Auszug - Sachstandsberichte: zur Situation in den Bürgerämtern zum Sachstand der Umzugsplanungen  

Sachstand Bürgeramt

Frau Handke (Leiterin des Büros) berichtet, dass die Situation nach wie vor angespannt ist. Es gibt einen hohen Krankenstand unter den Mitarbeiter/innen und die Nummernausgabe muss oft frühzeitig eingestellt werden. Mit der neuen Abteilungsleitung muss zeitnah eine Lösung erarbeitet werden.

Die Vorsitzende fragt, ob Gespräche mit anderen Bezirken geführt worden sind.

Frau Handke informiert, dass dies in den Bezirksstadträtesitzungen fortwährend geschieht, aber in den Bezirken in den nur Terminvergabe stattfindet, die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit entsprechend hoch ist, was ein Umdenken erschwert.

BV Hoffmann fragt, ob eine Statistik über die Kunden/innen aus anderen Bezirken in unserem Bürgeramt geführt wird.

Frau Handke verneint, da es keine gebundene örtliche Zuständigkeit gibt.

BV Gusy fragt, ob ein Überblick, wie in der letzten Sitzung gewünscht, über den Halemweg gegeben werden kann.

BzStR Engelmann berichtet, dass nach Einschätzung ca. 50 - 75 % der Kunden/innen aus Spandau sind.

Frau Handke berichtet weiter, dass eine genaue Statistik jetzt erst nach der Neueröffnung erstellt werden kann.

BV Huwe schlägt vor, eine Statistik für ca. 1 Monat in allen Bürgeramtsstandorten zu erheben.

Frau Handke erklärt, dass dies erst mit der Leiterin des Amtes besprochen werden muss.

Nachtrag zum Protokoll:

Erhebungen für alle Standorte werden beauftragt; Bericht im Januar 2014 möglich

BV Gusy fragt, ob nach dem Umzug in die Wilmersdorfer Arcaden die Anzahl an Arbeitsplätzen erhöht ist.

Frau Handke informiert, dass nur die Mitarbeiter/innen aus dem Standort Otto-Suhr-Allee umziehen und es weniger Arbeitsplätze geben wird, da die Beschäftigten nicht mehr über einen eigenen Arbeitsplatz verfügen werden, sondern sich z. B. Teilzeitkräfte diesen auch teilen.

BV Hansen fragt, wann ein Vor-Ort-Termin mit dem Ausschuss angedacht ist.

Frau Handke berichtet, dass bisher noch nichts sichtbar ist und am 5. Dezember 2013 eine Baubesprechung stattfindet. Der Ausschuss könnte dann evtl. die Räume im Januar 2014 besichtigen.

BV Gusy fragt, wann der Eröffnungstermin ist.

Frau Handke informiert, dass der vertraglich vereinbarte 16. Januar 2014 seitens der Arcaden nicht mehr haltbar ist und ggf. in der Baubesprechung ein neuer Termin festgelegt werden könnte.

BV Gusy fragt, ob die Barrierefreiheit gegeben ist.

Frau König (Revision und Organisation) berichtet, dass die Barrierefreiheit für Kundinnen und Kunden gegeben ist, jedoch der Arbeitsplatz nicht komplett barrierefrei dargestellt werden kann. Derzeit gibt es jedoch an diesem Standort keine behinderten Beschäftigten.

Die Vorsitzende berichtet, dass der Personalrat und der Beauftrage für Menschen mit Behinderung in die Umzugsplanungen integriert sind und darauf achtgeben.

Sachstand Umzugsplanung

BzStR Engelmann berichtet, dass Gespräche mit allen Beteiligten zum Umzug in die Prinzregentenstraße 33/34 geführt worden sind.

Die dritte Etage der Haubachstraße 45 wurde statisch überprüft und ist positiv. Daher können die Feinplanungen und der entsprechende Umbau in Angriff genommen werden.

Der Mossestift wird bereits umgebaut und momentan wird die Heizungsanlage erweitert.

Zwei Künstler/innen sind bereits aus dem Dienstgebäude Hohenzollerndamm in das Künstlerhaus Nonnendamm gezogen, vier weitere werden folgen und zwei werden sich andere Räumlichkeiten suchen.

BV Gusy fragt, ob der Raumbedarf der Heinrich-Schulz-Bibliothek gedeckt ist, sollte es keine Zentralbibliothek geben.

Frau Handke verneint dies zum jetzigen Zeitpunkt.

BV Gusy fragt, wann die Werkstattgespräche stattfinden.

BzStR Engelmann berichtet, dass für den Bereich Gesundheit das Gespräch bereits stattgefunden hat und für den Bereich Soziales im April 2014 erfolgen wird.

BV Gusy fragt, ob der Zeitplan des Umzuges eingehalten wird.

BzStR Engelmann bejaht, aber zu viele Mitarbeiter/innen haben einen Einzelzimmerbedarf gemeldet z. B. aus Datenschutz- oder Gesundheitsgründen. Ziel ist die Umsetzung des Umzuges, daher wird es hohe Anforderungen an ein Einzelzimmer geben.

BV Hoffmann fragt, was mit den Räumen der Heinrich-Schulz-Bibliothek geschehen soll.

Frau Handke verweist auf die Sondersitzung des Ausschusses für Weiterbildung und Kultur am 29. November 2013. Wenn die Heinrich-Schulz-Bibliothek bleibt, entstehen u. a. hohe Baukosten, da die Räume aufgrund des schlechten Raumklimas im Sommer eine neue Belüftung benötigen würden. Aber auch bei einem Auszug müssten die Räumlichkeiten ertüchtigt werden.

BV Hoffmann fragt, ob die Dietrich-Bonhoeffer-Bibliothek geschlossen wird.

Frau Handke verneint, dies wird aus fachlicher Sicht nicht geschehen, aber eine Reduzierung des Standortes wird erfolgen. Die Bismarckstraße ist für alle Bürger/innen gut mit dem ÖPNV zu erreichen.

BV Gusy fragt, ob dargestellt werden kann, wie viele Aktenmeter umziehen werden.

BzStR Engelmann erörtert, dass laufende Akten und Archivakten gesondert betrachtet werden müssen. Es wird für jede Abteilung mit Räumen gerechnet und nicht nach Aktenmetern. Nach dem Aktenvernichtungsplan, kann es durchaus sein, dass Akten die nicht mehr benötigt werden, jetzt vor dem Umzug, vernichtet werden. Ggf. könnte eine Auskunft zu den Aktenmetern im Archivbereich ermittelt werden

BV Huwe fragt, ob Einzelzimmer für Mitarbeiter/innen die konzeptionell Arbeiten vorgesehen sind.

BzStR Engelmann bejaht.

BV Gusy fragt, ob die 3 Mio. ? Umzugskosten eingehalten werden und wünscht sich eine Übersicht über die Baukosten.

Frau Handke erklärt, dass die Darstellung des "Umzugsdarlehns" die für die Senatsverwaltung für Finanzen erarbeitet worden ist, an alle Fraktionen zur vertraulichen Verwendung übersandt werden kann. Die Abzahlung des "Darlehens" beginnt 2015.