Drucksache - 1516/IV
Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:
(Text siehe Rückseite)
BzBm
Bezirksverordnetenversammlung Drucksache Nr. Mitte von Berlin 1516/IV
Vorlage - zur Kenntnisnahme -
über
Antworten auf Anfragen der Bezirksverordnetenversammlung in offenem Dateiformat übergeben
Wir bitten, zur Kenntnis zu nehmen:
Die Bezirksverordnetenversammlung hat in ihrer Sitzung am 19.06.2014 folgendes Ersuchen an das Bezirksamt beschlossen (Drucksache 1516/IV).
"Das Bezirksamt wird ersucht, die Antworten auf Anfragen der Bezirksverordnetenversammlung soweit dies möglich ist als offene Dokumente zu übergeben (z.B. Microsoft Word, Excel etc.) und das Büro der Bezirksverordnetenversammlung dabei zu unterstützen, dass die Anfragen im Allris-System komplett und im Volltext eingestellt werden können."
Das Bezirksamt gibt dazu Nachfolgendes als Schlussbericht zur Kenntnis:
Derzeit werden Antworten auf Anfragen der Bezirksverordnetenversammlung (BVV) von den fachlich zuständigen Abteilungen des Bezirksamtes an das Büro des Bezirksbürgermeisters als "Papier-Dokument" zur Kenntnis und Weitergabe an das Büro der BVV überlassen. Das Büro der BVV scannt das Papier-Dokument mit einem Kopierer ein und erzeugt eine pdf-Datei, die ähnlich wie bei einem Fax als ein Bild zu verstehen ist, dass sich z.B. beim elektronischen Vorlesen (für Sehbehinderte) nicht verwenden lässt.
Im Land Berlin sind die von der Verwaltung zu verwendenden Dateiformate in den IT-Standards der Berliner Verwaltung 2014(http://www.berlin.de/sen/inneres/moderne-verwaltung/informationstechnik/it-standards/it-standards_2014.pdf) geregelt und einzuhalten. In den IT-Standards wird u.a. in dem Pkt 4.2.2. folgende Festlegung getroffen:
"Für Dokumente, die nicht weiterverarbeitet werden sollen, ist PDF 1.7 (ISO 32000-1) zu verwenden. Diese Festlegung gilt für Dokumente die z.B. aus Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen und Präsentationsanwendungen erzeugt werden. Dieser Standard gilt auch für Dokumente, die im Intranet der Berliner Verwaltung bzw. im Internet (berlin.de) veröffentlicht werden."
Damit stellt die von der BVV angeregte Bereitstellung einer DOC(X)-Datei keine Lösung dar, da diese Anregung im Widerspruch zu den genannten IT-Standards steht und allein schon die Festlegung auf das Word-Format ebenfalls keine barrierefreie Darstellungsmöglichkeit anbietet. Die Entwicklung und Verwendung des Adobe-PDF-Formats zielt darauf ab, im Internet Barrieren abzubauen. Die Bereitstellung barrierefreier Inhalte eines PDF-Dokumentes (Hinweise an barrierefreie Darstellungen und Hinweise zur Erstellung von PDF-Formaten beachtend) hat zum Ergebnis, dass diese (PDF-) Datei im Unterschied zu eingescannten Dokumenten der Forderung nach Barrierefreiheit weitestgehend entspricht. Das liegt u.a. daran, dass nicht das gesamte Dokument als Bild erzeugt wird, sondern der Text digitalisiert wird. Damit ist es u.a. möglich, mit der Vorlesefunktion des Adobe-Readers dieses Dokument wiederzugeben. Das Hauptproblem für die "barrierefreie" Erstellung von Dokumenten besteht demnach in der Art der Erstellung des Dokuments. Es ist bei der Erstellung des PDF-Dokumentes strikt darauf zu achten, dieses nicht durch Scannen mit dem Kopierer zu erzeugen, sondern mittels Word 2010 oder unter XP mit einem FreePDF-Tool zu erstellen.
Im Ergebnis bedeutet es, dass die bisherige Verfahrensweise die Antworten ausschließlich in Papierform zu erhalten weder für das Büro der BVV noch für das Büro des BzBm nicht zu einem barrierefreien Internet-Dokument führen kann.
Das Bezirksamt hat in seiner Sitzung am 21.10.2014 beschlossen, in der Umsetzung des Beschlusses der BVV zur Drucksache 1516/IV, folgendes geändertes Verfahren ab dem Tage der Beschlussfassung anzuwenden und gibt der BVV die Änderung des Verfahrens zur Kenntnis:
? neben dem "Papier-Dokument" einer Antwort auf eine Anfrage der BVV wird aus den fachlich zuständigen Abteilungen zusätzlich ein PDF-Dokument nach beschriebenem IT-Standard (Einstellung Pfad:28.10.2011/Anmeldung_Vorlagen_BAS">G:\Bezirksamt\IV. Legislatur ab 28.10.2011\Anmeldung_Vorlagen_BAS) an das Büro des BzBm übermittelt/eingestellt. ? die Übermittlung der PDF-Dateien erfolgt mittels Einstellung dieser analog der Anmeldung von Bezirksamtsvorlagen in eigens dafür angelegter Ablagestruktur: 28.10.2011\Anmeldung_Vorlagen_BAS">G:\Bezirksamt\IV. Legislatur ab 28.10.2011\Anmeldung_Vorlagen_BAS ? nach Kenntnisnahme des BzBm werden beide Formate zeitgleich von dem Büro des BzBm an das Büro der BVV zur weiteren Bearbeitung übermittelt.
Die mit der Drucksache 0439/IV - Offenes Dateiformat - beschriebenen rechtlichen Aspekte an die Veröffentlichung von Schriftverkehr zwischen dem Bezirksamt und der BVV sind weiterhin zu beachten.
A) Rechtsgrundlage:
§13 i.V.m. §36 Abs.2 BezVG
B) Auswirkungen auf den Haushaltplan und die Finanzplanung:
a. Auswirkungen auf Einnahmen und Ausgaben: keine b. Personalwirtschaftliche Auswirkungen: keine
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