bedingungen am Arbeitsmarkt ist zukünftig mit einer Zunahme von Beschäftigten und Bewerber*innen zu rechnen, die ihren Arbeitgeber vermehrt danach aussuchen, ob er ihnen attraktiv genug erscheint. Hierauf sind wir bereits in unserem letzten Zwischenbericht eingegangen.

Es mangelt nach wie vor an Räumen für neu eingestellte Mitarbeiter*innen. Daher wird weiterhin zur Optimierung durch die AG Raum ein Raummanagement entwickelt, welches Ein- und Umzüge von Mitarbeiter*innen und die zeitgemäße Ausrüstung der Arbeitsplätze vereinfachen soll. Der große Bedarf an Räumen kann zu einem Verlust von dringend benötigten Besprechungsräumen und Sozialräumen führen, was auf die Verwaltungskultur und das gute Miteinander einschränkend wirkt.

 

Altersbedingte Fluktuation 2018-2022
 

Die voraussichtlichen, altersbedingten Personalabgänge in den Jahren 2019 bis 2022 werden dem Bezirksamt turnusgemäß mit einer vertraulichen Bezirksamtsvorlage im März 2019 zur Kenntnis gegeben.

 

Zusätzlich ist festzustellen, dass zu diesen altersbedingt ausscheidenden Beschäftigten eine weitere und zunehmend wachsende Gruppe von unbefristet Beschäftigten das Bezirksamt verlässt. Diese Beschäftigten sind nicht über die Liste der altersbedingt Ausscheidenden erfasst, da sie zum Zeitpunkt des Austritts noch nicht das 61. Lebensjahr vollendet haben. Diese „sonstige Fluktuation“ betrug in den Jahren 2012 bis 2015 durchschnittlich 27 Beschäftigte. In 2016 verdoppelte sich diese Anzahl nahezu auf 53 Beschäftigte. Auch von 2017 zu 2018 lässt sich wieder ein Anstieg erkennen. Während 2017 die sonstige Fluktuation 62 Beschäftigte betrug, verließen 2018 rund 116 Beschäftigte das Bezirksamt. Dies entspricht einem Anstieg um 87,1%.

Die altersbedingte Fluktuation ist im Vergleich zum Vorjahr um 6,41 % auf 83 Beschäftigte angestiegen. Zusammen mit der sonstigen Personalfluktuation verließen in 2018 insgesamt 199 unbefristet Beschäftigte das Bezirksamt. Dies entspricht einer Fluktuationsquote (Verhältnis der jährlichen Austritte zur Gesamtbelegschaft) von 8,5 %. Aufgrund einer allgemeinen Bewegung im Personalbestand im Land Berlin (zahlreiche Stellenausschreibungen überall) ist mit der weiteren Erhöhung der Fluktuation von Beschäftigten zu rechnen.
 

              2016              2017              2018

altersbedingte Fluktuation (>= 61. Lj.)              46              78              83

sonstige Fluktuation              53              62              116

(< 61 Lj., überwiegend Versetzung, Kündigung, Aufhebungsvertrag)

Gesamtfluktuation              99              140              199

Tabelle1: Entwicklung der altersbedingten und sonstigen Fluktuation (nur unbefristete Stellen)

Auswirkungen auf das Personalmanagement


Siehe veränderte Aufgabenschwerpunkte des Personalmanagements unter Ziff. 5.

 

Zu 2. Personalgewinnung und Qualifizierung

 

Optimierung von Stellenbesetzungsverfahren
 

Einen wesentlichen Schwerpunkt in der Personalgewinnung stellt nach wie vor die Optimierung der Stellenbesetzungsverfahren dar. In einer internen bereichsübergreifenden Arbeitsgruppe wird der Prozess des Stellenbesetzungsverfahrens weiterhin auf den Prüfstand gestellt und fortentwickelt. Im Berichtszeitraum 2018 beträgt die durchschnittliche Dauer von Stellenbesetzungsverfahren im Bezirksamt Pankow 134 Tage. So wurden im Jahr 2018 die Voraussetzungen für den ersten Pilotbetrieb mittels des landesweiten E- Recruitingverfahrens Rexx im Bezirksamt Pankow geschaffen, um das Stellenbesetzungsverfahren im Bezirksamt Pankow zu optimieren. Der Pilotbetrieb für das Jugendamt und die Serviceeinheit Facility Management soll im Jahr 2019 aufgenommen werden.

 

Bedarfsgerechte berufliche Ausbildung im Bezirksamt
 

Im Haushaltsplan 2018 wurden Ausbildungsplätze in den Berufen Verwaltungsfachangestellte*r und Fachangestellte*r für Medien- und Informationsdienste im bisherigen Umfang vorgehalten. Die Möglichkeiten der befristeten und unbefristeten Weiterbeschäftigung von Ausbildungsabsolventen*innen wurden voll ausgeschöpft. Im Anschluss an die erfolgreich abgeschlossene Ausbildung wurden 2018 insgesamt 10 unbefristete Übernahmen unmittelbar nach Beendigung der Ausbildung bzw. 2 nach vorherigem befristeten Vertrag realisiert und 5 befristete Anschlussverträge mit einer Vertragsdauer von 12 bis 24 Monaten abgeschlossen.

 

 

 

 

Das Bezirksamt Pankow bildete im Jahr 2018 in folgenden 4 Ausbildungsberufen bzw. weiteren Studien- und Fachrichtungen aus:

 

  1. Verwaltungsfachangestellte*r
  2. Fachangestellte*r für Medien- und Informationsdienste
  3. KfZ-Mechatroniker*in
  4. Lebensmittelkontrollsekretärsanwärter*innen
  5. Duales Studium Bauingenieurwesen
  6. Trainees E9 im nichttechnischen Verwaltungsdienst
  7. Stadtinspektoren*innen auf Probe

 

Im Haushaltsplan 2018/2019 sind pro Jahr 79 Ausbildungsplätze veranschlagt. Im Jahr 2018 befanden sich unter Berücksichtigung der Zu-und Abgänge im laufenden Jahr insgesamt 61 junge Menschen beim Bezirksamt Pankow in einer Berufsausbildung. Es wurden in vier der genannten Berufsrichtungen insgesamt 21 Nachwuchskräfte in Ausbildung neu eingestellt. Darunter waren 12 Auszubildende im Ausbildungsberuf Verwaltungsfachangestellte*r, 3 Auszubildende im Ausbildungsberuf Fachangestellte*r für Medien- und Informationsdienste sowie 3 Trainees E9 und 2 Stadtinspektoren*innen auf Probe im nichttechnischen Verwaltungsdienst sowie 3 Lebensmittelkontrollsekretärsanwärter*innen.

Die Bewerberzahl von 562 im Jahr 2018 ist etwas höher als die Bewerberzahl des Vorjahres von 495 Bewerbungen. Die Quote der Ablehnungen im Ergebnis der Vorauswahl lag bei 44 %. Hier entsprachen die persönlichen Voraussetzungen nicht den Anforderungen der Bewerbervorauswahl unter Berücksichtigung der Ausschreibungskriterien. Das Nichtbestehen der Online- Eignungsteste im Ausbildungsberuf “Verwaltungsfachangestellte*r“ war im weiteren Verfahren das Kriterium einer vorzeitigen Absage.

 

Im Jahr 2018 waren 49 Dienstkräfte als Praxisanleiter*innen für den nichttechnischen Verwaltungsdienst in 40 Praxisstellen der Aus- und Fortbildungsleitung benannt. Nach wie vor ist festzustellen, dass alle Beschäftigten, die als Praxisanleiter*innen fungieren, mit viel Engagement dieser Aufgabe nachkommen. An den jährlich stattfindenden Praxisanleiter*-innentreffen (2 Termine) nehmen diese mit großem Interesse teil. Im Jahr 2018 konnte die Aus-und Fortbildungsleitung 16 neue Praxisanleiter*innen gewinnen, die nach erfolgreicher Erstunterweisung, unsere Nachwuchskräfte im Ausbildungsberuf „Verwaltungsfachangestellte*r“ ausbilden und betreuen werden.

 

Das Bezirksamt Pankow erfreute sich auch im Jahr 2018 starker Beliebtheit bei externen Auszubildenden/Umschüler*innen, Schüler*innen und Student*innen, die sich für ein Praktikum sowohl in der technischen als auch nichttechnischen Verwaltung beworben haben. Der Bedarf kann aufgrund fehlender Praxisplätze bzw. Praxisanleiter*innen hier weiterhin nicht gedeckt werden.

 

Aufgrund eines akuten Praxisstellenmangels wegen fehlender räumlicher Kapazitäten können in 2019 in diesem Umfang keine Praxisstellen an externe Praktikanten angeboten werden. Bei der Zuweisung von Praxisstellen haben gemäß Berufsbildungsgesetz grundsätzlich die Auszubildenden des Bezirksamtes Pankow den Vorrang. Aber auch für diesen Personenkreis reichen derzeit die Praxisstellen nicht, so dass über Doppelbelegungen und Heranziehung externer Praxisstellen (Schulsekretariate, Jobcenter Pankow, Ausbildungsbürgeramt Friedrichshain/Kreuzberg) die praktische Ausbildung der Auszubildenden im Ausbildungsberuf „Verwaltungsfachangestellte*r“ sichergestellt wird.

 

 

Zum 01.01.2018 wurden zwei Trainees E9 für den nichttechnischen Verwaltungsdienst für einen Zeitraum von 24 Monaten befristet mit dem Ziel einer Übernahme eingestellt. Im 1. Quartal 2018 folgten noch zwei Stadtinspektor*innen auf Probe bzw. 1 Trainee E9. Die Stadtinspektor*innen auf Probe und Trainees E9 durchlaufen hier nach dem Rotationsprinzip 3-4 Einsatzgebiete verschiedener Tätigkeitsbereiche (Dienstleistungs-, Eingriffs- oder steuernde/ planende Verwaltung) mit dem Ziel der Erprobung, um die Verwendungsbreite zu erhöhen. Der Einsatz erfolgte im Jugendamt, im Amt für Soziales, im Umwelt-und Naturschutzamt und im Bereich der Personalbetreuung/Personalwirtschaft/ Stellenbewertung.

