Drucksache - 0782/IV  

(Text liegt vor)

Erledigungsfrist: 31.03.2014

Bezirksamt Mitte von Berlin                            .Februar 2013

Steuerungsdienst              32064

BezirksverordnetenversammlungDrucksache Nr.

Mitte von Berlin

Vorlage - zur Kenntnisnahme –

über Eigentümer-Nutzer-Modell im Bezirk realisieren und in der KLR abbilden

Wir bitten, zur Kenntnis zu nehmen:

Die Bezirksverordnetenversammlung hat in ihrer Sitzung am 16.10.2008 folgende  Anregung an das Bezirksamt beschlossen (Drucksache Nr. 0742/III):

„Das Bezirksamt wird ersucht zu prüfen, wie der Gebäude- und Raumbedarf der bezirklichen

Verwaltung innerhalb eines bezirklichen Eigentümer-Nutzer-Modell organisiert werden kann.

Die dafür notwendigen Voraussetzungen und Eckpunkte sollen so mit der Senatsverwaltung

für Finanzen abgestimmt werden, dass eine Abbildung in der Kosten- und

Leistungsrechnung (=KLR) gewährleistet werden kann.

Ziel eines solchen Modells soll sein, die spezifischen Vorteile einer dezentralen

Ressourcenverantwortung (bezüglich der Produktnähe) mit den Vorteilen einer

Kompetenz- und Servicebündelung durch die SE Facility Management zu verbinden.“

Das Bezirksamt hat am       beschlossen, der Bezirksverordnetenversammlung dazu Nachfolgendes als weiteren Zwischenbericht zur Kenntnis zu bringen:

Das Bezirksamt Mitte von Berlin hat in seiner Sitzung am     26.02.2013  folgenden Beschluss gefasst:

I.

1. Das Mieter-Vermieter-Modell in der Fassung des Abschlussberichtes des Steuerungsdienstes vom 24.7.2009 wird mit dem in der Anlage dargestellten Budgetierungsmodul modifiziert, ergänzt und umgesetzt.

2. Die Dezentralisierung des Produktsummenbudgets (Phase III der Budgetierung) für den Haushaltsplan 2014 wird für die Refinanzierung der Veranschlagung von Infrastrukturkosten der Bürodienstgebäude mit dem Budgetierungsmodul des Mieter-Vermieter-Modells berechnet.

3. Die Serviceeinheit Facility-Management und der Steuerungsdienst werden beauftragt, bis zum 31.12.2012 eine Muster-Servicevereinbarung für die Ausgestaltung des Mieter-Vermieter-Modells zu erarbeiten.

Die BVV ist mit Zwischenberichten des Bezirksamtes dazu am 28.05.2009 - Drucksache BVV-M/0025/III - und am 23.06.2011 - Drucksache BVV-M/0045/III -  über den laufenden Stand unterrichtet worden.

Das Mieter-Vermieter- Modell wird mit dem aufgeführten BA- Beschluss in der nunmehr dritten Stufeneingeführt:

Die ersten beiden Stufen waren:

a)      Einführung einer einheitlichen „Verrechnungsmiete“ mit der Kostenrechnung 2009 als Grundlage der Infrastrukturumlage für Bürodienstgebäude;

b)      Umsetzung der zweiten Stufe des arbeitsplatzgebundenen Flächenbedarfes (12,95 m²) bei der Realisierung des Projektes Bürodienstgebäude II zur Verringerung des Raumbedarfes der Ämter mit dem Ziel der Aufgabe von Bürodienstgebäuden als Untersetzung des Konsolidierungskonzeptes für den bezirklichen Finanzbedarf (Verdichtungskonzept).

Das Verdichtungskonzept wird mit dem Umzug des Vermessungsamtes aus dem Bürodienstgebäude Alt-Moabit 82b seinen vorläufigen Abschluss gefunden haben. Damit ist das flächenbezogene Optimum des Bestandes an Bürodienstgebäuden zunächst erreicht, auch wenn in den Einpassungsplanungen die Zielgröße von 12,95 m² bewerteter Fläche pro Arbeitsplatz noch nicht überall erreicht werden kann. Weitere Gebäude können wegen der Zahl der Arbeitsplätze zum gegenwärtigen Stand nicht aufgegeben werden.

