Drucksache - 0085/V  

Ich frage das Bezirksamt:

1)      Wie beurteilt das Bezirksamt die Möglichkeit, PC-Tools zur Benachrichtigung von Bürger_innen zu nutzen, die diese per SMS oder E-Mail informieren, wenn von ihnen beantragte Personaldokumente im Bezirksamt abgeholt werden können?

2)      Welche Kosten wären schätzungsweise mit einer solchen Programmerweiterung verbunden?

3)      Ist dem Bezirksamt bekannt, ob andere Bezirksämter in Berlin diesen Service bereits anbieten?

4)      Hat das Bezirksamt Erkenntnisse darüber, wie viele Antragsteller_innen bereits vor der Fertigstellung des beantragten Dokuments durch die Bundesdruckerei im Bezirksamt telefonisch oder persönlich nachfragen?

Berlin Steglitz-Zehlendorf, den 9.12.2016

Gerald Bader

Antwort des Bezirksamts:

Sehr geehrter Herr Rögner-Francke,

die o.g. Kleine Anfrage wird wie folgt schriftlich beantwortet.

1. Wie beurteilt das Bezirksamt die Möglichkeit, PC-Tools zur Benachrichtigung von Bürger_innen zu nutzen, die diese per SMS oder E-Mail informieren, wenn von Ihnen beantragte Personaldokumente im Bezirksamt abgeholt werden?

Eine solche Funktionalität müsste in die Fachsoftware VOIS integriert werden. Bei Lieferung der Dokumente wird im Datensatz des Betroffenen das Dokument als abholbereit gespeichert. Es wäre unter Umständen technisch machbar, dann eine automatisierte SMS oder E-Mail abzusetzen. Eine solche Möglichkeit ist allerdings derzeit rechtlich nicht gegeben. Passbehörden dürfen nur eingeschränkte Daten für das Passregister erheben und speichern; Mobilfunknummern und E-Mail-Adressen gehören nicht dazu.

2. Welche Kosten wären schätzungsweise mit einer solchen Programmerweiterung verbunden?

Die Kosten einer solchen Maßnahme bestünden aus den Rechtsentwicklungskosten (Änderung des Passgesetzes, der Ausführungsvorschriften zum Passgesetz), einmaligen Entwicklungskosten eines solchen Tools für das Fachverfahren VOIS und zum anderen aus den Betriebskosten für das Absetzen der Nachrichten. Über die Höhe der Kosten kann das Bezirksamt keine Aussagen machen. Sie hängt, was die Betriebskosten angeht, vom Vertrag mit dem Telekommunikationsunternehmen ab. Bei Einführung eines solchen SMS-Service müsste den Bezirken ein entsprechendes Budget zur Verfügung gestellt werden, sofern diese die Budgetverantwortung dafür tragen.

3. Ist dem Bezirksamt bekannt, ob andere Bezirksämter in Berlin diesen Service bereits anbieten?

Eine Programmerweiterung, wie in Frage 1 beschrieben, ist in keinem Bezirk im Einsatz. Möglich ist jedoch, dass eine E-Mail auf freiwilliger Basis erhoben wird, in einem Programm wie beispielsweise Excel abgelegt und dann eine Benachrichtigung händisch über das normale Mail-Programm versandt wird.

Dies wäre jedoch nicht nur von den Geschäftsprozessen her, sondern auch datenschutzrechtlich bedenklich, weil Daten erhoben und gespeichert werden, wofür die Passbehörden – unabhängig von der Freiwilligkeit - nicht ermächtigt sind. Zudem wird hierüber nur ein Teil der Bevölkerung erreicht, nämlich nicht diejenigen, die über keinen E-Mailzugang oder über die Kenntnisse zum Umgang damit verfügen.

4. Hat das Bezirksamt Erkenntnisse darüber, wie viele Antragsteller_innen bereits vor der Fertigstellung des beantragten Dokuments durch die Bundesdruckerei im Bezirksamt telefonisch oder persönlich nachfragen?

Nein, hierüber wird keine Statistik geführt.

Bei Antragstellung wird der Bürger/die Bürgerin durch die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter des Bürgeramts informiert, dass er/sie ein Schreiben von der Bundesdruckerei erhält, wenn das Dokument abholbereit ist. Er/Sie wird zudem darüber informiert, dass erst dann, wenn das Schreiben da ist, das Dokument abgeholt werden kann. Eine Nachfrage hierzu ist erst dann von Nöten, falls nach mehreren Wochen immer noch kein Schreiben der Bundesdruckerei da sein sollte. In einem solchen Fall wäre es auch gut, dass der Bürger/die Bürgerin nachfragt.

Problemlagen bestehen hier grundsätzlich eher nicht. Eine Beschwerdelage ist nicht erkennbar. Die Fachbereichsleitungen der Berliner Bürgerämter haben in diesem Sommer das Schreiben, welches die Bundesdruckerei absendet, dahingehend noch modifizieren lassen, dass für die Bürgerinnen und Bürger noch deutlicher wird, wie sie sich verhalten können.

Mit freundlichen Grüßen

Cerstin Richter-Kotowski

Bezirksbürgermeisterin