Auszug - Anwendung von ALLRIS in den BVVen der Berliner Bezirke sowie weitere Nutzungsmöglichkeiten zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit im BVV-Betrieb, Referent: Holger Liebe, Leiter des BVV-Büros Treptow -Köpenick  

Hr. Freitag, Fraktion der Piraten, hat sich nach der Behandlung der Drucksache 750/IV bemüht, einen Sachverständigen in diese Ausschusssitzung einzuladen.

Hr. Liebe, Leiter des BVV-Büros Treptow-Köpenick, ist Verfahrensverantwortlicher für ALLRIS im Land Berlin. Exemplarisch bringt Hr. Liebe eine Anfrage des BVV-Vorstehers des Bezirks Neukölln zu Neuerungen im ALLRIS sowie sein Antwortschreiben mit, welches die Perspektive der MitarbeiterInnen in den BVV-Büros auf ALLRIS schildert.

Anfang 2000 bemühten sich die Bezirke mit Hilfe der KoBiT (Koordinierungsstelle bezirklicher IT-Verfahren) um die Anschaffung einer berlinweiten neuen Software. Alle BVV-Büros sollten mit dieser ausgestattet und die Kosten zwischen den Bezirken geteilt werden. Nach der entsprechenden Ausschreibung wurde die Software ALLRIS ab 2003 angewendet. Hintergrund der Anschaffung waren der Fortschritt von 8 Bit auf 16 Bit in der Computertechnik sowie der gestiegene Arbeitsaufwand in den BVV-Büros nach den Bezirksfusionen. Automatisierungen via ALLRIS sollten diesen eindämmen. Parallel beschlossen die BVVen, ihre Drucksachen im Internet einsehbar zu machen.

Deshalb verfügt ALLRIS heute über drei Module: Bürgerinformationssystem, Amtsinformationssystem mit Zugang für die MitarbeiterInnen des Bezirksamts (Intranetzugang) und das Ratsinformationssystem für die Bezirksverordneten. Dass unterschiedliche Vorgänge (Anträge, folgende Beschlussempfehlungen, Schlussberichte etc.) unter ein und der selben Drucksachennummer abgelegt werden, ist einzigartig in der Berliner Version des ALLRIS. Entsprechend ihrer Zugehörigkeit zu einzelnen Benutzerkreisen erhalten die Nutzer Leserechte im Bereich für Ratsherren oder für  vertrauliche Informationen aus nichtöffentlichen Sitzungen. Bisher werden nur Leserechte durch die BVV-Büros vergeben. Initiativen, zuerst dem BA die Rechte zur Einstellung seiner Vorlagen zwecks Verbesserung der Kommunikation mit der BVV zu geben, sind in allen Bezirken bisher gescheitert. Hr. Liebe hat nach eigenen Angaben die Aufgabe, alle Informationen über Probleme mit der Software zusammenzutragen und diese der Softwarefirma CC e-gov zu übermitteln.

Die Vergabe von Schreibrechten könnte aber über einen zur Verfügung stehenden Web-Client realisiert werden. Mehr Schreibberechtigte, z.B. im Bezirksamt, würden jedoch zunächst einen hohen Aufwand für Personalschulungen etc. bedeuten. Schwierig sei die Koordination der Nutzer im System, falls bsp. jemand eine Drucksache anlegt, diese anschließend wieder löscht und in der Folge Probleme mit der Nummerierung auftreten.

Sinnvoller sei es deshalb, die bereits vorhandenen Möglichkeiten von ALLRIS zu nutzen. Jährlich finden Treffen der Büroleiter statt, die ihre Wünsche an ALLRIS diskutieren und  diejenigen in Auftrag geben, bei denen zwischen den Bezirken Konsens besteht. Viele Neuerungen gingen einher mit dem Einzug der Piraten in die BVVen, bsp. die Nutzung von ALLRIS auf Smartphones und Tablet-PCs.

Bezüglich der Funktionen von ALLRIS: In Treptow-Köpenick werden Protokolle vor ihrer Genehmigung für Bezirksverordnete sichtbar eingestellt und ihr Status anschließend so verändert, dass sie im Bürgerinformationssystem angezeigt werden können. Im Anschluss an eine Informationsveranstaltung mit der Firma CC e-gov im vergangenen Herbst in Reinickendorf wurde eine neue Menustruktur im ALLRIS angelegt. Das Hinzufügen neuer Menüpunkte wäre auch im Bezirk Mitte einfach über die Pressestelle zu realisieren, bsp. die Anzeige, welche BV zu welcher Zeit in welchem Gremium waren.

Hr. Liebe empfiehlt, die Seite des eigenen Bezirks mit den Auftritten anderer Bezirke zu vergleichen. Abgesehen von Treptow-Köpenick verweist er auf den Auftritt von Pankow. Vieles könne in den Bezirken selbst gestaltet werden.

Er zeigt den Bereich für die Ratsherren bzw. Bezirksverordneten anhand des ALLRIS in Treptow-Köpenick. Hier können durch den Einzelnen individuelle Einstellungen vorgenommen werden, so dass ihm/ ihr z.B. die Ausschüsse angezeigt werden, in denen er/sie Mitglied ist. Ansonsten sind für jeden Verordneten alle nicht öffentlich zugänglichen Dokumente sichtbar, um Vertretungen zu erleichtern.

