Auszug - Volkshochschule  

Der Vorsitzende teilt mit, dass der ehemalige Bezirksbürgermeister Geisel der Einladung zur heutigen Sitzung aus Urlaubsgründen nicht folgen kann.

Gemäß der Verständigung in der Ausschusssitzung am 07.06.2016 haben die Bezirksstadträtin und der Rechtsamtsleiter die 46 Fragen der Fraktionen DIE LINKE und Bündnis 90/GRÜNE in folgende 2 Gruppen geteilt:

A)     diejenigen, die in öffentlicher Sitzung behandelt werden können (35) und

B)     diejenigen, die in nicht öffentlicher Sitzung behandelt werden müssen (11).

Es werden die 35 Fragen zu A) an alle Ausschussmitglieder ausgeteilt und durch die Bezirksstadträtin, den Rechtsamtsleiter, die Fachbereichsleiterin für Kunst und Kultur sowie den komm. Leiter der VHS beantwortet. Die Antworten zu den Fragen 1 bis 18 werden in Kurzform gegeben, weil sie bereits in der 47. Sitzung am 22.04.2016 ausführlich erläutert worden waren.

1. Warum hat sich die Leitung des Amtes für Weiterbildung und Kultur mit „verschiedenen Sachverhalten und möglichen Unregelmäßigkeiten“ direkt an den damaligen BzBm Herrn Geisel gewandt und nicht an die zuständige Bezirksstadträtin?

Antwort BA:

Der Bezirksbürgermeister und die Bezirksstadträtin wurden zeitgleich informiert.

2. Welche konkreten Tatsachen bzw. welche Probleme in der VHS wurden durch wen aufgedeckt und wem und wie mitgeteilt?

Antwort BA:

Es wurden Unregelmäßigkeiten bei Abrechnungen und Kursdurchführungen angezeigt. Darüber hinaus ist keine Aussage möglich, weil es sich um Personaleinzelangelegenheiten handelt.

3. Was war der Grund dafür, die bezirkliche Arbeitsgruppe Antikorruption einzuschalten?

Antwort BA:

Es wurde ein Verdacht angezeigt. Zur Ausräumung des Verdachts erging durch den Bezirksbürgermeister der Auftrag an die Ständige Arbeitsgruppe Antikorruption, Innen- und Baurevision.

4.Wer war zum damaligen Zeitpunkt die zuständige/r Stadtrat/in für die AG Antikorruption? Warum wurde der zuständige Hauptausschuss nicht informiert?

Antwort BA:

Die Ständige Arbeitsgruppe Antikorruption, Innen- und Baurevision unterstand dem Bezirksbürgermeister. Es erfolgte zum damaligen Zeitpunkt keine Information an den Hauptausschuss, weil bei Beauftragung der AG noch ungewiss war, ob überhaupt die Anschuldigungen berechtigt sind.

5.Wann lag der Prüfbericht der bezirklichen Arbeitsgruppe Antikorruption vor und was war das Ergebnis?

Antwort BA:

Der Prüfbericht der Ständigen Arbeitsgruppe Antikorruption… lag am 10.07.2014 vor. Ein Anfangsverdacht wurde darin bestätigt. Gleichzeitig wurde mitgeteilt, dass eine vollständige Prüfung nicht möglich war, weil u. a. das VHS-IT-Verfahren für darin nicht geschultes Personal zu kompliziert ist. Details aus dem Bericht können nur in nichtöffentlicher Sitzung behandelt werden, da in dem Bericht konkrete Mitarbeiter/innen benannt werden.

6.Warum wurden externe Wirtschaftsprüfer herangezogen und wie lautete der konkrete Prüfauftrag?

7.Wann und von wem wurden die Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Beil, Baumgart & Kollegen mit der vertieften Prüfung des Vorgangs beauftragt?

Antwort BA: (zu 6.+7.)

Der Prüfauftrag des BA erging an Externe, weil die Staatsanwaltschaft, nachdem Anzeige erstattet worden war, einen längeren Ermittlungszeitraum angekündigt hatte.

Deshalb hat der Bezirksbürgermeister am 06.08.2014 die Leitung des Amtes für Weiterbildung und Kultur beauftragt, eine Prüfung durch Wirtschaftsprüfer zu veranlassen. Die Amtsleitung hat am selben Tag die Serviceeinheit Facility Management gebeten, den Auftrag zur Betriebsprüfung in der VHS auszulösen. Den Auftrag erteilte der Leiter des Einkaufsservice am 19.09.2014.

8. Wurde der Auftrag zur Wirtschaftsprüfung gemäß der Landeshaushaltsordnung (LHO) ausgeschrieben? Falls nicht, warum nicht?

9.Falls keine Ausschreibung erfolgte, warum wurde die Kanzlei Beil, Baumgart & Kollegen ausgewählt und von wem?

10. Wurden die Gründe für beschränkte Ausschreibungen und freihändige Vergaben, die Gründe für einen Verzicht auf Einholung mehrerer Angebote und das Ergebnis des formlosen Preisvergleichs bei freihändigen Vergaben gemäß der Landeshaushaltsordnung (LHO) aktenkundig gemacht?

Antwort BA: (zu 8.-10.)

