Siehe Anlage

Vorlage zur Kenntnisnahme
für die Bezirksverordnetenversammlung gemäß § 13 BezVG

Schlussbericht

Personalentwicklung

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

In Erledigung des in der 21. Sitzung am 28.01.2009 angenommenen Ersuchens der Bezirksverordnetenversammlung – Drucksache VI – 0613

„Das Bezirksamt wird ersucht, ein Personalentwicklungskonzept (PEK) für die Pankower Bezirksverwaltung zu erstellen.

Das Konzept soll folgende Punkte berücksichtigen:

1. auf Grundlage einer prognostizierten Entwicklung der nächsten fünf Jahre eine Bestandsaufnahme der Altersstruktur (einschließlich der voraussichtlich altersbedingten Abgänge), differenziert nach weiblichen und männlichen Beschäftigten und den einzelnen Organisationseinheiten sowie unter Berücksichtigung der zu erwartenden einheitlichen Ämterstruktur ab 2011 zu erarbeiten.
2. die Konsequenzen aufzuzeigen aus zukünftigen und absehbaren Aufgabenabschichtungen der Hauptverwaltung an die Bezirke
3. einen daraus definierten Personalbedarf der einzelnen Organisationseinheiten unter Berücksichtigung vorhandener Einsparpotentiale sowie haushaltswirksamer Konsequenzen für Mehr- und Minderausstattung darzustellen und abzuleiten
4. Die Ziele und Maßnahmen ausgehend von einer Bestandsaufnahme unter folgenden Kriterien darzustellen:

-          zum Gesundheitsmanagement,

-          zum Konfliktmanagement,

-          zu Ausbildung, Neu- und Außeneinstellungsmöglichkeiten, zur Fort- und Weiterbildung, Qualifizierung und Motivation

-          zur Förderung der Geschlechtergerechtigkeit und Chancengleichheit,

-          zur Förderung der Diversity- und interkulturellen Kompetenz,

-          zur Stärkung der Führungskompetenz der Führungskräfte,

-          zur Führungskräftenachwuchsplanung,

-          zur Entlastung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei langjährigen spezifischen Belastungssituationen,

-          zum gezielten, auch abteilungsübergreifenden Einsatz qualifizierten Personals in Bereichen mit hoher politischer und/oder haushalterischer Bedeutung

-          (auf der Basis einer Vorausschau und Risikoabschätzung für den Bezirk),

-          zur Förderung von Rotationsinstrumenten abteilungsübergreifend innerhalb

-          des Bezirksamtes,

-          zur Korruptionsbekämpfung;

5. die arbeits-, dienst- und organisationsrechtlicher Grenzen eines flexibilisierten Personaleinsatzes sowie die Formulierung etwaiger Reformbedarfe und Änderungen bezogen auf Landesebene bzw. im Landesrecht aufzuzeigen
6. einen zeitlich und organisatorisch untersetzten Maßnahmeplan zur praktischen Umsetzung der unter 4. bezeichneten Instrumente und Schritte zu erarbeiten.

Das zu erstellende Personalentwicklungskonzept ist jährlich fortzuschreiben. Der Bezirksverordnetenversammlung ist regelmäßig zum 30. März eines Jahres zu berichten.

Das Bezirksamt wird ferner ersucht, sich gegenüber der Hauptverwaltung und dem Abgeordnetenhaus für die im fortgeschriebenen PEK ausgewiesenen Reformbedarfe einzusetzen.“

wird gemäß § 13 Bezirksverwaltungsgesetz berichtet:

Die Anforderungen an die Beschäftigten des Bezirksamtes sind im Jahr 2015 nicht nur im Personalmanagement deutlich gestiegen. Im Wesentlichen sind hierfür drei Einflussgrößen ursächlich: Erstens ein seit mehreren Jahren überproportionales Bevölkerungswachstum im Bezirk, welches sich auch nach der aktuellen Prognose in den kommenden Jahren fortsetzen wird. Zweitens die sich immer stärker auswirkenden Folgen aus jahrelangem Personalabbau in Kombination mit den daraus resultierenden Veränderungen in der Altersstruktur der Beschäftigten. Sowie drittens die in dieser Dynamik nicht vorhersehbare Zuwanderung von Schutz suchenden Flüchtlingen. In der Summe brachten diese Entwicklungen die Beschäftigten des Bezirksamtes in etlichen besonders betroffenen Bereichen an die Grenzen der Belastbarkeit.

Vor diesem Hintergrund war die Personalsituation im Land Berlin und speziell in den Bezirken ein zentrales Thema etlicher politischer Debatten. Als Resultat wurde parallel zu dem Festhalten an der Personalreduktion im Rahmen des vereinbarten Personalzielzahlkonzeptes (VZÄ-Konzept) erstmals seit Jahren wieder ein deutlicher Stellenaufwuchs ermöglicht. Der Stellenaufwuchs wurde dabei auf die Bereiche mit einem besonders gestiegenen Arbeitsanfall konzentriert, so dass vor allem das Stadtentwicklungs-, Jugend-, Bürger- und Sozialamt profitieren.

Insgesamt hat das Bezirksamt im Rahmen der „wachsenden Stadt“ seit Ende 2014 Finanzierungszusagen der Senatsverwaltung für Finanzen über 47,00 VZÄ für zusätzliche Stellen/ Beschäftigungspositionen erhalten. Weiterhin liegen für den Zeitraum ab dem 01.01.2017 bereits Zusagen für zusätzliche Stellen/ Beschäftigungspositionen im Umfang von 11,10 VZÄ vor. Gleichzeitig lassen die aktuellen politischen Diskussionen vermuten, dass sich der dringend notwendige Stellenaufwuchs voraussichtlich weiter fortsetzen wird. Und auch, wenn die bisher zugesagten Stellenanteile nicht ausreichen, um die anfallende Mehrarbeit im Rahmen der „wachsenden Stadt“ abzudecken, wird dennoch mit den bereits erfolgten zusätzlichen Finanzierungszusagen durch die Senatsverwaltung für Finanzen sukzessiv der zentralen Forderung der Bezirke nach einer deutlichen Korrektur der bestehenden Personalzielzahlen nachgekommen.

Als Folge der beschriebenen Entwicklungen haben sich sowohl die Aufgabenschwerpunkte als auch die Herausforderungen für die Personalentwicklung im Bezirksamt Pankow stark verändert. Insbesondere nach außen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden, Einstellungsprozesse zu optimieren sowie neue Beschäftigte in das Bezirksamt zu integrieren und auch dort zu halten, hat zuletzt deutlich an Bedeutung gewonnen. Gleichzeitig wird aber auch immer klarer, dass die Personalentwicklung zukünftig stärker in ein Gesamtkonzept des Personalmanagements eingebunden werden sollte. In diesem Konzept sollten alle strategischen und operativen Aufgaben der Personalarbeit und zwar von der Ausbildung bis zum Eintritt in den Ruhestand ganzheitlich betrachtet werden. Einen Ausblick auf die kommenden Themenfelder des Personalmanagements gibt Punkt 6 dieses Berichtes.

Vor diesem Hintergrund muss konstatiert werden, dass das seit 2009 bestehende Berichtswesen an die BVV zum Personalentwicklungskonzept nicht mehr mit den veränderten Rahmenbedingungen Schritt halten kann. Die Herausforderungen sind komplexer und anspruchsvoller geworden.

Zu den einzelnen Beschlusspunkten wird berichtet:

zu 1.

Die aktuellen Beschäftigtenzahlen sowie das Durchschnittsalter der verschiedenen Organisationseinheiten des Bezirksamtes können Anlage 1 entnommen werden. Wobei für Beschäftigungsgruppen von weniger als drei Personen aus Datenschutzgründen kein Durchschnittsalter ermittelt wurde. Anlage 2 gibt die Aufschlüsselung aller Beschäftigten des Bezirksamtes nach Altersgruppen wieder.

Im Bezirksamt sind mit Stichtag 01.01.2016 insgesamt 2.233 Personen unbefristet bzw. als Beamte auf Lebenszeit beschäftigt. Dies sind 45 Beschäftigte mehr als ein Jahr zuvor, wobei diese Differenz überwiegend auf die unbefristete Übernahme von 64 Beschäftigten in der Parkraumbewirtschaftung zurückzuführen ist. Der Altersdurchschnitt aller Beschäftigten des Bezirksamtes liegt mit dem Stichtag 01.01.2016 bei 50,39 Jahren. Damit liegt er 0,61 Jahre unter dem Vorjahreswert, so dass der Trend einer alternden Belegschaft erfreulicherweise gestoppt werden konnte. Besonders deutlich fiel der Rückgang unter anderem im Gesundheitsamt aus. Hier fiel das Durchschnittsalter um 1,69 Jahre von 53,02 auf 51,33 Jahre. Ursächlich für den Rückgang des Durchschnittsalters sind zahlreiche altersbedingte Ruhestände in Kombination mit den Möglichkeiten der Wiederbesetzung der so freiwerdenden Stellen. Weiterhin konnten über den Stellenaufwuchs im Rahmen der „wachsenden Stadt“ neue Beschäftigte eingestellt werden. Eine seriöse Prognose zur zukünftigen Entwicklung der Altersstruktur ist vor diesem Hintergrund nur noch eingeschränkt möglich.

