Bezirksamt Pankow von Berlin                                                                                                  .09.2012

An die

Bezirksverordnetenversammlung              Drucksache-Nr.:

                            In Erledigung der

              Drucksache Nr.: VI-0787

Vorlage zur Kenntnisnahme

für die Bezirksverordnetenversammlung gemäß § 13 BezVG

Schlussbericht

Umsteuern bei den Haushaltsdefiziten im Bereich der Hilfen in besonderen Lebenslagen

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

In Erledigung des in der 25. Sitzung am 17.06.2009 angenommenen Ersuchens der Bezirksverordnetenversammlung – Drucksache Nr.: VI-0787

1.     Das Bezirksamt wird aufgefordert, umgehend ein Maßnahmekonzept zu erarbeiten, zu beschließen und umzusetzen, das ein sofortiges und nachhaltiges Umsteuern bei den entstehenden Defiziten im Bereich der Hilfen in besonderen Lebenslagen im Sozialamt möglich macht.

2.     Ziel dieses Konzeptes soll es sein, die entstehenden Defizite erkennbar zu reduzieren und im Jahr 2010 und den darauf folgenden Jahren zu einem ausgeglichenen Haushaltsergebnis in diesen Produkten zu kommen.

3.     Dabei sind die personellen Ressourcen des gesamten Bezirksamtes einzubeziehen aber auch Möglichkeiten der Außeneinstellungen zu prüfen.

4.     Auch weitere ämterübergreifende Maßnahmen im Bereich des Personalmanagements, wie beispielsweise die Überprüfung der Reaktion auf Überlastungsanzeigen, eine zügige Umsetzung von Ergebnissen bei Rückkehrergesprächen bei langen Krankheitszeiten sowie Maßnahmen der Prävention von individuellen
Überlastungsfällen sollen in die Überlegungen mit einbezogen werden.

5.     Im Fachausschuss ist mindestens halbjährlich über die Maßnahmen, deren Effekte und die finanziellen Auswirkungen zu berichten.

wird gemäß § 13 Bezirksverwaltungsgesetz berichtet:

Um die aktuellen und zukünftigen Probleme im Sozialamt zu bewältigen, hat das Bezirksamt ein Projekt  „Führungsunterstützung Sozialamt“ aufgelegt, was sowohl Maßnahmen zur die Unterstützung der Leitungsebenen, zur Stärkung von Funktionen und Personal sowie organisatorische Umstrukturierungen umfasst:

I. Ausgangslage:

Das Sozialamt Pankow verzeichnet nach einem positiven Ergebnis in 2009  (nach Personalaufstockung) bei den Hilfen in besonderen Lebenslagen eine Verschlechterung im Jahr 2010 auf knapp -200 T € und einen Einbruch auf -3.589 T € im Jahre 2011. Im Jahr 2012 zeichnet sich eine negative Entwicklung ab.

Diese Entwicklung läuft parallel zu Schwierigkeiten, offene Stellen im Sozialamt qualifiziert bzw. überhaupt nachzubesetzen. Weder der altersbedingte Abgang noch die Abwanderung konnte aufgefangen  werden.  Die in der Zielvereinbarung FM Eingliederungshilfe geforderte Aktenrate ist in 2011 nicht erfüllt.

Diese personelle Unterausstattung geht einher mit krankheitsbedingten Ausfällen. Für 32 % der Mitarbeiter /innen des Sozialamtes musste in 2011 ein BEM-Verfahren eingeleitet werden. Die Krankenquote betrug im ersten Halbjahr 2011 (aktuellere Daten sind noch nicht verfügbar) ca. 15,8 % (durchschnittlich 20,4 krankheitsbedingte Fehltage pro MA im 1. Halbjahr 2011).

Folgen dieser Situation sind:

1.     Es entstehen Bearbeitungsrückstände, weil es nicht möglich ist, alle erforderlichen Arbeiten zeitnah zu erledigen. Bearbeitungsrückstände können entstehen bei der Bearbeitung von Neuanträgen, von Weiterbewilligungsanträgen, der Neuentscheidung infolge von Sachverhaltsänderungen sowie bei der Bearbeitung von Rechnungen. Ob sich die Bearbeitungsrückstände gleichmäßig auf alle zuvor aufgeführten Arbeitsvorgänge verteilen oder schwerpunktmäßig auf einzelne Arbeitsvorgänge kann ohne Durchführung einer arbeitsaufwändigen Stichtagserfassung in allen entsprechenden Sachgebieten nicht gesagt werden. Eine genaue Ermittlung nach Art und Umfang der Bearbeitungsrückstände ohne arbeitsmäßige Belastung der Sachbearbeiter/innen wäre auch dann nicht möglich, wenn die Ermittlung vorrangig durch nicht zum Sozialamt gehörendes Personal erfolgen soll.