 

Es ist geplant in den nächsten Jahren bedarfsgerecht weitere Trainees, Stadtinspektor*innen auf Probe, Hygienekontrolleur*innen in Ausbildung, dual Studierende für das Bauingenieurwesen sowie Sozialpädagogik und Management einzustellen.  Entsprechende Werbemaßnahmen in Form von Messen insbesondere bei der Berliner Messe „Einstieg“ am 09. und 10.11.2018 wurden getroffen. Das Bezirksamt Pankow ist auch in den entsprechenden überbezirklichen Arbeitsgruppen der Berliner Verwaltung vertreten.

 

Fort- und Weiterbildung
 

Die Verwaltungsakademie Berlin bietet den Beschäftigten der Berliner Verwaltung ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm an. Im Rahmen dieses Programmes werden u.a. auch Verwaltungslehrgänge (Verwaltungsgrundlehrgang -VGL, Verwaltungslehrgang I - VL I, Verwaltungslehrgang II VL II und die Aufstiegslehrgänge angeboten. Seit einigen Jahren ist ein großes Interesse der Beschäftigten des Bezirksamtes Pankow an diesen Lehrgängen festzustellen.

 

r die Verwaltungslehrgänge 2018 gingen in der Aus-und Fortbildungsleitung 31 Anmeldungen ein. Nach einer internen Vorauswahl und dem eignungsdiagnostischen Verfahren der VAK Berlin erhielt das Bezirksamt Pankow für insgesamt 12 Beschäftigte einen Lehrgangsplatz (4 VGL, 4 VL I, 4 VL II). Davon entfielen 6 Plätze auf das Ordnungsamt, 2 Plätze auf das Jugendamt und je 1 Platz auf das Bürgeramt, die Büroleitung Stadtentwicklung und Bürgerdienste und den Bereich des Steuerungsdienstes, Finanzen und Personal.

 

Im Jahr 2018 konnten insgesamt 14 Inhouse- Veranstaltungen durchgeführt werden. Diese fanden entweder in den Räumlichkeiten der VAK oder des Bezirksamtes statt.

 

Wissensmanagement in der Bezirksverwaltung und Wissenstransfer von ausscheidenden Mitarbeiter*innen
 

Im Zusammenhang mit den Aktivitäten im Bereich des Wissensmanagements wurden im Jahr 2018 mit der Senatsverwaltung für Finanzen Gesamtkosten in Höhe von 351.189,62 Euro abgerechnet. Diese verteilen sich u.a. auf:

 28 Stellendoppelbesetzungen (311.962 Euro)

 6 Verträge mit Seniorexperten (20.802 Euro)

 5 Maßnahmen der VAK bzw. externe Begleitungen (9.093,75 Euro)

 Nachbearbeitung der Willkommensmappe (309,38 Euro)

 Europäischer Verwaltungsmitarbeiter*innenaustausch (9.022,49 Euro)

In 2018 wurden insgesamt 44 Stellendoppelbesetzungen im Umfang von 137 Monaten geplant und die Finanzierung durch die Senatsverwaltung für Finanzen zugesagt. Allerdings konnten hiervon nur 28 Stellendoppelbesetzungen im Umfang von insgesamt 78,5 Monaten (teilweise) realisiert werden. Dies entspricht einer Realisierungsquote von 64%. Im Vergleich zu den Vorjahren ist dies die bislang höchste Realisierungsquote.

Altersbedingte Austritte erfolgen oftmals kurzfristig, deutlich früher als laut vorliegender Liste geplant. So schieden in 2018 insgesamt 83 statt der geplanten 50 Beschäftigten altersbedingt aus (66% mehr). Dies führt dazu, dass eine Nachbesetzung in diesen Fällen i.d.R. erst nach mehrmonatiger Besetzungslücke, statt mit Stellendoppelbesetzung, erfolgen konnte.

Es wurden zusätzlich 8 Dialogbegleiter*innen in 2018 ausgebildet, die den Prozess des Austrittes mit und ohne Stellendoppelbesetzungen begleiten können. Zudem wurde eine zentrale Willkommensmappe für alle neuen Beschäftigten fertig gestellt, sowie eine weitere Stelle im Wissensmanagement geschaffen. Die Dialogbegleitungen werden bislang noch sehr zaghaft in Anspruch genommen. Auch das attraktive Austauschprogramm “Locals go Europe LoGo Europe!”, ein europäisches mehrwöchiges Austauschprojekt für Beschäftigte der Berliner Bezirke, ist noch zu wenig bekannt und wird entsprechend gering nachgefragt.

Qualifizierung von Führungskräften (Führungskräfteprogramm)
 

r Führungskräfte wurden neben dem umfangreichen Fortbildungsprogramm der VAK im Jahr 2018 mehrere Inhouseveranstaltungen zur Erweiterung der Führungskompetenz angeboten.

 

Hierzu gehörten 2 ganztägige Inhouse-Veranstaltungen zum Thema:

  • Hinweise zur Erstellung von Aufgabenkreisbeschreibungen als Grundlage der Stellenbewertung
     

Zudem besteht auch die Möglichkeit Coachingangebote der VAK und der externen Sozialberatung zu nutzen. Es werden zunehmend Qualifizierungsreihen und Angebote der VAK genutzt, um die eigene Führungskompetenz zu erweitern.

 

Jährlich werden durch die für das Personal zuständige Senatsverwaltung im Rahmen eines landesweiten Benchmarkings für das zurückliegende Kalenderjahr Kennziffern erhoben, die den bisherigen Umsetzungsstand des landesweiten Personalmanagements deutlich machen. Diese Erhebung kann genutzt werden, um Hinweise zu erhalten, in welchen Bereichen des Personalmanagements Handlungsbedarf für Führungskräfte besteht.

Nachfolgend Auszüge aus der landesweiten Erhebung zum Benchmarking Personalmanagement zur Information.

 

 

 

 

 

 

 

Abbildung 1 Anteil der Aufgabengebiete (unterteilt nach Geschäftsbereichen), die über ein Anforderungsprofil verfügen in Prozent (Stichtag: 31.12.2018)

Zielsetzung im Bezirksamt Pankow ist es, dass für jedes Aufgabengebiet ein aktuelles Anforderungsprofil vorhanden ist. Nach der vorliegenden Erhebung wurde diese Zielsetzung noch nicht ausreichend in jedem Geschäftsbereich umgesetzt.

Anzahl der Aufgabengebiete (unterteilt nach Geschäftsbereichen), Stichtag: 31.12.2018:

Geschäftsbereich 1:              140

Geschäftsbereich 2:              68

Geschäftsbereich 3:              502

Geschäftsbereich 4:              43

Geschäftsbereich 5:              77

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Abbildung 2 Anteil der Beschäftigten (unterteilt nach Geschäftsbereichen), mit denen Jahresgespräche/MAVG geführt wurde in Prozent (Stichtag: 31.12.2018)

Jeder Mitarbeiter*in im Bezirksamt Pankow ist durch die unmittelbare Führungskraft ein Mitarbeiter- und Vorgesetztengespräch (regelmäßiges jährliches Mitarbeiter*innen- und Vorgesetztengespräch = Jahresgespräch) anzubieten. Mitarbeiter*innen können dieses Gesprächsangebot annehmen, müssen dies jedoch nicht. Zielsetzung im Bezirksamt Pankow ist es, die Quote der erfolgreich durchgeführten Mitarbeiter*innen- und Vorgesetztengespräche zu erhöhen. Erfolgreich sind die Gespräche dann, wenn sie im Ergebnis das Ziel von leistungsbereiten und gesunden Beschäftigten im Bezirksamt Pankow unterstützen.

Anzahl der Beschäftigten, denen ein Angebot für ein Mitarbeiter- und Vorgesetztengespräch zu unterbreiten ist (unterteilt nach Geschäftsbereichen), Stichtag 31.12.2018:

Geschäftsbereich 1:              295

Geschäftsbereich 2:              605

Geschäftsbereich 3:              648

Geschäftsbereich 4:              240

Geschäftsbereich 5:              268

 

Zu 3. Profilierung des Bezirksamtes als attraktiver Arbeitgeber

Familienfreundliche Arbeitsbedingungen/ Flexible Arbeitsregelungen für Beschäftigte im Bezirksamt
 

Im Jahr 2018 haben 31 Mitarbeiter*innen des Bezirksamtes Pankow (davon 25 Frauen und 6 Männer) die alternierende Telearbeit in Anspruch genommen.

GB/ Organisationseinheit nnlich weiblich gesamt

GB 1              3              2              5

GB 2              0              2              2

GB 3              0              1              1

JobCenter (kommunal)              2              15              17

GB 4              0              1              1

GB 5              1              4              5

Im Berichtszeitraum 2018 wurde eine Dienstvereinbarung zur Nutzung von mobilen Endgeräten abgeschlossen. Diese trägt der Tatsache Rechnung, dass es für bestimmte Beschäftigte immer wichtiger wird, auch bei Terminen und Tätigkeiten außerhalb des Büros Zugriffe auf dienstliche Daten, E-Mail und Kalenderfunktionalitäten zu haben. Nach dieser Dienstvereinbarung ist es im Sinne der Vereinbarkeit von Familie und Beruf nun auch möglich, sehr kurzfristig (i.d.R. innerhalb von 3 Arbeitstagen nach Beantragung und Genehmigung) die Möglichkeit des mobilen Arbeitens mit Befreiung von der Präsenzpflicht vom Arbeitsplatz zu nutzen. Nutzungseinschränkungen ergeben sich bei Zugriffen auf Fachverfahren (nicht jedes Verfahren ist für externe Zugriffe zugelassen) und auf Arbeitsplätze mit Publikumsverkehr, bspw. Frontoffice im Bürgeramt. Die dar benötigten Notebooks mit LTE-Zugang zum bezirklichen Datennetz wurden durch den Fachbereich Informations- und Kommunikationstechnik (FB IKT) beschafft und werden im Bedarfsfall von dort bereitgestellt. Die Nutzung der Möglichkeiten von alternierender Telearbeit für Mitarbeiter*innen im Bezirksamt hat im Berichtszeitraum zugenommen; es ist absehbar, dass zukünftig immer mehr derartige Anträge gestellt werden. Dies stellt den Fachbereich IKT vor verschiedene Probleme, vor allem in der Frage der notwendigen Finanzierung, die zwar im Rahmen der Haushaltsanmeldungen 2018/19 für den Einzelplan 25 für die verfahrensunabhängige IKT ausreichend angemeldet, aber leider durch die Senatsverwaltung für Inneres und Sport nicht vollständig berücksichtigt wurde und der notwendigen personellen Kapazitäten zur Betreuung derartiger Arbeitsmöglichkeiten. Alle in 2018 beantragten Zugänge konnten dennoch durch den Fachbereich IKT realisiert werden.