Die Beauftragung wurde als freihändige Vergabe auf der Basis von 3 Kostenangeboten vorgenommen, die Vergabe erfolgte gemäß LHO. Gemäß § 55 Absatz 1 LHO hat die Leitung des Amtes für Weiterbildung und Kultur die Direktvergabe am 12.08.2014 begründet. Die Serviceeinheit Facility Management hat am gleichen Tag den Auftrag für die freihändige Vergabe bestätigt und war federführend im Verfahren.

Es erfolgte eine Direktvergabe. Aufgrund der Unvorhersehbarkeit der Leistung, der Gefahr von Vertuschung, der absolut nicht abzuschätzenden Prüfaufwendungen und der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber seinen Beschäftigten wurde entschieden, einen Wettbewerb zwischen geeigneten Wirtschaftsprüfern, die bereits aus Ausschreibungsverfahren des Rechnungshofes von Berlin als Gewinner dieser Wettbewerbe hervorgegangen sind, durchzuführen. Diese Wirtschaftsprüfer wurden von der Serviceeinheit Facility Management benannt, diese Firma sah sich nicht in der Lage, eine Schätzung der Kosten im Vorfeld vorzunehmen. Zum einen handelt es sich um keine klassische Dienstleistung, die regelmäßig vergeben wird, so dass nicht auf Erfahrungswerte zurückgegriffen werden konnte. Zum anderen war bis zur Auswertung des Verfahrens unklar, in welcher Höhe oder in welchen Ausmaß Prüfungsstunden anfallen konnten. Aus diesem Grund wurde entschieden, als Zuschlagskriterium ausschließlich den Preis pro Arbeitsstunde zu nehmen. Es gibt dazu einen Aktenvermerk.

11. Was hat das Wirtschaftsgutachten gekostet, handelt es sich um eine außerplanmäßige Ausgabe und aus welchem Haushaltstitel ist es finanziert worden?
12. Sofern es sich um eine außerplanmäßige Ausgabe handelt: Zu wessen Lasten ging diese außerplanmäßige Ausgabe und durch welche Einsparungen bei anderen Ausgaben in demselben Einzelplan wurde der Betrag ausgeglichen

bzw. was wurde dadurch entgegen der Haushaltsplanaufstellung durch die BVV nicht finanziert?

13.Wurde ein Antrag auf außerplanmäßige Ausgaben beim Finanzservice gestellt? Wurde dieser Antrag genehmigt? Wurde der Hauptausschuss darüber informiert? Wenn ja, in welcher Sitzung, wenn nein, warum nicht?

Antwort BA: (zu 11.-13.)

Das Wirtschaftsgutachten kostete 73.096,05 €. Zur Finanzierung des Gutachtens war eine Beantragung außerplanmäßiger Ausgaben nicht erforderlich. Am 18.09.14 wurde durch die Leitung des Amtes für Weiterbildung und Kultur ein Antrag auf Mehrausgaben für die Beauftragung der Wirtschaftsprüfung in Höhe von 36.000,00 € gestellt. Abweichend zum Antrag wurden folgende Mittel am 18.09.14 bewilligt:

• Bewilligung von Verstärkungsmitteln in Höhe von 4.000,00 €

• Aufhebung der Verfügungsbeschränkung vom 23.01.14 in Höhe von 21.610,00 €
• Im Titel 54010 wurde am 23.01.14 eine Verfügungsbeschränkung zur Auflösung pauschaler Minderausgaben durch die Serviceeinheit Finanzen gesetzt. Diese damaligen Verfügungsbeschränkungen betraf alle Ämter des Bezirks, u. a. auch die VHS in den Titeln 54010 (in Höhe von 21.610,00 €) und 51140 (in Höhe von 5.000,00 €).
• Der beantragte Restbetrag in Höhe von 10.390,00 € würde erst bewilligt, wenn der Titel 54010 notleidend wird. Diese 10.390,00 € konnten durch die VHS innerhalb des Titelansatzes bei 54010 selber finanziert werden.

Die verbleibenden Mittel in Höhe von 37.096,05 € (73.096,05 € minus 36.000 €) wurden wie folgt verausgabt:

• 25.322,19 € Titel 51190 Restmittel (Mittel in 2013 nicht verausgabt)

• 11.773,86 € Titel 51190 Einnahmen in 2014 (Titel 28290).

14. Warum wurde nicht der Personal- und Finanzservice des Bezirksamtes mit der Prüfung der Vorgänge betraut?

Antwort BA:

Bei der Serviceeinheit Personal und Finanzen waren für diese umfassende Arbeit keine Personalkapazitäten vorhanden. Eine Tiefenprüfung war hier nicht leistbar. Die externe Vergabe an Wirtschaftsprüfer ist bei solchen Sachlagen ein Standardverfahren in der öffentlichen Verwaltung.

15. Warum wurde nicht der Landesrechnungshof mit der Prüfung der Vorgänge betraut?

Antwort BA:

Der Landesrechnungshof wurde nicht mit der Prüfung beauftragt, weil es sich um eine originäre Aufgabe des Bezirksamtes selbst handelt.

16.Wann wurde der Bericht der Wirtschaftsprüfer an den Landesrechnungshof übersandt?

