Drucksache - 0976/4  

Die BVV hat in ihrer Sitzung am 03.07.2014 beschlossen:

Das Bezirksamt wird aufgefordert, in Bezug auf die Situation in den Bürgerämtern umgehend sicherzustellen, dass die Arbeitsbedingungen und die Sicherheit für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Bedingungen für die Kundinnen und Kunden einem für alle Seiten annehmbaren Standard entsprechen.

Hierbei sollen u. a.

-          die Bürgerämter des Bezirks analog den anderen Berliner Bezirken unverzüglich auf Terminvergabe bei gleichzeitiger Sicherstellung von Notfallangelegenheiten umgestellt werden,

-          die Anwesenheit des Wachschutzes für die komplette Öffnungszeit garantiert sein,

-          der Informationsbereich immer mit mindestens zwei Mitarbeiter/-innen besetzt sein,

-          kurzfristige Änderungen der Öffnungszeiten und die Einstellung der Wartenummernausgabe im Internet bekanntgegeben werden,

-          die technische Funktion des Zentralen Zeitmanagementsystems und des SMS-Benachrichtigungsystems regelmäßig überprüft werden.

Darüber hinaus sollen gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aller Standorte Vorschläge zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen und Arbeitsabläufe im Bürgeramt diskutiert und bewertet werden, z. B. Umstellung aller Standorte auf Terminvergabe bei gleichzeitiger Sicherstellung von Notfallangelegenheiten, Aufteilungs- und Freigabemodelle von Terminkontingenten, Vereinheitlichung der Öffnungszeiten an den Wochentagen und Standorten, Zulassung von Terminbuchungen nur unter dem Motto "Ein Termin - eine Angelegenheit", Situation in den vorhandenen/nicht vorhandenen Wartebereichen.

Der BVV ist bis zum 31.08.2014 zu berichten.

Judith Stückler

Bezirksverordnetenvorsteherin

Ursprungstext:

Das Bezirksamt wird aufgefordert, in Bezug auf die Situation im Bürgeramt Hohenzollendamm umgehend sicherzustellen, dass die Arbeitsbedingungen und die Sicherheit für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Bedingungen für die Kundinnen und Kunden einem für alle Seiten annehmbaren Standard entsprechen.

Hierbei sollen u.a.

-          die Anwesenheit des Wachschutzes für die komplette Öffnungszeit garantiert sein,

-          der Informationsbereich immer mit mindestens zwei Mitarbeiter/-innen besetzt sein,

-          kurzfristige Änderungen der Öffnungszeiten und die Einstellung der Wartenummernausgabe im Internet bekanntgegeben werden,

-          die technische Funktion des Zentralen Zeitmanagementsystems und des SMS-Benachrichtigungsystems regelmäßig überprüft werden.

Darüber hinaus sollen gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aller Standorte Vorschläge zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen und Arbeitsabläufe im Bürgeramt diskutiert und bewertet werden, z.B. Umstellung aller Standorte auf Terminvergabe bei gleichzeitiger Sicherstellung von Notfallangelegenheiten, Aufteilungs- und Freigabemodelle von Terminkontingenten, Vereinheitlichung der Öffnungszeiten an den Wochentagen und Standorten, Zulassung von Terminbuchungen nur unter dem Motto "Ein Termin - eine Angelegenheit", Situation in den vorhandenen/nicht vorhandenen Wartebereichen.

Der BVV ist bis zum 31.08.2014 zu berichten.

Hierzu wird Folgendes berichtet:

Das Bürgeramt aus dem Rathaus Charlottenburg ist zum 05. Mai 2014 in die Wilmerdorfer Arcaden gezogen. Gegliedert ist es in einen kleinen Empfangsbereich zum Anmelden im 1. OG sowie einem Raum für die Kundenbedienung im 4. OG. Vor diesem Bedienraum befindet sich kein Warteraum im eigentlichen Sinne sondern in dem Flurbereich sind 8 an der Wand montierte Klappsitze für mobilitätseingeschränkte Personen angebracht. Kundinnen und Kunden, die einen klassischen Wartebereich vorziehen, können weiterhin die anderen bezirklichen als auch berlinweiten Bürgerämter nutzen.

Die Erfahrungen im Betrieb des Bürgeramtes haben jedoch gezeigt, dass die Wartenden ihre Zeit nicht frei gestalten, sondern lieber in dem Flurbereich warten. Dies wird sich jedoch ab August 2014 dadurch relativieren, dass dann im Bürgeramt Wilmersdorfer Straße als auch in den anderen Bürgeramtsstandorten des Bezirkes nur noch Terminkundschaft bedient wird. Daher wird sich die Wartezeit im Flurbereich auf 5 bis 15 Minuten beschränken, so dass kein gesonderter Wartebereich benötigt wird. Dieser wäre zudem auch nicht möglich, da dem Bezirksamt keine geeigneten Räume zur Verfügung stünden.

