Der Polizeiliche Datenraum „PoD“

Polizeiliche Datenraum

Unsere Verantwortung: Eine transparente Hauptstadtpolizei
Die Polizei Berlin versteht sich als moderne und transparente Hauptstadtpolizei. Dazu gehört auch, dass wir jederzeit die Verantwortung für unser tägliches Handeln und unsere polizeilichen Maßnahmen übernehmen und darüber in vollem Umfang Rechenschaft gegenüber dem Berliner Parlament und damit den Bürgerinnen und Bürgern unserer Stadt ablegen können und wollen.

Werden unser Handeln und unsere Maßnahmen Teil der parlamentarischen Kontrolle, zum Beispiel durch eingesetzte Untersuchungsausschüsse, liefern wir die angeforderten Akten, Unterlagen und Informationen nach bestem Wissen und Können schnellstmöglich zu. Wir sind transparent und offen, denn sollten Fehler gemacht worden sein, liegt uns allen daran, daraus zu lernen, um unseren Auftrag in Zukunft noch besser erfüllen zu können.

Die Herausforderung: Daten passgenau bereitstellen
Schwierig wird es dann, wenn die Untersuchung umfangreich ist, wodurch eine sehr große Menge an Unterlagen und Daten berührt und mitunter die Verarbeitung von Massendaten erforderlich ist. Trotz großer Datenmengen muss sichergestellt bleiben, dass den Untersuchungsausschussmitgliedern alles Beweismaterial zur Verfügung gestellt werden kann, was für die Untersuchung relevant ist.

Frühere Wege, diese Datenmengen zunächst in Gänze händisch zu sichten, auszudrucken, zu bearbeiten, zu katalogisieren und in diversen Kopien zuzuliefern, haben nicht nur unendlich viel Papier gekostet, am Ende war auch erkennbar, dass auf diese Weise selbst mit immensem Material- und Personalaufwand kaum alles, in vollem Umfang, hätte fristgemäß bearbeitet und übergeben werden können. Zusätzlich hat sich herausgestellt, dass zahlreiche Unterlagen für die Kontrollgremien schlussendlich gar nicht von Interesse waren und auf allen Seiten einfach nur viel Aufwand verursachten.

Bedingt durch das „alte Verfahren“ bestanden ebenfalls weitere erhebliche Probleme für die Ausschüsse in punkto Nachvollziehbarkeit und Einordbarkeit der Unterlagen in den Gesamtkontext. Innerhalb der Polizei Berlin sind diese Unterlagen Teil eines komplex strukturierten Datensystems. Einzeln für sich kann ein Dokument für die Untersuchungsausschüsse unter Umständen nur schwer verständlich bzw. in den jeweiligen Kontext einordbar sein. Daraus folgende -berechtigte- Nachfragen verzögerten die damals händischen Arbeiten weiter.

Die Lösung: Ein digitales smartes Verfahren
Es lag nahe, den Untersuchungsausschüssen eine geschützte, digitale Plattform anzubieten, auf der die Polizei Berlin mit größerer Geschwindigkeit Daten einstellen kann. Vorbild war ein modernes „Due Diligence Verfahren“, dass bei größeren wirtschaftlichen Transaktionen eingesetzt wird. Dabei sollten die Daten, Zusammenhänge und Strukturen erhalten bleiben, um so die Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit der eingestellten Unterlagen für die Ausschüsse zu bewahren. Datenschutzrechte, Geheimschutzrechte und das Untersuchungsinteresse der Untersuchungsausschüsse sollen dabei in Einklang gebracht werden. Aus dieser Überlegung entstand der

„PoD“, der Polizeiliche Datenraum,

zu dem jedes Mitglied eines Untersuchungsausschusses Zugang hat.

Der PoD und die darin enthaltenen Daten befindet sich in einem besonders geschützten Sicherheitsbereich des LKA Berlin am Columbiadamm, um den rechtlichen Vorgaben des Daten- und Geheimschutzes während des Einblicks der Abgeordneten in die eingestellten Unterlagen zu entsprechen.

Die Ausschussmitglieder können die von ihnen für die weitere Ausschussarbeit gewünschten Dokumente vor Ort einsehen und relevante Unterlagen einfach auswählen. Die Mitarbeitenden der Taskforce Lupe bearbeiten dann das so ausgewählte Datenkontingent dahingehend, dass es dem Untersuchungsausschuss im Folgenden daten- und geheimschutzkonform, digital übermittelt werden kann.

Ergebnis: Untersuchungsausschuss „Amri“
Durch die Umstellung auf das PoD-Verfahren konnte die Bereitstellungsgeschwindigkeit um den Faktor 10 erhöht werden! Wäre die händische Bearbeitung beibehalten worden, hätte ein Großteil der Beweisunterlagen aus Kapazitätsgründen nicht zeitgerecht zugänglich gemacht werden können.

Positives Feedback gab es hierbei vom Berliner Untersuchungsausschuss „Amri“, dessen Informationsbedarf an polizeilichen Unterlagen durch den „PoD“ vollständig erfüllt werden konnte. In seinem Abschlussbericht vom 9. August 2021, DS. 18/4000, hob dieser Untersuchungsausschuss den PoD als „beispielhaft“ hervor und empfahl das Verfahren auch für andere Ausschüsse (Ziff. II Nr. 1 a) aa), Seite 59 des Abschlussberichtes).

Weitere Fakten zum PoD auf einen Blick:
  • Es gibt 3 Terminals zur gleichzeitigen Einsichtnahme.
  • Die Datenbank ist ständig wachsend und modular erweiterbar.
  • Es gibt eine abgeschirmte Systemkomponente zum Schutz besonders sensibler Inhalte.
  • Unterlagen sind nach polizeilichen Strukturen und Herausgebern geordnet.
  • Es stehen Suchtools zur Verfügung.
  • Inhalte können einfach ausgewählt werden, die Auswahl wird automatisch in einem Inhaltsverzeichnis dokumentiert.

Auszeichnung: Gewinner des Berliner Verwaltungspreises 2022
Das innovative Potential des PoD wurde im Dezember 2022 im Roten Rathaus durch die Vergabe des 1. Platzes des Verwaltungspreises in der Kategorie Prozess- und Qualitätsmanagement und ressortübergreifende Zusammenarbeit gewürdigt.

Verwaltungspreis 2022

Die Zukunft: weiterhin transparent und offen
Wir möchten auch weiterhin für Transparenz und Offenheit stehen. Unsere Plattform „PoD“ soll deshalb ständig weiterentwickelt werden und für weitere, datenintensive Anwendungsfälle bereitstehen.

Um unserem Auftrag auch weiterhin uneingeschränkt nachkommen zu können, arbeiten wir derzeit an einer spartenübergreifenden Plattform, einem Fusion Center, auf der neben polizeilichen Daten parallel auch die Daten anderer Behörden für die Untersuchungsausschüsse einsehbar sein sollen.

Logo PoD Fusion Center