3610–T008 Geschäftsführung der VHS

Stadtamtfrau/ Stadtamtmann - A 11 (Bewertungsvermutung) bzw. Tarifbeschäftigte / Tarifbeschäftigter - EG 9 TV-L (Bewertungsvermutung)

Arbeitsgebiet: Geschäftsführung der VHS

Tätigkeit als Geschäftsführung im Amt für Weiterbildung und Kultur im Fachbereich Volkshochschule

Dienst- und Fachaufsicht über 12 Beschäftigte, Dienstaufsicht über weitere 4 Beschäftigte

Personalführung:

  • Steuerung der Arbeitsabläufe und des Personaleinsatzes bzw. Organisation der Verwaltung
  • Erarbeitung von Anforderungsprofilen, Mitwirkung bei Stellenbesetzungen (Personalauswahl), Fortschreibung des GVPL
  • Durchführung von Orientierungsgesprächen, Jahresgesprächen und Beurteilungsgesprächen, Fertigung von Beurteilungen (Erstbeurteilung), Führen von Konflikt-/Kritikgesprächen
  • Organisation/Beratung der Verwaltungskräfte in Bezug auf Fortbildungen, Personalentwicklungsmaßnahmen
  • Anwesenheitsmanagement (inkl. Urlaubsplanung, Dienstreisen, Anordnung von Mehrarbeit/Überstunden) und Personaleinsatzplanungen.
  • Ausbildungsbeauftragte – Anleitung von Auszubildenden und Praktikanten

Leitung der Verwaltung/Service:
  • Durchführung/Leitung von regelmäßigen Teamsitzungen im Verwaltungsbereich.
  • Teilnahme an Leitungsrunden, Gesamtmitarbeiter/innen-Sitzungen Teamsitzungen (Deutsch), überbezirkliche Geschäftsführungs-Sitzungen, weitere überbezirkliche AGs
  • Weiterentwicklung der Organisation und Gestaltung neuer Arbeitsprozesse sowie fortlaufende Anpassung und Optimierung.
  • Überwachung der Anwendung von Honorar- und Entgeltordnung, der AGB’s der Berliner Volkshochschulen sowie der Einhaltung der Qualitätsstandards.
  • Mitarbeit im Qualitätsverfahren EFQM/AZAV inkl. Beschwerdemanagement
  • Unterweisung bei neuen Ausführungsvorschriften der Honorar- und Entgeltordnung
  • Überwachung aller sicherheitsrelevanten Angelegenheiten in Zusammenarbeit mit dem Arbeitsschutz-koordinator.
  • Verwaltungsmäßige Bearbeitung von Kooperationen. Aufbereitung von Unterlagen für die Bearbeitung von Prüfungsmitteilungen des Rechnungshofes.

Haushalt/Finanzen/Controlling:
  • Mitwirkung bei der Aufstellung des Haushaltsplans, Bearbeitung von Grundsatzangelegenheiten in Zusammenarbeit mit der VHS-Leitung und der Leitung des Zentralen Dienstes.
  • Honorarvertragsabschlüsse in eigener Verantwortung (Beratung sowie Hilfstätigkeiten)
  • Anordnungs- und Bestellbefugnis für Einnahmen und Ausgaben im jeweils festgelegten Umfang.
  • Sicherstellung der Überwachung von Zahlungseingängen (Entgelte, Drittmittel, Firmenkurse und Zuschläge).
  • Sicherstellung der sachgerechten Kursadministration (Statuspflege in VHS-IT)
  • Sicherstellung der Beratung und Betreuung der Kursleitenden (Freibetragsgrenzen für die Künstlersozialabgabe, Meldung an die Künstlersozialkasse, rechtliche Prüfung der Arbeitnehmerähnlichkeit).
  • Zahlstellenleitung: Überprüfung und Überwachung der Zahlstellen und der Einhaltung der Kassensicherheitsbestimmungen. Benennung von Gelderhebern, Überprüfung des Zahlstellenbuchs.
  • Koordination der Beschaffungen/Vergabeverfahren in Zusammenarbeit mit dem Zentralen Dienst.
  • Ansprechpartnerin für die Sachbearbeitung KLR in Vertretung
  • Selbständiges Erstellen der DVV-Statistik sowie sonstigen Statistik

Kennzahl: 3610-T008
Bewerbungsschluss: 22.12.2017

3610-T008_Stellenausschreibung

PDF-Dokument (102.1 kB)

3610-T008_Anforderungsprofil

PDF-Dokument (183.2 kB)

Einverständniserklärung_Personalakte

PDF-Dokument (58.0 kB)