Drucksache - 1628/5  

Sehr geehrte Frau Vorsteherin,

das Bezirksamt beantwortet die o.g. Anfrage wie folgt:

1. Wie hoch liegt der prozentuale Anteil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bezirksverwaltung, die pandemiebedingt im Frühjahr ins Homeoffice geschickt wurden, die jedoch nicht die digitale Ausstattung (mobile Rechner, Onlinezugriffe auf ihre Arbeitsdateien) hatten, um überhaupt adäquat im Homeoffice arbeiten zu können?

2. Für den Fall, dass Personal wegen einer neuen Corona-Welle wieder zu Hause bleiben muss:

Welche Vorkehrungen hat das Bezirksamt getroffen, dass in Zukunft mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten können, also um wie viele konnte der Anteil an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gesteigert werden, die adäquat ausgestattet sind, um aus dem Homeoffice arbeitsfähig zu sein?

3. Welche Lösungen hat das Bezirksamt gefunden, um den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu ermöglichen, nicht nur von zu Hause, sondern auch von ihrem Büro-Arbeitsplatz an den inzwischen allgemein üblichen Videokonferenzen teilzunehmen?

Zu 1.:

Am 16.03.2020 hat die Dienststelle mit dem Personalrat mit dem Abschluss der Pilotvereinbarung Flexibilisierungstage die rechtlichen Grundlagen nur Nutzung mobiler Endgeräte während der Pandemie geschaffen. Der Corona-Arbeitsstab hat pandemiebedingt aufgrund des Pandemieplans Schlüsselpersonal definiert. Hieraus ergab sich, welche Personen/Funktionen zur Aufrechterhaltung eines eingeschränkten Dienstbetriebes zwingend vor Ort benötigt wurden. Am 24.03.2020 wurde der Pandemieplan in Kraft gesetzt. Der Pandemieplan sah vor, dass ca. 25 % der Beschäftigten zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes zwingend vor Ort bleiben mussten. Ab 27.04.2020 war ein Präsenzbetrieb von höchstens 50 % der Beschäftigten möglich. Alle anderen Beschäftigten nutzten die Flexibilisierungstage aufgrund der oben genannten Pilotvereinbarung. Es standen während der Pandemie 75 Arbeitsplätze für mobiles Arbeiten (Tele/mobil) zur Verfügung.

Zu 2. und 3.:

Eine Dienstvereinbarung über alternierende Arbeit und mobiles Arbeiten im Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf von Berlin (DV Tele/Mobil) liegt dem Personalrat als Entwurf der Dienststelle vor, um den rechtlichen Rahmen für die mobile Arbeit zu setzen.

Nach Inkrafttreten der DV Tele/Mobil kann die Anzahl der Dienstkräfte auf 250 gesteigert werden, die adäquat ausgestattet werden, um aus dem Homeoffice arbeitsfähig zu sein. In diesem Zusammenhang wird zum einen darauf hingewiesen, dass das Bezirksamt bereits im Doppelhaushalt 2020/2021 der IT-Stelle zwei neue Stellen „Mobile Device Management“ zugewiesen hat, die sich aktuell in der Stellenbesetzung befinden. Somit wird die IT-Stelle auch personell verstärkt, um den erhöhten IT-Support bei Einsatz von mobilen Endgeräten auch leisten zu können. Zum anderen wird darauf hingewiesen, dass mobile Endgeräte zu der verfahrensunabhängigen Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) gehören, deren erforderliche Finanzierung sich seit aufgrund des E-Government-Gesetzes nicht mehr im bezirklichen Haushaltplan befindet, sondern im sog. Einzelplan 25 der Senatsverwaltung für Inneres und Sport (IKT-Steuerung). Somit befinden sich die finanziellen Mittel für mobile Endgeräte nicht mehr im Verantwortungsbereich des Bezirksamtes. Aktuell wurden dem Bezirksamt finanzielle Mittel von max. 250 mobilen Arbeitsplätzen in Form von alternierender Telearbeit und / oder mobilem Arbeiten von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport zugewiesen.

Auch Videokonferenzlösungen gehören zu der verfahrensunabhängigen IKT und somit in den Verantwortungsbereich der Senatsverwaltung für Inneres und Sport. Diese teilte den Berliner Behörden mit Schreiben vom 16.04.2020 Folgendes mit:

„Für die Durchführung von Videokonferenzen bietet das ITDZ Berlin in Abstimmung mit der IKT-Steuerung ab voraussichtlich 04.05.2020 die Nutzung des Produkts „Nextcloud“ an. Dieses kann über das ITDZ abgerufen werden und wird als Software-as-a-Service-Angebot von der Fa. Heinlein technisch auf einer dedizierten Infrastruktur in einem BSI-zertifizierten Rechenzentrum in Berlin bereitgestellt. Das Angebot gilt zunächst aus Kapazitätsgründen ausschließlich für den in der Anlage 1 definierten Nutzerkreis bis Ende Oktober 2020 und wird zentral aus dem Einzelplan 25 finanziert. (…)“.

Im Schreiben vom 26.06.2020 wird ergänzt:

„1.  Für die Nutzung des Dienstes Nextcloud Talk zur Durchführung von Video- und Audiokonferenzen liegt zwischenzeitlich eine bis Ende Oktober befristete Zustimmung von HPR und HVP vor. Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit wurde ebenfalls beteiligt. Die Nutzung des Dienstes ist nur in Verbindung mit dienstlichen Endgeräten gestattet und erfolgt ausschließlich auf freiwilliger Basis. Der Dienst darf nur dann verwendet werden, wenn sich Nutzer und Endgerät innerhalb von geschlossenen Räumlichkeiten bzw. Gebäuden befinden. Die Ablage und Speicherung von Dokumenten in Nextcloud Talk ist nicht im beteiligten Funktionsumfang enthalten und daher nicht gestattet. Während einer Video- oder Audiokonferenz kann die Chatfunktion genutzt und durch Aktivierung der Bildschirmübertragung allen Teilnehmenden eine Präsentation eingeblendet werden. Aufzeichnungen von Videokonferenzen dürfen ausschließlich bei Notwendigkeit und nur bei Einverständnis aller teilnehmenden Personen erfolgen. Die virtuellen Videokonferenzräume sind nach Beendigung der Sitzung und entsprechender Nachbereitung zu löschen.

2.  Die IKT-Steuerung kann weiterhin keine Positiv-„Empfehlung“ für irgendein anderes Tool als Nextcloud Talk aussprechen.“ (…) „Wird die Nutzung eines anderen Dienstes als NextCloud (z.B. auf Einladung Dritter) erforderlich und dezentral freigegeben, so muss der Zugriff darauf von außerhalb des Berliner Landesnetzes bzw. der regulären behördlichen Netzwerke erfolgen.“.

Unter Beachtung der oben genannten Schreiben hat es die Senatsverwaltung für Inneres und Sport allen Bezirksämtern ermöglicht, Videokonferenzlösungen anzubieten.

In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass das Bezirksamt bereits im Doppelhaushalt 2020/2021 der IT-Stelle zwei neue Stellen „Präsentationstechnik“ zugewiesen hat, die sich ebenfalls aktuell in der Stellenbesetzung befinden. Somit erhält die IT-Stelle die dringend erforderliche personelle Verstärkung, um den erhöhten IT-Support u.a. bei Videokonferenzlösungen auch leisten zu können.

Mit freundlichen Grüßen

Naumann