2.     Es muss davon ausgegangen werden, dass dem Bereich des Controllings und der Fallkostensteuerung nicht ausreichend Bedeutung zugemessen werden kann. Alle Arbeitsvorgänge sind unter großem Zeitdruck zu erledigen. Es liegt nahe, dass aufgrund des Zeitdrucks die Fallmanager/innen und Sachbearbeiter/innen nicht immer das in den Einzelfällen vorhandene Potenzial zur Steuerung der Transferausgaben erkennen können, so dass die Falldurchschnittskosten höher ausfallen dürften, als dies bei einer Bearbeitung mit ausreichender Bearbeitungszeit sein müsste.

3.     Über den Jahreswechsel hinaus bestehende Rückstände insbesondere bei der Bearbeitung von Neu- und Weiterbewilligungsanträgen führt zu „Mengenverlusten“ in der KLR und den wiederholt beschriebenen negativen Budgetauswirkungen bei der Nachbudgetierung und Budgetierung folgender Haushaltsjahre.

4.     Das nicht vollständige Ausnutzen von Potenzialen zur Transferkostensteuerung in den Einzelfällen führt zu höheren Falldurchschnittskosten und damit zu unnötig hohen kameralen Ausgaben und Ansatzüberschreitungen, die auch durch die Nachbudgetierung nicht ausgeglichen werden.

5.     Aus Gründen der Vollständigkeit wird auch auf die negativen Auswirkungen für die leistungserbringenden Einrichtungen verwiesen, die zeitliche Einnahmeausfälle durch eigene Zwischenfinanzierungen ausgleichen müssen.

Außerdem führt die Situation zu einer permanenten Überlastung der Leitungsebenen vom Amtsleiter, Fachbereichsleiterin bis zu den Gruppenleiter/innen und letztlich zu einem gravierenden Motivationsverlust, der die Arbeit des Amtes insgesamt nachdrücklich belastet.

Alle früher erfolgreichen  Maßnahmen wie Umsetzungen innerhalb des Sozialamtes, Neuzuschnitt von Arbeitsgebieten insbesondere für Mitarbeiter/innen mit anerkannten  Einschränkungen, Neuregelung arbeitsorganisatorischer Abläufe oder Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung führten jetzt nicht mehr zu dauerhaften Verbesserungen.

Dieser Prozess muss dringend aufgehalten und letztlich umgekehrt werden. Das ist nicht mehr aus dem derzeitigen Bestand des Sozialamtes heraus, sondern nur noch mit zusätzlichen Unterstützungsmaßnahmen zu erreichen.

II. Rahmenbedingungen:

Gesetzliche Grundlage der Hilfe zur Pflege und der Eingliederungshilfe ist das SGB XII. Zu beachten sind jedoch auch die Vorschriften, die Rehabilitationsleistungen und Pflegeleistungen anderer Träger vorsehen (insbesondere SGB XI, SGB IX und SGB III).

Das Sozialamt wird im Bereich „Sozialhilfe“ (Soz E) von einer Fachbereichsleiterin geleitet, die auch gleichzeitig den Amtsleiter bei Abwesenheit vertritt. Ihr sind die Widerspruchsbearbeiterin und der Grundsatzsachbearbeiter zugeordnet.

Die FB – Leiterin ist für 7 Sachgebiete (SG) verantwortlich

·         1 SG Grundsicherung

·         1 SG Wohnungslosenhilfe / Asylbewerberleistungsgesetz

Diese sollen hier jedoch nicht weiter betrachtet werden, da die finanziellen Risiken und personellen Probleme schwerpunktmäßig die anderen Sachgebiete betreffen.