Umgang mit Belastungssituationen von Mitarbeiter*innen

 

Geschäftsbereich 1

Steuerungsdienst/ Serviceeinheit Finanzen und Personal

Fachbereich Personalmanagement/ Organisationsentwicklung

Wissensmanagement: Neben den altersbedingt ausscheidenden Beschäftigten verlässt eine weitere und zunehmend wachsende Gruppe von unbefristet Beschäftigten das Bezirksamt, so dass der Bereich Wissensmanagement hier vor weiteren Herausforderungen steht. Außerdem erfolgen altersbedingte Austritte oftmals kurzfristig, deutlich früher als laut vorliegender Liste geplant. Um den Folgen entgegenzuwirken wurden zusätzlich 8 Dialogbegleiter*innen in 2018 ausgebildet, die den Prozess des Austrittes mit und ohne Stellendoppelbesetzungen begleiten können.

 

Zudem wurde eine zentrale Willkommensmappe für alle neuen Beschäftigten fertig gestellt, sowie eine zusätzliche Sachbearbeiterin für das Wissensmanagement eingestellt.

Personalentwicklungsberatung: Besondere Belastungssituationen entstehen im Bereich Personalentwicklungsberatung aufgrund der starken dezentralen Struktur des Bezirksamtes Pankow und der fehlenden internen Durchgriffssteuerung. D.h., Instrumente, Leitfäden, Mappen werden als Empfehlungen, nicht als verbindliche Personalmanagementaufgaben wahrgenommen und ausgeführt. Daraus folgend ist die Einführung und Implementierung eines modernen, mitarbeiterorientierten Personalmanagements stark erschwert und die Mitarbeiter*innen sind bei der Begleitung von Auswahlverfahren oder der Begleitung einzelner Beschäftigter immer wieder darin gefordert, sich in die einzelnen Prozesse und vorhandenen Instrumente der 12 Ämter und Serviceeinheiten einzufinden und in diesem jeweiligen Rahmen zu agieren. Des Weiteren ist es aktuell schwierig, vorausschauend zu agieren. Gewisse Ausführungsvorschriften und Rahmendienstvereinbarungen sind seit längerer Zeit auf Landesebene in Erstellung, über aktuelle Bearbeitungsstände wird unregelmäßig informiert oder man muss sich aus dem eigenen Netzwerk Informationen zum aktuellen Sachstand besorgen. So kam es bspw. sehr überraschend, dass die Rahmendienstvereinbarung Personalmanagement (RDV PM) im Juli 2018 verabschiedet wurde. Die Ausführungsvorschriften über die Beurteilung der Beamtinnen und Beamten der Laufbahnfachrichtung des allgemeinen Verwaltungsdienstes (AV BAVD, verbunden mit neuem Basisanforderungsprofil) wurde kurzfristig veröffentlicht und trat am 15.02.2019 in Kraft. Ausstehend sind momentan: AV Stellenausschreibung, RDV Telearbeit, ggf. weitere. Die AG Standard wird als geeignete Grundlage angesehen, den Belastungssituationen der Mitarbeiter*innen entgegenzuwirken.

Im Bereich Stellenbewertung ist im Jahr 2018 aufgrund des bestehenden Antragsstaus ein zunehmender Arbeits - und Leistungsdruck entstanden. Entgegengewirkt wurde durch die

Einrichtung von Einsatzmöglichkeiten für eine*n Trainee und eine Rechtsreferendariatskandidat*in. Für das Jahr 2019 wird eine zusätzliche Stelle für eine*n Sachbearbeiter*in eingerichtet. Erfolge sind bisher noch nicht sichtbar geworden, da es für die neuen Mitarbeiter*innen eines längeren Einarbeitungszeitraums bedarf. Der Antragseingang ist nach wie vor auf sehr hohem Niveau.

 

Organisation: Mit den Vorgaben des E-Government-Gesetzes ist den Bezirken die Entwicklung eines systematischen Geschäftsprozessmanagements für ein festgelegtes Politikfeld (Pankow: Facility Management) aufgegeben. Für diese Aufgabe wurden dem Bereich Organisation 2 zusätzliche Stellen zugeordnet. Die beiden Sachbearbeiter Geschäftsprozessmanagement haben am 01.02.2019 ihre Tätigkeit aufgenommen und befinden sich in der Einarbeitung. Inwieweit diese Stellenausstattung auskömmlich ist, wird sich im weiteren Verlauf des Projektes zeigen. Problematisch ist nach wie vor die fehlende Verantwortungsübernahme für das Politikfeld Facility Management auf der Ebene der Hauptverwaltung.

 

Zu den besonderen Belastungssituationen im Bereich Aus-und Fortbildung zählten im Jahr 2018 die Vorbereitung bzw. Durchführung der Neueinstellung von Nachwuchskräften in 5 neuen Ausbildungsrichtungen (Trainee, StadtIaP, LMK, Hygienekontrolle, soziale Arbeit) und der damit verbundenen Vielzahl an Ausschreibungen, Bewerbungen und Auswahlgesprächen zusätzlich zu den bereits in Routine durchgeführten Bewerbungs-und Einstellungsverfahren für die Ausbildungsberufe „Verwaltungsfachangestellte/r“ und „Fachangestellte/r für Medien-und Informationsdienste. Im Ausbildungsbereich erhöhten sich die Anzahl der Gespräche zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement mit den Auszubildenden und sonstige Ausbildungsgespräche. Die Organisation und Durchführung von Ausbildungsmessen, Projekttagen und die Einführungswoche für alle Nachwuchskräfte in Ausbildung zum Start der Ausbildung, gehörten ebenfalls zu den großen Herausforderungen des Jahres. Im Fortbildungsbereich war die Einführung der eVAk im BA Pankow mit einem erheblichen personellen und zeitlichen Aufwand verbunden. Der Bedarf an Lehrgangsplätzen für die Verwaltungslehrgänge und Inhouseveranstaltungen war ungebrochen hoch. Hier war der Bearbeitungsumfang gegenüber den Vorjahren stark angestiegen und führte ebenfalls zu einer hohen Arbeitsbelastung der zwei Mitarbeiter*_innen und der Ausbildungsleiterin. Personelle Unterstützung konnte sich der Bereich Aus-und Fortbildung mit der Ausbildung und Betreuung von Praktikant*innen und Auszubildenden organisieren, wobei hier zu Beginn eine jeweils gründliche Einarbeitung und Unterweisung erfolgen musste. Die Verweildauer der Praktikanten bzw. Auszubildenden betrug vertragsgemäß 3 bis 6 Monate.

 

Fachbereich Personalangelegenheiten/Personalwirtschaft

Nach der Zusammenlegung der SE Finanzen mit der SE Personal im Jahr 2016 ist gerade im neu entstandenen Fachbereich Personalangelegenheiten/Personalwirtschaft eine besondere Belastungssituation entstanden, da hier quasi die gesamt ehemalige SE Personal (im Gegensatz zum Fachbereich Personalmanagement/Organisationsentwicklung mit einigen Stabsstellen) zugeordnet wurde, ohne das es einen personelle/finanziellen Ausgleich dafür gab. Durch die eigene Schaffung einer Stelle in der Personalwirtschaft und deren Besetzung nach über 2 Jahren, sowie die damit verbundene Verantwortungs- und Aufgabenabschichtung kann nun die Belastungssituation ab 2019 schrittweise reduziert werden.

 

Neben der von SenFin übertragenen Befugnis, Ausnahmen von der Personalüberhang-Übernahmeverpflichtung zuzulassen, erfolgte in jüngster Zeit keine weitere Aufgabenabschichtung in unserem Fachbereich (insbesondere in die Personalwirtschaft).

 

Rechtsamt

Die Belastungssituation der juristischen Referenten/innen war im Rechtsamt auch im Jahr 2018 wieder sehr hoch. Zwar war die eine juristische Referentenstelle, die bis dato nur mit 15 Stunden/Woche ausgeübt wurde, zwischenzeitlich nahezu wieder in Vollzeit besetzt, allerdings waren je eine Dienstkraft in der Inkassostelle und bei den juristischen Referenten/innen jeweils mehrere Monate krankheitsbedingt nicht im Dienst, was einer Krankheitsquote von ca. 20% entsprach. Dies führte zu einer enormen zusätzlichen Belastung der gemäß Geschäftsverteilungsplan vorgesehenen Vertretungskräfte, die noch immer nicht restlos weggefallen ist, weil die ursprünglich erkrankten Dienstkräfte noch im "Hamburger Modell" und mithin verkürzt arbeiten. Der krankheitsbedingte Ausfall der juristischen Dienstkraft konnte nicht kompensiert werden, zumindest ist es jedoch gelungen, eine Regierungsrätin auf Probe von SenInnDS befristet zum Rechtsamt abordnen zu lassen um zumindest die Zeit zu überbrücken, in der die erkrankte Dienstkraft noch im "Hamburger Modell" tätig ist. Eine Kompensation für die darüber hinaus im Rechtsamt über mehrere Wochen erkrankten Dienstkräfte war nicht möglich. Insgesamt handelte es sich damit im Rechtsamt erneut um ein Jahr, das über weite Strecken durch eine sehr hohe und im Grunde nicht vertretbare Arbeitsbelastung für die nicht erkrankten Dienstkräfte geprägt war. Nur deren Einsatz ist es zu verdanken, dass die angefallene Arbeit weiterhin erledigt wurde.

