Drucksache - 1870/IV  

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

(Text siehe Rückseite)

Bezirksamt Mitte von Berlin              Datum:               09.04.2015

Abt. Gesundheit, Personal und FinanzenSoziales und BürgerdiensteStadtentwicklung, Bauen, Wirtschaft und OrdnungJugend, Schule, Sport und Facility ManagementWeiterbildung, Kultur, Umwelt und Naturschutz                   Tel.:              42660

Bezirksverordnetenversammlung              Drucksache Nr.

Vorlage - zur Kenntnisnahme -

über Umstellung der Microfiche-Archivierung im Wohnungsamt

Wir bitten, zur Kenntnis zu nehmen:

Die Bezirksverordnetenversammlung hat in ihrer Sitzung am 22.01.2015 folgendes Ersuchen an das Bezirksamt beschlossen (Drucksache Nr.1870/IV):

"Das Bezirksamt wird ersucht, der Bezirksverordnetenversammlung darzustellen, welche Kosten entstünden und welche Vor- und Nachteile die Umstellung des bestehenden Micro-fiche-Archivsystems auf ein elektronisches Speichersystem bestünden.

Dabei sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:

-              Arbeitssituation der Beschäftigten

-              Zukunftssicheres Archivierungssystem

-              Einmalige und dauerhafte Kosten für das Bezirksamt

-              Umstellungskosten."

Das Bezirksamt hat am .21.04.2015 beschlossen, der Bezirksverordnetenversammlung dazu Nachfolgendes als Schlussbericht zur Kenntnis zu bringen:

Das Amt für Bürgerdienste - Bereich Wohnungsbindung - hat zum Ende des

I. Quartals 2015 die Micro-Verfilmung der Wohngeldanträge/-Akten eingestellt. Die papierenen Antrags-Unterlagen/ Vorgänge werden vorschriftsgemäß seit dem 01.04.2015 sortiert und für jeweils 3 Jahre in einem Archiv-Keller des Rathauses Wedding aufbewahrt. Das Zugriffserfordernis zu einzelnen archivierten Antragsunterlagen liegt bei weniger als einem Zugriff/ Monat.

Durch diese Maßnahme werden dauerhaft jährlich ca. 6000,-? Verfilmungskosten eingespart. Dem stehen ca. 1200,-? interne Verrechnungen für die "Miete" des Archivplatzes gegenüber. Durch den Fortfall der von den Mitarbeiterinnen des Bereichs Wohnungsbindung zu leistenden notwendigen Vorbereitungsarbeiten für die Verfilmung der Antragsunterlagen entsteht ein Produktivitätsgewinn von ca. einer Wochenarbeitsstunde je Mitarbeiterin. Weitere Umstellungskosten entstehen nicht.

Weitergehende Überlegungen im Hinblick auf ein elektronisches Speichersystem erübrigen sich vor dem Hintergrund des geschilderten Sachverhalts.

Neben den zu archivierenden antragsbegründenen Unterlagen werden bisher die Veränderungsmitteilungen der Hauseigentümer/-verwalter mikroverfilmt und für das Wohnungs-Kataster des Bereiches Wohnungsbindung dauerhaft aufbewahrt. Dies wird auf absehbare Zeit in der bestehenden Weise fortgeführt. Eine mögliche Umstellung der jährlich ca. 2000,-? kostenden Verfilmung dieser Unterlagen auf elektronische Archivierung mittels Einscannen würde die Kosten zwar nur unwesentlich auf ca. 2.200,-? erhöhen und - aus Datenschutzgründen - eine einmalige Investition von ca. 600,-? für einen netzunabhängigen PC erfordern. Ungleich schwerer wiegt hier jedoch der Umstand, dass die Archivierungssystematik für diese Unterlagen an das für die Fallbearbeitung berlinweit vorgegebene Softwareprogram INWO gebunden ist. Dieses Programm stammt aus dem vorigen Jahrhundert und ist deshalb für heutigen Standards entsprechende Softwareanpassungen wenig geeignet. Ein bezirklicher Alleingang zu einer eigenen, modernen Archivierungslösung erscheint vor dem Hintergrund der o. g. derzeit geringen Kosten und den berlinweiten Bestrebungen zur "e-Akte" - hiermit sollen künftig u. A. Varianten zum Scannen und "justiziablen Archivieren" von Unterlagen als Basisdienst angeboten werden - als nicht sinnvoll.

A) Rechtsgrundlage:

              § 36 BezVwG i. V. mit § 13 BezVwG

B) Auswirkungen auf den Haushaltplan und die Finanzplanung:

              a.               Auswirkungen auf Einnahmen und Ausgaben:

                            Einsparung von ca. 6.300 ? jährlich bei 3306 54010     
 

              b. Personalwirtschaftliche Auswirkungen:

                            keine
 

Berlin, den 14.04.2015

Bezirksbürgermeister Dr. HankeBezirksbürgermeister i.V. von Dassel                                                        Bezirksstadtrat von DasselBezirksstadtrat SpallekBezirksstadträtin WeißlerBezirksstadträtin Smentek