Folgende Sachgebiete betreffen den Bereich HbL:

·         2 SG Pflege

·         1 SG Fallmanagement

·         1 SG Sachbearbeitung Eingliederungshilfe

·         1 SG Sozialdienst, das für alle Bereich in Soz E sowie das Jobcenter zuständig ist

Der gesamt Bereich HbL ist im Haus 3 in der Fröbelstraße untergebracht. Dies ist durch die räumliche Trennung von der Amtsleitung im Haus 2 nicht günstig. Die räumlichen Bedingungen im Haus 3 sind überdies suboptimal. Im Falle eines Umzugs in die Prenzlauer Promenade 28 ist deshalb eine direkte räumliche Nähe des Amtsleiters zu diesem Bereich vorgesehen.

Intensiverer Kundenkontakt findet insbesondere bei der Hilfe zur Pflege und im Fallmanagement der Eingliederungshilfe statt. Fallmanager und Sozialarbeiter des Sozialdienstes sind auch im Außendienst tätig.

Alle Bereiche haben es mit durchaus schwieriger Klientel zu tun, das teilweise eine hohe Anspruchshaltung über die sozialhilferechtlichen Möglichkeiten hinaus und psychische Auffälligkeiten aufweisen.

Beide Bereiche sind mit stark steigenden Fallzahlen konfrontiert, die Fall-Fluktuation ist in der Pflege (insbesondere in der stationären Hilfe zur Pflege, weil eine Heimaufnahme oft erst nach dem Eintritt schwerster, die weitere Lebenserwartung einschränkender Krankheiten erfolgt) hoch, so dass die aufwändigen Erstanträge eine hohe Bedeutung haben.

Alle Bereiche des Sozialamtes arbeiten mit dem Computerprogramm OpenProSoz. Die eigentliche Falldokumentation erfolgt aber weiterhin umfassend in den Papierakten.

Sowohl die Pflege, als auch die Eingliederungshilfe arbeiten eng mit dem Gesundheitsamt zusammen. Der Sozialpsychiatrische Dienst und die Beratungsstelle für Behinderte erstellen die notwendigen Gutachten (zur Einschätzung des konkreten Pflegebedarfs sowie des Betreuungsbedarfs in der Eingliederungshilfe). Weitere Schnittstellen gibt es zum Jugendamt, Wohnungsamt sowie zu den Kranken-/Pflegekassen, MDK und Rententräger.

III. Projektziele des Projekts Unterstützungsmaßnahmen für das Sozialamt

a.     Schaffung von Kapazitäten für die strategische Führungsunterstützung (personell, organisatorisch, inhaltlich)

b.     dauerhaften Konsolidierung der Personalsituation im Bereich Hilfen in besonderen Lebenslagen zum Erhalt einer arbeitsfähigen operativen Ebene

c.      Installierung eines wirksamen Kostencontrollings sowohl in der Eingliederungshilfe (Einhaltung ZV FM) als auch in der Hilfe zur Pflege

d.     Beseitigung / Veränderung von im Vergleich zu anderen Bezirken Defizite verursachenden  Rahmenbedingungen

IV. Einzelmaßnahmen und deren Durchführung

Die folgenden Maßnahmepakete sind zu bearbeiten. Das Projekt hat die Aufgabe, diese anhand der Ist-Situation zu analysieren und konkrete Maßnahmen in zeitlich definierten Teilschritten daraus abzuleiten, den Prozess zu koordinieren und zu überwachen und eine Erfolgskontrolle durchzuführen.

Alle Maßnahmen sind mit der politischen und der fachlichen Verwaltungsleitung abzusprechen.

Paket 1:

·        Beratung und Unterstützung bei der Prüfung der Aufbau- und Ablauforganisation
Vornehmlich für die Definition des Zielsystems sowie der Verteilung der Aufgaben und Entscheidungskompetenzen soll externe Beratung zur Verfügung stehen.

·        Beratung und Unterstützung bei der Erarbeitung der Anforderungsprofile neuer oder geänderter Aufgabengebiete, der Besetzung der offenen Stellen sowie der Organisation der Einarbeitung

·        Coaching und Unterstützung aller Führungsebenen.
Es sind für alle Leitungsebenen Coaching- und Unterstützungsleistungen bezüglich der Steuerung des Umstrukturierungsprozesses und der Evaluation der Wirksamkeit der vorgesehenen Maßnahmen vorzusehen. Da die Implementierung eines Transferkostencontrollings sowie einer Arbeitsgruppe „Fallkostencontrolling in der Hilfe zur Pflege“ vorgesehen sind, sind Amts- und Fachbereichsleitungen dahingehend zu unterstützen, dass diese die daraus resultierenden Aufgaben- und Rollenänderungen verinnerlichen und realisieren.

