Frage 1: Welche Arbeitsbereiche in der Bezirksverwaltung sind für die Heimarbeit geeignet?

Grundsätzlich sind alle Bereiche geeignet, in denen Tätigkeiten am Schreibtisch verrichtet werden. Dies kann auch nur Teile der Arbeitszeit einzelner Mitarbeitender betreffen. Ungeeignet sind Bereiche mit unmittelbarem Kundenverkehr (beispielhaft seien genannt: Frontoffice-Bereiche, Untersuchungen, Beratungsleistungen) und Außendienst (bspw. Außendienst im Ordnungsamt, Garten- und Landschaftsbau). Kundenkontakte erfolgen zunehmend digital, auch hier ist die Ausweitung von Homeoffice denkbar.

Derzeit steht nicht in Rede, dass Arbeitsplätze vollständig ins Homeoffice verlagert werden. Vielmehr geht es um eine flexible, aufgaben- und bedarfsgerechte temporäre Nutzung des Homeoffice.

Frage 2: Welche technischen, räumlichen und personellen Voraussetzungen müssen für die Einrichtung von Heimarbeitsplätzen gegeben sein?

Um Homeoffice in vollem Umfang leisten zu können, ist ein mit Software bespieltes Notebook nicht ausreichend, selbst dann nicht, wenn es über einen VPN-Zugang zum Intranet verfügt und somit eine Anbindung zu Outlook (Kalender, E-Mail) verfügt. Vielmehr ist es für die Aufgabenbewältigung erforderlich, auf Dateien und ggf. Software und Datenbanken zuzugreifen, die nur im Berliner Landesnetz (auf Serverrechnern) zur Verfügung stehen. Die ist mittels Deskoptvirtualisierung möglich, wie sie bereits in einer spezifischen Form seit einigen Jahren in der alternierenden Telearbeit genutzt wird. Im Rahmen der Pandemie wird dieses Konzept nun auf Notebooks mit entsprechenden Zertifikaten ausgedehnt, so dass Homeoffice auch außerhalb der alternierenden Telearbeit geleistet wird. Darüber hinaus muss auch die telefonische Erreichbarkeit auch für BürgerInnen und andere Mitarbeitende gewährleistet werden. Auch dafür wurde eine entsprechende technische Lösung gefunden.

Organisatorisch ist für die Arbeit im Homeoffice neben der Rahmendienstvereinbarung mobile Telearbeit (Landesregelung) auch eine bezirkliche Dienstvereinbarung zwischen Dienststelle und Beschäftigtenvertretungen erforderlich, in der auch Datenschutz und IT-sicherheitsrelevante Aspekte der Arbeit im Homeoffice klar geregelt werden. Diese wurde in kürzester Zeit erstellt und steht kurz vor dem Abschluss.

Personell stellt die kurzfristige Verfügbarmachung von entsprechend konfigurierter Hardware eine große Herausforderung dar. Das BA hat hierzu dem Fachbereich IT die Möglichkeit zusätzlicher personeller Ressourcen gegeben, die entsprechend eingebunden wurden. Für die Flächendeckenden Ausbau der mobilen Telearbeit können die erforderlichen technischen Voraussetzungen jetzt geschaffen werden.

Frage 3: Wie ist der aktuelle Stand?

Aus der durch SenInnDS finanzierten Bestellung über 205 Notebooks vom Herbst 2020 sind Ende Januar d.J. alle Geräte geliefert worden. Für sie werden derzeit die notwendigen Zertifikate beim ITDZ bestellt und anschließend im Fachbereich IT installiert. Damit sind sie auch bereits übergabereif. Diese sog. Rollout kann zeitnah abgeschlossen werden, da entsprechende zusätzliche Personalressourcen bereitstehen. Die Notebooks können jeweils durch mehrere Mitarbeitende alternierend genutzt werden, so dass die tatsächliche Nutzung mehrere Hundert Arbeitsplätze im Homeoffice betrifft.

Die bezirkliche Dienstvereinbarung mobile Telearbeit, die die organisatorische Voraussetzung darstellt, steht unmittelbar vor dem Abschluss.

Frage 4: Welche Unterstützung gibt es von der zuständigen Senatsverwaltung bei der Einrichtung von solchen Arbeitsplätzen?

Die Vorgaben für die technische Lösung der Desktopvirtualisierung sind mit dem ITDZ abgestimmt, das die Übereinstimmung mit dem für alle Berliner Behörden verbindlichen IKT-Architekturboard prüft und somit die verbindlichen Vorgaben der SenInnDS umsetzt. Die Finanzierung der zusätzlichen Laptops erfolgt aus Mittelverstärkung durch die SenInnDS.

Darüber hinaus werden über die regelmäßige Ersatzbeschaffung nach Ablauf der Abschreibungszeit vorhandene PC’s gegen Notebooks ausgetauscht, die dann sowohl am Arbeitsplatz im Büro als auch im Homeoffice zur Verfügung stehen und somit der „One-Device-Strategie“ des Landes Berlin entsprechen. Dieser Prozess beginnt bereits in 2021 und sollte flächendeckend für die rd. 1.800 PC-Arbeitsplätze in 2023 abgeschlossen sein.

Als organisatorische Regelung wurde die Rahmendienstvereinbarung mobile Telearbeit durch die SenFin mit dem HPR abgeschlossen. Sie bildet die Grundlage für die bezirkliche DV mobile Telearbeit.

Frage 5: Welche langfristigen Perspektiven sieht das BZA?

Homeoffice wird sicherlich auch nach der Pandemie im Alltag der Bezirksverwaltung eine große Rolle spielen – mit wachsender Tendenz. Erwiesenermaßen steigert sie sowohl die Outputorientierung als auch Mitarbeiterzufriedenheit. Es wird auch damit gerechnet, dass langfristig der Bedarf an Büroflächen sinkt und somit eine deutliche Kostenentlastung nachhaltig eintritt. Wie groß der Anteil an freiwerdenden Bürokapazitäten sein wird, lässt sich derzeit noch nicht bestimmen und muss in den nächsten Jahren empirisch erhoben werden.

Juliane Witt

BzStRin WeiKultSozFM