Antwort BA:

Die Bezirksbürgermeisterin übersandte an den Rechnungshof von Berlin am 17.02.2015 den Bericht der Wirtschaftsprüfer und am 20.05.2015 die entsprechende Stellungnahme des Amtes.

17.Wieweit sind die durch die Wirtschaftsprüfer festgestellten strukturellen Mängel an der VHS vom Landesrechnungshof aufgenommen worden? Ist dem Bezirksamt bekannt, ob auch in anderen Bezirken solchen Mängeln an Volkshochschulen nachgegangen worden ist?

Antwort BA:

Der Landesrechnungshof hat bis zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Position dazu geäußert. Ähnliche Vorgänge aus anderen VHSn sind hier im Detail nicht bekannt.

18. Entspricht es den Erfahrungen des Bezirksamts, dass Berichte von Wirtschaftsprüfern (im Falle der VHS mehr als 130 Seiten) einen Tag nach Abschluss der Prüfung vorgelegt werden oder ist das eher ungewöhnlich und wie erklärt sich das (aus der PM des BA: „Die Prüfung erfolgte vom 09. Oktober 2014 bis zum 30. November 2014. Der Bericht lag am 01. Dezember 2014 vor.“)?

Antwort BA:

Die Auftragsdurchführung erfolgte durch die Wirtschaftsprüfer vom 09.10. bis 17.11.2014. Der Bericht ging am 01.12.2014 im Bezirksamt ein. Geprüft wurden die Vorgänge in der VHS aus dem Zeitraum vom 01.01.2013 bis 30.06.2014.

19. Laut Pressemitteilung des Bezirksamtes konnte der von den Wirtschaftsprüfern vermutete Fehlbetrag nach umfangreicher und vertiefter Prüfung nicht bestätigt werden. Wie hoch war der von den Wirtschaftsprüfern vermutete Fehlbetrag?
20. Welche konkreten Handlungsempfehlungen gaben die Wirtschaftsprüfer für die Organisation und die Abläufe an der VHS, welche wurden umgesetzt und welche nicht und warum nicht?

21.Welche organisatorischen Veränderungen sind darüber hinaus vom Bezirksamt ergriffen worden?

Antwort BA: (zu 19.-21.)

Die Prüfung durch das Bezirksamt hat ergeben, dass ein schuldhaft rechtswidriges Fehlverhalten von Mitarbeiter/innen nicht vorliegt. Unberechtigt durchgeführte Kurse können nicht nachgewiesen werden.

In der Folge wurden diverse Einzelanweisungen in der VHS erarbeitet und in Kraft gesetzt (Regelung zur Annahme von Teilnehmerentgelten, Anweisung zur Führung von Kursakten, Anweisung zum Umgang mit Ermäßigungstatbeständen sowie für die Zahlstelle und den Zahlungsverkehr der VHS). Verfahren mit Bezug zu den identifizierten Kernprozessen der VHS („Von der Anmeldung bis zur Teilnahmebestätigung“, „Kursorganisation und Kursrealisierung“) wurden beraten und Veränderungen wurden umgesetzt. Am 26.01.2015 wies die Leitung der VHS in der Dienstberatung erneut an, dass die getroffenen Festlegungen zur Beachtung der Mindestteilnehmerzahl bei Kurseröffnungen gültig bleiben. Die Anweisung beinhaltet, dass Kurse die Mindestteilnehmerzahl nur um einen Teilnehmer unterschreiten dürfen. Für Kurse, die die Mindestteilnehmerzahl um zwei unterschreiten, ist eine schriftliche, fachliche Begründung notwendig und es wird in Einzelfallprüfung entschieden. Die Begründung ist zu dokumentieren.

Die Leitung der VHS wurde am 26.10.2014 beauftragt, zum Honorarzahlungsverfahren und zur korrekten Führung von Teilnehmerlisten nochmals detaillierte Informationen für die Kursleitenden zu gegeben. Diese Informationen wurden von der Leitung der VHS mit den Programmbereichsleitungen besprochen, welche sie an die Kursleitenden ihres jeweiligen Programmbereiches übermittelten. Es gab eine Anweisung zum Verfahren des korrekten Führens von Teil­nehmerlisten und Ausfüllen von Honorarabrechnungen.

Die entgeltermäßigte Kursteilnahme von Beschäftigten der VHS ist nicht übliche Praxis. Im gesamten Prüfzeitraum wurden vier Beschäftigte festgestellt, die an insgesamt sechs Kursen zu ermäßigten Entgelten teilnahmen. Nach Bekanntwerden wurde diese Möglichkeit umgehend unterbunden und die entgeltermäßigte Teilnahme von Beschäftigten der VHS untersagt, da es hierfür keine Grundlage in den Entgeltvorschriften gibt.

