eGovernment@School

E-Mail Zeichen und Computer Tastatur
Bild: Gina Sanders - Fotolia.com

Das Projekt eGovernment@School

Bessere Kommunikation, einfachere Arbeitsabläufe und mehr Planungssicherheit – mit Hilfe moderner Informationstechnik soll die Bürokratie in der Schulorganisation reduziert, Schulleitungen und Sekretariate entlastet und damit mehr Zeit für pädagogische Arbeit geschaffen werden.

Zur Erreichung dieser Ziele wurde von eGovernment@School eine einheitliche IT-Plattform aufgebaut, die die Kommunikationsbeziehungen zwischen den Schulen, den Schulbehörden und der Öffentlichkeit unterstützt.

Die zentrale Schulverwaltungsumgebung (ZSVU)

Damit die Mitarbeiter in den Schulen und den Schulbehörden in ihren Arbeitsabläufen unterstützt werden, ist eine zentrale IT-Plattform geschaffen worden. Dazu gehören
• die dezentrale IT-Infrastruktur
• IT-Dienste (Schul-Desktop, E-Mail-Dienst, Internetzugang)
• IT-Fachverfahren (Software zur Unterstützung von Fachprozessen mit definierten Schnittstellen)

Um die Schulen zu entlasten wird die Infrastruktur zentral verwaltet und so wichtige Arbeiten wie Update, Backup und Wahrung der IT-Sicherheit durchgeführt.

Neben den digitalen Kommunikationskanälen wurden die Berliner Schulen auch mit speziellen Anwendungen bzw. einer speziellen Software-Infrastruktur ausgestattet. So stehen den Schulen neben der Bürokommunikationssoftware ein Stundenplanprogramm, IT-Fachverfahren (ReLiV, ProFiskal) und die Schulverwaltungssoftware, die Berliner LUSD, zur Verfügung.
Inzwischen nutzen mehr als 80 Prozent der öffentlichen Berliner Schulen eine sichere virtuelle Umgebung für die tägliche Verwaltungsarbeit.

Die Lehrkräfte-Unterrichts-Schul-Datenbank (LUSD)

Die Lehrkräfte-Unterrichts-Schul-Datenbank ist ein zentrales Software-System innerhalb der zentralen Schulverwaltungsumgebung, das sukzessive an allen Berliner Schulen eingeführt wird. Mit der Berliner LUSD werden die Administrationsprozesse in der Schule erheblich erleichtert und vereinheitlicht. Alle Schulen werden bei der Einführung der LUSD und beim Wechsel von einem bisherigen Schulverwaltungssystem unterstützt.

Ursprünglich als zentrales Speicherverzeichnis von Lehrer- und Schülerdaten gedacht, hat sich die Lehrkräfte-Unterrichts-Schul-Datenbank zu einer Verwaltungszentrale für den täglichen Schulbetrieb entwickelt. Vom Management der Schülerinnen- und Schülerdaten über die Organisation der Unterrichtsfächer bis hin zur Erstellung von Zeugnissen deckt die LUSD bereits jetzt eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben der Berliner Schulen ab.

Seit 2019 ist die Lehrkräfte-Unterrichts-Schul-Datenbank an fast allen Grundschulen im Einsatz, aber auch viele weiterführenden Schulen profitieren bereits von den wertvollen Neuerungen im Administrationsumfeld.

Die Informations- und Kommunikationsplattform (LUSDIK)

Mit der Entwicklung und Einführung der Lehrkräfte-Unterrichts-Schul-Datenbank wurde deutlich, dass auch die Integration behördenübergreifender Prozesse umgesetzt werden sollte. Bezirke, Verwaltung und Schulaufsicht sollten mit einbezogen werden. Das ermöglichte die Informations- und Kommunikationsplattform (LUSDIK), die alle drei organisatorischen Ebenen des Berliner Schulwesens:
• die öffentlichen Schulen des Landes Berlin,
• die Schulaufsichtsbehörde sowie
• die Schulträger bzw. Bezirke
miteinander verbindet.

Zusätzlich zu den innerschulischen Verwaltungsprozessen werden mit LUSDIK auch die Prozesse abgedeckt, die der Steuerung und Organisation des gesamten Berliner Schulwesens dienen: Von der Schulpflichtüberwachung über die berlinweite Anmeldung, Aufnahme und Verteilung der Einschulungskinder bis hin zur Planung der Unterrichtsversorgung.

Funktionsweise der Plattform

Die Plattform funktioniert so: Mit der Schulpflicht eines Kindes wird ein Schüler/eine Schülerin erstmals erfasst. Die Daten müssen nur ein einziges Mal zentral aufgenommen werden und begleiten den Schüler dann auf seinem Bildungsweg in die Grundschule, zur weiterführenden Schule oder bei einem Schulwechsel. Erst wenn der Schüler die letzte Schule verlässt, wird der Datensatz inaktiv.

Ausgehend vom Aufbau einer „einfachen“ Online-Plattform für das Berliner Schulwesen entstand so ein Portal, das nach und nach alle Prozesse behördenübergreifend miteinander verbindet und medienbruchfrei verzahnt.

Das Onlinezugangsgesetz (OZG)

Mit Inkrafttreten des Onlinezugangsgesetzes (OZG) von 2017 galt es, die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen umzusetzen. Das Projekt „eGoverment@school“ passt sämtliche Verwaltungsdienste im Bildungsbereich den neuesten Anforderungen an.

So stehen beispielsweise jetzt beim Formulardienst des Landes Berlin die notwendigen Online-Dokumente für die Einschulungswünsche des eigenen Kindes zur Verfügung. In Kürze wird es außerdem möglich sein, über die ZSVU digitale und gleichzeitig fälschungssichere Zeugnisse zu generieren.