Elster, ELStAM & Co.

Die Elektronische Lohnsteuerkarte kommt 2013. Die Einführung der Elektronischen LohnSteuer AbzugsMerkmale (ELStAM) soll das Steuerabzugsverfahren für rund 40 Millionen Arbeitnehmer und mehr als 2 Millionen Arbeitgeber weiter vereinfachen. Mit Hilfe von ELStAM können Arbeitgeber die von der Finanzverwaltung bereitgestellten Steuermerkmale ihrer Arbeitnehmer, wie z.B. Steuerklasse und Freibeträge, künftig elektronisch abrufen.

Steuerlich bedeutsame Änderungen werden dann nach ihrer Eintragung im Melderegister (z. B. Heirat, Geburt eines Kindes, Kirchenein- oder Kirchenaustritt) automatisch beim Lohnsteuerabzug der Arbeitnehmerin und des Arbeitnehmers berücksichtigt. Der schrittweise Übergang vom papiergebundenen Verfahren zum neuen elektronischen Verfahren ELStAM soll 2013 abgeschlossen sein.

In der jetzt laufenden Übergangsphase sollen Arbeitgeber sukzessive auf das ELStAM-Verfahren umstellen können. Ein Konzept für Arbeitgeber, Softwarehersteller und die Finanzverwaltung für den sukzessiven Einstieg in ELStAM und die erforderlichen gesetzgeberischen Maßnahmen werden derzeit erarbeitet. Die Ergebnisse werden umgehend veröffentlicht.

Arbeitgeber, die das ELStAM-Verfahren bereits anwenden, müssen alle gültigen Lohnsteuerkarten bzw. Bescheinigungen für den Lohnsteuerabzug incl. zugehöriger ELStAM-Ausdrucke bis zum Ende der Einführungsphase aufbewahren. Im Falle eines Arbeitgeberwechsels müssen diese Unterlagen den Arbeitnehmern ausgehändigt werden.

Weitere Hinweise zum Thema ELStAM finden Sie unter www.elster.de

Übergangsregelungen für 2012

Wegen bundesweit auftretender technischer Probleme musste die ursprünglich für 2012 geplante Einführung von ELStAM auf das Jahr 2013 verschoben werden. Die für den Übergangszeitraum gültige Papierlohnsteuerkarte 2010 bzw. Ersatzbescheinigung 2011 oder 2012 (ggf. mit zugehörigen ELStAM-Ausdrucken) sollen nunmehr erst mit Beginn des elektronischen Abrufs durch den Arbeitgeber ihre Gültigkeit verlieren.

Ergeben sich Änderungen bei den Lohnsteuerabzugsmerkmalen, können bis dahin die Lohnsteuerkarte 2010 bzw. die Ersatzbescheinigung 2011 oder 2012 berichtigt oder ein Ausdruck der aktuell gültigen ELStAM bezogen werden. Bitte prüfen Sie vor diesem Hintergrund die Steuermerkmale im Info-Schreiben Ihres Finanzamtes. Sollte Ihr ELSTAM-Anschreiben falsche oder unvollständige Angaben enthalten, füllen Sie bitte ein Korrekturanzeige aus und benachrichtigen Sie das für Sie zuständige Finanzamt.

Aus Vereinfachungsgründen können Arbeitnehmer dem Arbeitgeber des ersten Dienstverhältnisses die im Übergangszeitraum anzuwendenden Lohnsteuerabzugsmerkmale auch anhand des Mitteilungsschreibens, eines Ausdrucks der ELStAM oder einer sonstigen Papierbescheinigung des Finanzamts mit den gültigen elektronischen Lohsteuerabzugsmerkmalen nachweisen.

Unabhängig vom Umstieg auf das neue Verfahren muss jede/r Arbeitnehmer/in seine/ihre antragsgebundenen Freibeträge für 2013 (mit Ausnahme der ab 2011 beantragten überjährigen Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene) neu beantragen.

Arbeitgeber sollen in der jetzt laufenden Übergangsphase sukzessive auf das ELStAM-Verfahren umstellen können. Die Modalitäten für den sukzessiven Einstieg der Arbeitgeber und die erforderlichen gesetzgeberischen Maßnahmen werden zurzeit erarbeitet. Über die Ergebnisse werden wir umgehend informieren. Die Arbeitgeber haben, auch wenn sie das ELStAM-Verfahren bereits anwenden, alle gültigen Lohnsteuerkarten bzw. Bescheinigungen für den Lohnsteuerabzug incl. zugehöriger ELStAM-Ausdrucke bis zum Ende der Einführungsphase aufzubewahren. Im Falle eines Arbeitgeberwechsels sind diese Unterlagen dem/der Arbeitnehmer/in auszuhändigen.

Fragen & Antworten

• Die Papierlohnsteuerkarte 2010 bzw. Ersatzbescheinigung gilt weiterhin!