 

Geschäftsbereich 2

 

Stadtentwicklungsamt (Stadt)

Unverändert ist im Fachbereich Bau- und Wohnungsaufsicht die hohe Arbeitsbelastung bei der Mehrheit der Mitarbeiter*innen, die ihre Überlastungsanzeige Anfang 2018 tätigten. Hierzu wurden Gespräche geführt, um gemeinsam Lösungsmöglichkeiten zu erarbeiten. Zwei Mitarbeiter*innen hielten ihre Überlastungsanzeige seit Sommer 2018 nicht mehr aufrecht. Dem Fachbereich Bau- und Wohnungsaufsicht wurden zwei VZÄ (Technische Sachbearbeiterinnen/Sachbearbeiter) 2018 zugeführt. Deren Besetzung erfolgte im November 2018. Sämtlichen Mitarbeiter*innen wurden deren persönlichen Bedarfen entsprechend aktuelle IT-Technik sowie modernes Mobiliar zur Verfügung gestellt. Unerwartet hatten zwei Mitarbeiter*innen im Fachbereich Bau- und Wohnungsaufsicht Mitte bzw. Ende 2018 gekündigt. Daher konnte trotz Stellenzuführung bisher keine Entlastung erzielt werden. Die nächsten Bewerbungsgespräche stehen in Kürze an.
 

Die sich zunehmend verschärfende Personalsituation auf Grund von verkürzten Wochenarbeitszeiten einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie dem Eintreten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den Ruhestand in Verbindung mit einer eingeschränkten Bewerbungssituation voraussichtlich auf Grund der erheblich besser vergüteten Stellenangebote bei den Senatsverwaltungen hrt zu einer zunehmenden Arbeitsbelastung sämtlicher Mitarbeiter*innen der Arbeitsgruppe Bauberatung/Einzelvorhaben. Darüber hinaus werden die in der Arbeitsgruppe zu betreuenden Projekte in erheblichem Umfang komplizierter und komplexer.

 

Straßen- und Grünflächenamt (SGA)

Besondere Belastungssituationen entstehen vor allem aufgrund des in allen Organisationseinheiten des SGA bestehenden, teilweise eklatanten Personalmangels. Wachsende Aufgaben verschärfen diese Problematik zusätzlich. Aufgrund unzureichender Ressourcen (Personal und finanzielle Ausstattung) besteht eine permanente Unzufriedenheit der Mitarbeitenden mit den eigenen Arbeitsergebnissen insofern, dass der Anspruch an die eigene Aufgabenerfüllung oft objektiv nicht erfüllbar ist. Ebenfalls zu beobachten ist, dass Beschwerden in Richtung SGA zunehmend unpassend aggressiv kommuniziert werden. Die Möglichkeiten, diese Belastungssituationen zu verringern oder zu beseitigen, sind sehr begrenzt, wenn sich an den Ursachen (desolate Infrastruktur, fehlende Ressourcen) nichts ändert.

 

Amt für Bürgerdienste (BüD)

Fachbereich Standesamt: Im Bereich Staatsangehörigkeitsangelegenheiten gibt es 2 Sachbearbeiter, die jeweils 540 laufende Fälle zu bearbeiten haben. Eine Sachbearbeiter*innenstelle ist ausgeschrieben. Das Auswahlverfahren ist noch nicht erfolgt. Im Rahmen des Sonderprogramms „Rechtskandidaten 2018“ wurde ein Jurist - befristet für ein Jahr - im Bereich Staatsangehörigkeitsangelegenheiten eingestellt. Eine Praktikantin ist zur Unterstützung im Bereich Staatsangehörigkeitsakten seit dem 1.10.2018r 6 Monate eingesetzt. Zwei neue Mitarbeiterinnen konnten im Jahr 2018 zu Standesbeamtinnen ausgebildet und bestellt werden. Im Standesamt wurde eine Regierungsinspektorin auf Probe seit April 2018 eingesetzt und mit Wirkung vom 01.11.2018 in das Standesamt Pankow versetzt. Sie wird zur Standesbeamtin ausgebildet.

 

Der Versionswechsel am 1.11.2018 des Fachverfahrens Autista nach der Einführung der gleichgeschlechtlichen Ehe hat erhebliche Auswirkungen auf das standesamtliche Registrierungs- und Beurkundungsverfahren. Bei Eintragung in bereits bestehende elektronische Register muss vor Ausstellung einer Urkunde jeder Registereintrag auf die neue Formularstruktur angehoben werden.

 

Es wird daher vom BMI empfohlen, insbesondere auch bei der Ausstellung von Urkunden aus papiergeführten Altregistern, diese Einträge bei Ausstellung einer Personenstandsurkunde anlassbezogen elektronisch nachzuerfassen. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass jede Urkunde, die bisher von den Mitarbeiter*innen vorbereitet werden konnte, jetzt durch einen Standesbeamt*innen elektronisch signiert werden muss. Das erhöht den Arbeitsaufwand bei der Ausstellung von Urkunden erheblich.

 

Geschäftsbereich 3

 

Jugendamt (Jug)

Im Jugendamt Pankow gab es aufgrund der personell nicht auskömmlichen Situation (mit Stand 07.01.2019 werden nach wie vor 54 VZÄ (Stellen) verteilt auf nahezu alle Fachdienste und Arbeitsbereiche des Jugendamtes benötigt) immer wieder Belastungssituationen, die im Jugendamt verringert wurden, insoweit dies mit den zur Verfügung stehenden Möglichkeiten des Jugendamtes realisierbar ist. Jede Leitungskraft ist verantwortlich bestehende Belastungen zu minimieren, in dem z.B. anders verteilt oder andere Unterstützungs- und Entlastungsmöglichkeiten gefunden werden.

 

Die Jugendamtsleitung hat u.a. folgende Maßnahmen umgesetzt:
 

  • ihr zur Verfügung stehende neue personelle Ressourcen insbesondere in die Bereiche zu geben, wo der Bedarf prioritär hoch ist, z.B. RSD, Unterhaltsvorschuss, Kindertagesbetreuung, Elterngeld. Dies wurde in 2018 so durchgeführt.
  • Fortwährend weitere personelle Ressourcen einzufordern, wenn auch zunächst als Beschäftigungspositionen wie z.B. im Unterhaltsvorschussbereich, um den Dienstbetrieb aufrechterhalten zu können.
  • Organisatorische Veränderungen vorzunehmen, u.a. die Einrichtung eines neuen Fachdienstes Fachcontrolling / Koordination Hilfen zur Erziehung zur Weiterentwicklung des Fachcontrollings und der Optimierung des RSD, die Entwicklung einer vierten RSD Region im Rahmen einer Projektstruktur, organisatorische Veränderungsprozesse im Unterhaltsvorschussbereich zu fördern u.a.
  • Freiwerdende Leitungspositionen zielgerichtet und zukunftsorientiert zu besetzen, u.a. im FD 2, FD 6 und FD 4.
  • Maßnahmen zur Personalgewinnung und Entwicklung zu entwerfen und fortwährend umzusetzen, u.a. Kooperation mit Hochschulen, Einsatz studentischer Einsatzkräfte, Duale Ausbildung etc.
  • Einführung einer Willkommenskultur, u.a. eigene Willkommensmappe des Jugendamtes, eigene Willkommensveranstaltungen und eine Willkommensfortbildung.
  • rderung der Gesundheit, u.a. durch eine Umsetzung der AG Gesundheitsförderung
  • rderung der Sicherheit, u.a. durch Einführung des Netalarms im Jugendamt, Durchführung von Begehungen, offensive Durchführung des Brandschutzes
  • rderung der Fort- und Weiterbildung, u.a. auch durch Umsetzung von Inhouseveranstaltung des Jugendamtes, Umsetzung der Akademie Jugendamt.
  • rderung der Kommunikation und der Zusammenarbeit im Jugendamt, u.a. durch Umsetzung von Foren Jugendamt, Jugendamtsfeste, Newsletter der Jugendamtsleitung etc.

 

Sozialamt (Soz)

Aufgrund von Bewerbungen von Mitarbeiter*innen auf die Vielzahl freier Stellen im Land Berlin als auch aufgrund altersbedingten Ausscheidens sind verstärkt Personalabgänge zu verzeichnen, die insb. wegen fehlender geeigneter Bewerber*innen, aber auch struktureller Probleme im gesamten Stellenbesetzungsprozess (u.a. fehlendes Personal bei BL und Pers sowie ineffizienter Beteiligungsverfahren) nicht adäquat und zeitnah nach besetzt werden können (teilweise bis zu 4 Wiederholungsausschreibungen). Betroffen sind alle Ebenen, von der Amtsleitung über Gruppenleitungen bis hin zu den Sachbearbeiter*innen. Dies führt zu einer andauernden Mehr- und Überbelastung der verbleibenden Personals. Es wird versucht, dem mittels Optimierung der Arbeitsprozesse und Reduzierung der Arbeitsschritte auf ein Minimum entgegen zu wirken. Der Erfolg ist gering, da grundsätzlich nur eine Besetzung bestehender Vakanzen zu einer signifikanten Reduzierung der Mehrbelastung führen kann. Hier wird versucht, Auswahlverfahren zu beschleunigen, soweit der Fachbereich dies beeinflussen bzw. in vertretbarem Umfang leisten kann.

