Zu Hause zum Amt: Wie der Basisdienst Digitaler Antrag den Behördengang ersetzen kann

Digitale Anträge auf Entschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz, denkmalrechtliche Genehmigung beantragen oder Anträge zum Mietendeckel – die Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport setzt vermehrt Digitale Anträge ein und stellt den Basisdienst allen Behörden des Landes Berlin zur Verfügung.

Über 100 Dienstleistungen mit unterschiedlichem Digitalisierungsgrad können die Nutzenden im Service-Portal Berlin momentan auswählen und online bearbeiten. Das Land Berlin verfolgt mit dem Basisdienst Digitaler Antrag das Ziel, die Antragsdaten ohne zusätzliche Arbeitsschritte direkt an die Fachverfahren zu übermitteln. Dass das komplex sein kann, zeigte sich zum Beispiel bei der Zusammenarbeit mit der Senatsverwaltung für Kultur und Europa. Bis zu 30.000 schriftliche Anträge erreichen die Berliner Denkmalbehörden jedes Jahr. Die Behörden bieten seit Mai erstmals Digitale Anträge an. Eigentümerinnen und Eigentümer von denkmalgeschützten Gebäuden können zum Beispiel online bauliche Veränderungen beantragen und ihre Daten und Unterlagen übermitteln. Zur gleichen Zeit wurde auch ein neues Fachverfahren eingeführt. Damit ist nun zum eine durchgehende Digitalisierung des Gesamtprozesses umgesetzt und der Weg zur Anbindung weiterer Onlineanträge geebnet.

Digitale Anträge schneller realisieren

Nachdem im Februar das Gesetz zum Mietendeckel in Berlin in Kraft trat, musste die Antragsstellung für potenziell hunderttausende Mieterinnen und Mieter schnell gewährleistet werden. Eine wichtige Voraussetzung für die Digitalisierung des Antragsverfahrens ist, die Geschäftsprozesse zu kennen und für die Onlineantragsstellung anzupassen. Die Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Wohnen holte daher die Verantwortlichen aus den Bezirken an einen Tisch, um den Mietendeckel-Antrag zu realisieren. Gemeinsam stellten sie die Geschäftsprozesse dar und entwickelten ein erstes Papierformular. Dieses diente als Grundlage für ein digitales Formular.

Nach über 25 verschiedenen Antragsprozessen in der Projektierung und Umsetzung ergeben sich Lerneffekte. Mit jedem wächst das Wissen des Projektteams über Erfolgsfaktoren und Fallstricke. Zum Beispiel wird oft der Arbeits- und Zeitaufwand für die Erstellung oder das spätere Testen der Anträge vor dem Start unterschätzt. Ausreichend Personal an dieser Stelle einzuplanen, erweist sich als ein wichtiger Erfolgsfaktor für die schnelle Umsetzung.

How to get a Digitaler Antrag faster

Um die aktuellen Erfahrungen aufzugreifen und die zukünftigen Umsetzungspartner vorzubereiten, stellt das Projektteam eine Übersicht mit dem Titel „How to get a Digitaler Antrag faster“ im Intranet der Berliner Verwaltung – dem Beschäftigtenportal – zur Verfügung. Interessierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden dort hilfreiche Antworten zu den wichtigsten Fragen bei der Vorbereitung eines Digitalen Antrags – vom Fachverfahren über den Datenschutz bis hin zur Geschäftsprozessoptimierung oder der Eintragung im Service-Portal Berlin. Das sind wichtige Grundlagen für den Erfolg der Umsetzung des Basisdienstes. Weitere wichtige Stichworte an dieser Stelle sind die Gremienbeteiligung, die interne Kommunikation und Schulungen.