Nunmehr kann aber die Phase

c) – Budgetierungsmodul – umgesetzt werden. Dies wird durch ein Verfahren für die Refinanzierung der Infrastrukturkosten der Bürodienstgebäude im Rahmen der Dezentralisierung des Produktsummenbudgets ab Haushaltsplanaufstellung für das Jahr 2014 charakterisiert.

Für die Einführung waren zwei Voraussetzungen zu erfüllen:

Zum einen musste das Verdichtungsverfahren zu einem – vorläufigen – Abschluss gebracht werden (s.o.).

Zum anderen waren die Voraussetzungen für eine dezentral fortschreibungsfähige Datenbasis zu schaffen, die allen nutzenden Organisationseinheiten (Mietern) zur Verfügung steht und als anerkannte Berechnungsgröße für den Flächenverbrauch dienen kann. Damit erst steht eine reale Basis für das Mietfestsetzungsverfahren (s.oben a)) zukunftssicher zur Verfügung.

Beide Voraussetzungen sind nun durch die Einführung des berlineinheitlichen Software-Werkzeuges Conject-FM im Rahmen eines behördenübergreifenden Aufmaßprojektes geschaffen.

Eine Arbeitsgruppe bestehend aus Vertretern der Serviceeinheit Facility-Management (Vermieter) und nutzender Organisationseinheiten unter Moderation des Steuerungsdienstes hat nunmehr ein Budgetierungsmodul erarbeitet, das in der Anlage dargestellt ist.

Dieses Modul soll dafür sorgen, dass im Rahmen der Phase III der Bezirksbudgetierung, also der Verteilung des Produktsummenbudgets auf die Ämter, die Raumnutzung des der Budgetierung zugrundeliegenden Jahres und der daraus entstandenen Umlagebeträge verbrauchsabhängig in die Finanzierung des IKT-Kostenbedarfes des Planungsjahres eingeht.

Ein positiver Ergebniswert aus der Abrechnung (Budget minus Mietzahlung), multipliziert mit dem durchschnittlichen Verrechnungssatz für Bürodienstgebäude auf der Basis des Kostenrechnungsergebnisses des Basisjahres für die Phase 3 der Budgetierung würde zu 20% dem Amt als kameraler Zuschlag im Budget zugewiesen werden. 80% des Ergebnisses blieben als Budget bei den zu veranschlagenden Ausgaben für BDG stehen oder gingen in die Konsolidierung.
Ein negativer Ergebniswert würde durch Abzug aus dem OE-Budget den zu veranschlagenden Ausgaben für BDG (IKT-Budget der SE FM) zugewiesen werden, damit die Refinanzierung gesichert ist.

Im letzten Zwischenbericht des Bezirksamtes wird noch von einer Anwendung eines Budgetierungsmoduls für den Haushalt 2013 ausgegangen. Dieser Termin konnte nicht gehalten werden, weil sich insbesondere der Abschluss des Aufmaßprojektes sich verzögerte und damit keine validen Flächendaten zur Verfügung standen und zum zweiten die Verdichtungsbemühungen teilweise mit erheblichen baulichen Maßnahmen verbunden waren, die Umzüge verzögerten.

Es ist daher sinnvoll, das Budgetierungsmodul erst mit den Haushaltsvorbereitungen für das Jahr 2014

einzusetzen und kamerale Wirkungen entfalten zu lassen.

Mit dem Budgetierungsmodul sind die Hauptaspekte des Anliegens der BVV erfüllt.

Offen sind noch Fragen der Servicebeziehungen zwischen der Serviceeinheit Facility-Management als „Vermieter“ und den Organisationseinheiten (mit Ergebnisverantwortung), also den „Mietern“. Dazu hat das Bezirksamt einen Auftrag erteilt, die dazu erforderliche Muster-Servicevereinbarung bis zum 31.12.2012 zu erarbeiten.

Das Bezirkamt wird der BVV abschließend berichten, wenn die Muster-Servicevereinbarung erarbeitet ist.

Rechtsgrundlage:

§ 13 i.V. mit § 36 BezVerwG

Auswirkungen auf den Haushaltplan und die Finanzplanung:

a)Auswirkungen auf Einnahmen und Ausgaben:

   Keine
 

b)Personalwirtschaftliche Auswirkungen:
   Keine

Berlin, den     .Februar 2013

Bezirksbürgermeister