Den voraussichtlichen Umfang der altersbedingten Personalfluktuation sowie die prognostizierte Gesamtfluktuation und deren Verteilung auf die verschiedenen Beschäftigtengruppen sind dem Bericht zur Personalfluktuation (Anlage 3) zu entnehmen. Dieser wurde dem Bezirksamt zur Kenntnis gegeben. Danach scheiden in den Jahren 2016 bis 2020 insgesamt 228 Beschäftigte altersbedingt aus dem Bezirksamt aus. Hiervon sind ca. 14 % bzw. 38 Stellen Positionen mit Führungsverantwortung. Zu dieser Anzahl altersbedingt freiwerdender Stellen kommt jedoch zusätzlich eine hohe und prospektiv steigende Anzahl durch andere Arten der Fluktuation freiwerdende Stellen, die wiederzubesetzen sind, hinzu.

Im Zusammenhang mit der hohen Anzahl altersbedingt freiwerdender Stellen hat das Bezirksamt das Verfahren zur systematischen Nachbesetzung dieser Stellen deutlich verbessert. Dazu gehört, dass den Bezirksamtsmitgliedern seit 2015 einmal im Jahr für ihren Bereich eine stellenscharfe Übersicht der planmäßig in den nächsten 5 Jahren altersbedingt freiwerdenden Stellen vorgelegt wird. Die entsprechende Übersicht für die Jahre 2016 bis 2020 hat das Bezirksamt am 02.02.2016 zur Kenntnis genommen.

Weiterhin wurde in 2015 das Personalmanagement um den Themenkomplex Wissensmanagement erweitert und personell mit 1,0 VZÄ verstärkt. Der Bereich Wissensmanagement unterstützt die Bereiche bei der Planung einer systematischen Nachbesetzung altersbedingt freiwerdender Stellen. Darüber hinaus koordiniert der Bereich die neu durch die Senatsverwaltung für Finanzen zur Verfügung gestellten Möglichkeiten zu Stellendoppelbesetzungen und weitere Maßnahmen, die dem Erhalt und Transfer des relevanten Wissens von ausscheidenden Beschäftigten dienen. Ergänzend wird mit dafür geschulten Beschäftigten ein Netzwerk von Dialogbegleitern aufgebaut, um die Prozesse des Wissenstransfers individuell begleiten und unterstützen zu können.

zu 2. und zu 3.

Geschäftsbereich 1: Finanzen, Personal, Wirtschaftsförderung

Im Bereich der Personalwirtschaft (PW) entsteht seit dem letzten Jahr ein Mehraufwand durch Einführung der Personalkostenermittlung und -hochrechnung mit dem EDV-Programm „PAB.HR“. Der Aufwand zur Bewirtschaftung und Datenpflege erweist sich als sehr hoch. Aktuell wird diese Aufgabe mit dem vorhandenen Personal in eingeschränkter bzw. herkömmlicher Form bewältigt, obwohl einige Bezirke bereits 1,0 VZÄ allein für diese Aufgabe zusätzlich beschäftigen. Eine verdeckte Abschichtung der Hauptverwaltung (Senatsverwaltung für Finanzen) auf die Bezirke erfolgte im Rahmen der Haushaltswirtschaft durch die Übertragung der Befugnis zur Erteilung von Ausnahmen von der Übernahmeverpflichtung von Personalüberhang gemäß § 47 Abs. LHO. Aufgrund der steigenden Ausschreibungs- und Besetzungsverfahren ist durch die Übertragung dieser Befugnis ein entsprechender Mehraufwand zu verzeichnen. Gleichzeitig ist der Aufwand zur Erstellung von Abfragen und Statistiken für die Senatsverwaltung für Finanzen sowie für bezirksinterne Stellen/Gremien durch gesteigerte qualitative wie quantitative Anforderungen enorm gestiegen. Weiter gesteigert wird dieser Aufwand durch das Controlling im Rahmen der sich aus der "Wachsenden Stadt" sowie der Flüchtlingssituation ergebenden Stellenaufwüchse.

Geschäftsbereich 2: Abteilung Stadtentwicklung

Hinsichtlich Aufgabenabschichtungen der Hauptverwaltung an das Straßen- und Grünflächenamt laufen Diskussionen, deren Inhalt, Umfang und Auswirkungen derzeit nicht einschätzbar sind.

Mit der Änderung des AGBauGB ist die Zuständigkeit bei Widerspruchsbescheiden in sanierungsrechtlichen Angelegenheiten auf die Stadtentwicklungsämter der Bezirke übertragen worden. Im Rahmen der Erhebung der Ausgleichsbeträge sind im Widerspruchsverfahren umfangreiche und komplexe Abwägungen zu treffen. Entsprechende Stellen mit der entsprechenden Vergütung (Bedarf im Umfang 1,0 VZÄ) sind bisher nicht geschaffen worden. Die Aufgabe ist ohne Stellenausgleich an die Bezirke übertragen worden.

Weitere Aufgabenabschichtungen der Hauptverwaltung an das Stadtentwicklungsamt sind derzeit nicht beabsichtigt. Dennoch ist absehbar, dass im Zuge der wachsenden Stadt die kurzfristig erforderliche Bereitstellung umfangreicher Wohnbaupotenzialflächen zur Entspannung des Wohnungsmarktes und Förderung des mietpreisgebundenen Wohnungsbaus gerade die MitarbeiterInnen im Bezirk Pankow in herausragender Weise fordern wird. Zur Schaffung von Baurechten für den wohnungspolitisch gewünschten Wohnungsbau, aber auch zur Sicherung entsprechender Infrastrukturstandorte und Maßnahmen sind eine Vielzahl gleichzeitig durchzuführender Bebauungsplanverfahren, flankierender Projektsteuerung sowie Vorbereitung, Abschluss und Durchführung Städtebaulicher Verträge und Erschließungsverträge erforderlich. Ergänzend können folgende konkrete Neuaufgaben, die einen erhöhten Stellenbedarf erfordern, genannt werden:

• Die Senatsverwaltung für Stadtentwicklung hat beschlossen, mit den Gebieten Greifswalder Straße Ost und Elisabethaue zwei neue Fördergebiete im Programm Stadtumbau Ost zu aktivieren. Damit hat der Bezirk Pankow, inklusive der bereits bestehenden Fördergebiete Buch und Prenzlauer Berg insgesamt 4 Gebietskulissen in diesem Förderprogramm aufzuweisen.
• Umsetzung der Industrieemissions-Richtlinie vom 24.11.2010, beginnend ab November 2014, i. V. mit dem Überwachungsplan des Landes Berlin für Anlagen nach der Industrieemissions-Richtlinie gemäß § 52a des Bundes-Immissionsschutzgesetzes (BImSchG) – Teilnahme an Vorortüberwachungen als Ordnungsbehörde ab 17. März 2015.
• Erneuerbare-Energien-Wärmegesetz (EEWärmeG)
• Flüchtlingsunterbringung
• Arbeitsaufgaben in Erholungsanlagen: Das Stadtentwicklungsamt hat beispielhaft mehrere Erholungsanlagen in Bezug auf die vorhandene Bebauung untersuchen lassen (Fa. TOPOS) auch um zugleich mögliche Entwicklungsperspektiven (Erholungsanlage und/oder Wohnbebauungen) zu eruieren.

Die vorhandenen personellen Kapazitäten sind dafür nicht ausreichend. Insbesondere ist es geboten, die befristet aus der Sonderzuweisung Wohnungsbau geschaffenen Beschäftigungspositionen in dauerhafte Stellen umzuwandeln. Insgesamt wird der Personalbedarf vom Stadtentwicklungsamt mit 18,0 VZÄ beziffert.

Geschäftsbereich 3: Jugend und Facility Management

Im Bereich des Jugendamtes sind keine Aufgabenabschichtungen geplant. Neue Anforderungen und Personalbedarfe ergeben sich absehbar dennoch in verschiedenen Arbeitsfeldern. Unter anderem im Bereich der unbegleiteten minderjährigen ausländischen Kinder und Jugendlichen (UmA). Ebenso kann eine wachsende Anzahl an Kindern, Jugendlichen und Familien im Bezirk Pankow verzeichnet werden. In den Bereichen im direkten Leistungsauftrag (Tagesbetreuung, Elterngeld, Freizeiteinrichtungen, Regionale Sozialpädagogische Dienste) ist in den nächsten Jahren daher mit einer erhöhten Arbeitsbelastung und somit mit einem erhöhten Personalbedarf zu rechnen.