·        Beratung und Unterstützung bei der Analyse der Bearbeitungsrückstände und Erarbeitung von Strategien zum Abbau und zukünftigen Vermeiden von Bearbeitungsrückständen

·        Beratung und Unterstützung bei der Erarbeitung einer sinnvollen Organisation zur Absicherung der Gutachtertätigkeit Ges / Soz, ggf. Erarbeitung entsprechender Arbeitsanweisungen

Die Begleitung der Prozesse durch Externe soll die Teambildung innerhalb der einzelnen, zum Teil neu organisierten Arbeitsgruppen ebenso fördern wie die Zusammenarbeit der verschiedenen beteiligten Arbeitsgruppen und deren Mitarbeiter/innen des Sozial- und Gesundheitsamtes.

Coaching- und Unterstützungsleistungen durch Externe müssen ab dem Beginn des Umstrukturierungsprozesses verfügbar sein, um Fehlentwicklungen möglichst von Beginn an zu vermeiden. Die Mittel dafür wurden in der Sitzung des Ausschusses für Finanzen, Immobilien und Personal am 23.08.2012 frei geschaltet.

Zeitliche Umsetzung: Vor Besetzung der im Paket 2 genannten Stellen

Zur Absicherung des Pakets 1 müsste man einen/eine ausgewiesene/n Fachmann/frau für Organisationsmanagement mit Wissen über das Funktionieren / Nichtfunktionieren von Verwaltung oder einen externen Berater mit denselben Fähigkeiten und Kenntnissen haben. Er müsste einerseits eine gewisse Durchsetzungsfähigkeit, andererseits auch die Bereitschaft zur Kooperation mit SozAL haben. Dies ist derzeit nur im Rahmen der in Paket 1 genannten Möglichkeiten realisierbar.

Paket 2

·        Ausschreibung einer Stelle für eine/n Transferkostencontroller/in.
Zur Entlastung und Unterstützung der Amtsleitung  ist eine Stelle Transferkostencontrolling einzurichten. Der/die zukünftige Stelleninhaber/in soll über fundierte betriebswirtschaftliche Kenntnisse und Erfahrungen im Controlling (wenn möglich im Transferkostencontrolling) verfügen.
Zeitliche Umsetzung: Die Stelle ist im Ausschreibungsverfahren

·        Einrichtung einer Arbeitsgruppe „Fallkostencontrolling in der Hilfe zur Pflege“
Dieser Arbeitsgruppe werden die gutachterlichen Bedarfsfeststellungen bei Personen, die ambulante Hilfen zur Pflege beantragen, obliegen. Neben der Bedarfsfeststellung im konkreten Einzelfall werden die Mitarbeiter/innen dieser Arbeitsgruppe regelmäßige Fallrevisionen in Fällen der ambulanten Hilfe zur Pflege durchführen und Bedarfsanmeldungen der Pflegedienste und Fremdgutachten (Bedarfseinschätzungen anderer Stellen als dem Sozialamt) prüfen.
Zum Aufbau dieser Arbeitsgruppe soll die Stelle für das Pflegefachcontrolling (Altenpfleger/in EGr KR 7a TV-L) sowie zwei Stellen für Sachbearbeiter/innen in der Hilfe zur Pflege (Besgr. A 10, vgl. Entgeltgr. 9 TV-L aus Vgr. Vb/IVb BAT-O) herangezogen werden. Die Stellen für Sachbearbeiter/innen sollen für das folgende, gleichwertige Arbeitsgebiet ausgeschrieben werden.

