Drucksache - DS/1355/VII
Die Bezirksverordnetenversammlung hat das Bezirksamt ersucht
zu prüfen, im Internetauftritt des Bezirksamtes ein öffentlich zugängliches Portal zu schaffen, welches über Gremien, Beiräte und Arbeitsgruppen der Bezirksverwaltung informiert und als Dokumentations- und Informationssystem genutzt werden kann. In einem ersten Schritt sollen die Möglichkeiten dem Ausschuss RBBV vorgestellt werden.
Das Bezirksamt bittet die Bezirksverordnetenversammlung, Folgendes zur Kenntnis zu nehmen:
Zur Schaffung eines Portals, in dem über alle Gremien, Beiräte und Arbeitsgruppen (im Folgenden zusammengefasst „Gremien“ genannt) der Bezirksverwaltung informiert wird, müssten diese in einem ersten Schritt erfasst werden. Da dies bisher nicht zentral vorliegt, müssten die einzelnen Fachämter hier einer zentralen Dokumentationsstelle über die unter ihrer Verantwortung stattfindenden Gremien Bericht erstatten. Dieser Prozess müsste dann kontinuierlich fortgesetzt bzw. verstetigt werden, da sich die Anzahl und Zusammensetzung der Gremien in den jeweiligen Fachämtern laufend ändert.
In einem zweiten Schritt müsste das gewünschte Dokumentations- und Informationssystem technisch im Rahmen des bezirklichen Internetauftritts umgesetzt werden. Dies ist im Rahmen der technischen Möglichkeiten des zukünftigen Content-Management-Systems Imperia 9 wahrscheinlich möglich. Die technischen Herausforderungen entstehen an der Stelle, an der der Internetauftritt von einem bloßen Informationssystem hin zu einer tatsächlichen Arbeitsplattform entwickelt werden soll, wie es der Titel der Drucksache vermuten lässt. Genaueres könnte hier berichtet werden, wenn der konkrete Funktionsumfang des gewünschten Dokumentations- und Informationssystems festgelegt wird.
Im dritten Schritt müssten alle Gremien jeweils Personen benennen, die einmalig die Aufgabe bzw. den Zweck des jeweiligen Gremiums im Sinne eines Einführungstextes verfassen, um die in der Drucksache gewünschte Dokumentation bzw. Information der Öffentlichkeit über die generelle Arbeit des Gremiums zu gewährleisten. Dies gilt auch für künftig neu geschaffene Gremien.
Sobald das System gestartet wird, werden die o.g. Personen nach jedem Zusammenkommen des Gremiums Protokolle anfertigen müssen, um die Arbeit des Gremiums und seine Ergebnisse zu dokumentieren. Dies ist in vielerlei Hinsicht problematisch. Zunächst ist unklar, welche Zusammentreffen von Mitarbeitern des Bezirksamtes in die Kategorie der in der Drucksache genannten Gremien fällt. Während Gremien und Beiräte noch durch Beschlüsse einen definierten formalen Rahmen haben, gibt es insbesondere bei Arbeitsgruppen ein Abgrenzungsproblem in Richtung bloßer Treffen zur Besprechung von tagesaktuellen Belangen. Des Weiteren bedeutet die Protokollierung einer Gremiensitzung auch immer einen Mehraufwand der jeweiligen Person während und auch nach der Sitzung. Diese Person hat als Mitglied des Gremiums aber auch eine originäre Funktion darin, die sie dadurch nur vermindert wahrnehmen kann. Die Lösung wäre hier eine zusätzlich teilnehmende Person nur für Protokollzwecke, was durch das Bezirksamt personell nicht leistbar ist.
Im weiteren Verlauf müsste die protokollierende Person die Ergebnisse des Gremiums in das Dokumentations- und Informationssystem einpflegen. Da im Umgang mit dem Content-Management-System besondere Kenntnisse notwendig sind, müssten diese Personen jeweils eine eintägige Schulung an der Verwaltungsakademie belegen und würden anschließend durch die Pressestelle einen individuellen Zugang zum Content-Management-System erhalten. Dies gilt dann auch für alle zukünftig geschaffenen Gremien und etwaigen Wechsel der protokollierenden Person. Aufgrund der deshalb zu erwartenden hohen Zahl an zu schulenden Personen erachtet es das Bezirksamt als zweckmäßiger, diese Aufgabe einer extra zu schaffenden zentralen Dokumentationsstelle zu übergeben, die dann formlose Protokolle in das Content-Management-System einpflegen kann. Diese sollte in der Pressestelle angesiedelt sein, die schon jetzt den bezirklichen Internetauftritt betreut. Als weitere Aufgabe dieser Dokumentationsstelle käme hinzu, das Berichtswesen der Gremien zu überwachen, um sicherzustellen, dass nach den einzelnen Sitzungen auch die Ergebnisprotokolle zeitnah übersendet werden.
Diese Dokumentationsstelle müsste mit zusätzlichem Personal ausgestattet werden, da dies bei der Vielzahl an Gremien mit dem jetzigen Personal nicht leistbar ist.
In der Gesamtschau kommt das Bezirksamt zu dem Ergebnis, dass die Schaffung eines Portals nach Maßgabe der Drucksache durch die jetzigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bezirksamtes nicht leistbar ist. Zusätzliche Stellen können aufgrund der Limitierungen im Konzept zur Erreichung einer künftigen Personalsollstärke für den Bezirk nicht geschaffen werden.
Dieser Abschlussbericht kann mit den Mitgliedern des RBBV auf Einladung auch besprochen werden. |
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