Eine weitere Funktion ist die Anzeige der Drucksachen nach Gremien, in denen sie sich derzeit befinden inkl. farblich gekennzeichnetem Beratungsstand. Außerdem kann sich der Verordnete aus allen für ihn interessanten Drucksachen eine „Aktenmappe“ zusammenstellen und diese auf seinem eigenen Laptop speichern. Angeboten werden noch ein RSS-Feed, die automatische Sychronisation mit dem eigenen Kalender und Benachrichtigungen über Einladungen. Über den RSS-Feed werden Abonnenten sofort über neue Drucksachen informiert. Verordnete können zunächst ausschließlich für sie lesbare Notizen zu jeder Sitzung anlegen und diese bei Bedarf anderen Nutzerkreisen zugänglich machen. Die hohe Zahl der Nachfragen zeigt jedoch, dass viele Funktionen des ALLRIS der Mehrheit der Bezirksverordneten bisher nicht bekannt sind. Es ist der Stand der Bearbeitung der eigenen Sitzungsgelder einsehbar, so dass die Verordneten deren Verwaltung im BVV-Büro prüfen können. Intern können auch Übersichten wie das Anzeigen einer Geburtstagsliste geschaffen werden. Aufwendig sei daran lediglich das Einpflegen aller Daten durch das BVV-Büro.

Nachfrage von Herrn Freitag, Fraktion der Piraten: Gibt es den RSS-Feed auch im Bürgerinformationssystem? 

Hr. Liebe: Ja, selbstverständlich. Lediglich die Notizfunktion hat der Bürger/ die Bürgerin in Treptow-Köpenick nicht zur Verfügung.

Hr. Freitag: Bei uns in Mitte ist der RSS-Feed leider noch nicht verfügbar. 

Können Bezirksverordnete sonst eingeschränkte Schreibrechte erhalten, beispielsweise für das Editieren der persönlichen Daten?

Hr. Liebe: Theoretisch können Schreibrechte in einzelnen Bereichen jeweils an bestimmte Nutzerkreise vergeben werden. So könne festgelegt werden, dass nur das BVV-Büro eine Drucksache anlegen, weitere Benutzer sie jedoch bearbeiten dürften. Kleinere Änderungen wie die Eingabe einer anderen Telefonnummer können von den eingearbeiteten MitarbeiterInnen des BVV-Büros jedoch in kurzer Zeit vorgenommen werden.

Nachfrage von Herrn Vierhufe, Fraktion der SPD: Entstehen also für den Bezirk keine weiteren Kosten, falls Mitte diese Funktionen in seinem ALLRIS anbieten wollte?

Hr. Liebe: Ja, es entstehen dem Bezirk keine weiteren Kosten. Es ist Sache des BVV-Büros, die entsprechenden Stamm- und Systemdaten so einzustellen wie in Treptow-Köpenick. Ggf. kann das Bezirksamt befragt werden, wie die Einstellungen vorgenommen wurden. Das RI kann die Firma freischalten, da sie ebenfalls den Internetauftritt aufgebaut hat. Dafür ist ein Anruf in Dresden notwendig. Für jeden BV werden dann Login und Passwort generiert und an ihn z.B. per Brief versendet.

Kosten entstehen nur für die Weiterentwicklung, Pflege und die Hotline von ALLRIS. Sie werden zwischen den Bezirken unabhängig davon geteilt, wie viele Funktionen von ALLRIS jeder Bezirk nutzt. Viele Verbesserungen sollen mit der Version 4,0 eintreten. Derzeit wird 3,87 genutzt. Zukünftig sollten die Beschlüsse in der Beschlussverfolgung bsp. besser nach zuständigen Stadträten gefiltert werden. In diesem Fall können sich die MitarbeiterInnen des Bezirksamts via ALLRIS informieren, für wen sie ihre Zwischen- und Schlussberichte anfertigen müssen.

Hr. Freitag schlussfolgert, den Eindruck zu haben, dass der Bezirk Mitte in puncto ALLRIS das Schlusslicht ist. Auf der Startseite der BVV-Mitte befinde sich nicht einmal ein Bild des richtigen BVV-Saals. Logins für die Bezirksverordneten wären wichtige Verbesserungen. Bezüglich des Antrags der Piratenfraktion zur Erteilung von Schreibrechten an Bezirksverordnete merkt er an, dass sich die Organisation derer wohl komplizierter darstellt als erwartet. Der Antrag seiner Fraktion erscheint als nicht umsetzbar.

Hr. Zierold, Fraktion der Grünen, pflichtet bei, dass die Homepage verbesserungswürdig ist. Auch die Farbkontraste könnten angenehmer für die Augen gestaltet werden. Auf der Startseite ist der Landtag von Schleswig-Holstein abgebildet. Sein Antrag bezüglich einer barrierefreien Homepage von vor einem Jahr ist trotz seiner großen Wichtigkeit nicht weiter verfolgt worden. Die Homepage der Senatsverwaltung für Sport ist ein gutes Beispiel, auf Nachfrage sei er allerdings immer weiter verwiesen worden. ALLRIS sollte deshalb unbedingt weiterentwickelt und die entsprechenden Anträge umgesetzt werden.

Es wird eine zehnminütige Pause für die Gebärdensprachdolmetscher gemacht.

Hr. Kirchner schlägt vor, dass der Ausschuss eine Willensbekundung verfasst, in der er seine Wünsche zur Verbesserung von ALLRIS äußert.

Hr. Dr. Hanke, Bezirksbürgermeister: In der Debatte sei kein Widerstand gegen das deutlich geworden, was Hr. Liebe vorgetragen hat. In fünf Stichpunkten könnten die diesbezüglichen Wünsche des Ausschusses zusammengetragen und als Empfehlung weitergegeben werden.

Hr. Freitag wird die Willensbekundung mit in den Ältestenrat nehmen.

Hr. Kirchner merkt an, dass der Ausschuss rechtzeitig bedenken sollte, welchen Umfang der Leserechte er sich für die Bezirksverordneten wünscht. Dann muss das BVV-Büro die Wunschliste nur noch an die zuständige Abteilung weitergeben und es entsteht die niedrigst mögliche Arbeitsbelastung.