Drucksache - 2652/IV  

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

(Text siehe Rückseite)

Bezirksamt Mitte von BerlinDatum: ……..2016

Abt. Schule, Sport und Facility Management Tel.:44600

BezirksverordnetenversammlungDrucksache Nr.

Mitte von Berlin………2652/IV

Vorlage - zur Kenntnisnahme –

über

Überprüfung von Verträgen und Vergaben durch das Bezirksamt

Wir bitten, zur Kenntnis zu nehmen:

Die Bezirksverordnetenversammlung hat in ihrer Sitzung am 21.04.2016 folgendes Ersuchenfolgende Anregungfolgendes Auskunftsverlangen an das Bezirksamt beschlossen (Drucksache Nr. 2652/IV)

Das Bezirksamt wird ersucht, in jährlichen Abständen die Verträge zur Vergabe und Vermietung von Räumen im Bezirkseigentum, z.B. in Schulen, zu überprüfen und ggfs. zu beenden oder neu zu verhandeln.

Das Bezirksamt hat am …08.11.2016 beschlossen, der Bezirksverordnetenversammlung dazu Nachfolgendes als SchlussberichtZwischenbericht zur Kenntnis zu bringen.

In der bezirklichen Arbeitsanweisung für die längerfristige Überlassung bezirklicher Gebäude, Räume oder Freianlagen unter Wert ist unter Nr. 3 eine jährliche Überprüfung der Entgelt- und Nebenkostenbefreiung geregelt.

Hier sollen die Voraussetzungen für das Vorliegen einer vollständigen oder teilweisen Entgelt- und Nebenkostenbefreiung einmal jährlich überprüfen werden. Die SE FM hat ein standardisiertes Format für die Überprüfungen entwickelt, hat es den Bereichen zur Verfügung gestellt und führt unabhängig von den Aufzeichnungen der Fachabteilungen eine zentrale Überwachungsliste.

Diese zentrale Überwachungsliste der SE FM wird künftig einmal jährlich an die Fachämter zur Überprüfung der jährlichen Entgelt- und Nutzungsbefreiung sowie zur Prüfung der Kündigungs- bzw. Verlängerungsoption übergeben. Die Fachämter wurden verpflichtet, ihre dokumentierte Überprüfung und ggf. die vertraglichen Anpassungen an die SE FM zu übermitteln.

Analog zu den Überlassungen unter Wert wurde im Rahmen des Vertragsmanagements eine Datei erstellt, welche alle Mietverträge der Ämter enthält.

Diese Datei wird ebenfalls einmal jährlich an die Fachämter zur Überprüfung der Vertragsdaten sowie zur Prüfung der Kündigungs- bzw. Verlängerungsoption übergeben. Die Fachämter wurden auch hier verpflichtet, ihre dokumentierte Überprüfung und ggf. die vertraglichen Anpassungen an die SE FM zu übermitteln.

A. Rechtsgrundlage:

§ 13 i.V. mit § 36 BezVG

B) Auswirkungen auf den Haushaltplan und die Finanzplanung:

a. Auswirkungen auf Einnahmen und Ausgaben:

keine

b. Personalwirtschaftliche Ausgaben:

keine

Berlin, den      

Bezirksbürgermeister von DasselBezirksstadtrat Spallek