Fragen zum Online-Portal

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Was bietet mir die Online-Abwicklung über das Portal?

Sie machen nur wenige Angaben zu Ihrem spezifischen Gewerbeanliegen und erfahren online sofort, welche Formulare und Dokumente Sie hierfür einreichen müssen. Darüber hinaus können Sie die Formulare gleich online auf der Plattform speichern. Haben Sie alles ausgefüllt und hochgeladen, können Sie Ihre Unterlagen mit einem Klick bei der Verwaltung einreichen. In Ihrem Postfach sehen Sie dann, wenn Ihr Anliegen fertig bearbeitet ist.

Hier wird Ihnen das Online-Portal in fünf einfachen Schritten erklärt:

Welche Verfahren Sie über unser Online-Portal abwickeln können, sehen Sie hier:

Wie kann ich das Online-Portal nutzen? Wie registriere ich mich?

Um das Online-Portal nutzen zu können, erstellen Sie sich mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort ein Benutzerkonto. Sie erhalten dann mit ein wenig Verzögerung eine E-Mail-Nachricht mit einem Aktivierungslink. Mit diesem Link können Sie Ihr Konto aktivieren. Sie klicken darauf und können nach erfolgreicher Aktivierung einen “Neuen Fall” (zum Beispiel eine Gewerbeanmeldung) im Portal anlegen.

Wenn Sie das Benutzerkonto einmal aktiviert haben, können Sie sich das nächste Mal über den Menüpunkt “Login” anmelden. Dieser befindet sich oben rechts auf der Webseite neben der kleinen Deutschlandflagge.

Wie lang sind die Bearbeitungszeiten, wenn ich das Online-Portal nutze?

Es gibt unterschiedliche Bearbeitungszeiten in den Berliner Bezirken – je nach Personalauslastung, Krankenstand und eingehenden Fällen. In der Regel erhalten Sie nach 14 Tagen die Bestätigung schriftlich (nach Zahlungseingang).

Sollten Sie die Bestätigung sofort benötigen, müssen Sie persönlich die Sprechstunde des Ordnungsamtes aufsuchen, indem sich Ihre Betriebsstätte befindet. Bei einer Gewerbeummeldung ist die neue Betriebsanschrift ausschlaggebend für die Zuständigkeit.

Eine Sachstandsanfrage können Sie jederzeit über das “Fallbezogene Postfach” in Ihrem elektronischen Fall stellen. Wählen Sie “Neue Nachricht” und bei Adressat “Gewerbe…meldeprozess” um zum Beispiel das zuständige Ordnungsamt zu kontaktieren. Die Nachricht geht dann direkt bei dem Sachbearbeiter ein, der Ihren Fall bearbeitet.
Die allgemeinen Kontaktdaten (Anschrift, E-Mailadresse; Telefonnummer), der für Ihren Fall zuständigen Stellen finden Sie zusätzlich im “Leitfadendokument” Ihres elektronischen Falles.

Wie überweise ich die Gebühren online?

Wenn Sie Ihren Fall online eingereicht haben, erhalten Sie nach Prüfung der Unterlagen durch die zuständige Stelle online eine Zahlungsaufforderung mit allen für die Bezahlung notwendigen Informationen.

Was ist der Aktivierungslink und wo finde ich ihn?

Den Aktivierungslink bekommen Sie nach der Registrierung für das Online-Portal per E-Mail zugeschickt. Mit diesem Link aktivieren Sie Ihr Konto. Wenn Sie diesen Link nicht benutzen ist ein Anmelden im Portal nicht möglich.

Wo kann ich meine persönlichen Daten einsehen bzw. ändern?

Wenn Sie Ihre persönlichen Daten ändern möchten, so loggen Sie sich bitte mit Ihren Benutzerdaten im Online-Portal ein und klicken dann auf den Menüpunkt „Mein Konto“. In dem Reiter „Stammdaten” können Sie dann Ihre Kontaktdaten (z. B. die Telefonnummer im Format +49 1234567890-11) eingeben oder ändern.

Ich habe mein Passwort vergessen. Was kann ich tun?

Bitte klicken Sie auf den Menüpunkt „Login“ (oben rechts auf der Webseite neben der kleinen Deutschlandflagge) und dann unter der Anmeldemaske auf „Passwort vergessen“ (siehe Screenshot). Auf diese Weise erhalten Sie ein neues Passwort per E-Mail.

Mit dem darin enthaltenen Einmal-Passwort können Sie sich anmelden und müssen das Passwort sofort ändern. Danach werden Sie (aus Sicherheitsgründen) automatisch wieder abgemeldet. Anschließend können Sie sich immer wieder mit dem Passwort anmelden, das Sie sich selbst vergeben haben.

Screenshot "Passwort vergessen"

Ich finde mein Anliegen nicht in der Liste des Online-Assistenten (Lebenslagenassistenten). Was kann ich tun?