 

Dies betraf z.B. die folgenden Stellen/Aufgabengebiete:

1. Amt für Soziales:

"Amtsleitung Soziales"; "Gruppenleitung Eingliederungshilfe für Behinderte"; "Gruppenleittung Hilfe zur Pflege"; "Gruppenleitung SGB XII/LPflGG"; "Fallmanager*in Eingliederungshilfe für Behinderte"; "Sachbearbeiter*in Eingliederungshilfe für Behinderte"; "Sachbearbeiter*in Hilfe zur Pflege"; "Sachbearbeiter*in SGB XII/LPflGG"; "Sachbearbeiter*in BAföG"; "Sachbearbeiter*in Zuwendungsbearbeitung"; "Grundsatzsachbearbeiter*in";

 

2. Jobcenter Pankow:

"Sachbearbeiter*in Leistungsgewährung SGB II"; Arbeitsvermitter*in";

 

3. Büroleitung:

"Sachbearbeiter*in dezentrale Personalangelegenheiten"

 

Es ist festzustellen, dass es zu einer wesentlichen Ausweitung bezirklicher und überbezirklicher Arbeitsgruppenarbeit gekommen ist. Diese resultieren aus Initiativen der SenIAS oder SenGPG als auch aus politischen Vorgaben auf Landes- oder Bezirksebene. Da die Arbeitsgruppenarbeit sehr zeitintensiv und mit Fahrwegen/-zeiten verbunden ist; steht diese Zeit für die "reguläre" Arbeit nicht zur Verfügung. Sowohl Ergebnisdichte als auch -relevanz wird von den Teilnehmer*innen insb. unter Beachtung des Zeitaspekts überwiegend kritisch gesehen. Die Vielzahl an Arbeitsgruppen führt teilweise dazu, dass Themen inhaltlich mehrfach erörtert werden; ohne Teilhabe der Entscheidungsträger.

 

Wirtschaftsförderung (WiFö)

Besondere Belastungssituationen sind entstanden durch die Einarbeitung von zwei neuen Mitarbeiter*innen und eine Personalpoolstelle in 2018. Das Team der WiFö ist 2018 von drei Mitarbeiter*innen plus Leitung auf 6 Mitarbeiter*innen plus Leitung angewachsen. Das Team musste sich in 2018 neu aufstellen. Ein kleineres Förderprojekt zur Fortführung des Tourismuskonzeptes, das durch eine neue Mitarbeiterin in der Einarbeitungsphase fortgeführt wurde, stellte an das ganze Team erweiterte Herausforderungen. Gleichzeitig war der langzeitige, krankheitsbedingte Ausfall von zwei Kollegen für das restliche Team eine Belastungsprobe. Durch regelmäßige Gespräche und Umverteilung der Aufgaben mit dem Aufschub von zu bearbeitenden Projekten konnten eine zumutbare Belastung aller Mitarbeiter*innen verzeichnet werden.

Geschäftsbereich 4

 

Ordnungsamt (Ord)

Veterinär- und Lebensmittelaufsicht (VetLeb): Die Kontrollbereiche der Tierärzt*innen und Lebensmittelkontrolleur*innen sind zu groß, die Pflichtaufgaben sind innerhalb der normalen Dienstzeit nicht zu schaffen. Jahrelanges Bemühen um Änderung der Art und Weise der Dienstkräftezuteilung für VetLeb scheitern regelmäßig an Einwänden der Senatsverwaltung für Finanzen und der Geschäftsstelle Produktkatalog (Stichwort: Kosten- und Leistungsrechnung) sowie an der fehlenden Aufgabenkritik in der Berliner Verwaltung (Pflichtaufgaben vs. freiwillige Aufgaben). Bezirklich ist es allerdings jetzt gelungen über die Dienstkräfteanmeldung drei zusätzliche Lebensmittelkontrollsekretär*innen (LMK) -Stellen und eine zusätzliche Tierarztstelle zu besetzen. Da auf dem Arbeitsmarkt keine ausgebildeten LMKs zur Verfügung stehen, werden diese jetzt durch das VetLeb ausgebildet.

 

Fachbereich Allgemeine Ordnungsangelegenheiten (hier Gruppe Gewerbeangelegenheiten): Zwei ab Jahresbeginn freie und besetzbare Stellen Gewerbesachbearbeiter*innen konnten erst ab 01.04. bzw. zum Monatsende August besetzt werden. Eine seit März 2017 dauerhaft erkrankte Sachbearbeiterin trat zum 01.06.2018 in den gesetzlichen Ruhestand. Die vollzogenen Stellenbesetzungen haben leider keine volle Entlastung erbracht, da ab September die dauerhafte Erkrankung einer Kollegin eingetreten ist. Zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes und Entlastung erfolgte die Weiterführung der im Vorjahr begonnenen vorübergehenden Übertragung höherwertiger Tätigkeiten auf zwei Kolleginnen mit niedrigeren Eingruppierungen.

 

Umwelt- und Naturschutzamt (UmNat)

In 2018 sind viele Mitarbeiter*innen in Rente gegangen. Dadurch sind mit der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen Belastungssituationen (u.a. Einarbeitung) für die vorhandenen Mitarbeiter*innen eingetreten. Eine Stelle (Bodenschutz) konnte aufgrund der Kurzfristigkeit nicht gleich nachbesetzt werden. Es wurde eine neue Fachanwendung UNIS eingeführt, mit entsprechendem Mehraufwand. Es wurden zusätzliche MA (Jurist, Trainee) zur Unterstützung der betroffenen Bereiche eingesetzt. Im Bodenschutz wurden Prioritäten bei der Bewältigung der Aufgaben gesetzt. Es wurden Veränderungen bei den Zuweisungen von Aufgaben vorgenommen. Mit der zunehmenden Bautätigkeit/Planung im Bezirk Pankow gewinnt das Thema Ausgleich und Ersatz/artenschutzrechtlicher Ausgleich (Bundesnaturschutzgesetz) eine zunehmende Relevanz. Daher müssen Stellen für die Bewältigung der naturschutz- und artenschutzrechtlichen Kompensation geschaffen werden. Eine Stelle hat UmNat aus den 4 Stellen Wohnbauoffensive erhalten (wird 2019 besetzt). Darüber hinaus erarbeitet UmNat eine BA-Vorlage in der die Umsetzung des Kompensationsmanagements im Bezirk Pankow beschrieben wird, in Zusammenarbeit/Austausch mit dem SGA. Hier soll deutlich gemacht werden, welche finanziellen und personellen Ressourcen zur Bewältigung dieser Aufgabe erforderlich sind.

 

Geschäftsbereich 5

 

Gesundheitsamt (Ges)

Auch im Jahr 2018 wurden wieder zahlreiche Stellen im Gesundheitsamt frei, da der reguläre Ruhestand oder die Altersrente angetreten wurden oder Mitarbeiter*innen zu anderen Dienststellen wechselten. Hierbei konnten zwei Aufgabengebiete nahtlos im Wege des Wissenstransfers - durch bewilligte Stellendoppelbesetzungen - an die neuen Dienstkräfte übergeben werden. Dazu zählten die Gruppenleitertätigkeit für Sozialarbeiter im Sozialpsychiatrischen Dienst und die Aufgaben einer Sozialarbeiterin in der Beratungsstelle für behinderte Menschen. Leider konnten die Stellen der Leitung des Kinder- und Jugendgesundheitsdienstes, eines/r Facharztes/ Fachärztin für Hygiene und Umweltmedizin und eines/r Gesundheitsaufsehers/ Gesundheitsaufseherin mangels geeigneter Bewerber/innen nicht besetzt werden. Diese Situation wird sich in Zukunft noch verschärfen, wenn keine ausreichenden attraktivitätssteigernden Maßnahmen für den Öffentlichen Gesundheitsdienst ergriffen werden. Darüber hinaus wurden auch in diesem Jahr Ärzt*innen in ihrer Facharztqualifizierung unterstützt, Vorweggewährungen von Erfahrungsstufen genehmigt und Fortbildungsveranstaltungen für alle Berufsgruppen bewilligt, die der Erweiterung des Fachwissens, der außerfachlichen Fähigkeiten und der Gesunderhaltung der Dienstkräfte dienten. Schwerbehinderte Mitarbeiterinnen wurden durch eine individuelle leidensgerechte Arbeitsplatzausstattung unterstützt. Zur langfristigen Erhaltung der Arbeitsfähigkeit wurden Anträge auf Arbeitszeitverkürzungen trotz großer Arbeitsdichte befürwortet. Die Instrumente des betrieblichen Eingliederungsmanagements wurden bei länger bzw. wiederholt erkrankten Dienstkräften dazu genutzt, um Rückkehrmöglichkeiten in den Berufsalltag bzw. veränderte Einsatzgebiete zu finden. Wie auch in den Vorjahren wurden dazu die BEM-Gespräche angeboten und das Hamburger-Modell zur Wiederkehr in das Berufsleben genutzt. Die bisher durch Honorarkräfte abgedeckte Tätigkeit von Familienhebammen im Rahmen der Bundesstiftung „Frühe Hilfen“ wurde in das Gesundheitsamt verlagert und wird zukünftig durch 1,5 hauptamtlich beschäftigte Dienstkräfte wahrgenommen.

 

Schulamt (Schul)

In der Arbeitsgruppe Grundstücke und Gebäude können neu geschaffene Stellen nicht besetzt werden, da sich die Erstellung der erforderlichen BAK schwierig gestaltet. Die Wahrnehmung der wachsenden Aufgaben verbleibt derweil bei den bereits vorhandenen Dienstkräften. Besondere Belastungssituationen werden immer wieder durch krankheitsbedingte Langzeitausfälle von Dienstkräften ausgelöst. Bei der Erkrankung von Beamten/Beamtinnen nnen deren Stellen nicht durch befristete Einstellungen von Vertretungskräften besetzt werden. Dem Land Berlin gelingt es nicht, gemäß der wachsenden Bevölkerungszahl die entsprechend erforderlichen Schülerplätze zur Verfügung zu stellen. Der Bezirk Pankow ist davon am schwersten betroffen. Die genannten Belastungssituationen lassen sich weder verringern noch beseitigen, aber sie wurden und werden durch besonderen Einsatz der Führungskräfte gemeistert, durch einen sehr hohen Motivationsaufwand, um die Leistungsbereitschaft und die Gesundheit aller Mitarbeiter/innen der einzelnen Arbeitsgruppen zu erhalten. Darüber hinaus kommen mittlerweile übliche Instrumente wie BEM-Verfahren, Rückkehr nach langer Krankheit im Hamburger Modell und Bewilligung von Anträgen auf befristete Arbeitszeitreduzierung aus gesundheitlichen oder familiären Gründen zur Anwendung.