Die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2010 bzw. der vom Finanzamt ausgestellten Ersatzbescheinigung 2011 (Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal und Freibeträge) gelten bis zum Beginn des elektronischen Abrufs durch Ihren Arbeitgeber weiter. Bei einem Arbeitgeberwechsel muss der Arbeitnehmer – wie bisher auch – dem neuen Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010 bzw. Ersatzbescheinigung 2011 aushändigen.

• Keine Veränderungen? Dann müssen Sie auch nichts veranlassen!

Haben sich gegenüber den Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2010 bzw. der Ersatzbescheinigung 2011 keine Änderungen ergeben, muss nichts weiter veranlasst werden. Der Arbeitgeber wird dann weiterhin auf Basis dieser Verhältnisse den Lohnsteuerabzug vornehmen.

• Ihre Steuermerkmale verändern sich in 2012, dann ist Ihr Finanzamt Ansprechpartner!

Stimmen die auf der Lohnsteuerkarte 2010 bzw. der Ersatzbescheinigung 2011 eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht mehr (z. B. zu günstige Steuerklasse oder zu hohe Zahl der Kinderfreibeträge), muss der Arbeitnehmer diese beim Finanzamt ändern lassen. Er erhält dort auf Antrag einen Ausdruck der geänderten Lohnsteuerabzugsmerkmale oder eine neue Ersatzbescheinigung und legt diese seinem Arbeitgeber als Grundlage für den Lohnsteuerabzug vor. Ihr zuständiges Finanzamt ist i.d.R. das Finanzamt an Ihrem Wohnort.

• Wer informiert Ihren Arbeitgeber über veränderte Steuermerkmale ab 2012?

Sie sind auch im Kalenderjahr 2012 für die korrekte Übermittlung der Steuermerkmale zuständig. Es gibt zwei Möglichkeiten:

Grundsätzlich kann das im Herbst 2011 versandte Informationsschreiben des Finanzamts über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug (ELStAM) ab 1. Januar 2012 dem Arbeitgeber des ersten Dienstverhältnisses vorgelegt werden. Wichtig ist zuvor zu prüfen, ob die darin enthaltenen Angaben richtig sind. Ferner ist zu beachten, dass das Informationsschreiben – mit Ausnahme des Pauschbetrages für behinderte Menschen und für Hinterbliebene – keinen Freibetrag ausweist.

Stimmen diese Angaben im vorgenannten Informationsschreiben nicht oder soll ab 2012 ein neu beantragter Freibetrag berücksichtigt werden, sollte dem Arbeitgeber des ersten Dienstverhältnisses ein Ausdruck der ab 2012 gültigen ELStAM vorgelegt werden. Sofern dieser nicht vorliegt, wird er vom zuständigen Finanzamt auf Antrag ausgestellt.

• Was passiert, wenn Sie einen fehlerhaften Lohnsteuerabzug in 2012 nicht bemerken?

Korrekturen können noch im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung 2012 vorgenommen werden. Wer beispielsweise als Berufspendler den Aufwand für den Weg zur Arbeit als Freibetrag erstmals ab 2012 beantragt hat, dem Arbeitgeber diese Information aber nicht mitteilt, hat zwar zunächst netto weniger „im Portemonnaie“. Mit Abgabe einer Steuererklärung für das Jahr 2012 wird allerdings der zutreffende Steuerbetrag berechnet und ggf. zuviel einbehaltene Lohnsteuer erstattet.

• Nachzahlungen vermeiden: Steuerrechtliche Veränderungen melden!

Ist der bislang geltende Freibetrag zu hoch – z.B. wenn im Jahr 2012 Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte entfallen – kann es im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung 2012 zu einer Nachzahlung kommen. Um dies zu vermeiden, sollten Änderungen der persönlichen Verhältnisse dem Finanzamt mitgeteilt und dem Arbeitgeber ein Ausdruck mit den neu gültigen Freibeträgen vorgelegt werden.

• Berufseinsteiger brauchen eine Ersatzbescheinigung!

Für alle Berufseinsteiger stellt das Finanzamt bis zum Start des elektronischen Verfahrens – wie bisher – auf Antrag eine Ersatzbescheinigung aus. Diese ist dem Arbeitgeber vorzulegen.

• Azubis, die in 2012 eine Lehre beginnen, brauchen zumeist keine Ersatzbescheinigung!

Die Vereinfachungsregelung für Auszubildende gilt auch im Kalenderjahr 2012. Das bedeutet: Ledige Auszubildende, die im Kalenderjahr 2012 ein Ausbildungsverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen, benötigen keine Ersatzbescheinigung. Der Ausbildungsbetrieb kann die Lohnsteuer nach der Steuerklasse I berechnen, wenn der Auszubildende seine Identifikationsnummer, sein Geburtsdatum sowie die Religionszugehörigkeit mitteilt und gleichzeitig schriftlich bestätigt, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Für Auszubildende, für die im Jahr 2011 die Vereinfachungsregelung bereits angewandt wurde, gilt diese weiterhin.