Wenn Ihr Anliegen nicht in der Liste des Online-Assistenten dabei ist (siehe Screenshot), dann melden Sie sich bitte telefonisch bei uns – wir helfen Ihnen gerne weiter! Alternativ können Sie auch unser Kontaktformular nutzen.

Darstellung der Auswahlmöglichkeiten im Lebenslagenassistenten

Das Feld „HR Register“ verlangt einen Eintrag. Wie kann ich das Formular abspeichern?

Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Um das Formular speichern zu können, muss in diesem Feld etwas eingetragen werden. Wenn kein Eintrag vorgenommen werden soll, kann eine Null oder Bindestrich eingetippt werden.

Ich habe eine Frage zum Sachstand meines online eingereichten Falls. Wohin wende ich mich?

Bitte loggen Sie sich in das Online-Portal ein. Wenn Sie Ihren angelegten Fall öffnen, können Sie mit dem Link, der in der Spalte “zuständige Stelle” hinterlegt ist, direkt die Kontaktdaten Ihres Ordnungsamtes oder einer anderen beteiligten zuständigen Stelle (z. B. der Handwerkskammer) einsehen.

Was bedeuten die verschiedenen Statusmeldungen in meinem elektronischen Fall?

Verschiedene Stausmeldungen

Geprüft/Akzeptiert: Die Unterlagen wurden vom Einheitlichen Ansprechpartner( Fallmanagement) geprüft und für die Bearbeitung durch die zuständigen Stellen freigegeben.

In Bearbeitung: Die Unterlagen liegen der zuständigen Stelle vor und werden bearbeitet. Fragen zum Sachstand können über das “Fallbezogene Postfach” bei den jeweiligen zuständigen Stellen eingereicht werden.

Erledigt: Die Bearbeitung durch die zuständige Stelle ist abgeschlossen. Das entsprechende Dokument befindet sich im System direkt hinterlegt oder wurde auf anderem Weg versandt.

Wo finde ich den Bescheid der Behörde nach Abschluss meines Falles?

Die zuständigen Behörden laden nach Abschluss der Vorgänge die für Sie bestimmten Bescheide im Online-Portal hoch. Darüber hinaus werden Sie per E-Mail informiert.

Loggen Sie sich über den Menüpunkt “Login” (oben rechts auf der Webseite neben der kleinen Deutschlandflagge) in das Online-Portal ein, öffnen Sie Ihren angelegten Fall und laden Sie dann Ihren Bescheid aus dem System herunter, indem Sie auf die Dokumente klicken, die mit einem nach links zeigenden Pfeil gekennzeichnet sind (siehe Screenshot).

Bitte vergessen Sie nicht, den Bescheid in Ihren persönlichen Akten abzuspeichern bzw. ihn auszudrucken, da abgeschlossene Fälle nach 180 Tagen komplett aus dem System gelöscht werden.

Screenshot zum Auffinden eines Bescheids

Kann ich den online eingereichten Fall auch persönlich im Ordnungsamt zum Abschluss bringen?

Die Möglichkeit besteht, da von den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern in den Ordnungsämtern unter dem vom System vergebenen Aktenzeichen (” Unser Zeichen: 0001-…) auf die elektronischen Fälle direkt zugegriffen werden kann.

Meine Gewerbeanmeldebestätigung (bzw. Gewerbeum- oder -abmeldebestätigung) hat gar keinen Stempel/ gar kein Dienstsiegel der Behörde. Ist sie trotzdem gültig?

Diese Schreiben sind Bestätigungen und keine Erlaubnisse. Deshalb sind diese Bestätigungen grundsätzlich auch ohne Unterschrift und Siegel oder Stempel gültig.

Die mir von der zuständigen Stelle übermittelten Daten (z. B. die Bestätigung der Gewerbeanmeldung) sind fehlerhaft? Was nun?

In diesem Fall wenden Sie sich bitte direkt an das zuständige Ordnungsamt.

Wenn Sie Ihren Fall öffnen, können Sie mit dem Link, der in der Spalte “zuständige Stelle” hinterlegt ist, direkt die Kontaktdaten Ihres Ordnungsamtes oder einer anderen beteiligten zuständigen Stelle (z. B. der Handwerkskammer) einsehen.

Alternativ können Sie auch über die fallspezifische Kommunikation innerhalb des Verfahrens (= über Ihr Postfach in der linken Spalte) die zuständige Stelle über den Fehler informieren.

Mein Fall, den ich letztens angelegt hatte, ist nicht mehr vorhanden (bzw. gelöscht). Warum das?

Nicht eingereichte Fälle, bei denen die Frist zur Aufbewahrung (180 Tage) erreicht ist, werden automatisch aus dem System entfernt. Sie werden rechtzeitig vorher per E-Mail über die Löschung informiert. Bitte starten Sie einen neuen Fall!