 

Die Schulbauoffensive des Landes Berlin stellt das Amt vor immer größere Herausforderungen. Die Realisierung des erforderlichen und beantragten Personalmehrbedarfes ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung der Offensive an den Pankower Schulen. Die Veränderung rechtlicher Regelungen (u.a. bei der Einhaltung der Schulpflicht) und Umsetzung politischer Vorgaben (Umsetzung des Verfügungsfonds in Höhe von über 1 Mio € im kleinen baulichen Bereich bzw. Ausgaben für Ausstattung) kamen als zusätzliche Arbeitsaufgaben in die bezirklichen Schul- und Sportämter, müssen aber bislang ohne zusätzliches Personal bewältigt werden.

 

Die Aufgaben haben sich dahingehend verändert, dass durch den enormen Schülerzuwachs der Druck auf alle Bereiche des Schul- und Sportamtes gestiegen ist:

-          AG Schulorganisation:

  • Verteilung von zu wenigen Schulplätzen nach rechtlichen Kriterien
  • Einrichtung von Willkommensklassen und Verteilung von Schülerinnen und Schülern mit Fluchthintergrund

-          AG Wirtschaftsstelle:

  • Europaweite Essenausschreibung von 44 Grundschulen
  • Beschaffung der Ausstattung von Küchen, Mensen, Medientechnik nach Baumaßnahmen einschl. Abstimmungen mit VetLeb
  • Bewirtschaftung von zusätzlichen Mitteln u.a. des Verfügungsfonds (Ausstattung)

-          AG Grundstücke und Gebäude

  • Koordination sämtlicher Unterlagen und Vorgänge für die Errichtung von Modularen Ergänzungsbauten
  • Koordination mtlicher Unterlagen und Vorgänge für die Schulbauoffensive
  • Koordination von Schulumzügen, Schaffung von Baufreiheiten
  • Partizipation und Einbeziehung der Schulen und Schulöffentlichkeiten bei Baumaßnahmen
  • Abstimmungen mit verschiedenen Ämtern des Bezirkes und mind. 7 Senatsverwaltungen

 

Der massiv erhöhte Arbeitsaufwand bzgl. der Schulbauoffensive lässt sich nur noch mit deutlich mehr Personal auffangen bzw. umsetzen. Alle anderen organisatorischen Möglichkeiten sind voll ausgeschöpft.

 

Serviceeinheit Facility Management (SE FM)

Die Situation hat sich gegenüber dem letzten Bericht nicht wesentlich verändert. In der SE Facility Management sind in den verschiedenen Fachbereichen eine Vielzahl von Belastungssituationen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgetreten. Als Hauptgründe wären hier vor allem zu nennen:

 

  • Personalfluktuation die dazu führt, dass die Arbeitsfähigkeit von ganzen Arbeitsgruppen enorm eingeschränkt ist (hier vorrangig auf höherdotierte Stellen im Land Berlin)
  • Bewilligung zusätzlicher Stellen (VZÄ Aufwuchs), die aufgrund fehlenden Vorlaufs nicht schnell besetzt werden konnten
  • Nichtbesetzung von Stellen, die durch die Einstellungsverfahren nicht ausgeglichen werden konnten, da keine qualifizierten Bewerber*innen vorhanden waren
  • Fachkftemangel in verschiedenen Ingenieursberufen (Mangelberufe)
  • krankheitsbedingte Ausfälle in Leitungspositionen
  • zusätzliche Belastungen durch Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen und Einführung in die verschiedenen Projekte
  • zusätzliche Aufgaben in bisher ungekannten Dimensionen (u.a. Schulbauoffensive, Clusterung von Grundstücken, E-Government-Gesetz)

 

Zur Verringerung der Belastungen wurde eine Vielzahl von Maßnahmen ergriffen, die jedoch nicht darüber hinwegtäuschen können, dass die Belastung in den einzelnen Fachbereichen immer noch sehr hoch ist. Zu den eingeleiteten Maßnahmen gehörten u.a.:

 

  • die Instrumente des betrieblichen Eingliederungsmanagements um alle Möglichkeiten in der Dienststelle zu nutzen, die möglich sind (Umsetzung organisatorischer Maßnahmen, Übergangseinsätze um Rückkehrmöglichkeiten zum Berufsalltag zu finden, Anwendung Hamburger Modell usw.)
  • Befürwortung von Anträgen auf Arbeitszeitverkürzung entsprechend den tariflichen Möglichkeiten und trotz großer Arbeitsdichte dem Anspruch eines familienfreundlichen Arbeitsgebers gerecht zu werden. Im günstigsten Fall können diese Zeitanteile für befristete Einstellungen genutzt werden.
  • Unterstützung bei der Ausstattung einer leidensgerechten Arbeitsplatzausstattung
  • Unterstützung von Anträgen auf Home Office sofern Datenschutz und Ergonomie dem nicht entgegenstehen und dies wirtschaftlich vertretbar ist
  • Begleitung des Wissenstransfers bei Führungskräften durch die Personalentwicklung und die Leitung der SE FM
  • Umsetzung von Workshops mit besonders betroffenen Fachbereichen/ Abteilungen

 

Aufgabenabschichtungen hat es direkt nicht gegeben. Hier ist aber zu erwähnen, dass der Fachbereich Immobilienverwaltung seit Mitte 2017 im Auftrag der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Wohnen Vorkaufsrechte nach dem BauGB für Grundstücke im Gebiet der vorbereitenden Untersuchungen im Blankenburger Süden bearbeitet und dies mit einem erheblichen Arbeitsaufwand verbunden ist, der bisher ohne zusätzliches Personal abgedeckt wurde. Da dies nicht mehr zu schaffen ist, wird nun für den Haushalt 2020/2021 eine zusätzliche Stelle angemeldet.

 

Entsprechend dem Stadtentwicklungskonzept der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Wohnen wird Berlin auf 3,7 Mio Einwohner anwachsen. Für den Bezirk Pankow werden entsprechend hohe Bevölkerungszuwächse erwartet. Hierfür sind die notwendigen öffentlichen Gebäude herzurichten oder zu erneuern. Ein wesentlicher Arbeitsauftrag für den Fachbereich Hochbau liegt bei der Durchführung der Berliner Schulbauoffensive. Bei den Investitionsanmeldungen der letzten Jahre ist ein stetiges Anwachsen des Bauvolumens zu verzeichnen. Dieses betrug vor 10 Jahren bei der I-Planung 2009-2013 noch 33,5 Mio € und heute bereits 199,2 Mio € . Die hierfür notwendigen Mitarbeiter für Vorbereitung, Planung, Baudurchführung, Bauunterhaltung sind zwar mehrfach beantragt, jedoch nie in entsprechender Anzahl genehmigt worden. Als Ergebnis dieser falschen Personalpolitik wird der Fachbereich Hochbau die geforderten Baumaßnahmen nicht in der gewünschten Zeit realisieren können. Die Schulbauoffensive die ja nach Wunsch der politisch verantwortlichen in 10 Jahren durchgeführt werden soll, wird mit dem zur Verfügung stehenden Personal im Bezirk Pankow 30 Jahre und länger dauern. Bei der Besetzung von Stellen im Bezirk stehen wir in direkter Konkurrenz zu anderen öffentlichen Arbeitgebern sowie der Bauwirtschaft. Der Arbeitsmarkt für Architekten, Bauingenieure und Fachingenieure ist so ausgedünnt, dass es schwer fällt Fachkräfte für das BA Pankow vertraglich zu binden. Als Ergebnis dessen konnten trotz mehrfacher Ausschreibung diverse Stellen nicht besetzt werden. Rechnet man die Mitarbeiter*innen ab die durch Ruhestand, Rente, eigene Kündigung uns verlassen haben, ist ein realer Personalzuwachs von nur 2 Mitarbeiter*innen im FB Hochbau in 2018 zu verzeichnen. Die personelle Situation wird sich nicht wesentlich verbessern lassen, da die Gehaltsstrukturen sowie die Arbeitsbedingungen nicht mit anderen Arbeitgebern konkurrieren können.

 

Gesundheitsmanagement
 

r das Kalenderjahr 2018 liegt die Gesundheitsquote aus Gründen der Datenerhebung erst im September des Folgejahres (also September 2019) vor. Die Gesundheitsquote 2017 betrug für das Bezirksamt Pankow 87,8%.

 

Wie bereits in den vergangenen Jahren wurde auch im Berichtjahr 2018 den Beschäftigten des Bezirksamtes Pankow (inklusive Jobcenter) eine externe Mitarbeiterberatung angeboten (EAP). Die Nutzungsrate ist mit 3,4 Prozent bei einer erwarteten Nutzung von 3 - 4 Prozent in einem guten Rahmen. Der Trend ist über den Berichtszeitraum hinaus weiter positiv.  Die externe Mitarbeiterberatung wird weiterhin vorrangig zur Klärung von arbeitsbezogenen Themen in Anspruch genommen. Konkret wurden bei den beruflichen Themen, wie bereits in 2017, am häufigsten Konflikte mit Vorgesetzten und Kolleg*innen genannt. Das wird auch in der Auswertung der Auswirkung auf die Arbeitsfähigkeit sichtbar. Insgesamt 88 Prozent der Ratsuchenden gaben an, das ihr Problem unter anderem Fehlzeiten, Konflikte, nachlassende Produktivität und Motivationsverlust nach sich zieht. Sehr positiv hervorzuheben ist die Nutzung der Führungskräfteberatung, indirekt hatte diese Beratung eine Auswirkung auf über 300 Beschäftigte. Ein besonderes Augenmerk lag in 2018 auf die gemeinsame Entwicklung eines Führungskräfte 1x1 für das Bezirksamt Pankow. Ziel ist es, die Führungskräfte in ihrer Rolle zu stärken und in Coachings die Wahrnehmung zum Bewusstwerden von Führungsverantwortung zu unterstützen. Corrente hat in zwei Terminen in der Amtsleiter- und Büroleiter Sitzung die Sozialberatung und speziell die Möglichkeit der Führungskräfteberatung und Grundlagen der konstruktiven Konfrontation als Methode für Mitarbeitergespräche vorgestellt. Ebenso wurde ein Workshop im Rahmen der Bezirksamtsklausur organisiert. Zur optimalen Vorbereitung haben zwei Corrente Mitarbeiter mit insgesamt 10 Amtsleitern und 3 Stadträten Vorgespräche geführt, in denen die Ausrichtung des Workshops besprochen und die Anliegen der Teilnehmer*innen aufgegriffen wurden. Der Schwerpunkt des Workshops lag auf der Sensibilisierung der Führungskräfte für die personenbezogenen Aufgaben. Es wurden die Möglichkeiten des Fürsorge- und Leistungsgespräches vorgestellt und konkrete Beispiele aus dem Führungsalltag besprochen.