Unter anderem vor diesem Hintergrund haben die Berliner Jugendämter gemeinsam mit der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft eine Maßnahmeplanung zur Verbesserung der personellen Situation in den Jugendämtern entwickelt. Der besondere Fokus lag dabei auf den Bereichen Tagesbetreuung, Elterngeld und sozialpädagogischer Dienst. In das Konzept sind Vorschläge für eine Lösung der Eingruppierungsprobleme bei Sozialarbeiterstellen, die u.a. die qualifizierte Nachbesetzung von frei werdenden Stellen erschweren, eingeflossen. Ebenso wurde das Thema Stellenzumessung für die Jugendämter der Bezirke vor dem Hintergrund fachlicher Erfordernisse und von Problemen der wachsenden Stadt systematisch betrachtet und Anforderungen an eine auskömmliche Personalbemessung formuliert.

Die Personalbedarfe zur Bewältigung der Aufgaben im Kontext des Themas unbegleitete minderjährige ausländische Kinder und Jugendliche und Flüchtlinge innerhalb des Jugendamts wurden 2015 im Rahmen des Programms „Wachsende Stadt“ mit 18,0 VZÄ identifiziert und festgelegt. Bisher sind von diesem Bedarf allerding erst 4,0 VZÄ bewilligt worden und konnten entsprechend besetzt bzw. ausgeschrieben werden. Die übrigen14,0 VZÄ wurden bisher noch nicht vom Senat bewilligt. Notwendig ist es, die Stellen jedoch bis spätestens Juli 2016 zu besetzen bzw. auszuschreiben, da diese dringend für Unterbringung, Versorgung und Betreuung der UmA bzw. für die Entwicklung und Umsetzung des Integrations- und Flüchtlingskonzeptes benötigt werden. Entsprechende Vorbereitungen für eine Ausschreibung der Stellen wurden bereits getroffen. Eine Bewältigung des Themas ohne den identifizierten Personalaufwuchs wird nicht mit dem bestehenden Personal zu bewerkstelligen sein.

In 2015 wurde zudem eine Zielvereinbarung für den Bereich § 35 a SGB VII mit der Senatsverwaltung für Finanzen vorbereitet und für die Jahre 2016/2017 umgesetzt. Im Rahmen und zur Umsetzung dieser Zielvereinbarung erhält das Jugendamt für 2016/2017 zwei befristete Stellen. Des Weiteren stehen in diesem Rahmen ab 2017 drei weitere Vollzeitstellen zur Verfügung, die jeweils in den drei Regionalen Sozialpädagogischen Diensten eingesetzt werden sollen.

Im Bereich Facility Management (FM) sind keine direkten Aufgabenabschichtungen erfolgt. Allerdings ergab sich ein Mehraufwand durch neue Anforderungen der Senatsverwaltungen und des Bundes. Exemplarisch können für die Senatsebene folgende Beispiele angeführt werden: Mitwirkung an Arbeitsgruppen auf der Senatsebene zu fehlenden Standards, Erarbeitung neuer Rahmenverträge des Landes Berlin, Erarbeitung diverser landesweiter Erhebungen, Formulierung von Kriterien und Parametern zum Sanierungsstau an Schulen, Wärmeisolierung, Barrierefreiheit, Inklusion an Schulen. Auch entstand ein Mehraufwand bei Einzelmaßnahmen durch fehlende Senatsvorgaben und Standards und Abstimmungsnotwendigkeiten, u.a. bei der Vorbereitungen für Modulare Ergänzungsbauten für Schulen (MEB), der Instandhaltung und Reparaturen von Turnhallen, die als Flüchtlingsunterkunft genutzt werden. Weiterhin kann die Zuarbeit an das Schulamt bei neuen „Senatsprogrammen“, wie z.B. dem Verfügungsfonds genannt werden.

Eine präzise Quantifizierung des Mehrbedarfs im Bereich FM, insbesondere im Fachbereich Hochbau wäre erst mit einer offiziellen Aufgabenübertragung und Beschreibung der Aufgaben/ Verantwortung möglich. Im Jahr 2006 wurde die baufachliche Zuständigkeit für Kitas an den Kitaeigenbetrieb und freie Träger abgegeben. Das damals im Fachbereich Hochbau dafür vorhandene baufachliche Personal wurde abgebaut (zwei Mitarbeiter). Seit 2014 übernimmt der Fachbereich Hochbau in diesem Bereich im Rahmen des KSSP und auch im Investivbereich Aufgaben (z.B. Neubauten Kita Pappelallee und Agnes-Wabnitz-Straße), ohne dass zusätzliches Personal zur Verfügung gestellt wurde. Für das ab 2015 laufende und sehr aufwendige Förderprogramm SIWA ist für die neuen Maßnahmen ein Bedarf von 3 zusätzlichen Stellen angemeldet worden, welche jedoch nicht mit der gleichzeitigen Genehmigung von sechs Maßnahmen zur Verfügung gestellt wurden.

Geschäftsbereich 4: Soziales, Gesundheit, Schule und Sport

Im Bereich des Gesundheitsamtes ist eine Aufgabenabschichtung aus der Hauptverwaltung an den Bezirk nicht erkennbar. Allerdings wurden durch eine Novellierung der Trinkwasserverordnung zusätzliche Aufgaben auf die Gesundheitsämter übertragen. Für die Wahrnehmung dieser Aufgaben wurden 2 zusätzliche Stellen für Gesundheitsaufseherinnen und Gesundheitsaufseher geschaffen. Durch die steigende Zahl der geflüchteten Menschen sind einige Bereiche des Gesundheitsamtes besonders stark belastet. Für den Sozialpsychiatrischen Dienst und den Kinder- und Jugendgesundheitsdienst wurde daher je eine Sozialarbeiterstelle zusätzlich geschaffen.

Geschäftsbereich 5: Verbraucherschutz, Kultur, Umwelt und Bürgerservice

Derzeit sind keine künftigen und absehbaren Aufgabenabschichtungen aus der Hauptverwaltung bekannt.

zu 4.

Gesundheitsmanagement

Im Jahr 2015 wurden gemäß der Rahmendienstvereinbarung über das betriebliche Gesundheitsmanagement in der Berliner Verwaltung und entsprechend dem entwickelten bezirklichen Handlungsleitfaden zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) vom 01.02.2009 folgende Daten für das Bezirksamt erhoben:

Zum 01.09.2015 wurde die Betriebliche Sozialberatung der Fa. Corrente AG eingeführt. Dieser externe Beratungsdienst steht allen Beschäftigten des Bezirksamtes Pankow kostenlos zur Verfügung. Die betriebliche Sozialberatung bietet vertrauliche Beratung, Hilfe und Unterstützung bei Problemen im familiären oder beruflichen Umfeld an. Weitere Bestandteile des Leistungsangebots sind die Führungskräfteberatung und die Beratung in Teamentwicklungsprozessen. Die erste Bekanntmachung erfolgte mit einem Schreiben an alle Beschäftigten und wurde auf der Startseite des Intranets veröffentlicht. Zudem wurden Flyer an die Beschäftigten aller Abteilungen und Bereiche verteilt. Zusätzlich stellten die Vertreter/-innen der Fa. Corrente und die Mitarbeiter/-innen des Gesundheitsmanagements die Möglichkeit dieses Leistungsangebot den anwesenden Beschäftigten auf der Personalversammlung vor. Zur weiteren Bekanntmachung der betrieblichen Sozialberatung einschließlich der themenspezifischen Angebote sind Fortbildungsangebote und Informationsveranstaltungen in Kooperation mit der Fa. Corrente für die Beschäftigten geplant.

Das Betriebliche Gesundheitsmanagement im Bezirksamt Pankow wird durch Veranstaltungen der Betrieblichen Gesundheitsförderung unterstützt. In Kooperation mit der Volkshochschule (VHS) Pankow sollen für die Beschäftigten des Bezirksamtes vielfältige Kurse im Bereich der Betrieblichen Gesundheitsförderung angeboten werden. Im Jahr 2015 konnte die VHS Pankow aus organisatorischen Gründen keine Kurse im Rahmen des Kooperationsvertrages für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bezirksamtes anbieten. Das Gesundheitsmanagement beabsichtigt im Jahr 2016 wieder Gesundheitskurse in Kooperation mit der Volkshochschule anzubieten, da sich diesbezüglich in den vergangen Jahren ein überdurchschnittlich hohes Interesse der Mitarbeiter/-innen zeigte.

