Drucksache - VII-0051  

Siehe Anlage

Bezirksamt Pankow von Berlin              .04.2012

An die

Bezirksverordnetenversammlung                                                        Drucksache-Nr.:
                                                                                                                in Erledigung der

                                                                                                                Drucksache Nr.: VII-0051

Vorlage zur Kenntnisnahme

für die Bezirksverordnetenversammlung gemäß § 13 BezVG

Schlussbericht

Umzugsplanung fortschreiben und Gebäudekosten verringern

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

In Erledigung des in der 3. Sitzung am 14.12.2011 angenommenen Ersuchens der Bezirksverordnetenversammlung – Drucksache Nr.: VII-0051

Die BVV möge beschließen:

„Das Bezirksamt wird ersucht, spätestens bis zur 4. ordentlichen BVV-Tagung am 15.02.2012 der Bezirksverordnetenversammlung gemeinsam mit dem Haushaltsplanentwurf für 2012/13 die Fortschreibung der Umzugsplanung vorzulegen.

Die Umzugsplanung soll zu folgenden Fragen Handlungsszenarien entwickeln:

·         Verdichtung der Büroraumnutzung in allen Abteilungen

·         Reduzierung der Büroflächen für das Bezirksamt

·         Reduzierung der Gebäudekosten (bw und buw)

·         Kostenvergleich: Anmietung von Büroflächen auf dem freien Markt im Vergleich zur Nutzung der bestehenden, bezirkseigenen Büroflächen

·         Kostenvergleich Neubau von Büroflächen im Vergleich zur Nutzung der bestehenden, bezirkseigenen Büroflächen

·         Schlussfolgerungen über die daraus resultierende Aufgabe von Verwaltungsgebäuden bzw. Verwaltungsstandorten.

Weiterhin wird das Bezirksamt ersucht, die Objektliste zu den Liegenschaften Pankow vom

03.10.2010 auf den aktuellen Stand fortzuschreiben und neben der angegebenen Fläche, den

bw- und buw-Kosten die Objektliste um folgende Punkte zu erweitern:

·         buw-Kosten je m²

·         bw-Kosten je m²

·         Prognostizierte Gesamtsanierungskosten der Liegenschaft

·         Prognostizierte Sanierungskosten je m²

·         Erläuterung, mit welcher Methode die Sanierungskosten ermittelt worden sind.

·         Angaben zu geplanten Sanierungs- und Unterhaltungsmaßnahmen (Maßnahme und Kostenschätzung)

·         Erläuterung, ob für die geplanten Sanierungsmaßnahmen eine BPU erarbeitet wird bzw. bereits vorliegt (mit Angabe der Kostenschätzung)

·         Der Energieausweis des Gebäudes“

wird gemäß § 13 Bezirksverwaltungsgesetz berichtet:

1. Abarbeitung der Prüfaufträge im Steuerungsgremium des Bezirksamtes

Am 8.3.2012  wurden dem Steuerungsgremium die Ergebnisse der erteilten Prüfaufträge aus der 2. Steuerungsrunde vom 26.01.2012 vorgelegt.

1.1. Belegungsverdichtung

Eine weitere Optimierung der Belegungsplanung  durch Verdichtung in landeseigenen Bürodienstgebäuden (und damit Aufgabe weiterer Objekte) ist nur in geringem Umfang möglich. Im Falle der Darßer Str. 203 wurde die Verdichtung intensiv geprüft. Da eine sinnvolle Unterbringung einer weiteren Organisationseinheit derzeit nicht möglich war, wurde davon abgesehen.

Für die verbleibenden BDG ist eine verdichtete Belegung nur möglich, wenn die Vielzahl von Einzelbelegungen ( vor allem bei Soz und Jug )  aufgegeben werden, was aber den Forderungen des Datenschutzes widerspräche, und auf die Umsetzung von Sondertatbeständen (mehr Fläche wegen erhöhtem Aktenbedarf, Zeichentischen, technischer Sonderausstattung u.ä.) verzichtet wird, was wiederum die ordnungsgemäße Durchführung von Verwaltungsvorgängen beeinträchtigen, wenn nicht gar unmöglich machen würde.

1.2. Anmietung von Flächen auf dem freien Markt

Die SE Facility Management hatte aufgrund der abgeforderten Bedarfsanforderungen der betroffenen Bereiche als Grundlage zur Einholung von Angeboten ein Anforderungsprofil erstellt. Es berücksichtigte:

-  Flächenbedarf nach Bürofläche und Sonderfläche nach AllARaum

-  Sonderflächen im Keller

-  allgemeine Anforderungen an ein anzumietendes Bürodienstgebäude

-  Anmietungsvarianten („Große Lösung“ - Aufgabe Fröbelstr. 17 komplett, Darßer Str. 203, Berliner Allee 100, Storkower Str. 97; „Kleine Lösung“ - Aufgabe Fröbelstr. 17 ohne Haus 6, Darßer Str. 203, Berliner Allee 100, Storkower Str. 97)

Es waren 5 Immobilienmakler zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert worden. Für drei Standorte wurden Angebote eingereicht.

