Drucksache - VII-1225  

Durch meine Akteneinsicht in die Unterlagen der Zuwendungsempfänger in der freiwilligen Förderung im Bereich des Sozialamtes, musste ich feststellen, dass die Aktenführung der Verwaltungsakten nicht den Anforderungen der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Berliner Verwaltung entsprechen. Eingangsvermerke auf eingereichte Unterlagen fehlten, Anschreiben Der Zuwendungsempfänger wurden nicht mit abgeheftet, Akten waren unvollständig, die Durchnummerierung der Aktenblätter wurde nicht vorgenommen. Die Sozialstadträtin sah keine Notwenigkeit zu handeln und behauptete eine Durchnummerierung der Akten müsse nicht erfolgen. Erst nach Vorlage und Hinweis auf § 58 Abs. 3 der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Berliner Verwaltung (GGO I) erfolgte ein gewisser Anflug an Umdenken in des Bezirksamtes angekommen zu sein, denn beim 2. Versuch der Akteneinsicht schien man sich für eine nachträgliche Durchnummerierung entschieden zu haben.

Das Bezirksamt wird um Beantwortung nachfolgender Fragen gebeten:

1. Wird in allen Geschäftsbereichen des Bezirksamtes nun die Gemeinsame Geschäftsordnung der Berliner Verwaltung (GGO I) eingehalten und die Verwaltungsakten blattweise durchnummeriert, wenn nein warum nicht und in welchen Geschäftsbereichen bzw. Akten und Aktenteilen genau wird dies nicht vollzogen und warum nicht?
2. Wie wird sichergestellt, dass die Akten nicht im Nachhinein durchnummeriert werden, sondern die Nummerierung kontinuirrlich bei Neueinheftung neuer Dokumente und Erklärungen erfolgt, wenn gar nicht, warum nicht?
3. Wie wird in den Akten, Aktenteilen bzw. Geschäftsbereichen, in denen die Gemeinsame Geschäftsordnung der Berliner Verwaltung (GGO I ) nicht angewendet wird, die Nachvollziehbarkeit von Verwaltungshandeln und Dokumentationsverpflichtung gesichert, wenn gar nicht warum nicht?
4. Werden in allen Geschäftsbereichen des Bezirksamtes in Verwaltungsakten und Dokumentationen, eingehende Dokumente, Anträge und Erklärungen mit Eingangsstempel versehen, wenn nein bei welchen Akten, Aktenteilen, Vorgängen oder Geschäftsbereichen nicht und warum nicht?
5. Werden Aktennotizen in allen Geschäftsbereichen des Bezirksamtes mit Datumsnachweis versehen und zu den Akten genommen, wenn nein in welchen Bereichen des Bezirksamtes nicht und warum nicht?
6. Wie werden Akten, Aktenteile, Erklärungen und Dokumente, die weiterhin Gültigkeit haben, in neue Akten übernommen oder kopiert, wenn gar nicht, wie wird sonst der Übertrag in neue Akten vollzogen, wenn gar nicht, warum nicht?
7. Wie werden Akten abgelegt und gibt es ein Ablageregister, wenn ja, ist dies elektronisch durchsuchbar, sodass sich schnell und effizient der Verbleib der abgelegten Akte finden lässt, wenn nein warum nicht?
8. Wie wird elektronisch dokumentiert, welche älteren Akten es zu einer Angelegenheit gibt und wo diese zu finden sind und welchen Inhalt die Akten bzw. Aktenteile haben, wenn gar nicht, warum nicht?
9. Wird der Untersuchungsgrundsatz gem. § 24 VwVfG und § 20 SGB X in Verwaltungsakten auch angewendet, wenn Tatsachen der Behörde bereits aus älteren Verwaltungsakten bekannt sind, diese in den neuen Verwaltungsakt zu übernehmen, wenn nein, warum nicht, wenn ja wie wird das vollzogen und wie wird dies in beiden Akten dokumentiert?
10. Gibt es ein Verfahren, in dem geprüft wird, ob bestimmte benötigte Dokumente bereits in einem anderen Verwaltungsverfahren und Sozialverwaltungsverfahren mit derselben Angelegenheit, dem Bezirksamt bereits bekannt geworden sind und in den Unterlagen des anderen Verfahrens zu finden sind, wenn nein, warum nicht und wie wird sonst der Amtsermittlungsgrundsatz ausgebt und die Grenzen der Mitwirkungspflicht gem. § 65 Abs. 1 Nr. 3 SGB I im Sozialverwaltungsverfahren berücksichtigt?
11. Welche Möglichkeiten der Verwaltungsumstrukturierung sieht das Bezirksamt, um die in den vorher aufgeführten Fragen verneinten Antworten zu realisieren?

Berlin, den 22.08.2016

Einreicher: BV Jan Schrecker (Piratenfraktion)