Das Bezirksamt Pankow bietet auf Selbstkostenbasis ein Massageangebot für Beschäftigte des Bezirksamtes in vier Dienstgebäuden je nach Bedarf im wöchentlichen, zwei-wöchentlichen oder vier-wöchentlichen Rhythmus an. Für die Durchführung der Massage stellt das Bezirksamt Pankow die erforderlichen Räume zur Verfügung.

Das Bezirksamt Pankow ist an der Schaffung guter Arbeitsbedingungen für die Beschäftigten und die Gewährleistung der erforderlichen Arbeitssicherheit in Bezug auf Arbeitsgestaltung und Ergonomie interessiert. Regelmäßig finden Arbeitsplatzbegehungen durch die Ergonomiebeauftragte und den Sicherheitsingenieur statt.

Auch im Jahr 2015 wurden behindertengerechte Arbeitsplatzausstattungen beim Integrationsamt beantragt und bewilligt. Des Weiteren wurden finanzielle Unterstützungsleistungen beim Integrationsamt beantragt, die zum Großteil auch bewilligt wurden. Es handelt sich um Anträge für den Minderleistungsausgleich und Anträge für personelle Unterstützung. Arbeitsplätze nicht schwerbehinderter Beschäftigter wurden leidensgerecht ausgestattet.

Die Zahl der Übergriffe von Bürger/-innen auf Beschäftigte des Bezirksamtes Pankow in den besonders publikumswirksamen Bereichen hat stark zugenommen. Es ist daher beabsichtigt zunächst in den Verwaltungsbereichen eine Alarmsoftware einzuführen, die eine bessere Alarmierung im Gefährdungsfall der Beschäftigten untereinander ermöglichen soll.

Konfliktmanagement

Für den Bereich des verwaltungsinternen Konfliktmanagements existiert eine Dienstvereinbarung über den partnerschaftlichen Umgang und die Konfliktbewältigung am Arbeitsplatz, die am 30.10.2008 abgeschlossen wurde. Die Erfahrungen mit der Dienstvereinbarung wurden 2015 über eine Befragung der Amts- und SE-Leitungen evaluiert.

Ergänzend steht den Beschäftigten des Bezirksamtes seit 01.09.2015 kostenfrei die betriebliche Sozialberatung der Fa. Corrente AG zur Verfügung. Das Angebot umfasst unter anderem die Beratung bei Konflikten im beruflichen sowie privaten Umfeld.

Ausbildung

In den Haushaltsjahren 2015 und 2016/2017 werden Ausbildungsplätze bedarfsgerecht vorgehalten.

Die Möglichkeiten der befristeten und unbefristeten Weiterbeschäftigung von Ausbildungsabsolventen/-innen wurden voll ausgeschöpft. So wurden 2015 insgesamt 32 unbefristete Übernahmen realisiert und lediglich 4 befristete Anschlussverträge mit einer Vertragsdauer von 12 Monaten abgeschlossen.

Das Bezirksamt Pankow bildete im Jahr 2015 Auszubildende in folgenden neun Ausbildungsberufen aus:

• Verwaltungsfachangestellte/r
• Kaufmann/-frau für Bürokommunikation
• Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste
• Medizinische Fachangestellte/r
• Gärtner/in
• KFZ-Mechatroniker/in
• Fachinformatiker/in für Systemintegration
• Gesundheitsaufseher/in
• Lebensmittelkontrollsekretärsanwärter/-innen

Im Haushaltsjahr 2015 wurden insgesamt 85 Ausbildungsplätze und im Haushaltsjahr 2016 insgesamt 89 Ausbildungsplätze veranschlagt. Im Jahr 2015 standen unter Berücksichtigung der Abgänge im Juli/August 2015 und der Zugänge im September 2015 insgesamt 60 junge Menschen beim Bezirksamt Pankow in einer Berufsausbildung. Zum 01.09./.10./.12.2015 wurden in fünf der genannten Berufsrichtungen insgesamt 23 Auszubildende bzw. Lebensmittelkontrollsekretäranwärter neu eingestellt. Darunter wurden 15 Auszubildende im Ausbildungsberuf Verwaltungsfachangestellte/r, 3 Auszubildende im Ausbildungsberuf Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste, zwei Auszubildende im Ausbildungsberuf KFZ-Mechatroniker/in, eine Auszubildende zur Gesundheitsaufseherin und zwei Lebensmittelkontrollsekretäranwärter eingestellt.

Die Bewerberzahl von 674 im Jahr 2015 ist in etwa vergleichbar mit der Bewerberzahl des Vorjahres von 584 Bewerbungen. Die Quote der Ablehnungen im Ergebnis der Vorauswahl lag bei ca. 30%. Hier entsprachen die persönlichen Voraussetzungen nicht den Anforderungen der Bewerbervorauswahl unter Berücksichtigung der Ausschreibungskriterien. Das Nichtbestehen des Eignungstestes war im weiteren Verfahren das Kriterium einer vorzeitigen Absage. Hier schieden nochmals ca. 40% der Bewerber/-innen aus. Zu einem Bewerbergespräch konnten ca. 200 junge Menschen eingeladen werden, wobei ca. 171 Gespräche geführt wurden.

Im Jahr 2015 waren 50 Dienstkräfte als Praxisanleiter/innen für den nichttechnischen Verwaltungsdienst der Aus- und Fortbildungsleitung benannt. Nach wie vor ist festzustellen, dass alle Beschäftigten, die als Praxisanleiter/innen fungieren, mit viel Engagement dieser Aufgabe nachkommen. Dennoch müssen weitere Beschäftigte für die Praxisanleitung gewonnen werden. Entsprechende Aufrufe wurden wiederholt sowohl im Rahmen des jährlich stattfindenden Praxisanleitertreffens als auch auf Büroleitersitzungen an alle Beschäftigten gerichtet. Infolge von Dienstaustritten älterer Praxisanleiter/innen, der Versetzung in den Ruhestand bzw. Gewährung von Altersteilzeit oder die Inanspruchnahme von Elternzeit ist ein entsprechender Ausgleich erforderlich.

Das Bezirksamt Pankow erhält auf Antrag von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport Regierungsinspektor/-innen auf Probe für einen befristeten Einsatz im gehobenen nichttechnischen Verwaltungsdienst. Diese Nachwuchskräfte werden von der zuständigen Senatsverwaltung zentral eingestellt und nach dem Rotationsprinzip zu den Dienststellen des Landes Berlin jeweils für neun Monate abgeordnet. Im Rahmen der Probezeit erfolgt ihr Einsatz auf verschiedenen Organisationsebenen u.a. auch in den Berliner Bezirksverwaltungen verschiedener Tätigkeitsbereiche (Dienstleistungs-, Eingriffs- oder steuernde/ planende Verwaltung).

Seit dem 01.08.2008 konnten im Bezirksamt Pankow 33 Regierungsinspektor/innen auf Probe in allen Abteilungen eingesetzt werden und sich bewähren.

Davon wurden im Jahr 2015 11 Regierungsinspektoren/-innen in den Bereichen Jugendamt, Amt für Schule und Sport, Ordnungsamt, Personalservice, Standesamt, Straßen- und Grünflächenamt, Amt für Umwelt- und Naturschutz und Amt für Soziales ausgebildet und betreut.

Das Bezirksamt Pankow erfreute sich auch im Jahr 2015 starker Beliebtheit bei externen Auszubildenden/Umschüler/-innen, Schüler/-innen und Student/-innen, die sich für ein Praktikum sowohl in der technischen als auch nichttechnischen Verwaltung beworben haben. Der Bedarf kann aufgrund fehlender Praxisplätze bzw. Praxisanleiter/innen hier weiterhin nicht gedeckt werden. Es ist eine Abnahme von 193 im Vorjahr auf 175 Abschlüsse von Praktikantenverträgen in 2015 zu verzeichnen. Bei der Zuweisung von Praxisstellen haben gemäß Berufsbildungsgesetz grundsätzlich die Auszubildenden des Bezirksamtes Pankow den Vorrang. Von den externen Praktikanten befanden sich 36 im Studium, 7 im Studiumseinstieg, 26 in einer Ausbildung, 1 im Ausbildungseinstieg, 4 in Weiterbildung, 20 von Bildungsträgern, 43 noch in der Schulzeit, sowie 38 Weitere, die nicht zugeordnet werden konnten.