1.      Für die „Große Lösung“ gab es kein Angebot an einem Standort.

2.      Für die „Kleine Lösung“ gab es ein Angebot mit Option auf eine zusätzliche Fläche.

3.      Zwei Angebote konnten den Bedarf nur teilweise abdecken.

Der angegebene Mietpreis von 7,90 €/qm kalt (Mietvertrag für 20 Jahre) und die Betriebskostenpauschale von 2,50 €/qm wurden Bestandteil von Kostenvergleichen (siehe auch 2.: Weitere Vorgehensweisen).

1.3. Entscheidung zum wirtschaftlichsten Haus in der Fröbelstraße 17

Grundsätzlich geprüft wurde auch, ob ein und ggf. welches Gebäude in der Fröbelstraße 17 die im Ortsteil Prenzlauer Berg verbleibenden Organisationseinheiten (Parkraumbewirschaftung, Bezirkskasse, Bürgeramt, IT, Jugendamt (RSD, EFB) aufnehmen kann.

Entscheidend für die Weiternutzung des Hauses 6 waren neben den nur dort unterzubringenden Organisationseinheiten, die geschätzten hohen Umbaukosten für das Hauptwiringcenter und die zentrale Telefonanlage (einschließlich Sicherheit, Klimatisierung, USV, Knotenpunkt für ITDZ ) sowie für das Bürgeramt, die Bezirkskasse und die Spezialräume des Ordnungsamtes (Tieruntersuchungsraum, Lebensmitteluntersuchungsraum).  Für die Mitarbeiter der Parkraumüberwachung müssten komplett neue Duschen/Umkleideräume eingerichtet werden, während im Haus 6 bestehende nur zu erweitern wären. Auch die nur hier uneingeschränkte Weiterbenutzung der strukturellen Verkablung wurde berücksichtigt.

Dem gegenüber steht der hohe Sanierungsbedarf für das Haus 6 (3,6 Mio €), der  aus dem Haushalt gedeckt werden muss.

Während der Sanierung können die Organisationseinheiten Parkraumkontrolle, Straßenverkehrsbehörde, RSD, EFB auf ihren Flächen verbleiben, auch wenn diese bereits an den Liegenschaftsfonds abgegeben worden sind.

Es fallen dann Grundstücksbewirtschaftungskosten und evtl. auch Kosten für Miete an.

1.4. Neubau auf dem Gelände der Fröbelstraße 17

Planungsrechtlich sind Vorhaben auf dem Gelände des Bezirksamtes an der Fröbelstraße nach § 34 Baugesetzbuch (BauGB) zu beurteilen. Sie müssen sich nach Art der Nutzung, Maß der Nutzung, Bauweise und überbauten Grundstücksflächen in die Eigenart der näheren Umgebung einfügen.

Ein Bürogebäude fügt sich nach der Art der Nutzung ein. Das zulässige Maß der Nutzung richtet sich insbesondere in Grundfläche, Höhe und Geschosszahl nach Vorgaben, die aus der näheren Umgebung ableitbar sind. Klar ist jedoch, dass es nach § 34 Abs. 1 BauGB nicht zulässig wäre, die gesamte Freifläche nördlich der Fröbelstraße mit einem vollflächigen Baukörper abzudecken. Für eine Höhenentwicklung lassen sich maximal fünf Geschosse von den Bestandsgebäuden am Standort ableiten. Als Bauweise sind offene Bauweise und Zeilenbauweise prägend. Die Gebäude hier sind freistehend errichtet, stehen also nicht auf seitlichen Grundstücksgrenzen. Als überbaubare Grundstücksfläche lässt sich aufgrund der Lage der Bestandsgebäude eine faktische Baugrenze ableiten, die etwa 7,5 Meter nördlich der Straßenbegrenzungslinie liegt, also in Höhe des Pförtnerhäuschens an der Fröbelstraße 17.

Beim Gelände des Bezirksamtes handelt es sich um ein Denkmalensemble mit separat eingetragenen Einzeldenkmalen. Hieraus ergeben sich für Vorhaben denkmalrechtliche Beschränkungen oder Ausschlussgründe.

Beispielhaft wurde die Unterbringung von 227 Mitarbeitern in einem Neubau mit 5 Geschossen auf „grüner Wiese“ mit Gesamtbaukosten in Höhe von 23.900.000 € veranschlagt. Für die beispielsweise unterzubringenden Mitarbeiter aus Darßer Str. 203 und Storkower Str. 97 (ca. 280) würden die Gesamtkosten noch deutlich höher liegen, auch könnte die Unterbringung nicht in 5 Geschossen erfolgen.