Das Pflegefachcontrolling im Bereich der ‚Hilfe zur Pflege’ beinhaltet: Überprüfung von Pflegebedürftigkeit und Leistungsumfang Durchführung von Qualitätskontrollen / Kundenmonitorring Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen zur Erhöhung der Abrechnungstransparenz, Mitarbeit in bezirksübergreifenden Fachgremien (Controllertreffen, ClearingsteIle) Plausibilitätsprüfungen von Stellungnahmen (Sozialdienst)“
Perspektivisch könnte angestrebt werden, die Pflegebedarfsfeststellung ausschließlich im Sozialamt anzusiedeln und die jetzt im Gesundheitsamt vorgenommenen Bedarfsfeststellungen zukünftig in das Sozialamt zu verlagern.
Diese Arbeitsgruppe wäre im Fachbereich Soz E angesiedelt, da bei der Bedarfsfeststellung fachlich-inhaltliche Regelungen vorrangig anzuwenden sind. Es wird aber eine enge Zusammenarbeit mit dem bei der Amtsleitung angesiedelten  Transferkostencontrolling und der Arbeitsgruppe Finanzen und Controlling erfolgen.
Zeitliche Umsetzung: Alle drei Stellen sind ausgeschrieben

·        Um über den Jahreswechsel hinausgehende Bearbeitungsrückstände zukünftig zu vermeiden, wird ein Verfahren eingeführt, welches vornehmlich im letzten Quartal eines Jahres den Dienstkräften ermöglicht durch Überstundeneinsatz am Sonnabend bestehende Rückstände noch weitgehend so rechtzeitig abzuarbeiten, dass keine negativen Budgetauswirkungen mehr zu erwarten sind. Hierzu muss eine hohe Motivation der Mitarbeiter/innen erzeugt werden. Dies soll dadurch erzielt werden, dass die Mitarbeiter/innen entscheiden können, ob sie einen Freizeitausgleich oder eine sofortige Bezahlung der Überstunden erhalten.
Überstunden kämen nur in dem Umfang in Betracht, in dem wegen der teilweisen (bei Teilzeitbeschäftigung) oder vollständigen Nichtbesetzung von Stellen geplante Personalmittel nicht verbraucht wurden. Damit könnte besser als bisher realisiert werden, dass die geplanten Personalressourcen auch möglichst vollständig zur Erledigung der bestehenden Arbeitsaufgaben eingesetzt werden. Die entsprechenden Abstimmungen mit der SE Personal und dem Personalrat laufen derzeit für 2012.
Zeitliche Umsetzung: Für 2012 ist eine Genehmigung von Überstunden wie oben beschrieben eingeleitet. Mit SenGesSoz ist zu klären, wann das System Open ProSoz außerhalb der regulären Arbeitszeit zur Verfügung gestellt werden kann.

·        Erarbeitung einer entsprechender Arbeitsanweisung für das Pflegefachcontrolling
Es sind die konkreten Aufgabenzuordnungen und –abgrenzungen sowie Kompetenzen und Befugnisse für die Arbeitsgruppe „Fallkostencontrolling in der Hilfe zur Pflege“, das Transferkostencontrolling bei der Amtsleitung, der Leitung des Fachbereiches Soz E sowie der Arbeitsgruppe Finanzen und Controlling in der Arbeitsanweisung zu regeln.
Zeitliche Umsetzung: I. Quartal 2013 (unter Einbeziehung der zukünftig in dieser Arbeitsgruppe tätigen Mitarbeiter/innen)
 

·        Wiederbesetzung aller derzeit freien Planstellen des Bereichs der Hilfe zur Pflege
Die Nutzung aller verfügbaren Stellen ist erforderlich, um einerseits die Arbeitsgruppe „Fallkostencontrolling in der Hilfe zur Pflege“ einrichten und zukünftig Bearbeitungsrückstände vermeiden zu können. Dies kann derzeit nur für 2013 abgesichert werden. Nach dem im Bezirksamt am 30.08.2012 beschlossenen Drucksache „Festlegung der maximalen Besetzungsmöglichkeit (VZÄ) für die Jahre 2012 bis 2016“ sind im GB 4 neben den  angebotenen 11,7 VzÄ noch weitere 8,5 VZÄ in 2014 – 2016 zu erbringen.
Zeitliche Umsetzung: kontinuierlich und unverzüglich und soweit Stellen vorhanden sind.
 