 

r 2019 sind weitere Halbtagesveranstaltungen für Führungskräfte geplant. Inhalte dieser Veranstaltungen sollen mit Fachbereichsleitungen erarbeitet werden. Weiter ist geplant, dass Corrente mit Vorträgen an zwei Gesundheitstagen teilnimmt, eine Supervisionsrunde mit den kollegialen Beratern durchführt, einen Vortrag zum Thema Sucht für die Beschäftigten, nach Vorstellungsrunden  zum EAP auf den Willkommensveranstaltungen, sowie bei der Einführungswoche r Azubis mit den Workshops Ernährung, Schlaf, Achtsamkeit und Stress. Für 2019 steht eine Vertragsverlängerung mit Corrente an.

 

Seit Januar 2017 können die Beschäftigten die Kurse der Volkshochschule Pankow aus der Sparte Gesundheit zum ermäßigten Entgelt besuchen. Im Jahr 2018 haben 35 weibliche Beschäftigte an den Kursen der Sparte Gesundheit vergünstigt teilgenommen. Weiterhin wird seit vielen Jahren in den Dienstgebäuden Rathaus Weißensee und Rathaus Pankow eine mobile Massage angeboten. Das Angebot kann derzeit aufgrund fehlender Räume nicht auf andere Standorte ausgeweitet werden. Im Jahr 2018 wurde für die Beschäftigten ein Rücken-Kurs im Gebäude des Rathaus Pankow in der Breiten Straße angeboten.

 

Eine Fortführung eines Bewegungskurses ist für 2019 geplant. Bis März ist dieser Kurs weiterhin geplant, danach kann er aufgrund der Europawahl nicht mehr stattfinden. Auch hatte FM im ASA / AGM schon angedeutet dass es in 2019 keine Raumbuchung  für Sportangebote geben wird. Deshalb sollten externe Angebote wie zum Beispiel Fitnessstudio Kooperationen forciert werden.

 

 

Im Haushaltsjahr 2019 werden weitere 50 elektromotorisch höhenverstellbare Schreibtische beschafft.

 

Barrierefreie Arbeitsplätze


Das Bezirksamt Pankow ist an der Schaffung guter Arbeitsbedingungen für die Beschäftigten und die Gewährleistung der erforderlichen Arbeitssicherheit in Bezug auf Arbeitsgestaltung und Ergonomie interessiert. Regelmäßig finden Arbeitsplatzbegehungen durch die Ergonomiebeauftragte und den Sicherheitsingenieur statt.

 

Auch im Jahr 2018 wurden behindertengerechte Arbeitsplatzausstattungen beim Integrationsamt beantragt und bewilligt bzw. sind derzeit noch im Geschäftsgang. Des Weiteren wurden im Jahr 2018 weitere finanzielle Unterstützungsleistungen beim Integrationsamt beantragt, die zum Großteil auch bewilligt wurden. Es handelt sich um Anträge für den Minderleistungsausgleich und Anträge für personelle Unterstützung.


Arbeitsplätze nicht schwerbehinderter Beschäftigter wurden leidensgerecht ausgestattet.

 

Die BA-Vorlage zur Arbeitsplatzausstattung (VIII-0069/2017), wonach ab 2018 sukzessive alle Büroarbeitsplätze im Bezirksamt Pankow mit elektromotorisch höhenverstellbaren Tischen ausgestattet werden sollen, wird in vollem Umfang umgesetzt. So erfolgte im ersten Schritt eine Bedarfsabfrage bei vornehmlich 132 „dienstälteren“ Beschäftigten, von denen 50 einen elektromotorisch höhenverstellbaren Schreibtisch haben wollten. Die Anschaffung der 50 der elektromotorisch höhenverstellbaren Schreibtische erfolgte im Haushaltsjahr 2018. Im Rahmen der Führsorgepflicht des Arbeitgebers wurden für Beschäftigte mit einem Betriebsärztlichen Gutachten weitere 44 elektromotorisch höhenverstellbare Schreibtische angeschafft.


Standard der IT- Arbeitsplätze


Schrittweise wurde begonnen, die Arbeitsplätze der Beschäftigten mit größeren TFT-Bildschirmen, wie es der zukünftige Standard, der nach der Migration des Betriebs der verfahrensunabhängigen Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) zum IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ) gelten wird, auszustatten. Dort wird dann der sogenannten „Berlin-PC“ eingesetzt, der eine Mindestgröße von 22“ bei TFT-Bildschirmen vorsieht. Auf Grund fehlender bzw. extrem später Vorgaben zur einzusetzenden Version und der notwendigen Parametrisierung von Windows 10 und Office 2016 seitens der zentralen IKT-Steuerung bei der Senatsverwaltung für Inneres und Sport und des ITDZ konnte mit der notwendigen Umstellung auf Windows 10 und Office 2016 im Berichtsjahr noch nicht begonnen werden. Die zwingend notwendige Umstellung ist für die Mitarbeitenden des Fachbereich Informations- und Kommunikationstechnik daher eine erhebliche Herausforderung; wird aber in allen Bereichen des BA dazu führen, dass nur durch zielgenaue Planungen, bei der kaum Einflussmöglichkeiten der Bereiche bestehen, die Umstellung überhaupt realisierbar sein wird.


Anerkennung und Förderung von ehrenamtlichen Engagement von Mitarbeiter*innen


Mitarbeiter*innen haben jederzeit, wenn sie dies möchten, die Möglichkeit, sich ehrenamtlich zu engagieren.

 

 

Zu 4. Chancengleichheit und Diversity

 

rderung der Diversity- und interkulturellen Kompetenz/ Geschlechtergerechtigkeit und Gender Mainstreaming


Die Förderung der Diversity- und interkulturellen Kompetenz nimmt weiterhin einen weiteren wichtigen Aufgabenschwerpunkt zur Umsetzung der interkulturellen Öffnung der Berliner Verwaltung ein. Die Studie „Vielfalt in Pankow“ (2014) bildet die Handlungsgrundlage für das Bezirksamt. An dieser Stelle sei auch auf den BA- Beschluss VIII-053/2018Bericht des Bezirksamtes zur Umsetzung der „Charta der Vielfalt“ vom 18.12.2018 verwiesen, der der BVV vorliegt.

 

Am 11.10.2018 fand der Aktionstag „Schichtwechsel“ statt, der zuvor durch den Fachbereich Personalmanagement/Organisationsentwicklung durch einen Flyer im Bezirksamt Pankow beworben wurde. Zusätzlich wurde dieser im Intranet (Information über Tagesmitteilungen) und über die Büroleitungen per Email beworben. Initiator dieses Aktionstages ist die Landesarbeitsgemeinschaft der Werkstätten für behinderte Menschen Berlin e.V. Diese steht stellvertretend für einen Zusammenschluss von 17 Werkstätten unterschiedlicher Ausrichtungen (Handwerk, Technik, Bau und Grünpflege, Gastronomie, Service und Lebensmittelbranche, künstlerischer Bereich, Kunstgewerbe, Design, Druck und Herstellung in industriellen Fertigungsstätten) an 96 Arbeitsorten in Berlin. Das Bezirksamt Pankow begrüßt und unterstützt diesen Aktionstag, ermöglicht er doch den Perspektivenwechsel und zeigt, wie Menschen mit und ohne Behinderungen selbstverständlich jeden Tag zusammenarbeiten, gemeinsame Identität und soziale Beziehungen weiterentwickelt werden können. Zwei Beschäftigte des Bezirksamtes Pankow haben an diesem Aktionstag teilgenommen.
 

Neben der Förderung der Diversity- und interkulturellen Kompetenz gehört auch die Stärkung der Europakompetenz der Berliner Verwaltung (siehe Senatsbeschluss SB 1078_ 2018 vom 20.03.2018 "Maßnahmen zur Stärkung der Europakompetenz der Berliner Verwaltung". Im Rahmen der dort festgelegten Aufgaben und Maßnahmen zur Personalentwicklung und Qualifizierung ermöglicht das Bezirksamt Pankow in dem gemeinsamen Projekt der Berliner Bezirke Locals go Europe! (LoGo Europe) bereits seit mehreren Jahren EU- Hospitationen in europäischen Partnerverwaltungen zum Wissenstransfer und zur europaweiten Vernetzung. 2017 absolvierten zwei Beschäftigte in Stockholm (Stadtentwicklung) und Graz (Straßen- und Grünflächenamt) ein vierwöchiges Praktikum. 2018 waren zwei Beschäftige zur Hospitation in Belfast (Gesundheitsamt) und Palermo (Bereich Integration).


Willkommenskultur in der Pankower Verwaltung


Die Profilierung des Bezirksamtes als attraktiver Arbeitgeber ist nach wie vor ein wichtiges Thema, da das Bezirksamt im Wettbewerb mit anderen Arbeitgebern um die besten Mitarbeiter*innen steht. Hierbei steht, neben einer nachhaltigen Willkommenskultur und einer verbesserten Mitarbeiterbindung, der Erhalt der Beschäftigungsfähigkeit der Mitarbeiter*innen im besonderen Fokus bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Attraktivität des Arbeitgebers.
 