2. Weitere Vorgehensweisen

Alle Belegungsvarianten gehen jetzt von der Aufgabe der Fröbelstraße 17 ohne Haus 6 aus. Hinzu kommen - je nach Variante - die Aufgabe der Berliner Allee 100, der Darßer Straße 203, die teilweise oder vollständige Abmietung der Storkower Str. 97 bei der BIM GmbH und die Anmietung der Prenzlauer Promenade 28.

Abweichend von der ursprünglichen Aufgabenstellung und zusätzlich wurden auch das BDG Berliner Allee 252-260 sowie die Unterbringung des Verwaltungsbereiches des Kulturamtes aus der Danziger Straße 101 in die Prüfung einbezogen.

Damit entstanden neue Belegungsvarianten, für die es keine Planung der Verortung im Gebäude gab, die  aber theoretisch bzw. rechnerisch möglich waren.

Diese Varianten wurden untereinander, aber auch zum Status quo (also derzeitiger Stand und ursprünglich geplante Umzüge) hinsichtlich der Belegungsdichte, der laufenden und einmaligen Kosten sowie der buw – Kosten  auf Basis 2011 gegenübergestellt. Als einmalige Kosten wurden noch nicht die Kosten für die Grundstücksteilung (Medientrennung, Einfriedung) und für den Umbau/Umzug des Bürgeramtes in die Bizetstraße 27 einbezogen. Diese Kosten werden gegenwärtig noch ermittelt

(siehe Anlage 1 - Belegungsszenarien und Anlage 2 - Belegungsdichten).

Das Bezirksamtskollegium verständigte sich auf die Weiterverfolgung der Variante 2 (Anmietung der Prenzlauer Promenade 28, Anmietung aller Etagen Storkower 97 bei der BIM, Aufgabe Fröbelstr. 17 ohne Haus 6, Aufgabe Berliner Str. 100 und der Berliner Allee 252-260, Aufgabe der Darßer Str. 203) und der Variante 2a (Darßer Str. 203 verbleibt, Abmietung von 3 Etagen Storkower Str. 97).

Die letztendliche Entscheidung erfolgt nach konkreter Prüfung der Unterbringung durch den Vertragspartner und nach wirtschaftlichen Kriterien nach Abschluss der Verhandlungen.

Im erstellten Anforderungsprofil für die Nutzung des Mietobjekts wurden Umsetzungswünsche aus dem Geschäftsbereich VKUB (Unterbringung BzStR VKUB und Stab sowie Wahlamt und Wahlkeller in der Prenzlauer Promenade 28) und dem Geschäftsbereich FPW (Wirtschaftsförderung verbleibt beim Gewerbeamt in der Fröbelstraße 17) berücksichtigt.

Damit wurde die Belegung des Mietobjektes Prenzlauer Promenade 28 neu (im Vergleich zum ersten Anforderungsprofil) festgelegt und muss jetzt erneut in einer Feinplanung untersetzt werden. Dieser Auftrag wurde am 10.4. 2012 an den Eigentümer ausgereicht (s. Anlage 3).

Damit wurde die Voraussetzung geschaffen, um zügig mit den Mietverhandlungen beginnen zu können. Parallel erfolgen Gespräche mit dem ITDZ zur technischen Umsetzung sowie mit dem Liegenschaftsfonds und der BIM GmbH.

3. Zielstellung

Das BA Pankow verfolgt derzeit mit hohem Druck die Umsetzung der Beschlüsse der BVV Pankow zum Doppelhaushalt 2012/2013. Ziel ist die Vorbereitung und Abgabe einer Vorlage für das Abgeordnetenhaus noch vor der Sommerpause. Dabei soll die Zustimmung des Abgeordnetenhauses zur ermittelten wirtschaftlichsten Variante der Nutzung von Immobilien für die Verwaltungsstandorte des Bezirksamts Pankow ein-

geholt werden. Es wird eingeschätzt, dass bis dahin auch die  Berechnung aller einmaligen Kosten vorliegt.

Angesichts der mit Beschlussfassung zur Drucksache 0064/VII aufgegebenen monatlichen schriftlichen Berichterstattung gegenüber dem Ausschuss Finanzen, Personal und Immobilien wird die Berichterstattung zur Drs. Nr. VII-0051 als erledigt angesehen, da beide die gleiche Zielstellung verfolgen und die gleichen Inhalte hätten.

Haushaltsmäßige Auswirkungen

Die Auswirkungen sind noch nicht bezifferbar

Gleichstellungs- und gleichbehandlungsrelevante Auswirkungen

keine

Auswirkungen auf die nachhaltige Entwicklung

keine

Kinder- und Familienverträglichkeit

keine

Matthias Köhne                                                                                    Christine Keil                           

Bezirksbürgermeister                                                                      Bezirksstadträtin für Jugend

und Facility Management