Verfahrensmängel in der Volkshochschule wurden behoben. Am 14.01.2015 wurden die Beschäftigten der VHS angewiesen, den Kursleitenden zu untersagen, Teilnehmerentgelte entgegenzunehmen. Ausnahmeregelungen, die dazu dienen, entgangene Entgelte zu vermeiden, bedürfen der schriftlichen Beantragung und Genehmigung durch die Leitung der VHS. Mit Anweisung vom 24.02.2015 wird der Umgang mit Ermäßigungsnachweisen in der VHS gemäß den Allgemeinen Geschäftsbedingungen VHS geregelt. Ab dem 01.06.2015 gab es eine Anweisung für die Zahlstelle (Geldannahmestelle) und den Zahlungsverkehr der VHS. Am 30.03.2015 wurde in der Dienstberatung der VHS angewiesen, dass Kursleitende keine Entgelte mehr erheben dürfen und dass eine Entgelterhebung am anderen Ort die Befugnisübertragung voraussetzt, Ausnahmen sind schriftlich zu beantragen.

Festgestellt wurde, dass das ordnungsgemäße Verwaltungshandeln in einigen Fällen nicht gegeben war. In jedem Fall wurden jedoch die Leistungen erbracht. Im Rahmen der bereits o. g. Anweisungen sind die Mängel im Verwaltungshandeln behoben worden. Ordnungsgemäßes Verwaltungshandeln wurde angewiesen, stichprobenartige Kontrollen sind erfolgt.

Die Leitung der VHS wurde beauftragt, die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für Honorarabrechnungen zu prüfen und so zu veranlassen, dass ordnungsgemäßes Verwaltungshandeln auch in schwierigen Situationen abgesichert ist. Zum Honorarzahlungsverfahren und zur korrekten Führung von Teilnehmerlisten wurden von der Leitung der VHS am 26.10.2014 nochmals detaillierte Informationen an die Kursleitenden mit Bezug zur Honorarabrechnung und zur Führung der Teilnehmerlisten erstellt und versandt. Die im Einvernehmen mit den Kursleitenden nicht gezahlten Ausfallhonorare haben das Land Berlin finanziell nicht geschädigt. Am 13.04.2015 wurde von der Geschäftsstelle VHS-IT an alle Berliner VHS eine „Dokumentation zum Ausfallhonorar für arbeitnehmerähnliche Kursleiter/ innen bei Leistungsunfähigkeit“, die zugleich Handreichung ist, gesandt.

In der Dienstberatung der VHS am 23.03.2015 wurde die Programmentwicklung auch unter dem Aspekt der Minderung von Kursausfällen besprochen und Arbeitsaufträge wie zum Beispiel regelmäßige Analysen zur Veränderung des nächsten Programmes, erteilt. Die Erhöhung von nachfrageorientierten und innovativen Angeboten wurde vereinbart.

Für die Honorartätigkeiten lagen Qualifikationsnachweise vor und es wurde auch kein zu hohes Honorar vergütet. Die AV Honorare wurde bei der Vergütungsberechnung angewandt. Grundlage der Eingruppierung in die Honorargruppe 1.2 ist die Ausführung in der AV: „Für freie Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen, deren Lehrtätigkeit eine abgeschlossene wissenschaftliche Hochschulausbildung oder gleichwertige Kenntnisse, Erfahrungen und Fertigkeiten erfordert.“ Die Wirtschaftsprüfer sind bei ihrer Prüfung nicht auf die gleichwertigen Kenntnisse, Erfahrungen und Fertigkeiten eingegangen. Diese können jedoch u. a. dann vorliegen, wenn Kursleitende über langjährige Erfahrungen in der Lehrtätigkeit an anderen VHS oder Einrichtungen der Erwachsenenbildung verfügen. Kursleitende, die ihre Tätigkeit an der VHS neu aufnehmen, sind verpflichtet, Abschlüsse und Zusatzqualifikationen vorzulegen. Die Qualifikationen werden auf einem Dozentenfragebogen, der überarbeitet wurde, erfasst und in der Dozentenakte beim zuständigen Programmbe­reichsleiter hinterlegt.

Für alle Berliner VHS ist ein einheitliches Verfahren geregelt. In allen Berliner VHS werden Kursleitende überwiegend in die Honorargruppe 1.2 eingestuft. Dieses Vorgehen basiert auf Auskunft der zuständigen Senatsverwaltung für Bildung.

Die Neuorganisation der Vorgangsführungen mit Kursbezug, inkl. Aktenführung und Archivierung, wurde ab September 2014 vorbereitet und ab Januar 2015 umgesetzt. Die Kontrolle im Januar 2016 hat die vollständige Erledigung bestätigt. Die veranlasste Umstellung der Aktenführung in der VHS hatte das Ziel, alle Vorgänge zu einem Kurs zusammenzuführen. Im Zentrum des Verwaltungshandelns steht jetzt das Kursangebot und nicht mehr primär der Kursleitende. Deshalb sollten auch die Verwaltungsvorgänge „rund um den Kurs“ gestaltet werden; weg von personenbezogenen Akten der Kursleitenden, die teilweise viele verschiedene Kurse beinhalteten und hin zu kursbezogenen Akten. Im Ergebnis ist das Ordnungskriterium die Kursnummer, und nicht wie bisher der Name der Kursleitenden. Mit der Umstellung wurden auch ergonomische Arbeitserleichterungen besprochen, geplant und gestaltet (z. B. vom Stehordner zum Hängeordner, entsprechende Aktenschränke und Ausstattung der Archive). Instrumente für eine ordnungsgemäße Aktenführung wurden erstellt, um das ordnungsgemäße Verwaltungshandeln regelmäßig zu unterstützen. Erstellt wurden weiterhin Formulare für standardisierte Aktenvorblätter, für Checklisten zur Verwaltung von Kursen, interne Hinweise für Anmeldeverfahren. Für die Anweisungen wurde der Vorgangsverlauf strukturiert, transparent für Beschäftigte verschriftlich und Zuständigkeiten fixiert.

