Vereinbarung über die Einführung des 4-Phasen-Modells

Vereinbarung
über die Einführung des
4-pPhasen-Modells der Integrationsarbeit (4-PM)
im Rahmen der Programmversion P 92 des Vermittlungs- und Beratungsinformationssystems (VerBIS) in den nach
§ 44b Sozialgesetzbuch zweites Buch (SGB Ii) im Land Berlin bestehenden Berliner Arbeitsgemeinschaften (ArGen)

Zwischen

dem Land Berlin,
vertreten durch Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales,
- diese vertreten durch die Staatssekretärin Frau Kerstin Liebich

und

dem Hauptpersonalrat für die Behörden, Gerichte und nicht rechtsfähigen Anstalten des Landes Berlin (HPR)
- vertreten durch den Vorsitzenden Herrn Uwe Januszewski,

wird Folgendes vereinbart:

Präambel

Das Vermittlungs- und Beratungsinformationssystem (VerBIS) sowie das im Rahmen der VerBIS Programmversion P 92 zum 17.8 2009 eingeführte 4-Phasen-Modell der Integrationsarbeit (4-PM) wurde in Verbindung der Bundesagentur für Arbeit (BA) für eine bundesweit einheitliche Anwendung erarbeitet bzw. Erstellt und den Umland Berlin nach § 44b SGB II bestehenden zwölf Berliner Arbeitsgemeinschaften (ArGen) zur Erfüllung ihrer Aufgaben zur Verfügung gestellt.

Es ist gemeinsames Ziel aller Beteiligten, das System VerBIS / 4-PM in der täglichen Arbeit der ArGen optimal einzusetzen. Dabei wird beachtet, dass den Belangen der Anwender/innen vor Ort, insbesondere dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung, Rechnung zu tragen ist.

Zwischen den Beteiligten dieser Vereinbarung besteht Einvernehmen darüber, dass die Gewährleistungsverantwortung für die Bereitstellung, Funktionsfähigkeit und IT-Betreuung von VerBIS / 4-PM bei der BA liegt.

Unter Berücksichtigung der vorstehenden Ausführungen und erwägungsgründe wird daher – nach Konsultation mit der Regionaldirektion Berlin-Brandenburg der BA – in Anpassung der zwischen dem Land Berlin und dem Hauptpersonalrat des Landes Berlin (HPR) geschlossen “Vereinbarung über den Einsatz und die Nutzung von vergiss vom 13.6.2006” diese Vereinbarung geschlossen.

§ 1 Gegenstand und Geltungsbereich

(1) Gegenstand dieser Vereinbarung ist der Einsatz und die Nutzung des Vermittlungs- und Beratungsinformationssystems VerBIS im Rahmen der Programmversion P 92 (4-PM) in den nach § 44 b Sozialgesetzbuch Zweites Buch (SGB II) im Land Berlin bestehenden Berliner Arbeitsgemeinschaften (ArGen).
4-PM ist eine wesentliche Programmversionsänderung von VerBIS.

(2) Diese Vereinbarung regelt Grundsätze, die ausschließlich für die Beschäftigten des Landes Berlin, die in den Berliner ArGen täglich sind, gelten. Diese Grundsätze entsprechen im Übrigen denjenigen Standard, die auch für die Agentur für Arbeit jeweils ihren Beschäftigten gewähren.

(3) Die im Land Berlin geltenden Regelungen über den IT-Einsatz in der Berliner Verwaltung bleiben von dieser Vereinbarung unberührt.

§ 2 Grundsätze der Nutzung

(1) Die Nutzung des Systems VerBIS / 4-PM ist ausschließlich zu dienstlichen Zwecken zugelassen. Die Beschäftigten des Landes Berlin, die in den Berliner ArGen tätig sind, verwenden VerBIS / 4-PM ausschließlich zur Information, Vermittlung und Beratung ihrer Kundinnen und Kunden und zu den hiermit im Zusammenhang stehenden Tätigkeiten.

(2) Eine Kontrolle von Verhalten oder Leistung einzelner Beschäftigter mit Hilfe der Software VerBIS / 4-PM ist unzulässig.

(3) Verstöße gegen die für VerBIS / 4-PM geltenden Nutzungsbestimmungen, die unberechtigte Kontrolle bzw. Auswertung von Verbindungsdaten sowie Verstöße gegen diese Vereinbarung können zu Einleitung von arbeits-, dienst- und strafrechtlichen Schritten führen.

§ 3 Verhaltens- und Leistungskontrolle

(1) Die im Arbeitsprozess anfallenden oder aus Daten des Arbeitsprozesses ableitbaren Personal personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur in aggregierter bzw. Anonymisierter Form (z. B. “Team” oder “sonstige Gruppen” ¹) ausgegeben. Es erfolgen keine Daten abfragen der Auswertungen mit “der Benutzerin/dem Benutzer” als Ordnungsbegriff. Dies wird bereits aufgrund der Datenlieferung über die bestehende Schnittstelle aus VerBIS an das Data-Ware House (DWH) ausgeschlossen.

