Drucksache - 0870/XX  

Dem Bereich der Bezirksbürgermeisterin wurde der Auflagenbeschluss Nr. 3.1 mit folgendem Inhalt zugeordnet:

In Abhängigkeit von den jeweiligen gesetzlichen Grundlagen bzw. Beschlüssen im Bezirksamt oder in der Bezirksverordnetenversammlung haben die Beauftragten unterschiedliche Aufgaben und Kompetenzen. Sie handeln unabhängig voneinander. Das Bezirksamt wird ersucht, die Geschäftsprozesse der Beauftragten zu analysieren und Effizienzpotenziale zu ermitteln. Die Ergebnisse sind in einer Mitteilung zur Kenntnisnahme zum 30.08.2018 darzustellen.

Hierzu teilt das Bezirksamt mit der Bitte um Kenntnisnahme mit:

Der Bereich der Beauftragten wurde in den letzten 18 Monaten stark verändert:

Nachdem fast alle Stellen des Bereichs neu besetzt wurden, wurden gemeinsam mit dem neuen Personal auch Verfahrensabläufe neu organisiert.

Neben einem wöchentlichen Jour Fix bei Bezirksbürgermeisterin Schöttler, an dem alle Beauftragten teilnehmen, gibt es auch eine wöchentliche Dienstbesprechung der Beauftragten untereinander. Hier werden die aktuellen Themen der einzelnen Bereiche besprochen und aufeinander abgestimmt. Zudem erfolgt untereinander eine stärkere Unterstützungen, z.B. bei der Durchführung von Veranstaltungen.

Ebenfalls verändert wurde die Vertretungsregelung: Während es bisher keine Vertretungsregelung gab, vertreten sich die Beauftragten nun in weiten Teilen gegenseitig.

Aufgrund der veränderten Arbeitsweise wird zum derzeitigen Zeitpunkt von einer Analyse der Geschäftsprozesse durch den Steuerungsdienst abgesehen. Die neuen Arbeitsweisen sollen zunächst getestet und nach einem Zeitraum von zwei Jahren evaluiert werden.

Die Mitglieder des Hauptausschusses sind hierüber gesondert informiert worden.

Das Bezirksamt bittet darum, den Auflagenbeschluss als erledigt anzusehen.