eGovernment@School

Bessere Kommunikation, einfachere Arbeitsabläufe und mehr Planungssicherheit - mit Hilfe moderner Informationstechnik soll die Bürokratie in der Schulorganisation reduziert und damit mehr Zeit für pädagogische Arbeit geschaffen werden. Das Projekt eGovernment@School wird für diese Ziele schrittweise eine einheitliche IT-Plattform aufbauen und mit diesem System die Kommunikationsbeziehnungen zwischen den Schulen, den Schulbehörden und der Öffentlichkeit unterstützen.

Die Schülerdatei

Der Grundstein für ein modernes Schulverwaltungssystem

Eine gute Schulorganisation braucht verlässliche Informationen über Personen und Dinge, die für den Schulbetrieb wichtig sind. Für eine genaue Prognose im Hinblick auf die Organisation des Schuljahrs und die Ausstattung mit Lehrkräften ist es insbesondere wichtig zu wissen, welche Schüler in welcher Klasse auf welche Schule gehen bzw. für welche Schule sie sich angemeldet haben. Eine einheitliche elektronische Schülerdatei, in der alle Schüler mit den Daten gespeichert sind, die für eine verlässliche Planung relevant sind, soll dazu beitragen, dass es am ersten Schultag ausreichend Lehrer für jede Klasse gibt. Dafür müssen auch Förderbedarf, Herkunftssprache und Lernmittelbefreiung erfasst werden, weil diese Informationen den Lehrerbedarf beeinflussen.

Weniger Bürokratie in den Schulen - mehr Zeit für die Schüler

Die Schülerdatei mit einer einheitlichen Datenstruktur und einer einheitlichen Technik ist der Grundstein für weitere technisch-organisatorische Innovationen mit einer einheitlichen und leistungsfähigen IT-Architektur. Das Ziel heißt: Weniger Bürokratie in den Schulen und mehr Zeit für die Schüler. Daher sollen sowohl die Verwaltungsaufgaben in der Schule (Stundenplanverwaltung, Budgetverwaltung, ...) als auch die Aufgaben mit Verknüpfungen zur zentralen Verwaltung (z. B. Ressourcenplanung, Statistik, Zeugniserstellung) vereinfacht und technisch unterstützt werden.

Die rechtliche Grundlage ...

... ist der neue § 64a des Berliner Schulgesetzes. Hier wird u. a. geregelt, für welche Zwecke die Schülerdatei eingerichtet werden darf: Schulorganisation, Schulentwicklungsplanung und Durchsetzung der Schulpflicht. Außerdem ist genau festgelegt, welche Daten gespeichert werden dürfen und wer auf sie in welcher Art zugreifen darf.

Die Daten der Schülerdatei sind abschließend festgelegt:

Persönliche Daten	Schulbezogene Daten	Bildungsgangbezogene Daten	Schulorganisatorische Daten
Name, Vorname	Besuchte Schule	Bildungsgang und Abschluss	Nichtdeutsche Herkunftssprache
Geburtsdatum, -ort	Klasse	Förderung und Betreuung	Lernmittelkostenbefreiung
Geschlecht	Aufnahme und Abgang	Sonderpädagogischer Förderbedarf
Adresse	Anmeldung	ggf. Ausbildungsberuf
Erziehungsberechtigte	Angaben zur Durchsetzung der Schulpflicht
	Teilnahme an ärztlicher Untersuchung

Kommt jetzt der "gläserne Schüler"?

Wer für Schüler plant, benötigt Informationen über sie, aber nicht jeder gleich viele. Die einzelne Schule muss über ihre Schüler mehr wissen, als zentrale Stellen für Planung und Statistik. Das Datenschutzrecht fordert für die personenbezogene Daten, dass die Daten nur aufgrund rechtlicher Grundlage und nur aufgabenbezogen genutzt werden dürfen. Die Daten müssen mit individuellen Zugriffsrechten versehen sein und mit technisch-organisatorischen Maßnahmen vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.

Damit dieser Datenschutz gewährleistet ist, gilt für die Schülerdatei:

Die Daten werden auf gleichartig eingerichteten und sicheren PCs in den Schulen verarbeitet.
Nur die für die zentrale Planung erforderlichen Daten werden an die zentrale Schülerdatei übermittelt.
Übermittelte Daten, für die kein Rückschluss auf die Person erforderlich ist, werden pseudonymisiert oder aggregiert.
Die Übermittlung der Daten über das Internet ist durch Verschlüsselung vor unbefugter Kenntnisnahme geschützt.
Externe Stellen (Polizei, Justiz, Jugend- und Gesundheitsämter) haben keinen direkten Zugriff auf die Daten, sondern erhalten Auskunft von einer zentralen Stelle.

Der Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit war von Anfang an in die Erarbeitung des Schülerdatei-Konzepts eingebunden und hat dem entwickelten Verfahren zugestimmt.

Möglichst wenig Aufwand für die neue Schülerdatei

Die Schulen sollen bei der Verwaltungsarbeit entlastet werden. Das beginnt schon beim Aufbau der Schülerdatei. Eine automatische Übertragung der Daten aus dem bisherigen individuellen Schulverwaltungssystem wird möglich sein. Und wenn einzelne Schulen ihre Schüler neu erfassen müssen, weil sie noch kein technisches System haben, erhalten sie umfassende Unterstützung.

Schon bald werden die Schulen von einem neuen, ganzheitlichen und modernen Schulverwaltungssystem auf der Grundlage der jetzt geschaffenen Datenbasis profitieren können. Die Entlastung bei zeitaufwändigen Routinearbeiten, bei statistischen Erhebungen und der Erstellung von zahlreichen Dokumenten bis hin zu den Zeugnissen wird den Sekretariaten, Schulleitungen und Lehrkräften, letztendlich aber auch den Schülern zugutekommen.