Drucksache - 1117/III  

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

(Text siehe Rückseite)

Bezirksamt Mitte von Berlin                        .März  2012

              Abt. Stadtentwicklung, Bauen Wirtschaft und Ordnung                            9018 44 600

     Bezirksverordnetenversammlung              Drucksache

Mitte von Berlin              Nr. 1117/III

Vorlage – zur Kenntnisnahme –

über Nutzungspflicht Zentrale Vergabestelle

Wir bitten, zur Kenntnis zu nehmen:

Die Bezirksverordnetenversammlung hat in ihrer Sitzung am 19.02.2009 folgendes Ersuchen an das Bezirksamt beschlossen:

(Drucksache-Nr. 1117/III)

Das Bezirksamt wird ersucht, die Zuständigkeit der Zentralen Vergabestelle für alle Abteilungen des Bezirksamtes umzusetzen und dazu die effiziente und professionelle Erfüllung der Aufgaben der Zentralen Vergabestelle durch die Ausstattung mit ausreichenden Personal- und Sachmitteln sowie Räumlichkeiten zu sichern.

Unter diesen Voraussetzungen muss die Arbeit der Zentralen Vergabestelle folgende Maßgaben erfüllen:

1.      Die Zentrale Vergabestelle organisiert den strukturellen Rahmen einer ordnungsgemäßen Ausschreibung, deren Auswertung und die Vergabe in enger Kooperation mit den Fachämtern für alle Leistungen nach der VOL und der VOB.

2.      Die Zentrale Vergabestelle organisiert die erforderlichen Maßnahmen der Qualifikation und Weiterbildung der Mitarbeiter.

3.      Die inhaltlichen Kriterien der Leistungsbeschreibungen für Dienstleistungen und Aufträge werden federführend durch die Fachämter definiert und in Kooperation mit der Zentralen Vergabestelle erarbeitet.

4.      Sehen sich die Fachämter aber auch die Zentrale Vergabestelle nicht umfassend in der Lage qualitäts- und fachgerechte Ausschreibungen auf der Grundlage des Standes der Technik auszureichen, so sind externe Büros mit dieser Aufgabe zu betrauen.

Das Bezirksamt hat in seiner Sitzung am 13.03.2012 beschlossen, der Bezirksverordnetenversammlung dazu das Nachfolgende als Schlussbericht zur Kenntnis zu geben.

Die BVV hat in der Sitzung am 18.11.2010 einen Zwischenbericht des Bezirksamtes zur Kenntnis genommen, im dem mitgeteilt wurde, dass die von der BVV ersuchte Zuständigkeit der zentralen Submissions- und Vergabestelle für alle Abteilungen des Bezirksamtes nicht durchführbar war und daher die folgenden Jahre genutzt werden sollten, eine Datenbasis in Form eines Vergaberegisters zu schaffen. Damit konnte auch allen beschaffenden und auftragvergebenden Bereichen die Möglichkeit geboten werden, bei Erfassung der Daten ihre derzeitige Verfahrensweise im Vergabegeschäft zu hinterfragen.
Einerseits wurde bei der Auswertung der Daten für die Jahre 2009 bis 2011 festgestellt, dass neben den von der zentralen Submissions- und Vergabestelle im Rahmen ihrer Berichtspflicht erfassten Daten nur eine geringe Anzahl von VOL- Ausschreibungen durch weitere Abteilungen registriert wurde, da Maßnahmen, bei denen der Verzicht auf eine öffentliche Ausschreibung im Sinne der „Natur des Geschäfts“ durch die Betragsgrenzen nach Nr. 7 AV § 55 LHO gerechtfertigt sind, nicht in das Vergaberegister aufzunehmen sind bzw. Bestellungen und Beschaffungen in den dezentralen Beschaffungsbereichen in der Regel über die SE FM abgewickelt werden oder über zentrale öffentliche Institutionen, wie z. B. das Landesverwaltungsamt, erfolgen. Andererseits ist in der zentralen Submissions- und Vergabestelle jedoch ein erheblicher Aufgabenzuwachs durch die Vielzahl der angemeldeten Programmmittel, wie z.B. Stadtumbau West, aktive Stadtzentren und soziale Stadt und der damit verbundenen Ausschreibungsverpflichtung nach der VOL zu verzeichnen. 

Den zahlreichen Ersuchen der Fachabteilungen zu Beratungsleistungen bei umfangreichen, arbeitsintensiven und zeitaufwändigen Ausschreibungsverfahren, die ein grundlegendes Wissen zu dem komplexen Vergaberecht erfordern, konnten daher aufgrund der angespannten Arbeitslage und der unzureichenden Personalausstattung kaum noch von der zentralen Submissions- und Vergabestelle nachgekommen werden. Zudem war es in den letzten Jahren nur durch temporäre Personaleinsätze möglich, die  Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter/innen in der Vergabestelle überhaupt gewährleisten zu können. 

Neben der inhaltlichen Auswertung der zahlreichen Neuerungen des Vergaberechts und den damit verbundenen zusätzlichen Aufgaben, wie z.B. den Prüfungen zur Tariftreue, Korruptionsregisterabfragen, Terrorismusabfragen sowie der Entwicklung von Sicherungsmaßnahmen zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen, ist die zentrale Vergabestelle des Bezirksamtes Mitte als kompetenter Ansprechpartner im Land Berlin stets gefragt, wird auch von anderen Behörden, interessierten Bietern und Büros um Auskünfte ersucht, berät diese auch bei der Umsetzung bzw. Anwendung der elektronischen Vergabe, nimmt regelmäßig an Schulungen, Fachforen und Erfahrungsaustäuschen teil und ist Mitglied in überbezirklichen Arbeitsgruppen, um die komplexe Materie rechtssicher anwenden zu können. Die Arbeitsfähigkeit sollte daher in der Vergabestelle sichergestellt werden.

Da zudem die Nutzungspflicht der zentralen Submissions- und Vergabestelle für alle Ausschreibungsverfahren nach der VOL bereits aus Korruptionspräventionsgründen sinnvoll ist, hat das Bezirksamt Mitte in seiner Sitzung am 28.02.2012 beschlossen, die Nutzungspflicht der zentralen Vergabestelle mit einer entsprechenden Personalausstattung zum 01.06.2012 ( frühestens jedoch nach Abschluss der erforderlichen Schulungsmaßnahmen ) einzuführen.

Rechtsgrundlage:

§ 13 i.V. mit § 36 Bezirksverwaltungsgesetz

Auswirkungen auf den Haushaltsplan und die Finanzplanung:

a)      Auswirkungen auf Einnahmen und Ausgaben:

Für die Einrichtung und Ausstattung von zunächst einem zusätzlich einzurichtenden PC – Arbeitsplatz und Internetzugang entstehen Ausgaben in Höhe von rd. 3.500 Euro beim Kapitel 3330 Titel 51143, falls nicht auf vorhandene Ausstattungen zurückgegriffen werden kann.

b)      Personalwirtschaftliche Auswirkungen:

Es wird als Mindestausstattung mit der Haushaltsplanaufstellung 2012/2013 eine zusätzliche Stelle einer/s Beamtin/Beamten der Bes.Gr. A 10 bzw. eines Tarifbeschäftigten der Entgeltgruppe E 9 in den Stellenplan des Geschäftsbereichs 3 aufgenommen.
Spätestens im I. Quartal 2013 ist die Personalausstattung der Zentralen Vergabestelle zu überprüfen.

Berlin, den

Dr. Hanke              Carsten Spallek

Bezirksbürgermeister              Bezirksstadtrat