Neu- und Außeneinstellungsmöglichkeiten

Die Personalsituation im Land Berlin und speziell in den Bezirken war aufgrund der stetig steigenden Anforderungen ein zentrales Thema vieler politischer Debatten. Es sei nur beispielweise an die zahlreichen Presseberichte zu den Wartezeiten in den Bürgerämtern erinnert. Als Resultat wurde parallel zu dem Festhalten an der Personalreduktion im Rahmen des vereinbarten Personalzielzahlkonzeptes (VZÄ-Konzept) erstmals seit Jahren wieder ein deutlicher Stellenaufwuchs ermöglicht. Der Stellenaufwuchs wurde dabei auf die Bereiche mit einem besonders gestiegenen Arbeitsanfall konzentriert, so dass vor allem das Stadtentwicklungs-, Jugend-, Bürger- und Sozialamt profitieren. Damit wurde der zentralen Forderung der Bezirke nach einer deutlichen Korrektur der bestehenden Personalzielzahlen sukzessiv nachgekommen.

Für das Personalmanagement resultieren aus dieser erfreulichen Entwicklung deutlich erhöhte Anforderungen in den Bereichen der Abwicklung von Personalauswahlverfahren, der Sicherung des relevanten Wissens ausscheidender Beschäftigter, der Eingliederung und Qualifizierung neuer Beschäftigter sowie die Bindung von qualifizierten Beschäftigten. Bei der Personalgewinnung wurde dabei zunehmend deutlich, dass zukünftig die Bereitstellung von Ausbildungsplätzen im bisherigen Umfang allein nicht ausreichen wird, um die notwendige Anzahl qualifizierter neuer Beschäftigter zu gewinnen.

Trotz aller genannten Herausforderungen konnten im Jahr 2015 insgesamt Einstellungen im Umfang von 111,2 VZÄ realisiert werden. Der Anteil von Außeneinstellungen lag dabei mit 103,2 VZÄ bei 92,8 %, wovon wiederum 62,1 VZÄ bzw. 60,2 % unbefristet eingestellt werden konnten.

Im Vorgriff auf die sich abzeichnenden Entwicklungen wurde im Oktober 2014 die AG Personalgewinnung durch Beschluss des Bezirksamtes eingesetzt. Die AG bekam den Auftrag, Handlungsempfehlungen als Reaktion auf die sich abzeichnenden Veränderungen auszusprechen. Ein erstes Maßnahmenpaket wurde von der AG bereits im April 2015 vorgelegt und in einem gemeinsamen Workshop der Amts-/ SE-Leitungen mit den Mitgliedern des Bezirksamtes diskutiert. Anschließend wurden u.a. folgende Maßnahmen festgelegt und beschlossen:

• Aufbau einer systematischen Übersicht aller altersbedingt Ausscheidenden
• frühzeitiger Start der für Ausschreibungen notwendigen Vorarbeiten
• konsequente Nutzung der Möglichkeiten des Wissenstransfers
• Fortführung des Führungskräftenachwuchsprogramms K+
• Entwicklung eines Starterpakets für neue Führungskräfte
• Ausarbeitung von weiteren Handlungsempfehlungen zu den Themen attraktiver Arbeitgeber und Willkommenskultur durch die AG Personalgewinnung

Zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität und Entwicklung einer Willkommenskultur wurden im Rahmen der erneut eingesetzten AG Personalgewinnung weitere Handlungsempfehlungen entwickelt. Diese wurden im November 2015 in einem weiteren gemeinsamen Workshops der Amts-/ SE-Leitungen und den Mitgliedern des Bezirksamtes diskutiert und zur weiteren Umsetzung zurück in die AG Personalgewinnung gegeben. Aktuell befindet sich zu den neuen Maßnahmen eine abschließende Beschlussvorlage für das Bezirksamt in der Abstimmung.

Fort- und Weiterbildung, Qualifikation und Motivation

Am 15.05.2012 wurde eine Dienstvereinbarung zwischen dem Bezirksamt Pankow und dem Personalrat beim Bezirksamt Pankow zur dienstlichen Fort- und Weiterbildung von Dienstkräften des Bezirksamtes Pankow abgeschlossen. Auf der Grundlage der oben genannten Dienstvereinbarung erfolgte auch die Anmeldung des Fortbildungsbedarfes für das Jahr 2015.

Die Verwaltungsakademie Berlin wurde auch im Jahr 2015 als primärer Fortbildungsträger von den Beschäftigten des Bezirksamtes Pankow genutzt. Das hier vor­liegende Fortbildungsangebot wurde von ihr überwiegend entgeltfrei zur Verfügung gestellt. Das VAK-Angebot an Inhouse-Veranstaltungen wurde sowohl von den einzelnen Geschäftsbereichen bzw. geschäftsbereichsübergreifend genutzt.

Insgesamt nahmen im Jahr 2015 523 Beschäftigte des Bezirksamtes Pankow an Fortbildungsveranstaltungen der Verwaltungsakademie Berlin teil. Dies entspricht ca. 22,74 % aller Beschäftigten des Bezirksamtes im Jahr 2015. An Führungskräftequalifizierungen haben im Jahr 2015 insgesamt 78 Beschäftigte teilgenommen.

Schwerpunktveranstaltungen der VAK 2015, mit einer Teilnehmerzahl ab 10 Beschäftigte des Bezirksamtes Pankow waren:

Nach einer internen Erhebung nahmen im Jahr 2015 ca. 10 % der Beschäftigten an Qualifizierungsmaßnahmen außerhalb der VAK teil.

Die Vereinbarung zwischen der Leitung des Personalservice und der Leitung des Amtes für Weiterbildung und Kultur zu Betrieblichen Fortbildungsmaßnahmen für die Mitar­beiter/innen des Bezirksamtes Pankow vom 12.08.2010 wurde auch im Jahr 2015 fortgeführt. Somit stellte die Volkshochschule Pankow auch weiterhin als wichtiger Vertragspartner den Beschäftigten ein entsprechendes Angebot an Kursen und Veranstaltungen im Rahmen der Betrieblichen Fortbildung bis zum 31.12.2015 zur Verfügung. Der inhaltliche Schwerpunkt lag dabei auf der IuK-Technik. Im Jahr 2015 nahmen in diesem Zusammenhang 528 Mitarbeiter/-innen an den Umstiegsschulungen zu Windows 7/ Office 2010 teil.

Beim externen Fortbildungsträger vhw – Bundesverband für Wohnen und Stadtentwicklung e.V. wurde aufgrund des steigendenden Bedarfs dienstlicher Fortbildung für die Mitarbeiter/-innen die Mitgliedschaft beantragt. So können die Beschäftigten des Bezirksamtes Pankow ab dem Jahr 2016 zu ermäßigten Gebühren die Fortbildungsveranstaltungen des Vereins in Anspruch nehmen.

Weiterhin stand den Führungskräfte und Mitarbeiter/-innen das Angebot der persönlichen Beratung zu Fragen der Personal- und Organisationsentwicklung durch die Personalentwicklungsberatung zur Verfügung.

Förderung der Geschlechtergerechtigkeit und Chancengleichheit

Der durch das Bezirksamt beschlossene Frauenförderplan (2010- 2015) ist durch alle Organisationseinheiten umzusetzen. Die erste Anpassung des Frauenförderplans erfolgte mit der 1. Fortschreibung im November 2013. Weitere Änderungen erfolgten nach einer umfassenden Neuauswertung der Datengrundlage mit dem Stichtag 30.06.2014. Sich daraus ergebende Änderungen wurden in der 2. Fortschreibung des Frauenförderplanes, der Ende 2014 fertig gestellt wurde, berücksichtigt.

Für das Bezirksamt Pankow gewinnt die familienfreundliche Gestaltung des Arbeitsalltages eine zunehmende Bedeutung. Auch um die Attraktivität als Arbeitgeber zu erhöhen, stellt das Bezirksamt Pankow seit 2013 ein Informationsportal für Beschäftigte im Internet zur Verfügung, welches sich folgenden Themen widmet:

• Arbeitszeit und Arbeitsplatz
• Beschäftigte mit Kindern
• Ansprechpartner/innen aus den Abteilungen
• Mutterschutz
• Pflege von Angehörigen
• Kontakthalten und Wiedereinstieg

Aktuell wird dieses Informationsportal über eine Onlinebefragung evaluiert, die direkt über das Informationsportal zu erreichen ist.

In allen Bereichen des Bezirksamtes wird im Rahmen der jeweiligen Möglichkeiten auf Geschlechtergerechtigkeit und Chancengleichheit hingewirkt. Das Thema ist integraler Bestandteil der Führungsarbeit sowie bei der Auswahl neuer Mitarbeiter/innen. Im Jahr 2015 konnten mehrere vakante Führungspositionen mit Frauen nachbesetzt werden.