Im Zusammenhang mit der Behebung der Mängel aus den Feststellungen des Prüfberichts wurde vertieft auf die Notwendigkeit der Beachtung der verschiedenen Programmplanungsaspekte eingegangen. Schwerpunkte der Fachgespräche zur Programmplanung waren zum Beispiel: Bildungsaspekt (bedarfsorientiert, nachfrageorientiert, innovativ), Wirtschaftlichkeitsaspekt/e (kameral: jährliche Kostendeckung, primär mit Bezug zum Honorar-Kosten-Deckungs-Grad; budgetbezogen: zweijährliche Budgetierung, Anzahl der Unterrichtseinheiten-Stückkosten-Median), Kapazitätsaspekt (mit Bezug zu Personal, Raum, Zeit, Stadtteil, …), Wettbewerbsaspekt zu umliegenden VHS (Marktanalysen, primär Marzahn-Hellersdorf, Pankow, Friedrichshain-Kreuzberg). Der Auftrag für die pädagogischen Mitarbeiter/innen der VHS war, jede Planung mit Bezug zu vorgenannten Aspekten vorzunehmen und angemessen zu dokumentieren.

Im September 2014 wurde eine Mengenrevision durchgeführt und von der Leitung der VHS gab es im Ergebnis ergänzende Festlegungen auf der Grundlage des Produktblattes „Lehrveranstaltungen“, Produktnummer 79026. Mit der Übergabe der Zählhinweise der Senatsverwaltung für Bildung vom 16.06.2015 wurde das Verfahren fixiert.

Die VHS arbeitet seit dem 01.07.2015 an einer Konzeption zur Entwicklung der VHS. Ein erster Entwurf wurde im Ausschuss Kultur am 07.06.2016 vorgestellt. Die regelmäßig durchgeführten Kundenbefragungen werden auch zukünftig strukturiert ausgewertet. Das Qualitätszertifizierungsverfahren wird auch zukünftig für die Entwicklung der VHS-Angebote genutzt.

Die Nachfrageorientierung muss optimiert werden. Eine Überplanung des Kursprogramms in der Vergangenheit war festzustellen. Verfahrensabläufe zur Programmgestaltung wurden durch die Wirtschaftsprüfer nicht geprüft. Grundlage für die stetige Weiterentwicklung sind die Qualitätszertifizierungsunterlagen aus der Lernerorientierten Qualitätstestierung in der Weiterbildung (LQW) zum Kernprozess „Erarbeitung und Erstellung des VHS-Programms“.

Das VHS-Programm ab 2016 wird im Rahmen von Entwicklungs- und Programmplanungsworkshops abgestimmt. Grundsätzlich ist zu berücksichtigen, dass für die Planung für ein gesamtes Programmjahr eine Vorlaufzeit von rund 1½ Jahren besteht. Neue Angebote im kommenden Programmjahr 2016/17 sind u. a.:

• Kommunikation im Kontext beruflicher Bildung

• EDV-Bereich: Videos einstellen, bloggen, Web-Seitengestaltung
• Weiterbildung für Tagesmütter in Kooperation mit dem Jugendamt
• gewaltfreie Kommunikation
• Stadtführung durch Lichtenberg
• Papier/Buchbinden
• Weiterentwicklung des berufsorientierten Fremdsprachenangebotes Englisch: Telefoning & E-Mail, Bildungsurlaubsveranstaltungen Polnisch, Spanisch

• Das Ergänzungsprogramm im Bereich Deutsch wird ausgebaut (Prüfungstraining kompakt als Vorbereitung auf den Abschlusstest – Grammatik/Rechtschreibung)

• Zusammenarbeit mit der Fachhochschule für Organisation und Management (FOM) im Bereich beruflicher Bildung (Es werden durch die VHS die Module Lohn- und Gehaltsabrechnung 1-3 sowie Finanzbuchführung 1-3 für die Fernstudenten der FOM angeboten, sowie die Prüfungen abgenommen. Diese Prüfungen werden für das Studium an der FOM anerkannt.).

Die angebotsgerechte Programmgestaltung gelingt nur durch den Ausbau der Kooperationen der VHS mit externen Partnern. Beispielhaft hervorgehoben sollen sein:

• VHS ist Mitglied im neu entstehenden Bildungsverbund Lichtenberg

• Wiederaufnahme der Mitgliedschaft im Forum Fennpfuhl
• Kooperation mit dem Stadtteilzentrum Fennpfuhl, geplante Nutzung der Räumlichkeiten des Stadtteilzentrums für Kurse der VHS, das Stadtteilzentrum als Multiplikator für VHS-Angebote
• Kooperation mit dem Jugendamt durch ein neues VHS-Angebot für Tagesmütter
• Intensivierung der Kooperation mit der Musikschule zur effizienteren Gestaltung der Arbeit und Initiierung gemeinsamer Vorhaben. Zur Langen Nacht der Bilder am 16.09.2016 soll erstmals in Zusammenarbeit ein kleines Konzert am Standort Paul-Junius-Straße durchgeführt werden.

