Auszug - Aktuelle Entwicklung der Standesämter / Bürgerämter  

Frau Hammer übergibt das Wort an den Leiter des Amtes für Bürgerdienste Herrn Kalusa, der eingangs kurz die problematische personelle Ausgangslage bei den Berliner Standesämtern erläutert.

Die in diesem Zusammenhang anfangs angedachte Verkürzung der Ausbildung wurde verworfen. Die von der Senatsverwaltung für Inneres übergangsweise zur Verfügung gestellten Regierungsinspektor*innen haben zwar ihren Dienst aufgenommen, aufgrund des mittlerweile auch unter den verschiedenen Behörden in Berlin stattfindenden Konkurrenzkampfes um qualifiziertes Fachpersonal waren diese leider auch recht schnell wieder weg.

Um alle Bezirke vergleichbar zu machen, sowie gleiche, nachvollziehbare Standards entwickeln zu können, wurde eine Organisationsuntersuchung der Berliner Standesämter in Auftrag gegeben, welche die Geschäftsprozesse (was wird gemacht, was für Fälle werden bearbeitet, wieviel Zeit wird dafür benötigt) beleuchten und Empfehlungen für eine künftige gesamtstädtische Steuerung abgeben soll. Herr Kalusa erläutert die Zusammenhänge der Prozesse hierbei anhand eines Schaubildes, welches dem Protokoll als Anlage beigefügt wird. Das Ergebnis der Organisationsuntersuchung umfasst insgesamt 360 Seiten und wird derzeit in verschiedenen Arbeitsgruppen auf Landesebene erörtert. Konsens besteht unter den Bezirken darin, dass der bestehende Personalkörper erweitert werden muss. Die Bezirke beziffern den Bedarf auf mindestens 37 Stellen, zudem soll eine zentrale Servicestelle eingerichtet werden. Die AG Ressourcensteuerung hat Ende 2018 zwar neue Stellen für Standesbeamt*innen zur Verfügung gestellt (2,5 Stellen für Neukölln), zugleich sollen in diesem Zusammenhang jedoch auch 1,5 Stellen in der Sachbearbeitung eingespart werden. Dies ist bei steigenden Fallzahlen jedoch nicht umsetzbar. Beispielhaft sei hier die Entwicklung der Fallzahlen bei der Prüfung der Ehefähigkeit genannt, welche sich bei gleichgebliebener Personalausstattung in den letzten 10 Jahren von rd. 1.400 im Jahr 2009 auf über 2.200 im Jahr 2018 erhöht hat. Auch die Bearbeitung von sog. „Ausladsehen“ benötigt mehr Zeit, da die Rechtsgrundlage aus den Herkunftsländern herangezogen und geprüft werden muss.

Herr Rahmann erkundigt sich hinsichtlich der gesetzlichen Grundlagen der Herkunftsländer, ob diese in jedem Bezirk vorgehalten werden. Herr Kalusa bejaht dies. Dies soll künftig in der zentralen Servicestelle gebündelt und gepflegt werden. Derzeit stehen dem federführenden LABO dafür jedoch keine Mittel zur Verfügung. Voraussichtlich wird ein Bezirk die Servicestelle regionalisiert für alle Standesämter übernehmen, Gespräche dazu laufen bereits (Nachfrage Herr Rahman).

Frau Gloeden möchte wissen, wie das Standesamt vorgeht, wenn die Software nicht zur Verfügung steht. Grundsätzlich ist das Standesamt gut vorbereitet, wenn alle Unterlagen vorliegen, kann die Trauung erfolgen und die Daten im Nachgang in das System eingepflegt werden. Die Fachsoftware ist im Jahr 2019 bisher 2-3 mal ausgefallen, eine Statistik dazu hat Herr Kalusa ad hoc nicht zur Hand (Frage Herr Atashgahi). Die Frage, woran dies liege, kann Herr Kalusa nicht beantworten. Das LABO bzw. dem ITDZ stehen nach eigener Aussage zu wenige Ressourcen zur Verfügung. Die täglichen Betreuungszeiten sind z.B. bis 16.30 Uhr festgelegt, die Sprechzeiten gehen zum Teil aber bis 18.00 Uhr. Frau Stromeier fragt, ob das LABO einen Notdienst einrichten kann. Das Problem ist dort bekannt und es wird versucht, dafür eine Lösung zu finden. Insgesamt ist es jedoch ein echtes Ärgernis für das Standesamt, Herr Kalusa wird dies daher noch mal bei der Senatsverwaltung thematisieren.

