Drucksache - DS/0491/V  

 
 
Betreff: Evaluierung des Berliner Ideenmanagements im Bezirksamt Lichtenberg
Status:öffentlich  
 Ursprungaktuell
Initiator:BVO FDPBezirksamt
Verfasser:Rico Apitz, Stefan Schleif 
Drucksache-Art:Antrag zur BeschlussfassungVorlage zur Kenntnisnahme
Beratungsfolge:
Bezirksverordnetenversammlung Lichtenberg von Berlin Entscheidung
26.03.2003 
17. Sitzung in der V. Wahlperiode der Bezirksverordnetenversammlung Lichtenberg von Berlin ohne Änderungen in der BVV beschlossen   
Bezirksverordnetenversammlung Lichtenberg von Berlin Entscheidung
20.10.2004 
34. Sitzung in der V. Wahlperiode der Bezirksverordnetenversammlung Lichtenberg von Berlin mit Abschlussbericht zur Kenntnis genommen   

Sachverhalt
Beschlussvorschlag
Anlagen:
Antrag BVO FDP PDF-Dokument
Vorlage z. Ktn. BA (Abb.) PDF-Dokument

Die BVV hat das Bezirksamt ersucht, einen vergleichenden Bericht über die Auswirkungen des geänderten Ablaufs des Berliner Ideenmanagements (BIM) im Bezirksamt Lichtenberg ( s

Die BVV hat das Bezirksamt ersucht, einen vergleichenden Bericht über die Auswirkungen des geänderten Ablaufs des Berliner Ideenmanagements (BIM) im Bezirksamt Lichtenberg   ( s. Drs. V/470) vorzulegen.

 

Das Bezirksamt bittet die BVV Folgendes zur Kenntnis zu nehmen.

 

Im Februar 2001 beschloss das Bezirksamt, wie mit dem BIM in der fusionierten Bezirksverwaltung zu verfahren ist. Die Koordinierung wurde dem Steuerungsdienst übertragen.

 

In einem Ablaufplan  ist dargestellt, wie mit Vorschlägen aus dem Kreis der Beschäftigten umzugehen ist. Diese Übersicht mit den Erläuterungen sowie ein Appell, Vorschläge einzureichen, wurden im Intranet des Bezirksamtes veröffentlicht.

 

In der Mitarbeiterzeitung LiMiT (Ausgabe 2 aus 2001) stellte sich die Koordinatorin des BIM vor und rief ebenfalls zum aktivem Umgang mit dem BIM auf.

 

In der 3. Ausgabe 2002 der LiMiT wurden die bisherigen Verbesserungsvorschläge veröffentlicht, wiederum verbunden mit einem Aufruf, Vorschläge einzureichen. Alle Informationen wurden zusätzlich auf den Seiten des Steuerungsdienstes im Intranet veröffentlicht. (2001 gingen neun Vorschläge,2002 acht Vorschläge ein).

 

Grundsätzlich ist festzustellen, das sich offensichtlich nach der anfänglichen Euphorie um die Berliner Verwaltungsreform eine gewisse Resignation gegenüber Veränderungen im Kreis der Beschäftigten breit gemacht hat. Dazu gehört scheinbar auch das Instrumentarium des BIM. Eine Aktivierung bzw. Motivierung durch Führungskräfte zum Thema Ideenmanagement fand offenbar nur wenig oder überhaupt nicht statt. Eingereichte Vorschläge wurden mitunter in einem nicht immer transparenten Verfahren abgelehnt bzw. nur sehr zögerlich bearbeitet.

 

Schwerpunkte in den beiden Jahren nach der Bezirksfusion lagen in den Fachämtern in fusionsbedingten Aufgaben. Dazu gehörten die Organisation und Durchführung von Umzügen, das Schaffen von gleichen Arbeitsbedingungen, die Angleichung von Öffnungszeiten etc. sowie der Umgang mit erheblichem Personalabbau. Die Angst in den Überhang zu geraten war ebenfalls nicht gerade motivierend, um sich kreativ mit seinem Arbeitsumfeld zu befassen.

 

Auch die Umsetzung der Kosten- Leistungsrechnung mit der Budgetierung schafften wenig Impulse für die Umsetzung des BIM.

 

Zusammenfassend muss festgestellt werden, dass mögliche Impulse des BIM nicht ausreichend erkannt und von den Führungskräften nicht ausreichend genutzt worden sind oder genutzt werden konnten.

 

Unter diesen Aspekten wurde im Steuerungsdienst zum Ende des Jahres 2002 das bisherige Verfahren ausgewertet. Aufgrund dieser Auswertung hat das Bezirksamt im Februar einen geänderten Ablauf des BIM in der Bezirksverwaltung Lichtenberg beschlossen. Zielsetzung ist es, den Ablauf klarer zu gestalten, die Verantwortlichkeiten transparenter zu regeln und eine übersichtliche Prämienregelung vorzulegen.