(2) Listen und Auswertungen, die personenidentifizierbare Merkmale von Mitarbeiter/innen enthalten, dürfen nicht als Dateien auf PC der Anwender/innen zur Kontrolle von Mitarbeiter/innen gespeichert oder weiterverarbeitet werden.

(3) In Fällen eines hinreichenden Verdacht auf eine Datenmanipulation oder auf ein sonstiges persönliches Fehlverhalten – insbesondere im strafrechtlich relevanten Bereich – können, zum Zweck der Sachverhaltsaufklärung, Daten nur über die Zentrale der Bundesagentur für Arbeit ausgewertet werden.

(4) Daten aus Betriebssystem, systemnahe Software, Kommunikationssoftware, und Fehleranalysemaßnahmen dürfen nur für die Aufrechterhaltung und Beschleunigung des Systembetriebes genutzt werden. Die Weitergabe dieser Daten an Bereiche außerhalb der für die Informationsverarbeitung zuständigen Organisationseinheiten ist ausschließlich zur Missbrauchsverfolgung zulässig.

_________________________________________________

¹ Die Gruppen- oder Teamgröße soll hierzu nicht unter 5 Personen betragen.

§ 4 Datenschutz

(1) In der Anlage zu dieser Vereinbarung werden

• Art und Umfang der mitarbeiterbezogenen Daten sowie Zweck ihrer Speicherung und Verarbeitung (Anlage 1),
• die zugriffsberechtigen Klassen (Konten) einschließlich Rollen ² (Anlagen 2a, 2b) und
• Schnittstellen von VerBIS zu anderen Verfahren, über die mitarbeiterbezogene Daten weiter gegeben werden (Anlage 3),

dargestellt.

(2) Personenbezogene Daten, die ausschließlich zu Zwecken der Datenschutzkontrolle, der Datensicherung oder zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebes von VerBIS / 4-PM gespeichert werden, dürfen nur für diese Zwecke verwendet werden.

(3) Beim Zugriff auf Vorgangsdaten über das Internet zum Zweck einer erhöhten Transparenz sind die einsehbaren Daten der Mitarbeiter/innen auf das zur Zweckerfüllung erforderliche Minimum zu beschränken.

(4) Insbesondere soll es den Beschäftigten selbst überlassen bleiben, ob sie in den Kontaktdaten und den über das Internet einsehbaren Dokumenten auch ihren Namen oder stattdessen einen durch Handlungsanweisung zu regelnden Begriff eintragen.

(5) Es bleibt den Beschäftigt mir überlassen, ob sie Kunden/innen ihre personalisierte oder eine organisationsbezogene, zumindest gruppenbezogene E-Mail-Adresse zur Verfügung stellen.

(6) Die frühere Kalenderfunktion in VerBIS wurde im März 2008 durch die Terminierungsoftware ATV (Allgemeine Terminverwaltung) abgelöst. Mit der ATV können alle Termine im operativen Bereich in einer Anwendung erfolgen. In VerBIS können ausschließlich die in ATV gebuchten Termine angezeigt oder bearbeitet werden. Die Kalenderfunktion in ATV dient ausschließlich der Darstellung und Mitteilung von Zeilen, die mit Termin belegt werden können. Die Eintragung geblockter Zeiten erfolgt unspezifisch, also ohne Nennung von Gründen. Auf die Verbis Funktion Wiedervorlage Pflege und Nachrichtenpostfach dürfen Vertreter/innen aus dem Team (nach einem abgestuften Vertretungsplan – Reihung, die die Mitarbeiter/innen selbst bestimmen-), zugreifen; im Übrigen die Eingangszone, das Service-Center und Fachdienste.

(7) Zwischen den Beteiligten besteht Einvernehmen darüber, dass die Beschäftigten über die Möglichkeiten der Personalisierung von Daten angemessen und ausführlich anlässlich der Einführung des Verfahrens VerBIS / 4-PM oder zeitnah nach der Einführung das Verfahren VerBIS / 4-PM informiert werden.

(8) Durch Datenschutzmaßnahmen ist sicherzustellen, dass besonders sensitive Daten bei der Nutzung von VerBIS / 4-PM nicht unbefugt erfasst, verarbeitet und offenbart werden. Bei der Feststellung von individuellen integrationsrelevanten Handlungsbedarfen sind systemseitig unterstützt Begründungen für die jeweilige Beurteilung der Handlungsbedarf zu dokumentieren.

________________________________________________

² Den Geschäftsführern/innen und Bereichsleiter/innen der ArGen wird im Rahmen des Berechtigtenkonzeptes die Rolle “Managementberatung” zugeordnet. Diese Rolle berechtigt zum Lesen der Daten und beinhaltet schreiben die rechte ausschließlich zur Erstellung von Historienereignissen und Wiedervorlagen.