·        Wiederaufbau einer effektiven Erstantragsbearbeitung bei der Hilfe zur Pflege
Sobald alle Stellen wieder besetzt sind und eine Konsolidierung der neuen Strukturen festzustellen ist, soll auch die frühere Erstantragsstelle für Hilfen zur Pflege wieder eingerichtet werden. Der Arbeitsschwerpunkt würde anfangs bei der ambulanten Hilfe zur Pflege liegen. Die stationäre Pflege wäre in einem zweiten Schritt der Erstantragsstelle zu übertragen.
Zeitliche Umsetzung: Umsetzung ab IV. Quartal 2013
 

·        Absicherung der Zielvereinbarung FM
Es sind auch in der Eingliederungshilfe alle freien Stellen wieder zu besetzen, um den vereinbarten Personalschlüssel von 1:75 wieder zu erreichen. Perspektivisch ist sicherzustellen, dass bei den weiterhin zu erwartenden Fallzahlensteigerungen eine dem Personalschlüssel entsprechende Stellenaufstockung möglich wird.
Zeitliche Umsetzung: kontinuierlich und unverzüglich und soweit Stellen vorhanden sind.
 

Die Umsetzung der Maßnahmen des Pakets 2 kann nur durch das derzeit vorhandene Führungspersonal des Sozialamtes sowie der Büroleitung der Abteilung erfolgen. Aufgrund der bereits jetzt festzustellenden sehr starken quantitativen Belastung bzw. sogar Überlastung der Leitungsebenen (siehe unter II, Seite 2) sind alle Arbeitsabläufe zur Umsetzung der Maßnahmen des Pakets 2 als zeitkritisch einzustufen. Die zeitliche Umsetzung der Maßnahmen wäre zunehmend gefährdet, wenn diesen Leitungskräften weitere Aufgaben zugewiesen oder bereits obliegende Aufgaben mit höherer Priorität versehen würden.

Die Umsetzung der Maßnahmen soll erfolgen, wenn die im Paket 1 beschriebenen Coaching- und Unterstützungsleistungen bereits verfügbar sind, um Fehlentwicklungen möglichst von Beginn an zu vermeiden.

Paket 3

·        Sicherung der Weiterführung des Gesundheitsmanagements entsprechend Mitarbeiterbefragung
Zeitliche Umsetzung: kontinuierlich; soweit Bedingungen der Bürodienstgebäude zu beachten sind, kann eine Umsetzung der Vorschläge erst nach einer Entscheidung über den geplanten Umzug des Sozialamtes in Angriff genommen werden (sofern dann überhaupt noch erforderlich).

·        Ggf. Teambildungsmaßnahmen in Sachgebieten
Zeitliche Umsetzung: ab I. Quartal 2013

·        Stärkung der Stellung der FM durch entsprechende Coachingmaßnahmen
Die Fähigkeit der FM, Fallkonferenzen usw. sachorientiert und zielgerichtet leiten und steuern zu können, soll gestärkt werden.
Zeitliche Umsetzung: ab I. Quartal 2013

·        Sicherung der qualitativen Weiterentwicklung der einzelnen MA
Zeitliche Umsetzung: Fortbildungsplanung 2013 läuft bereits

·        Regionalisierung der Fälle mit persönlichem Budget
Zeitliche Umsetzung: Hierzu wäre eine Regelung auf Landesebene (örtliche Zuständigkeit) notwendig. Die Möglichkeiten zur Umsetzung dieses Vorschlages kann derzeit noch nicht eingeschätzt werden, wird aber von verschiedenen Bezirken angestrebt.

Das Paket 3 kann das Sozialamt aus eigener Kraft bewältigen. Hier sind alle Führungsebenen gefordert.

Die Personalentwicklung und Personalsteuerung insgesamt ist Aufgabe des ganzen Bezirksamts.

Wir bitten, die Drucksache als erledigt zu betrachten.             

Haushaltsmäßige Auswirkungen

Sind derzeit nicht abschließend quantifizierbar und stehen in Abhängigkeit von den ggf. noch zu treffenden ergänzenden Beschlussfassungen des Bezirksamtes.

Gleichstellungs- und gleichbehandlungsrelevante Auswirkungen

keine

Auswirkungen auf die nachhaltige Entwicklung

Keine

Kinder- und Familienverträglichkeit

entfällt

Matthias Köhne                                                                      Lioba Zürn-Kasztantowicz

Bezirksbürgermeister               Bezirksstadträtin für

Soziales, Gesundheit, Schule und Sport