 

Diese Änderungen wurden wiederum im Intranet sowie in der 1. Ausgabe der LiMiT 2003 den Beschäftigten zugänglich gemacht. Leider muss festgestellt werden, dass bisher im Jahre 2003 nur zwei Vorschläge eingingen, die im BIM erfasst wurden.

 

Das Berliner Ideenmanagement kann nicht durch eine zentrale Koordinierung umgesetzt und ausgebaut werden. Es ist vielmehr die Aufgabe Aller, hier insbesondere der Führungskräfte, an der Umsetzung mitzuwirken.

 

Vorschläge, auch wenn sie nicht sofort als umsetzbar erkennbar sind, sollten nicht als Belastung, sondern als Chance erkannt werden, die Erledigung der Aufgaben zu vereinfachen und zu verbessern.  Die Kommunikationskultur innerhalb der Berliner Verwaltung wird nicht durch Verwaltungsvorschriften geändert, es ist vielmehr ein langwieriger Prozess, an dem noch alle Akteure viel lernen und erkennen müssen.

 

Auf Grund der vorgenannten,  bisherigen Erfahrungen  bei der  Umsetzung des Ideenmanagements in der Bezirksverwaltung Lichtenberg sieht es das  Bezirksamt daher als erforderlich an, den mit BA Schluss Nr.19/03 vom 04.02.2003 gesetzten Rahmen neu zu regeln.

 

Ablaufplan des Berliner Ideenmanagements im Bezirksamt Lichtenberg

September 2004

(Ablaufschema siehe Anlage)

 

Ein Qualitätsvorschlag im Sinne der Verwaltungsvorschriften für das Berliner Ideenmanagement II vom 21.03.2000, liegt dann vor, wenn er der Verbesserung von Strukturen und Abläufen innerhalb der Verwaltung dient.

 

1. Verbesserungsvorschläge werden beim Steuerungsdienst eingereicht. Hier wird geprüft, ob ein Vorschlag im Sinne des Berliner Ideenmanagements vorliegt.

 

Im Steuerungsdienst wird die Aufgabe des Ansprechpartners für das Berliner Ideenmanagement wahrgenommen. Dazu gehört als erstes die Prüfung, ob bereits ein inhaltsgleicher Vorschlag im Land Berlin vorliegt.

 

Im Anschluss an diese Prüfung wird der Vorschlag der für den Vorschlag inhaltlich verantwortlichen LuV- oder SE-Leitung weitergeleitet. Hier liegt die Verantwortung für die weitere Bearbeitung und Umsetzung der eingereichten Vorschläge.

 

Über den Steuerungsdienst wird der Vorschlag in der Datenbank der Qualitätsbörse registriert, und die zeitnahe Bearbeitung eines Vorschlages überprüft.

 

 

 

 

2. Entsprechend der geltenden Verwaltungsvorschrift wird von der OE-Leitung innerhalb von 2 - 4 Wochen ein Qualitätsgremium eingerichtet. Dieses setzt sich mindestens zusammen aus den zuständigen Entscheidungsverantwortlichen, fachlich kompetenten Mitarbeiter/innen unter Beteiligung der Beschäftigtenvertretung.

 

3. Dieses Qualitätsgremium beschließt über Annahme und Ablehnung eines Qualitätsvorschlages. Zur Unterstützung kann ein Qualitätszirkel eingerichtet werden, für dessen Moderation auf den Steuerungsdienst zurückgegriffen werden kann.

 

4. Das Qualitätsgremium legt fest, in welcher Form der eingereichte Qualitätsvorschlag honoriert wird. Grundsätzlich werden Gutscheine im Wert von max. 25 Euro (für Bücher, CD, Kino-, Theaterkarten oder Ähnliches) übergeben. Verbunden wird diese Prämie mit einem Anerkennungsschreiben, dass auf Wunsch der Personalakte des Einreichers beigefügt wird. Alternativ kann von der Dienststelle ein angemessener Freizeitausgleich gewährt werden. Das Verfahren ist von der verantwortlichen OE-Leitung zu dokumentierten.

 

5. Wurden durch die Umsetzung des Qualitätsvorschlages nachweislich berechenbare und budgetwirksame Einsparungen erzielt, ist eine Geldprämie gemäss der Verwaltungsvorschrift für das Berliner Ideenmanagement vom 21.003.2004 Nr. 8 zu gewähren.

 

6. Eine solche Prämie wird dem Grunde und der Höhe nach durch eine Arbeitsgruppe ermittelt. Die Arbeitgruppe setzt sich mindestens zusammen, aus dem Leiter des Steuerungsdienstes (Moderation), dem Leiter des Personal- und Finanzservice, dem Leiter des Rechtsamtes, dem oder vorschlagsbedingt mehreren betroffenen OE-Leitungen. Das Ergebnis wird über den Steuerungsdienst dem Bezirksamt zur Beschlussfassung vorgelegt.

 

 

 

Berlin, den

 

 

 

 

Emmrich

Bezirksbürgermeisterin

 

 


 

 

 
 

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