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Auf dem Weg zu effizienteren Verwaltungsprozessen (Stand: 01.2020)

Männchen vor verschiedenen Wegweisern

Klare Zuständigkeiten und standardisierte Abläufe beschleunigen Verwaltungsverfahren maßgeblich. Daher wird nun gemeinsam mit neun Piloten ein Verfahren für strittige Zuständigkeiten erarbeitet, wie diese im Sinne effizienter und qualitativ hochwertiger Verwaltungsprozesse geklärt werden können.

Die Klärung von Zuständigkeiten sowie die sinnvolle Strukturierung von Verwaltungsprozessen ist ständige Aufgabe aller Senats- und Bezirksverwaltungen.

Insbesondere durch das Berliner E-Government-Gesetz (EGovG Bln) sind alle Verwaltungen des Landes verpflichtet, ihre Verwaltungsprozesse systematisch zu analysieren und zu optimieren, bevor sie diese digitalisieren. Die Digitalisierung kann bei der Beschleunigung von Abläufen helfen, sie ist aber kein Allheilmittel. Ineffiziente Verfahren werden erst dann effizienter, wenn diese vor der Transformation in digitale Fachverfahren auch optimiert werden. Dies kann auch beinhalten, dass Aufgaben nicht mehr – oder an anderer Stelle – wahrgenommen werden sollen.

Hier gilt es das Bewusstsein zu schärfen für Prozessoptimierungen jenseits der bzw. ergänzend zur Einführung von technischer Unterstützung. Dies kann auch bedeuten, dass bestehende rechtliche, personelle, finanzielle oder organisatorische Rahmenbedingung angepasst werden.

Oftmals dienen behördeninterne und -übergreifende Abstimmungsschleifen als Mechanismus zur Erhöhung der Rechtssicherheit und zur Sicherung der Qualität der Verwaltungsleistung. Bei Anpassungen von Aufgaben und Abläufen ist somit darauf zu achten, bei Bedarf neue Mechanismen zur Sicherstellung von Qualität und Rechtssicherheit zu entwickeln.

Im Rahmen einer landesweiten Abfrage wurden alle Bezirksämter des Landes um Rückmeldung von aus ihrer Sicht strittigen Zuständigkeitsfragen gebeten. Auf Basis der gegebenen Rückmeldungen wurden neun Pilotprozesse ausgewählt und vom Rat der Bürgermeister bestätigt. Diese werden nun hinsichtlich möglicher organisatorischer Optimierungen vertieft untersucht.

Hierbei entwickeln die fachlich zuständigen Senatsverwaltungen gemeinsam mit den bezirklichen Fachämtern sowie den für ein Politikfeld jeweils zuständigen Geschäftsprozesseinheiten der Bezirke gemeinsam die konkreten Schritte, welche zur Bearbeitung und Klärung der strittigen Zuständigkeitsfragen notwendig sind.

Eine abgestimmte Meilensteinplanung wird die für eine optimierte Aufgabenwahrnehmung erforderlichen Änderungen bestehender Rahmenbedingungen aufzeigen und verdeutlichen, wie die Umsetzung der erforderlichen Änderungen erfolgen wird.

Ziel ist es, mit Hilfe der Erfahrungen in den Pilotprozessen ein Standardverfahren zum Umgang mit sämtlichen strittigen Zuständigkeitsfragen zu erarbeiten, wie diese im Sinne effizienter, qualitativ hochwertiger und rechtssicherer Verwaltungsprozesse adressiert und geklärt werden können.