Förderung der Diversity- und interkulturellen Kompetenz

Das Bezirksamt beteiligte sich am Diversity-Projekt „Vielfalt in der Verwaltung“. Das Projekt endete am 30.4.2015. Das Vorhaben war eine Kooperation zwischen der Landesstelle für Gleichbehandlung – gegen Diskriminierung (LADS) bei der Senatsverwaltung für Arbeit, Integration und Frauen und den Bezirksverwaltungen Tempelhof – Schöneberg, Lichtenberg und Pankow. In einer Abschlusspublikation wurden alle Projektaktivitäten in den drei Bezirken und übergeordnete Handlungsfelder dargestellt. Dazu gehören insbesondere Diversity in der Sprache sowie Diversity im Öffentlichen Raum.

Während der Projektlaufzeit von zwei Jahren wurden zahlreiche Maßnahmen entwickelt, die auch nach Projektabschluss ihre Gültigkeit behalten. Dazu zählen insbesondere:

• „Empfehlungen für Maßnahmen zum gelungenen Umgang mit der Vielfalt der Bürgerinnen und Bürger in Pankow“
• sowie ein Leitfaden „Vielfalt zum Ausdruck bringen. Diversity in Sprache und Bildern“ für Internetredakteure/innen und Mitarbeiter/innen des Bezirksamtes.

Zudem wurden im Rahmen des Projektes alle Mitarbeiter/innen des Bürgeramtes in einer eintägigen Diversity-Schulung zum Thema Willkommenskultur in Pankow fortgebildet.

Zur Stärkung der Europafähigkeit sowie der interkulturellen Kompetenz wurde der Europäische Verwaltungsmitarbeiteraustausch im Jahr 2015 fortgeführt. So konnten über das Projekt „LoGo! Europe 2015“ zwei Beschäftigte im Herbst für jeweils vier Wochen in Verwaltungen Großbritanniens hospitieren. Die weitere Fortführung des Austauschprogramms ist geplant und bis einschließlich 2017 ist die Finanzierung bereits gesichert. Weiterhin ist eine systematische Weitergabe der gewonnenen Erfahrungen der Hospitanten an die übrigen Beschäftigten geplant.

Aktuell wird geprüft, wie der Anteil von Beschäftigten mit Migrationshintergrund im Bezirksamt gesteigert werden kann, um den Anforderungen an eine moderne Verwaltung in einem interkulturell geprägten Bezirk gerecht zu werden. Diesbezüglich wird geplant, interkulturelle Kompetenzen bei der Personalauswahl stärker zu berücksichtigen. Konkrete Umsetzungsvorschläge befinden sich in der Vorbereitung.

Bereits jetzt enthalten alle Stellenausschreibungen und Ausbildungsangebote des Bezirksamts in Umsetzung des Partizipations- und Integrationsgesetzes Berlin (§ 4 (4) den Zusatz, dass Menschen mit Migrationshintergrund als Bewerber/innen erwünscht sind. Daneben werden je nach Aufgabengebiet zunehmend Sprachkenntnisse und/oder Auslandsaufenthalte erwartet.

Stärkung der Führungskompetenz der Führungskräfte

Führungskräften stand zur Erweiterung ihrer Führungskompetenz das umfangreiche Angebot der VAK und auch außerhalb zur Verfügung (z.B .Unfallkasse). Die Angebote wurden in einem ähnlichen Umfang wie 2014 genutzt.

Ergänzend zu dem regulären Programm wurden zwei Inhouse-Schulungen zum Beurteilungswesen angeboten.

Führungskräftenachwuchsplanung

Im Rahmen des Führungskräftenachwuchspools wurden/ werden ausgewählte Beschäftigte durch systematische und gezielte Personalentwicklungsmaßnahmen unterstützt, um sich auf die zukünftige Übernahme von Führungspositionen vorzubereiten. Dazu besuchten diese nach individuellen ziel- und bedarfsorientiert erstellten Fortbildungsplänen Veranstaltungen der Verwaltungsakademie Berlin. Kolleginnen stehen die gesonderten Angebote der VAK für Frauen zur Verfügung.

Das Konzept zum Führungskräftenachwuchspool (KompetenzPlus) wurde fortgeschrieben. Parallel wurde es durch die AG Personalgewinnung evaluiert und Vorschläge für Anpassungen unterbreitet. Die Ergebnisse der AG Personalgewinnung wurden in einem Workshop mit den Amts-, SE-Leitungen sowie den Bezirksamtsmitgliedern erörtert. Im Ergebnis wurde die Fortführung des angepassten Konzeptes am 23.06.2015 durch das Bezirksamt beschlossen. Das Konzept beschreibt nun einen Rahmen und die Zielrichtung des Programms ohne wie zuvor alle Prozessschritte abschließend zu regeln. Es ist somit flexibler in der Handhabung und in der Umsetzung. Der Führungskräftenachwuchspool steht grundsätzlich allen Beschäftigten ab Entgeltgruppe 8 bzw. Besoldungsgruppe 8 bei Vorliegen aller Voraussetzungen offen.

Entlastung von Dienstkräften bei langjährigen spezifischen Belastungssituationen

Aufgrund der eingangs genannten Entwicklungen sind in sehr vielen Bereichen des Bezirksamtes sowohl akute, als auch langjährige Belastungssituationen festzustellen. Diese haben Auswirkungen auf die Quantität und Qualität der Leistungserbringung durch die Verwaltung. Im Folgenden werden neben zentral gesteuerten Maßnahmen auch bereichsspezifische Maßnahmen dargestellt, mit denen versucht wurde, bestehenden Belastungssituationen entgegenzuwirken.

Soweit medizinisch notwendig und möglich, wurde in allen Geschäftsbereichen die leidensgerechte Ausstattung von Arbeitsplätzen für betroffene Beschäftigte mit z.B. höhenverstellbaren Tischen, besonderen Bürostühlen, Aktenhaltern etc. vorgenommen. Allerdings stießen die Möglichkeiten der Entlastung von Beschäftigten durch solch individuelle Maßnahmen an ihre Grenzen und es konnten in der Regel nur Entlastungen in geringem Maße erfolgen. Dies gilt gleichermaßen für Personaleinzelmaßnahmen sowie organisatorische Maßnahmen, wie z.B. die Veränderung der internen Geschäftsverteilung oder eine Optimierung von Ablaufprozessen. Eine ausreichende Entlastung ist bei deutlich steigendem Aufgabenanfall ausschließlich durch einen im gleichen Ausmaß zunehmenden Personalkörper zu erreichen.

Eine doppelte und spezifische Belastungssituation entsteht oftmals durch altersbedingt ausscheidende Beschäftigte für die verbleibenden Kolleginnen und Kollegen. Zum einen sind, sofern die Stelle nachbesetzt wird, zunächst die neuen Beschäftigten einzuarbeiten. Gleichzeitig geht mit den ausscheidenden Beschäftigten ein wertvolles Erfahrungs- und Fachwissen verloren. Diese doppelte Belastung wird seit dem 01.01.2015 zum Teil durch neue Möglichkeiten im Rahmen des landesweiten Projektes „Wissenstransfer“ der Senatsverwaltung für Finanzen entschärft. U.a. konnte über diese neuen Möglichkeiten die Stelle eines Wissensmanagers besetzt werden (vgl. Ausführungen zu Punkt 1).

Geschäftsbereich 1: Finanzen, Personal, Wirtschaftsförderung

Im Rahmen der zunehmenden Aufgaben wurden in 2015 für den Doppelhaushalt 2016/2017 mehrere Stellen zusätzlich eingerichtet, u.a. im Umfang von je 1,0 VZÄ in den Bereichen Sachbearbeitung Stellenbewertung, Personalsachbearbeitung, Gesundheitsmanagement, Personalentwicklungsberatung und juristische Referentinnen/Referenten.

Geschäftsbereich 2: Stadtentwicklung

Zur Entlastung der Mitarbeiter erfolgten und erfolgen im Straßen- und Grünflächenamt weiterhin Prüfungen zur Arbeitsorganisation und zu Arbeitsabläufen und infolge dessen die Umsetzung struktureller Maßnahmen. Aufgrund der sich stetig ändernden und steigenden Anforderungen ist dies ein ständiger Prozess. Vor dem Hintergrund des enorm hohen Krankenstandes und des eingeschränkten Einsatzes von Mitarbeitern wurden ausgebildeten Gärtnern im Rahmen einer Qualifizierungsmaßnahme Unterstützung bei dem Erwerb des Führerscheines insbesondere der Klasse C 1E gewährt. Ebenso wurde die Beschaffung von notwendigen Arbeitsmitteln geprüft und ggf. veranlasst. Minderleistungsausgleiche wurden erneut beim Integrationsamt beantragt. Es erfolgte eine intensive Zusammenarbeit mit dem Integrationsfachdienst hinsichtlich der Beschaffung von geeigneten Arbeitsmitteln oder Beseitigung von Konfliktsituationen mit besonders beeinträchtigten Mitarbeitern.