§ 5 Zeitraum der Datenmigration / Umsetzungsphase

Am 17.08.2009 ist 4-PM als Programm Version P 92 von VerBIS in den Berliner JobCenter abgelaufen. Nach Implementierung der Software-Version P 92 und dem funktionsfähigen Abschluss der Installation beginnt die Umsetzungsphase. Der Zeitraum der Überprüfung der migrierten Datensätze wird mindestens bis zum 31.03 2010 – Zeitraum der Überprüfung der migrierten Datensätze aus den Bereichen Ausbildungsvermittlung und Rehabilitation bis mindestens zum 30.06 2010 – festgelegt (voraussichtliches Ende der Umsetzungsphase). Dadurch soll weitere aus Arbeitsdruck für die Anwenderinnen und Anwender vor Ort vermieden werden.

§ 6 Schulungen

(1) Alle Anwenderinnen und Anwender sind für die Arbeit mit dem Systemprogramm VerBIS / 4-PM zu schulen. Dafür wird ein Schulungskonzept durch die BA vorgehalten, dass auch auf spezifische Anwendergruppen eingeht. Ziel ist eine selbständige und sichere Beherrschung der zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Programmfunktionen.

(2) Die Beteiligten setzen sich dafür ein, dass innerhalb der Berliner JobCenter darüberhinausgehende Schulungsbedarf wird der Anwenderinnen und Anwender zu erheben und daraus Inhalte für Dienstbesprechungen und ggf. Unterweisungen zu vereinbaren sind. Die JobCenter sind gehalten, alle Anwenderinnen und Anwendern ein bestimmtes Zeitfenster zur Verfügung zu stellen (z.B. außerhalb der Öffnungszeiten am Mittwoch), um offene Fragen und Probleme in der Anwendung von VerBIS / 4-PM klären zu können. Zur Stabilisierung der Kenntnisse und Fertigkeiten in Verbindung mit der Einführung von 4-PM werden für die Anwenderinnen und Anwender in den JobCentern während der Umsetzungsphase mindestens einmal monatlich Schulungen – entsprechenden Format des “Konzept zur Durchführung des Workshops 4 (SGB II) im Rahmen der Einführung des 4-Phasen-Modells” (Anlage 4) – angeboten und turnusmäßige Dienstbesprechungen durchgeführt.

§ 7 vergütungsrechtliche Auswirkungen

Die Anwendung der IT-Software VerBIS / 4-PM dafür die einzelnen in den Berliner JobCentern tätigen kommunalen Beschäftigten nicht zu der Übertragung einer niedriger zu bewertenden Tätigkeit bzw. infolge dessen zu einer Schlechterstellung in ihrer Bezahlung führen.

§ 8 Informations- und Prüfrechte

(1) Der HPR wird über alle wesentlichen Änderungen an VerBIS, insbesondere solche, die nachhaltige Auswirkungen auf die in dieser Vereinbarung getroffenen Grundsätze haben, frühzeitig informiert. Bei Änderungen insbesondere in Bezug auf Art und Umfang der beschäftigtenbezogenen Daten und der auf diese bezogenen Zugriffs- und Auswertungsmöglichkeiten sind die Rechte des HPR zu beachten.

(2) Die Beteiligten haben das Recht, die Einhaltung dieser Vereinbarung jederzeit zu überprüfen.

§ 9 Inkrafttreten, Kündigung

(1) Diese Vereinbarung tritt am Tag ihrer Unterzeichnung in Kraft. Sofern sich Änderungen bei VerBIS / 4-PM auf Inhalte dieser Vereinbarung auswirken, stehen die Beteiligten eine einvernehmliche Lösung, z.B. durch Anpassung der hier getroffenen Regelungen, an.

(2) Diese Vereinbarung ist von jeder Seite mit einer Frist von sechs Monaten zum Monatsende kündbar.

Berlin, den 19.10.2009

• Für das Land Berlin
  Kerstin Liebich
  Staatssekretärin,
  Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales

  Für den Hauptpersonalrat für die Behörden, Gerichte und nicht rechtsfähigen Anstalten des Landes Berlin (HPR)
  Uwe Januszewski
  Vorsitzender

Anlagen (nur im Download)

Die umfangreichen Anlagen sind in der Download-Datei vorhanden (nicht barrierefrei).

1) Mitarbeiterbezogene Daten in VerBIS – Organisationsdaten
2a) Übersicht zum Zugangsberechtigungskonzept 17.08.2009 Version 2.92 der Bundesagentur für Arbeit
2b) HEGA 06/09 -12- Vertretungsregelung in „VerBIS“ vom 19.06.2009
3) Information zur Schnittstelle VerBIS – Data Warehouse im Hinblick auf die Auswertbarkeit von Mitarbeiterdaten, Regionaldirektion Hessen vom 31.05.2006
4) „Konzept zur Durchführung des Workshops 4 (SGB II) im Rahmen der Einführung des 4-Phasen-Modells“

Download der Vereinbarung über die Einführung des 4-Phasen-Modells

• 2009-10-19 vereinbarung_4_pm_mit_anlagen

  Vereinbarung über die Einführung des 4-Phasen-Modells der Integrationsarbeit (4-PM) im Rahmen der Programmversion (VerBIS) in den nach § 44 b Sozialgesetzbuch Zweites Buch (SGB II) im Land Berlin bestehenden Berliner Arbeitsgemeinschaften (ArGen)

  PDF-Dokument (5.0 MB) - Stand: 19.10.2009