Drucksache - 0629/XX  

Die BVV fasste auf ihrer Sitzung am 16.05.2018 folgenden Beschluss:

Das Bezirksamt wird ersucht zu prüfen, inwiefern neben dem Test der Self-Service-Terminals zur Inanspruchnahme von Bürgeramtsleistungen das sogenannte De-Mail-Verfahren in Zusammenarbeit mit dem im Bezirk ansässigen Fotogewerbe getestet werden kann.

Der Bezirksverordnetenversammlung ist bis zur Sitzung im September zu berichten.

Das Bezirksamt teilt hierzu mit der Bitte um Kenntnisnahme mit:

Der zuständige Fachbereich hat geprüft, ob biometrische Daten in Form von Lichtbildern per De-Mail an die Bürgerämter in Tempelhof-Schöneberg übertragen werden können. Hierbei war zunächst zu prüfen, ob die Möglichkeit gegeben ist Bilddateien im bestehenden Fachverfahren zu verarbeiten. Daneben war sowohl der technische Ablauf zu betrachten als auch die organisatorische Umsetzung mit dem Fokus, die bestehenden Prozesse nicht zu behindern oder die Dienstleistungserbringung zu verzögern.

Nach Rückmeldung durch den zentralen Fachverfahrensverantwortlichen - dem Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten -  besteht aus Sicherheitsgründen aktuell keine Möglichkeit, das De-Mail-Verfahren zur Übermittlung von Bilddateien zu nutzen.

Die weitere Prüfung der bezirklichen Möglichkeiten ergab, dass das Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg im Besitz eines De-Mail Kontos ist, so dass De-Mails grundsätzlich empfangen werden können. Der Abruf der eingehenden Nachrichten über die Poststelle ist zu deren Servicezeiten sichergestellt.

Auch das Einbinden des Arbeitsschrittes - De-Mail -  in die Prozesse der Dienstleistungserbringung der Bürgerämter ist denkbar. Dazu wäre das Einrichten einer weiteren E-Mail Ressource, um den Abruf für die Kollegen_innen der Bürgerämter zu ermöglichen, und eine Kurzschulung der Mitarbeiter_innen notwendig.

Aufgrund der Aussage des Fachverfahrensverantwortlichen wurde die Einführung des De-Mail-Verfahrens für Lichtbilder datenschutzrechtlich nicht weiter geprüft.

Da es aus den zuvor genannten Gründen nicht zu einem Testbetrieb kommen kann, entfallen auch die notwendigen Informationen an die Beschäftigtenvertretung.