Im Stadtentwicklungsamt konnte die Überlastungssituation, insbesondere in der AG Einzelvorhaben/Geltendes Planungsrecht im Fachbereich Stadtplanung, durch personelle Verstärkung der Arbeitsgruppen und Umverteilung von Arbeitsaufgaben abgebaut werden. Die Untere Denkmalschutzbehörde hat im Rahmen ihrer jüngst formal angezeigten Personalüberlastung ein Personaldefizit von 2,77 VZÄ für die technische Hauptsachbearbeitung und 1,0 VZÄ für die Verwaltungssachbearbeitung nachgewiesen. Insgesamt ist der Arbeitsdruck allerdings immer noch in allen Arbeitsgruppen sehr hoch. Der Überhang an noch bestehenden Urlaubsansprüchen (Alturlaub) und angesammelten Mehrarbeitszeiten ist erheblich und beträgt für fast alle Beschäftigten mehrere Tage. Die sehr hohe Belastungssituation spiegelt sich auch im erhöhten Krankenstand wider.

Um weitere Entlastung der Mitarbeiter zu erreichen, ist die Anmeldung der bislang nur als Beschäftigungspositionen geschaffenen Stellen, die zügige Nachbesetzung frei werdender Stellen bei angemessener Bezahlung sowie die Anmeldung eines weiteren Stellenbedarfs geplant.

Geschäftsbereich 3: Jugend und Facility Management

Entlastungen wurden im Jugendamt nach Möglichkeit im Rahmen von Personaleinzelmaßnahmen bearbeitet. Bei auftretenden Überlastungsanzeigen wurde gezielt überprüft, welche Maßnahmen zur Entlastung in den jeweiligen Bereichen umgesetzt werden können (u.a. Aussetzung von öffentlichen Sprechzeiten, Umsetzung notwendiger Umstrukturierungen, Durchführung von teamfördernden Maßnahmen etc.). Im Rahmen von BEM-Verfahren werden zudem gezielte individuelle Maßnahmen und Vereinbarungen mit den Mitarbeiter/innen getroffen.

In 2015 wurde des Weiteren beschlossen, dass Eingangsmanagement im Regionalen Sozialpädagogischen Dienst in Pankow in 2016 aufzulösen und in eine andere Struktur zu übergeben. Hierzu wurde in dem Bereich im Rahmen von Teamklausuren die Struktur entwickelt und besprochen. Ein Ergebnisbericht zum Eingangsmanagement soll im Frühjahr 2016 erfolgen.

Die in 2015 eröffneten Möglichkeiten zur Gestaltung des Wissenstransfers wurden, insbesondere bei ausscheidenden Führungskräften, durch das Jugendamt und die Serviceeinheit Facility Management beantragt und in einigen Fällen bereits realisiert.

Geschäftsbereich 4: Soziales, Gesundheit, Schule und Sport

Generell wurden Anträge von Beschäftigten auf befristete/unbefristete Arbeitszeitverkürzungen, die u.a. auch aus gesundheitlichen oder familiären Gründen gestellt wurden, bewilligt. Die Instrumente des betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) wurden bei länger bzw. wiederholt erkrankten Beschäftigten dazu genutzt, Rückkehrmöglichkeiten in den Berufsalltag bzw. veränderte Einsatzgebiete zu finden. Wie auch im Vorjahr wurden dazu die BEM-Gespräche und das „Hamburger-Modell“ zur Wiedereingliederung in das Erwerbsleben genutzt.

Im Gesundheitsamt wurden Stellen, die noch im Vorjahr aufgrund des VZÄ-Konzeptes abgebaut werden sollten, in Bereichen mit chronischer Arbeitsüberlastung besetzt und zusätzliche Stellen geschaffen.

Schwerpunkt der Bemühungen im Gesundheitsamt wird in 2016 sein, die vorhandenen Stellen auch zu besetzen. Dies stößt insbesondere bei den Arztstellen auf immer größere Schwierigkeiten. Eine Erhöhung der Attraktivität der Stellen, z. B. durch Anhebung der Vergütung bzw. Besoldung, ist daher anzustreben. Wegen der starken Arbeitsbelastung des Fachbereiches Hygiene und Umweltmedizin durch den starken Flüchtlingszustrom und das Bevölkerungswachstum wird angestrebt, bei der „AG Wachsende Stadt“ eine zusätzliche Gesundheitsaufseherstelle zu beantragen.

Auf Grund des stark gestiegenen Aufgabenanfalls durch die „wachsende Stadt“ und eine daraus resultierende hohe Belastung der Beschäftigten des Schul– und Sportamtes wurden zusätzliche Stellen geschaffen. Diese wurden in erster Linie an den absoluten Brennpunkten, den Bereichen „Schulorganisation und Schülerbetreuung“ sowie „Grundstücke und Gebäude“, eingesetzt. Damit wurden die vorhandenen Dienstkräfte entlastet.

Um der Zunahme der aus dem weiterhin zu erwartenden Fallzahlenanstieg resultierenden Arbeits(über)belastung entgegenzuwirken, werden die zusätzlich für das Amt für Soziales bewilligten Stellen und Beschäftigungspositionen ebenso wie Stellen, die aufgrund der zunehmenden Personalfluktuation frei werden, schnellstmöglich (nach)besetzt. Sobald auch nur abzusehen ist, dass Stellen bzw. Beschäftigungspositionen zukünftig zu besetzen bzw. nachzubesetzen sind, werden unverzüglich vorbereitende Arbeiten zur Besetzung bzw. Nachbesetzung durchgeführt.

Geschäftsbereich 5: Verbraucherschutz, Kultur, Umwelt und Bürgerservice

Im Rahmen der BEM–Verfahren werden die Belastungssituationen regelmäßig ermittelt und bewertet. Es werden alle notwendigen Maßnahmen ergriffen, um die Belastungssituationen zu reduzieren und Erkrankungen vorzubeugen. Allerdings gibt es im Geschäftsbereich oft nur sehr geringe Möglichkeiten „leidensgerechte Arbeitsplätze“ (z.B. ohne Publikumsverkehr oder bei Außendienstunfähigkeit) bereit zu stellen. Zu den eingeleiteten Maßnahmen gehören u.a.:

• Beantragung, Beschaffung und Einrichtung leidensgerechter Arbeitsplätze
• Einsatz von technischen Hilfsmitteln
• organisatorische Veränderungen des Dienstablaufs
• Nutzung von Eingliederungsmaßnahmen im Rahmen des Hamburger Modells
• veränderte Rahmenbedingungen beim Schichtdienst und Einführung einer Gleitzeit
• Anpassung der Arbeitsabläufe
• Unterstützung durch das Integrationsamt (2 x Bürgeramt)
• Jobcoaching ( 1 x Bürgeramt)

In den Bürgerämtern sollte sich durch die Bereitstellung von zusätzlichem Personal (6 unbefristete Stellen sowie 3 befristete Stellen) die Belastungssituation mittelfristig spürbar verringern. Eine tatsächliche Entlastung wird es hier jedoch erst geben, wenn diese Mitarbeiter eingearbeitet und voll einsetzbar sind. Im Rahmen des Wissenstransfers wurden gezielt Maßnahmen beantragt und umgesetzt, um neben dem Erhalt des Erfahrungswissens auch mit der Einarbeitungszeit einhergehende Belastungs- und Stresssituationen zu vermeiden.

Im Amt für Bürgerdienste – Fachbereich Bürgerämter – soll weiterhin konsequent daran gearbeitet werden, die Belastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu reduzieren. Dazu soll u.a. eine berlinweite Organisationsuntersuchung in den Bürgerämtern durchgeführt werden sowie in einem 6-monatigen Modellversuch in 2 Bürgerämtern (Bürgeramt Prenzlauer Berg und Pankow) ein Schichtbetrieb eingeführt werden.

Gezielter, auch abteilungsübergreifender Einsatz qualifizierten Personals in Bereichen mit hoher politischer und/oder haushalterischer Bedeutung und Förderung von Rotationsinstrumenten

Geschäftsbereich 1: Finanzen, Personal, Wirtschaftsförderung

Ämterübergreifende Rotation im Sinne des § 6 Abs. 2 VGG wurde nicht praktiziert. Allerdings wurden z.B. innerhalb des Rechtsamts durch Veränderungen der Geschäftsverteilung die Aufgabengebiete einzelner Dienstkräfte punktuell gewechselt.

