Drucksache - 1972/IV  

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

(Text siehe Rückseite)

Vorlage - zur Kenntnisnahme  -

über  " Online-Bürgeramt für Mitte"

Wir bitten, zur Kenntnis zu nehmen:

Die Bezirksverordnetenversammlung hat in ihrer Sitzung am 21.05.2015 folgendes Ersuchen an das Bezirksamt beschlossen (Drucksache Nr. 1972/IV):

"Das Bezirksamt wird ersucht, in Kooperation mit den Bezirken und dem Land auf ein Online-Bürgeramtsportal hinzuarbeiten. Hierbei sollen Dienstleistungen des Bürgeramtes, welche bisher nur vor Ort bearbeitet werden konnten, auf ihre Online-Fähigkeit untersucht und soweit rechtlich möglich ohne Medienbruch gestaltet und angeboten werden."

Das Bezirksamt hat am ...06.10.2015 beschlossen, der Bezirksverordnetenversammlung dazu Nachfolgendes als Schlussbericht zur Kenntnis zu bringen:

Der Senat hat mit Zustimmung des Rats der Bürgermeister (RdB-Beschluss vom 14.08.2014) beschlossen, bei der bereits bestehenden und bewährten Geschäftsstelle Produktkatalog (GstPK) beim Bezirksamt Pankow auch eine Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement einzurichten (GstGPM). Diese Geschäftsstelle wird die "zentrale organisatorische Verfahrensträgerin für die Durchführung der Projekte der Geschäftsprozessanalysen der Berliner Bezirke. Ihre Aufgabe wird es künftig sein, diejenigen bezirklichen Geschäftsprozesse zu modernisieren, bei denen eine effizientere Gestaltung den höchsten Gesamtnutzen verspricht." Hierbei sind die sogenannten TOP-100-Prozesse (Dienstleistungen) identifiziert, bei denen die "Fallhäufigkeit" und die "direkt zurechenbaren Personalkosten" für eine Effizienzuntersuchung sprechen. Von diesen Dienstleistungen werden die folgenden Dienstleistungen in den Berliner Bürgerämtern erbracht:  

              Beglaubigungen

              Dezentrale Kfz-Zulassungsangelegenheiten

              Pass- und Personalausweisangelegenheiten

              Meldeangelegenheiten

              Dezentrale Angelegenheiten des Bundeszentral- und Gewerbezentralregisters

              Externe Melderegisterauskünfte

              Führerscheinangelegenheiten

              Ausgabe von Berlinpässen

Das Bezirksamt erwartet ausdrücklich, dass die GstGPM im Rahmen der Analyse der einschlägigen Prozesse ihre bisherigen Schwachstellen aufdeckt und sowohl im Hinblick auf

              - Organisation

              - Schnittstellen zu anderen Behörden des Landes

              - ggf. vermeidbare rechtliche Hürden

              - technische Modernisierung einschl. der verwendeten IT-Fachverfahren

zukunftsfähige Lösungen erarbeitet.

Hierbei muss grundsätzlich alles getan werden, was zu einer künftig medienbruchfreien Online-Bearbeitung der Dienstleistungen erforderlich ist.

Selbstverständlich wird sich das Bezirksamt auf der Basis des beschlossenen Organisationsmodells im Rahmen seiner Ressourcen an den notwendigen Geschäftsprozessanalyseverfahren (GAV) beteiligen.

Das Bezirksamt hat schon bisher seine Organisationseinheiten daraufhin ausgerichtet, dass bei anstehenden Berlinweiten Prozessveränderungen eine übergreifende Koordination zwischen dem Steuerungsdienst, FM - hier insbesondere der IT-Stelle - und dem jeweiligen Fachamt sicher gestellt und im Kontakt zu anderen Bezirken und der Landesebene konstruktiv an Lösungen mitgearbeitet wird.

Diesen, als richtig erkannten Weg wird das Bezirksamt auch künftig verfolgen und ihn zusätzlich dadurch unterstützen, dass es die Internet-Außendarstellung standardisiert, optimiert und hierbei die schon jetzt IT-gestützten Leistungsangebote nutzerorientiert zur Verfügung stellt.

Kritisch anzumerken bleibt allerdings, dass

- die ursprüngliche Vorlage zur Einrichtung der GstGPM bereits aus 2013 stammt,

- ein erster Geschäftsprozess (Anwohnervignette) erst in diesen Wochen analysiert und neu 
  gestaltet wird,

- weitere Prozesse nach hiesigem Kenntnisstand nicht benannt, schon gar nicht terminlich
  vorgeplant sind,

- eine der wichtigsten Grundvoraussetzung zu einer medienbruchfreien Online-Bearbeitung,
  die "e-Akte", nach wie vor nicht zur Verfügung steht,

- eine zielführende Zusammenarbeit unterschiedlicher Behörden zur Überwindung rechtli-
  cher Hürden noch nicht sichtbar ist.

Das Bezirksamt wird die BVV über die weitere Entwicklung zu gegebener Zeit über den Fachausschuss in Kenntnis setzen.

Rechtsgrundlage

§ 13 i. V. mit § 36 BezVG

Auswirkungen auf den Haushaltsplan und die Finanzplanung:

a)               Auswirkungen auf Einnahmen und Ausgaben: keine

b)               Personalwirtschaftliche Auswirkungen: keine

Berlin, ....................

Dr. Hanke                                                                                                                              von Dassel

Bezirksbürgermeister                                                                                 Bezirksstadtrat