22.Mit wieviel Kursleitern wurde die Zusammenarbeit aufgrund der Ergebnisse der Prüfungen an der VHS beendet?

Antwort BA:

Das Bezirksamt ist nicht befugt, in Personaleinzelangelegenheiten Auskünfte zu erteilen. Der Schutz der Persönlichkeitsrechte hat Vorrang. Grundsätzlich ist anzumerken, dass für jede/n die Unschuldsvermutung gilt, bis die Ermittlungen der Staatsanwaltschaft abgeschlossen sind bzw. eine abschließende juristische Würdigung erfolgt ist. Das Bezirksamt wird einseitig keine Vorverurteilungen vornehmen und Konsequenzen werden dann in Erwägung gezogen, wenn nachweislich und rechtskräftig Personen rechtswidriges Verhalten nachgewiesen wird.

23.Wieviel Mitarbeiter/innen der VHS sind neben der Leiterin der VHS von personalrechtlichen Konsequenzen betroffen?

Antwort BA:

Es gab für die Leitung der VHS keine personalrechtlichen Konsequenzen. Es erfolgte eine Umsetzung im Rahmen einer Umorganisation der VHS. Im Übrigen gibt es in diesem Zusammenhang gegen keine/n Mitarbeiter/in eine personalrechtliche Maßnahme.

24.War der Fachbereich Personalservice in die Umsetzung involviert? Hat der Fachbereich Personalservice diese vorgenommen? Warum wurde vom für Personal zuständigen Stadtrat/rätin der Hauptausschuss nicht informiert und warum wurde die BVV nicht allgemein über die Konsequenzen informiert?

Antwort BA:

Die Umsetzung erfolgte durch die Serviceeinheit Personal. Es war keine dienstrechtliche Maßnahme, deshalb wurden der Hauptausschuss und die BVV nicht informiert.

25.Wie schätzt das Bezirksamt die Stimmung unter den Mitarbeiter/innen und Kursleiter/innen bzw. das Arbeitsklima nach den Prüfungsvorgängen an der VHS ein?

Antwort BA:

Die Prüfung an sich hat in der Mitarbeiterschaft zunächst eine Verunsicherung ausgelöst. Das Arbeitsklima war dadurch stark belastet, hat sich jedoch positiv entwickelt. Durch die Berichterstattung in den Printmedien im März ist eine Stimmung entstanden, dass sich Mitarbeiter/innen und auch Kursleitende in ihrer Arbeit diskreditiert fühlen. Sie stört vor allem, dass der Fokus ausschließlich auf negative Aspekte gelegt wird und die solide und kundenorientierte Arbeit mit über 30.000 Unterrichtseinheiten pro Jahr nicht gesehen und nicht gewürdigt wird.

26.Welche Maßnahmen hat das Bezirksamt ergriffen, um eine vertrauensvolle und motivierte Zusammenarbeit der Mitarbeiter/innen und Kursleiter/innen an der VHS zu gewährleisten?

Antwort BA:

Es ist festzustellen, dass sowohl die Mitarbeiter/innen als auch die Kursleiter/innen über eine hohe Eigenmotivation verfügen und somit an dieser Stelle keine gezielten Maßnahmen nötig waren, da kein Motivationsproblem vorliegt. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit liegt in der Natur der Sache einer VHS. Sie ist zwingend notwendig, um bedarfsgerechte Kurse anbieten und mit hoher Qualität durchführen zu können. In Gesprächen zwischen der politischen Leitung und der Leitung der VHS mit den pädagogischen Mitarbeiter/innen wurde die Situation mehrfach erörtert. Es wurde abgestimmt, dass die Programmbereichsleitungen für ihren Bereich das Gespräch mit Kursleiter/innen suchen, wenn Bedarf besteht.

Als eine weitere wichtige Maßnahme wurde durch die politische Leitung entschieden, dass in der VHS ein schriftlicher Aushang zur Arbeit und Weiterentwicklung der VHS und ihrer Angebote erfolgt, dieser wurde Anfang April 2016 direkt im stark frequentierten Besucherservice-Bereich ausgehangen. Darin wird sachlich über die Arbeit der VHS berichtet.

27.Wie erfolgt jetzt die Kontrolle der sachgemäßen Planung, Durchführung und Abrechnung von VHS-Kursen?

Antwort BA:

Die Planung erfolgt auf der Grundlage von Bedarfsanalysen. Die Gegenstände der Analysen sind die Bildungsbedürfnisse der Kursteilnehmenden, unabhängig von Vorbildung, Alter, Herkunft und Geschlecht. Marktbeobachtungen werden einbezogen, wie Entwicklungen von Angeboten von privaten Bildungsträgern und anderen Berliner Volkshochschulen. Benötigte Informationen über die Entwicklung der Teilnehmerzahlen, Teilnehmerstärken in den einzelnen Kursen und Aussagen zu besonders stark bzw. zu gering nachgefragten Kursen werden mit Hilfe eines computergestützten Fachverfahrens beobachtet und ausgewertet. So gelingen Schlüsse für künftige Angebotsprofile und -strukturen. Zudem wertet die VHS den Kundenmonitor der Berliner VHSn aus, um u.a. Informationen über Bildungsabschlüsse und zur Altersstruktur von VHS-Teilnehmer/innen zu erhalten.