Da keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, erhält Frau Lange das Wort, um über die Neuerungen bei den Bürgerämtern zu berichten.

Wie bei den Standesämtern handelt es sich auch hier um eine gesamtstädtisch Steuerung, welche für die Bürgerämter in einer neuen Verwaltungsvorschrift (VV) zusammengefasst wurden.

Frau Lange stellt mittels einer Präsentation (als Anlage zum Protokoll beigefügt) den Prozess und die Aufgaben vor, der im Kernpunkt die Vereinheitlichung der Anwendung des Zeitmanagementsystem (ZMS) und damit der Bereitstellung von Terminkapazitäten dient. Das Bezirksamt hat zu den Änderungen am 05.02.2019 bereits eine Pressemitteilung herausgegeben, um die Kund*innen über die Veränderungen zu informieren. Die Bedienung von Spontankund*innen wie bisher ist damit leider nicht mehr möglich. Frau Lange empfiehlt grundsätzlich, das Dienstleistungsportal im Internet zu nutzen. Aktuell sind die Termine in allen Berliner Bürgerämtern bis zum 16.04.2019 komplett ausgebucht. Die Taktung pro Termin wird mit der Einführung der VV, die ab 01.04.2019 landesweit gilt, von 15 Minuten auf 12 Minuten (Richtwert, keine Zeitvorgabe für die Beschäftigten) reduziert. Pro Termin sind bis zu drei Dienstleistungen buchbar. Die Neuerungen werden in der Folge, wie Frau Lange abschließend erläutert, regelmäßig evaluiert, um zu prüfen, ob dieser im operativen Geschäftsablauf praktikabel sind.

Herr Bender von der SVN möchte wissen, wie viele gebuchte Termine nicht wahrgenommen werden. Die Quote liegt nach Aussage von Frau Lange zwischen 12 - 20 Prozent. Herr Szczepanski verweist auf die bisher gute Praxis vor Ort (Spontankund*innen) und die Unterschiede bei den Terminanfragen.

Herr Kalusa berichtet dazu, dass der Bezirk aus diesen Gründen den Neuerungen kritisch gegenübersteht, jedoch keine Mehrheit für eine Beibehaltung finden konnte. Er hofft, dass die Kund*innen die neuen Regelungen akzeptieren und ihre gebuchten Termine wahrnehmen. Die Senatsverwaltung wird die Neuregelungen demnächst noch öffentlich bewerben, um diese besser bekannt zu machen. Herr Atashgahi fragt, ob sich das Bürgeramt Vorsichtsmaßnahmen getroffen hat. Dies wird durch Frau Lange bestätigt, in den Stoßzeiten wird ein Sicherheitsdienst eingesetzt.

Für Herrn Bender stellen die Veränderungen keine Dienstleistungen mehr dar. Herr Kalusa bekräftigt, dass die Bürgerämter weiterhin Dienstleister für die Kund*innen sein werden, zugleich ist der Bezirk aber auch Verwaltungsbehörde und an die Rechtsgrundlagen gebunden. Er begründet zudem, warum bedauerlicherweise die Notwendigkeit eines Sicherheitsdienstes zum Schutz der Mitarbeiter*innen besteht. Er wirbt abschließend um Verständnis und Unterstützung der Arbeit in den Bürgerämtern.

Da keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, bedankt sich Frau Hammer für die Berichte und schließt den Tagesordnungspunkt.