Zu 5. Änderung der Rahmenbedingungen und Reformbedarf


Aufgabenabschichtungen der Hauptverwaltung auf die Bezirke und Auswirkungen auf das Personalmanagement


Aufgabenabschichtungen aus dem Bereich der Hauptverwaltung auf die Bezirksverwaltung erfolgten im Jahr 2018 nicht. Durch die Einrichtung von Arbeitsgruppen zu und das Neuaufsetzen von verschiedenen wichtigen Themen des Personalmanagements steigt der Aufwand der fachlichen Koordination mit der Senatsebene. Dies bedeutet einen erhöhten personellen Aufwand, der neben der Schaffung von grundlegenden Prozessstrukturen und Standards im Bezirksamt Pankow erledigt werden muss.

 

Die 42. Verordnung zur Durchführung des Bundes-Immissionsschutzgesetzes (BImSchV) ist als neue Verordnung zu vollziehen. Es fanden Gespräche mit dem Gesundheitsamt und dem BWA statt, die von UmNat organisiert wurden, um die Zusammenarbeit in diesem Bereich zu verbessern.


Anpassung des Personalzielkonzeptes (VZÄ) aufgrund veränderter Aufgaben der Bezirksverwaltung


Angaben hierzu bitten wir den aktuellen Informationen zur Haushaltsplanaufstellung zu entnehmen.


Veränderte Raumbedarfe an Bürodienstflächen durch den Personalaufwuchs


Die Serviceeinheit Facility Management hat eine Arbeitsgruppe „roraum“ initiiert. In dieser sollen auf konzeptioneller und operativer Ebene praktikable Lösungen für den Umgang mit dem erhöhtem Personalaufwuchs gefunden werden. In der Arbeitsgruppe Büroraum sind verschiedene Ämter und Büroleitungen vertreten. Die Serviceeinheit Facility Management arbeitet intensiv an der Akquise neuer Bürostandorte. Weiterhin wurde eine Machbarkeitsstudie zur Erweiterung des Rathauses Weissensee beauftragt. Diese Erweiterung soll modular aufgebaut sein. Kurzfristig sollen Container aufgestellt werden, mittelfristig ist ein Erweiterungsbau zur Investionsplanung und bei SIWANA als Option angemeldet worden. Neben dieser wurde eine Machbarkeitsstudie zur Erweiterung des Standortes Darßer Str. beauftragt. Diese wird Ende Februar fertiggestellt sein. Auch hier könnten kurzfristig Container aufgestellt werden. Langfristig könnte auch hier ein Erweiterungsbau möglich sein. Parallel wird das Projekt Fröbelstr. 15 verfolgt. Hier ist die Frage der Finanzierung in Klärung. Die Leitung der Serviceeinheit Facility Management hat sich mit der Leitung der Stadtentwicklungsamtes darauf geeinigt, ein übergeordnetes Konzept bzw. einen Masterplan Dienstgebäude für den Gesamtbezirk zu initiieren um einen langfristigen Planungshorizont zu entwickeln. Hier wird es noch Abstimmungsbedarf geben. Die dargestellten Maßnahmen werden in einer BA­Vorlage zur Kenntnis zusammengefasst werden.
 

Veränderte Aufgabenschwerpunkte in der Personalentwicklung und des Personalmanagements


Es gibt vier wesentliche Schwerpunkte in den nächsten Jahren:
 

a)     die Bewältigung von permanent großen Wellen von Einstellungsprozessen als besondere Herausforderung

b)     die Unterbringung von gesundheitlich beeinträchtigten Beschäftigten und der Umgang mit besonderen Belastungssituationen

c)      Umsetzung der neuen Rahmendienstvereinbarung des Landes Berlins zum Personalmanagement

d)     der Kulturwandel des von Wachstumsproblemen geprägten Bezirksamtes hin zur Integration von neuen Beschäftigten und Weiterentwicklung von „Altbeschäftigten“ mit allen Einstellungs- und Wertefragen sowie Entwicklung einer adäquaten Führungskultur


Geplante Maßnahmen:
zu a)

  • weitere Prozessstandardisierung und Einführung von Rexx, Migration von Rexx vorerst pilotweise, um erste Erfahrungen für Standardprozesse erwerben und für Weiterentwicklungen nutzen zu können
  • Gestaltung von Standards zur Unterstützung von Auswahlprozessen in der Moderation
  • fallweise Beratung von Führungskräften in schwierigen Auswahlsituationen
  • Erarbeitung von Handreichungen für Führungskräfte beispielweise zur Führung von besonders schwierig empfundenen Personalgesprächen


zu b)

  • Prozessbeschreibung zur Unterbringung gesundheitlich eingeschränkter Personen auch in Abstimmung mit der Senatsverwaltung
  • Unterstützung und Motivation der Akteure in besonders angespannten Situationen der Alltagsbewältigung
  • Durchsetzen von Regelungen zur Vermittlung von gesundheitlich eingeschränkten Personen
  • Fallweise Erstellung und Beratung von Personen

 

zu c)

Mit Inkrafttreten der Rahmendienstvereinbarung Personalmanagement ist diese landesweit umzusetzen. Im Bezirksamt Pankow hat sich Ende 2018 der Ausschuss Personalmanagement konstituiert, der neben dem Bezirksbürgermeister, Amtsleitungen als auch die Beschäftigtenvertretungen angehören.

 

Der Ausschuss für Personalmanagement hat folgende Aufgaben:

  • kontinuierlicher Austausch über die Ausgestaltung,
  • Weiterentwicklung und Wirksamkeit eines ganzheitlichen Personalmanagementkonzeptes Begleitung von Personalmanagementprozessen (z. B. Stellenplan, Personalbedarf, Personalabgänge, Umorganisationen)
  • Beratung von Zieldefinitionen und Zeit- und Maßnahmenplanungen (z. B. Fortbildungs- und Qualifizierungsbedarfe, Rotationen, Wissensmanagementprozesse, Leistungsprämien)
  • Vorbereitung und Empfehlung von Entscheidungen

 

zu d)

  • Integration von Neubeschäftigten (Bewältigung des „Kulturschocks“ von neuen Mitarbeiter*innen und Motivation zum Bleiben und Sich- Einbringen)
  • Wertschätzen des schweren Mühens der „Altbeschäftigten“ in der Vergangenheit des Sparens und Weiterentwickeln von Werten und wiedernutzen von Kompetenzen (z.B. Prioritäten setzen), die in den Zeiten des Sparens auch „untergegangen“ sind. (Es ist wichtig, die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu tun.)
  • Verständigung über „alte“ und „neue“hrungskompetenzen und Integration zu einem neuen gemeinsamen Verständnis des Führens
  • Schaffung einer neuen Führungskultur, die Mitarbeiter*innen bei der Arbeit unterstützt durch Schaffung von Voraussetzungen des strukturierten und gesundheitsförderlichen Arbeitens
     

Gerade für d) gilt: ein gemeinsames Miteinander von „alten“ und „neuen“hrungskräften einerseits und „neuen“ und „alten“ Mitarbeiter*innen andererseits zu erreichen. Die schwierige Situation des 15-jährigen Sparens vor dem Hintergrund des jetzt viel schnelleren Wachsen-Müssens wird nur bewältigt, wenn das gemeinsame Verständnis vorhanden ist. Das gilt es zukünftig zu entwickeln.

 

Veränderungen durch die Digitalisierung der Verwaltung

Im Rahmen der Umsetzung der Vorgaben des Berliner E-Government Gesetzes werden sich verschiedenste Auswirkungen auf die Art der Arbeitserledigung und der Erbringung der Dienstleistungen für den Bürger*innen durch die Beschäftigten des BA in den nächsten Jahren ergeben. Beispielhaft seien hier die Förderung der Onlinezugänge und damit der Möglichkeiten, Dienstleistungen online zu beantragen, und die Einführung der elektronischen Aktenführung bis Ende 2023 mit der Verbindung zu den Fachverfahren genannt. Beides zieht nicht unerhebliche Bedarfe in der Veränderung/Anpassung der Arbeitsorganisation und Qualifizierungsmaßnahmen für die Beschäftigten nach sich.
 

Reformbedarfe aus Sicht des Bezirksamtes in Bezug auf landesrechtliche Regelungen beim Personal


Der demografische Wandel in der Verwaltung stellt diese nach wie vor insbesondere bei der Nachbesetzung von Stellen von Führungspositionen mit Ergebnisverantwortung vor große Herausforderungen. Beamt*innen in entsprechenden Stellvertreterpositionen fehlt oft die Befähigung für das zweite Einstiegsamt für die Laufbahngruppe 2. Um bereits erfahrenen Bewerber*innen einen besseren Zugang zu diesen Stellen zu ermöglichen, ist es notwendig, über eine bessere Durchlässigkeit von Laufbahnen bei den Beamt*innen nachzudenken und den bereits praktizierten Verwendungsaufstieg von Beamt*innen wieder zuzulassen.

Die Rahmendienstvereinbarung zum Personalmanagement und Ausführungsvorschriften zur Beurteilung für die Beamt*innen (durch die jetzt zuständige Senatsverwaltung für das Landespersonal (Senatsverwaltung für Finanzen) sind mittlerweile erlassen. Deren Umsetzung als auch die beabsichtigte analoge Anwendung der Beurteilungsvorschriften stellt das behördliche Personalmanagement neben der Optimierung von Stellenbesetzungsverfahren vor vielfältige, komplexe und umfangreiche Herausforderungen.

 

Haushaltsmäßige Auswirkungen

keine

Gleichstellungs- und gleichbehandlungsrelevante Auswirkungen

siehe Zwischenbericht

Auswirkungen auf die nachhaltige Entwicklung

keine

Kinder- und Familienverträglichkeit

entfällt

 

ren Benn

 

 

 

 

 
 

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