Geschäftsbereich 2: Abteilung Stadtentwicklung

Im Straßen- und Grünflächenamt wurden die angebotenen Fortbildungsmaßnahmen intensiver und insbesondere von den Führungskräften in Anspruch genommen. Ergänzend wurden Inhouseschulungen, Klausurtagungen und Coaching genutzt. Die Gestaltung der Arbeitszeiten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf wird unterstützt und frei werdende Stellenanteile entsprechend genutzt, um die zusätzliche Belastung auszugleichen. Abteilungsübergreifende Einsätze erfolgten im Rahmen der Erprobung zur dauerhaften Umsetzung aufgrund krankheitsbedingter Einschränkungen.

Geschäftsbereich 3: Jugend und Facility Management

In einigen Fachrichtungen/Berufsgruppen (u.a. Sozialdienst, Bauingenieurwesen) ist die Suche nach qualifiziertem Personal aufgrund der bekannten Mangelsituation mit erheblichen Schwierigkeiten verbunden. Die Wiederholung von Ausschreibungsverfahren aufgrund einer unzureichenden Bewerberlage oder auch kurzfristiger Absagen von Bewerbern/Bewerberinnen waren sowohl im Jugendamt als auch in der SE FM im vergangenen Jahr mit zunehmender Tendenz zu verzeichnen. Zur Verbesserung der Bewerberlage wurden vor diesem Hintergrund Stellenausschreibungen für die SE FM zusätzlich in Fachzeitschriften und besonderen Stellenportalen im Internet durch Verwendung von eigenen Haushaltsmitteln der Serviceeinheit veröffentlicht. Im Jugendamt wurden für Stellenausschreibungen im Bereich des Sozialdienstes ebenfalls zusätzliche Stellenportale im Internet genutzt, um mehr potentielle Bewerber/Bewerberinnen zu erreichen.

Darüber hinaus ist erneut zur Erhöhung der Qualifikation der Mitarbeiter/innen des Jugendamtes besonderer Wert auf die Aus- und Fortbildung gelegt worden. Für kostenpflichtige Fortbildungsangebote wurden im Jahr 2015 insgesamt 17.037,46 € ausgegeben. In diesem Kontext wird auch auf die aktive Förderung der Fortbildung von einzelnen Mitarbeiter/innen im Rahmen der Verwaltungslehrgänge I und II (VL I+II) sowie des Aufstiegslehrganges (AL AVD) hingewirkt. Aktuell absolviert je eine Teilnehmerin den VL I bzw. II und drei Mitarbeiter/innen den AL AVD.

Im Jugendamt erfolgten Mitarbeiterrotationen anlassbezogen bei Veränderungen von Aufgabenzuschnitten und bei der Nach- und Neubesetzung von Stellen. Innerhalb der Serviceeinheit wurde eine Mitarbeiterin vom Jugendamt in die SE FM umgesetzt. Weiterhin konnte für eine Beschäftigte des Fachbereiches Innere Dienste der SE FM eine besondere Personalentwicklungsmaßnahme organisiert werden. Von der Beschäftigten wurde der Wunsch nach einer Hospitation in einem Leistungsbereich geäußert. Diese wurde nach Abstimmung zwischen den beteiligten Leitungskräften in der Gutscheinstelle des Jugendamtes im Zeitraum von Februar bis Dezember 2015 ermöglicht.

Im Rahmen einer Wiedereingliederungsmaßnahme absolvierte ein Beschäftigter aus einem anderen Geschäftsbereich eine Hospitation in der SE FM. Im Anschluss an diesen Einsatz konnte für den Beschäftigten eine neue berufliche Perspektive entwickelt werden.

Geschäftsbereich 4: Soziales, Gesundheit, Schule und Sport

Zur Sicherung der politisch bedeutsamen Aufgaben des Kinder- und Jugendgesundheitsdienstes, der u.a. Einschulungsuntersuchungen durchführt, wurden frei werdende Stellen auch aus anderen Bereichen des Gesundheitsamtes für diesen Aufgabenbereich ausgeschrieben und teilweise besetzt. Durch die erhöhte Anzahl geflüchteter Menschen sind einige Bereiche des Gesundheitsamtes besonders stark gefordert. Für den Sozialpsychiatrischen Dienst und den Kinder- und Jugendgesundheitsdienst wurde daher je eine Sozialarbeiterstelle zusätzlich geschaffen.

Geschäftsbereich 5: Verbraucherschutz, Kultur, Umwelt und Bürgerservice

Im Rahmen der Personalentwicklung wurden verschiedene Maßnahmen zur Förderung der Rotation unter Beachtung der tariflichen Voraussetzungen umgesetzt. Ein Rotationswunsch wurde bei insgesamt drei Beschäftigten im Ordnungsamt bzw. Bürgeramt umgesetzt.

Korruptionsbekämpfung

Die Aufgaben der Korruptionsprävention und -bekämpfung werden im Bezirksamt Pankow durch den Antikorruptionsbeauftragten hauptamtlich mit einem Anteil von rund 25 % der wöchentlichen Arbeitszeit abgedeckt. Außerdem besteht noch die Arbeitsgruppe Antikorruption, die sich neben dem Antikorruptionsbeauftragten aus neun weiteren Mitgliedern zusammensetzt, die aus allen Abteilungen des Bezirksamtes entsandt wurden. Gegenwärtige Schwerpunkte sind die Durchführung von anlassbezogenen Prüfungen und die Beratung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Verbot der Annahme von Belohnungen und Geschenken.

zu 5.

Die Ausführungen in den Vorgängerberichten gelten vom Grundsatz her weiter. Zusammenfassend ist festzustellen, dass die allgemeinen arbeitsrechtlichen Gesetze in Verbindung mit den haushalts-, laufbahn- und tarifrechtlichen Rahmenbedingungen umfassende Vorgaben enthalten, die einen kurzfristigen flexiblen Personaleinsatz sehr erschweren bzw. unmöglich machen.

zu 6.

Als Folge der beschriebenen Entwicklungen haben die Aufgaben für die Personalentwicklung stark zugenommen. In diesem Zusammenhang wurde deutlich, dass die Personalentwicklung zukünftig stärker in ein Gesamtkonzept des Personalmanagements eingebunden werden muss. In diesem Konzept müssen alle strategischen und operativen Aufgaben der Personalarbeit und zwar von der Ausbildung bis zum Eintritt in den Ruhestand ganzheitlich betrachtet werden. Eine Zusammenfassung aktuell relevanter Themenfelder bietet die folgende Aufstellung:

• Verbesserung der Prognose zu Zeitpunkt und Umfang von freiwerdenden und wiederzubesetzenden Stellen (Prognose Mitarbeiterfluktuation/ Einstellungsbedarf)
• Entwicklung einer vorausschauenden und systematischen Personalrekrutierung zur Besetzung von (freiwerdenden) Stellen
• Bedarfsgerechte Ausbildung zukünftiger MitarbeiterInnen
• Bewertung aller auszuschreibenden Stellen im Vorfeld, um Ausschreibungen mit Bewertungsvermutung zu vermeiden
• Beschleunigung von Stellenbesetzungsverfahren, u.a. durch flächendeckende Einführung von e-Recruiting
• Entwicklung von innovativen Wegen in der Ausbildung, z.B. durch eigene Einstellung von Probebeamten, die Entwicklung eines Traineeprogramms und das Angebot von Plätzen für duale Studiengänge
• Entwicklung und Einführung von Maßnahmen zur Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber
• Konzeption und Einführung von Maßnahmen zur Entwicklung einer Willkommenskultur sowie zur Bindung der Beschäftigten an das Bezirksamt
• Entwicklung und konsequente Anwendung von Maßnahmen zur Steigerung der Gesundheitsquote
• Konsequente Nutzung der Möglichkeiten des Wissensmanagements um relevantes Wissen, im Bezirksamt zu halten und weitergeben zu können

Der BVV-Beschluss zur Personalentwicklung, der dieser Berichterstattung zugrunde liegt, wurde vor über 7 Jahren vor dem Hintergrund einer damaligen Personalabbaupolitik gefasst. Diese Rahmenbedingungen haben sich mittlerweile vollständig geändert. Das Bezirksamt bittet daher die Drs. VI-613 als erledigt zu betrachten und regt an, dass die BVV einen zeitgemäßen Berichtsauftrag zur Personalentwicklung beschließt.

Haushaltsmäßige Auswirkungen

derzeit nicht bezifferbar

Gleichstellungs- und gleichbehandlungsrelevante Auswirkungen

Der Frauenförderplan ist Bestandteil der Personalentwicklung und enthält Maßnahmen, die der Förderung der Chancengleichheit und Geschlechtergerechtigkeit dienen sollen.

Auswirkungen auf die nachhaltige Entwicklung

keine

Kinder- und Familienverträglichkeit

keine Auswirkungen