Die Kontrolle über Planungsprozesse obliegt der Leitung der VHS. Da die Planungsprozesse gemeinsam mit den Programmbereichsleitungen gestaltet werden, ist die Leitung permanent in die Planung eingebunden und kann so bei Bedarf einwirken.

Weitere Erläuterungen finden sich in den Antworten zu Frage 19 bis 21.

28.Seit Januar 2015 ist für die Vorgangsführung für Kurse incl. der Aktenführung und Archivierung direkt die Verwaltung der Volkshochschule zuständig. Wer war vorher dafür zuständig?

Antwort BA:

Die Verwaltung war immer zuständig. Ausführliche Erläuterungen finden sich in den Antworten zu Frage 19 bis 21.

29.Wie geht das Bezirksamt grundsätzlich mit Mitarbeiter/innen um, die Missstände aufdecken und wie schützt das Bezirksamt solche Mitarbeiter/innen vor negativen Konsequenzen, z. B. durch Dienstvorgesetzte?

Antwort BA:

„Bei uns wird niemand wegen der Aufdeckung von Missständen suspendiert. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir auf Grund der Fürsorgepflicht des Dienstherrn und auf Grund von laufenden Verfahren zu einzelnen Mitarbeitern der Bezirksverwaltung keine weiteren Ausführungen geben können.“ (Zitat der Bezirksbürgermeisterin im Interview mit der BerlZ 21.03.2016)

Allgemein kann das Bezirksamt aber mitteilen, dass momentan kein/e Mitarbeiter/in des Bezirksamtes suspendiert ist.

30.Sofern es sich bei den Kosten für das Wirtschaftsprüfgutachten um eine außerplanmäßige Ausgabe handelt: Wann und wie wurde durch den damaligen BzBm und Finanzstadtrat Herrn Geisel gemäß § 37 Abs. 7 der Landeshaushaltsordnung (LHO) die nachträgliche Genehmigung über die außerplanmäßige Ausgabe der Kosten für das Wirtschaftsprüfergutachten von der BVV eingeholt bzw. warum erfolgte dies nicht?

Antwort BA:

s. Antwort zu Frage 11 und 12

31.Warum findet sich die Information der Bezirksstadträtin über die Vorgänge an der VHS in der Sitzung des Kulturausschusses am 24.03.2015 nicht im Protokoll, obwohl die entsprechende Formulierung nach Auskunft der BzStRin mit dem Rechtsamt abgestimmt wurde, weshalb jetzt nicht mehr nachvollziehbar ist, was im Ausschuss genau gesagt wurde?

Antwort BA:

Das Bezirksamt bedauert nochmals, dass nicht der gesamte Wortlaut im Protokoll erscheint.

32.Warum wurde die BVV nach der erneuten internen Prüfung nicht zeitnah darüber informiert, dass dem Bezirksamt bzw. dem Land Berlin kein Schaden entstanden ist?

33.Wurde der Hauptausschuss darüber informiert? Wenn ja, in welcher Sitzung? Wenn nein, warum nicht?

Antwort BA: (zu 32.+33.)

Solange die staatsanwaltschaftlichen Ermittlungen laufen, sah sich das Bezirksamt wegen Verdunklungsgefahr nicht befugt, weitere Aussagen zu tätigen.

34.Warum wurde die BVV nicht zeitnah darüber informiert, welche Maßnahmen in der VHS ergriffen wurden, um Unregelmäßigkeiten bei der Abrechnung von Kursen künftig auszuschließen?

Antwort BA:

Hier wurde zunächst verwaltungsintern gehandelt, um in sachlicher Art Verfahren ordnungsgemäßen Verwaltungshandelns zu erarbeiten und umzusetzen. Weitere Erläuterungen finden sich in den Antworten zu Frage 19 bis 21. Das Bezirksamt bedauert, dass hierüber nicht zeitiger informiert wurde.

35.Warum wurde die BVV erst mit der Presseerklärung des Bezirksamtes vom 16.03.2016 über folgende Inhalte informiert: „Am 09. September 2015 fand ein Programmentwicklungsworkshop mit allen Programmbereichsleitungen und der Leitung der Volkshochschule statt. Themen waren u.a.: die zeitgemäße Entwicklung des VHS-Programms und bedarfsgerechte Veränderungen im Programmangebot (z.B. durch deutliche Ausweitung der Deutschkurse für geflüchtete Menschen). Außerdem gab es Abstimmungen zur Thematik in den Dienstberatungen der Volkshochschule und eine Auswertung eines extern durchgeführten Kundenmonitors.“?

Antwort BA:

Grundsätzlich wird zum Punkt „Bericht des Bezirksamtes“ im Ausschuss der Bezirksstadträtin von der VHS zugearbeitet. Dieser Workshop wurde als interner Arbeitsschritt in der VHS angesehen und deshalb von der VHS als nicht der Berichtspflicht unterliegend betrachtet.

