Drucksache - VII-0892  

Siehe Anlage

Bezirksamt Pankow von Berlin       .01.2016

An die

BezirksverordnetenversammlungDrucksache-Nr.:
 

in Erledigung der

Drucksache Nr.: VII-0892

Vorlage zur Kenntnisnahme

für die Bezirksverordnetenversammlung gemäß § 13 BezVG

Schlussbericht

Verständliche offizielle Formulare und Kommunikation des Bezirksamtes

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

In Erledigung des in der 35. Sitzung am 11.11.2015 angenommenen Ersuchens der Bezirksverordnetenversammlung – Drucksache VII-0892:

„Das Bezirksamt Pankow wird ersucht, in einem ersten Schritt in den Fachabteilungen

Standesamt und Wohnungsamt Formulare und begleitende Erklärungen zu Formularen,

print und online, künftig in einem einfachen und leicht verständlichen Deutsch anzuferti­gen und zu verwenden. Besonders sollen komplizierte und schwer verständliche Fach­begriffe vermieden werden. Zudem sollen Formulare übersichtlich gestaltet und textlich

auf das Nötigste begrenzt werden.

Nach Möglichkeit sollen die Texte in leichter Sprache verfasst sein, wie es das Bun­desministerium für Arbeit und Soziales empfiehlt http://www.bmas.de/DE/Service/Publi-kationen/a752-leichte-sprache-ratgeber.html).

Nach einer Pilotphase von einem Jahr soll der BVV über die Erfahrungen dieser Fach­abteilungen mit den vereinfachten Sprachregelungen Bericht erstattet werden.

Auch für den direkten Kontakt wird das Bezirksamt gebeten die Mitarbeiterinnen und

Mitarbeiter dahingehend zu schulen, in der Kommunikation mit der Bürgerschaft auf schwerverständliche Formulierungen und Begriffe zu verzichten.“

wird gemäß § 13 Bezirksverwaltungsgesetz berichtet:

Das Bezirksamt teilt das Anliegen der Drucksache, dass auch offizielle Formulare und Hinweisblätter in bürgerfreundlicher Sprache abgefasst werden sollten. Generell unter­stützt das Bezirksamt das Ziel einer bürgerfreundlichen Kommunikation. Dazu steht allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Bezirksamtes das Arbeitshandbuch vom Bundesverwaltungsamt – Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik (BBB) „Bürgernahe Verwaltungssprache“ sowie das BBB-Merkblatt „Sprachliche Gleichbe­handlung von Frauen und Männern“ seit 2010 im Intranet zur Verfügung.

Die in der Drucksache angesprochenen Formulare und Hinweisblätter in den Fachbe­reichen Standesamt und Wohnungsamt im Amt für Bürgerdienste sind durch das Be­zirksamt aber nicht zu beeinflussen.

Im Bereich Standesamt stellt sich die Situation wie folgt dar: Alle Angelegenheiten, mit Ausnahme von Urkundenanforderung, die auch online erfolgen können, erfordern eine persönliche Vorsprache des Bürgers bzw. bei Sterbefällen des beauftragten Bestatters.

Der Bürger wird dann persönlich beraten, wobei die jeweils erforderlichen Formulare

für den in Frage kommenden Personenstandsfall (Anmeldung Eheschließung bzw. Ver­partnerung, Geburt, Vaterschaftsanerkennung, Namenserteilung, Namensänderung etc.) ausschließlich von Mitarbeitern des Standesamtes ausgefüllt werden. Sämtliche Hinweisblätter und Formulare werden aus dem Fachverfahren AUTISTA generiert. Zu­ständig für dieses Fachverfahren ist der Verlag für Standesamtswesen. Das Verfahren findet bundesweit Anwendung.

Im Bereich Wohnungsamt stellt sich die Situation wie folgt dar: Sämtliche Formulare und Hinweisblätter werden aus dem Fachverfahren Inwo/Diwo generiert. Zuständig für dieses Fachverfahren ist die Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt. Das Verfahren findet berlinweit Anwendung.

Auf Initiative der Senatskanzlei und der Senatsverwaltung für Inneres und Sport be­steht eine Kooperation mit dem Zentrum für Verwaltungskommunikation „Deutsches Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung - Speyer“, welches  damit beauftragt wurde, die am häufigsten über das Service-Portal abgerufenen 100 Dienstleistungen in bürgernaher Sprache zu formulieren. In hierzu bestehenden berlinweiten Arbeits­gruppen arbeiten auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Standesamtes Pan­kow mit.

Wir bitten, die Drucksache als erledigt zu betrachten.

Haushaltsmäßige Auswirkungen

keine

Gleichstellungs- und gleichbehandlungsrelevante Auswirkungen

keine

Auswirkungen auf die nachhaltige Entwicklung

keine

Kinder- und Familienverträglichkeit

keine

Matthias KöhneDr. Torsten Kühne

BezirksbürgermeisterBezirksstadtrat für Verbraucherschutz, Kultur

Umwelt und Bürgerservice