Ab 01.08.2014 werden die Bürgerinnen und Bürger zunächst testweise über alle Standorte ausschließlich mit Terminbuchungen über das Tempelhof-Schöneberger-Modell bedient. Zudem wurde die Terminbuchzeit von 15 auf 10 Minuten reduziert, um mehr Anliegen bedienen zu können. Das Modell sieht, um auch Kundschaft mit einem Notanliegen bedienen zu können, wie folgt aus:

Für die Bürgerinnen und Bürger sind die Termine in den einzelnen Standorten bis zu sechs Wochen im Voraus buchbar. Dabei werden in den vier Standorten zunächst testweise drei (in der Wilmersdorfer Straße vier) Paralleltermine angeboten. Das bedeutet, dass pro Stunde 18 Termine (bzw. 24 in der Wilmersdorfer Straße) gebucht werden können. Intern wird dann mit einem Vorlauf von circa drei Wochen geprüft, ob je nach voraussichtlichem Personalstand (durch Urlaubsplanungen oder Erkrankungen) weitere Termine für die Bürgerinnen und Bürger frei geschaltet werden können. Diese Vorgehensweise wird auch noch einmal eine Woche vorher angewendet. Am Abend davor bzw. am Morgen des jeweiligen Tages werden anhand des tatsächlichen Personalstandes an dem Tag ggf. noch einmal zusätzliche Termine vergeben bzw. werden diese an die vorsprechende Kundschaft mit einem Notanliegen vermittelt. Da nicht alle angebotenen Dienstleistungen den gleichen Zeitumfang besitzen bzw. es auch Terminkundschaft gibt, die den vereinbarten Termin nicht wahrnimmt, kann weiterhin in einem gewissen Rahmen Notfallkundschaft bedient werden, wobei jedoch mit einiger Wartezeit zu rechnen ist.

Bis zum 31.07.2014 wird noch täglich die aktuelle Einstellung der Wartenummernausgabe auf der Internetseite des Bürgeramtes angezeigt. Dies wird jedoch mit der Umstellung auf Terminkundschaft entbehrlich sein.

Da sich die Wartesituation sicherlich beachtlich reduzieren wird, möchte das Bezirksamt zunächst auf eine Anwesenheit des Wachschutzes nur für den Bürgeramtsbereich verzichten. Im Dienstgebäude Hohenzollerndamm befindet sich ein Wachschutz für das komplette Gebäude, die Mitarbeiter/innen der Wilmersdorfer Arcaden können bei Bedarf den Wachschutz der Arcaden alarmieren. Sollte sich zeigen, dass auch mit Terminkundschaft weiterhin ein Bedarf an Wachschutz besteht, wird das Bezirksamt entsprechend reagieren.

Das zentrale Zeitmanagementsystem als auch die daran gebundene SMS-Benachrichtigung obliegen technisch dem ITDZ. Daher kann das Bezirksamt hier nur die Hinweise auf Störungen im Betrieb weiterleiten. Auch der Wunsch nach der Buchung von mehreren Dienstleistungen für einen Termin mit entsprechender Anpassung der Bearbeitungszeit kann technisch durch das Bezirksamt nicht durchgeführt werden. Das Bezirksamt wird jedoch auf den Internetseiten des Bürgeramtes die Bürgerinnen und Bürger darum bitten, im Sinne der nachfolgend wartenden Personen, nur pro Anliegen ein Termin zu buchen.

Die Öffnungszeiten der drei Hauptstandorte sind zeitlich miteinander abgestimmt. Lediglich der Außenstandort Halemweg kann aufgrund des vorhandenen Personalschlüssels nicht häufiger geöffnet werden. Eine Anpassung aller Öffnungszeiten für ganz Berlin wäre sehr erstrebenswert. Jedoch können sich die Bezirke in den Bezirksstadträte/innen-Sitzungen nicht darauf verständigen und die Senatsverwaltung für Inneres sieht derzeitig keinen Handlungsbedarf dafür einheitliche Öffnungszeiten für Berlin vorzugeben.

Am 14. August 2014 wird es eine Dienstversammlung geben, in der mit den Beschäftigten der Bürgeramtsstandorte die ersten Erfahrungen mit dem Terminkundenmodell ausgewertet bzw. Arbeitsbedingungen und Arbeitsabläufe analysiert werden.

Das Bezirksamt bittet die Bezirksverordnetenversammlung, die Beschlüsse als erledigt zu betrachten.

Carsten Engelmann                            Dagmar König

stellv. Bezirksbürgermeister                            Bezirksstadträtin