Antworten des Bezirksamtes auf Nachfragen im Ausschuss:

Dass Bezirksbürgermeister und Bezirksstadträtin zeitgleich durch die Leitung des Amtes für Weiterbildung und Kultur informiert wurden, ist belegt.

Die Kompliziertheit der in der VHS genutzten Software resultiert daraus, dass sie immer wieder nachgebessert worden ist.

Es wurden durch das Bezirksamt keine unrechtmäßig durchgeführten Kurse festgestellt.

Ordnungsgemäßes Verwaltungshandeln war nicht in jedem Falle gegeben, die Leistungen jedoch in jedem Falle erbracht.

Die juristische Aufarbeitung erfolgt ausschließlich durch die Staatsanwaltschaft.

„Schuldhaft rechtswidriges Fehlverhalten“ liegt deshalb nicht vor, weil es keine Pflichtenverstöße gab. Pflichtenverstöße kann es nur bei unmissverständlichen Vorschriften geben. Diese lagen damals nicht vor, sondern lediglich ein Verwaltungsbrauch. Klare Vorschriften wurden unverzüglich nach Bekanntwerden der Unregelmäßigkeiten erlassen.

Auf die Nachfrage nach der Formulierung des Auftrags an die Gutachter wird diese vorgelesen und überrascht durch ihren Umfang und ihre große Detailliertheit.

Zusammenfassung der Ausschusssitzungen zur Aufklärung der Unregelmäßigkeiten an der Volkshochschule:

Der Ausschuss hat sich in mehreren Sitzungen mit der Problematik beschäftigt, am 22.04., am 07.06. sowie am 21.07.2016. Von der Fraktion DIE LINKE. und von der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen waren umfangreiche Fragenkataloge zur Thematik vorgelegt worden. Da über lange Zeit durch das Bezirksamt nicht geklärt werden konnte, welche Fragen in öffentlicher Sitzung behandelt werden können und welche in nichtöffentlicher Sitzung behandelt werden müssen, hat sich die Abarbeitung über mehrere Monate hingezogen, was nachteilige interne wie externe Folgen hatte. Letztlich konnte die übergroße Zahl der gestellten Fragen in öffentlicher Sitzung beantwortet werden. Die Beantwortung der Fragen an den ehemaligen Bezirksbürgermeister steht nach wie vor aus. Die Sitzungen waren durch lebhafte Diskussionen gekennzeichnet.

Fazit des Ausschusses:

Das Bezirksamt hat nach Bekanntwerden der Unregelmäßigkeiten im Juni 2014 unverzüglich und angemessen gehandelt. So wurde die Staatsanwaltschaft umgehend informiert und Strafanzeige gegen unbekannt gestellt. Bereits im September 2014 erfolgt eine Mengenrevision und es wurden erste klare Vorschriften erlassen.

Der Auftrag an die Wirtschaftsprüferfirma war umfangreich und detailliert und stellte geradezu eine Arbeitshilfe für den Auftragnehmer dar, der auf ihm unvertrauten Gelände tätig zu werden hatte. Die Qualität der Ausführung des Auftrags und der Aussagekraft des Wirtschaftsgutachtens wurde durch den Ausschuss kritisiert. Insofern wurde auch ein deutliches Missverhältnis zwischen den erheblichen Kosten von 73.096,05 und dem Nutzer des Gutachtens beanstandet. Das Bezirksamt stellte eigene zusätzliche Untersuchungen an, deren Ergebnisse teilweise im Widerspruch zu denen des Wirtschaftsgutachten standen. Das Bezirksamt kam insbesondere im Gegensatz zu den Wirtschaftsgutachtern zu der Feststellung, dass kein wirtschaftlicher Schaden entstanden war. Eine Klärung, inwieweit strafrechtlich relevantes Verhalten vorgelegen hat, obliegt der Staatsanwaltschaft.

Die Informationspolitik des Bezirksamts zur Problematik war unzureichend und hatte erhebliche nachteilige Auswirkungen sowohl innerhalb der VHS, bei den Mitarbeitern, in der BVV sowie in der Öffentlichkeit. Das hätte mit einer offensiven und transparenten Informationspolitik vermieden werden können. Da die Missstände im I. Quartal 2015 inzwischen angegangen und Maßnahmen ihrer Behebung ergriffen worden waren, wäre spätestens zu diesem Zeitpunkt eine umfängliche Information an die BVV notwendig gewesen.

Das Ansehen der VHS und damit des Bezirks hat ohne Zweifel einen temporären Imageschaden davongetragen, die Arbeitsatmosphäre in der VHS wurde über einige Zeit erheblich beeinträchtigt. In der BVV ist zurecht eine Verletzung der Informationspflicht des Bezirksamtes kritisiert worden. Das Bezirksamt hat sich für dieses Versäumnis entschuldigt, was der Ausschuss zur Kenntnis genommen hat.

Die im Zusammenhang mit der Aufarbeitung der Unregelmäßigkeiten getroffenen Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsprozesse in der VHS und deren Angebote wirken sich für die Entwicklung der VHS positiv aus.

Die Fraktion Bündnis 90/GRÜNE beantragt erneut, den ehemaligen Bezirksbürgermeister Geisel zur nächsten Sitzung am 06.09.2016 einzuladen. Der Ausschuss stimmt zu (11:0:0).