Drucksache - DS/1274/VI
Die BVV hat mit Drucksache 1274/VI
beschlossen, das Bezirksamt um eine Darstellung zu ersuchen, in welcher Form
und an welchen Standorten derzeit die Archivierung von Aktenbeständen im Bezirk
Lichtenberg vorgenommen wird und ggf. Möglichkeiten zur Archivierung,
Auslagerung bzw. Digitalisierung von Aktenbeständen zu prüfen, um die Kosten
für die Aktenlagerung zu senken. Der BVV sollte im Juli 2009 ein Prüfbericht
vorgelegt werden, aus dem gegenüberstellend hervorgeht, welche Kosten jährlich
bei einer Auslagerung im Vergleich zur Beibehaltung der bisherigen Praxis
anfallen. Der Haushaltsausschuss soll sich mit Blick auf den Bezirkshaushalt
2010/2011 mit dem Prüfbericht befassen. Das Bezirksamt bittet die BVV, folgendes zur Kenntnis zu
nehmen. Das
Bezirksamt hat sich mit Möglichkeiten der Kostensenkung bei der Aktenlagerung
bereits in den Jahren 2006 und 2007 auseinandergesetzt und Beschlüsse gefasst. Diese
Entscheidungen sind Teil des Büroraumkonzepts, teure Büroflächen durch
Verlagerung der nicht mehr am Arbeitsplatz benötigten Akten in preiswertere
Flächen (Lagerraum) oder Alternativen (Digitalisierung) zu reduzieren. Voraussetzung
für die Entscheidungen war eine Analyse der Aktenbestände. Die verschiedenen
Organisationseinheiten meldeten nach einer entsprechenden Abfrage 2006 rd. 79
Mio. Seiten zur Digitalisierung, wovon aber nur rd. 41 Mio. Seiten zur
anschließenden Vernichtung freigegeben wurden. Durch den
enormen Umfang der zu digitalisierenden Akten wäre eine - dem damaligen Ansatz
zur Schaffung einer kostengünstigen und einfachen Lösung folgend – so
erhebliche Zahl optischer Datenträger entstanden, so dass allein hierfür
ein großer Verwaltungsaufwand entstanden
wäre. Technisch sinnvoll wäre dann nur eine Serverlösung gewesen, die noch
einmal deutlich höhere Kosten verursacht hätte. Die einmaligen Kosten wurden auf
mehr als 1 Mio. € geschätzt, Betriebskosten wurden nicht ermittelt.
Das war vor zwei Jahren nicht finanzierbar und ist auch im Doppelhaushalt
2010/11 nicht darstellbar. Wie aus der
Analyse der Bestände erkennbar, wäre allenfalls die Hälfte der Akten
anschließend zur Vernichtung gelangt. Somit konnten den Finanzierungskosten für
eine neue Lösung nur Einsparungen aus der Hälfte der Lagerkosten entgegengestellt
werden. Damit ist die Wirtschaftlichkeit einer Digitalisierung nicht darstellbar. Besonders
problematisch ist auch, dass im Grunde immer noch nicht geregelt ist, wie
künftig in der Berliner Verwaltung die Aktenbearbeitung erfolgen soll, d.h. welche
elektronischen Zielsysteme es geben wird und welche Umsetzungszeiträume für die
Überführung der herkömmlichen Aktenführung zur elektronischen Akte festgelegt
werden. Es ist jedoch erklärtes Ziel des
Bezirksamtes Lichtenberg, sich grundsätzlich in landesweit zu schaffenden
IT-Lösungen einzuordnen und keine kostenintensiven Einzellösungen zu
installieren. Das Bezirksamt hat sich in Betrachtung dieser Zusammenhänge darauf verständigt, die Verwaltung und Lagerung besagter Aktenbestände zu zentralisieren und professionalisieren, um sie damit letztendlich auch wirtschaftlicher zu gestalten. Langfristig wird darauf gesetzt, dass über die Umstellung der genutzten IT-Verfahren auf Vorgangsbearbeitungssysteme sukzessive eine Digitalisierung der Akten erfolgt und somit klassische Archive im Laufe der Jahre weitgehend „aussterben“ werden. Im Jahr 2007 wurde ein Beschluss zur Einrichtung eines Zentralarchivs gefasst. Nachfolgend ist der Wortlaut der Begründung wiedergegeben: Das Zentralarchiv
erfüllt die Aufgaben einer zentralen Registratur im Sinne von § 62 Satz 2 GGO
I. Es übernimmt möglichst viele Aktenbestände der gesamten Bezirksverwaltung,
um sie sachgerecht zu lagern und zu verwalten. Dadurch soll künftig vermieden
werden, umfangreiche Büroflächen durch Akten zu belegen. Gleichzeitig muss das
Zentralarchiv gewährleisten, dass die Akten, die im Geschäftsgang erneut
benötigt werden, möglichst kurzfristig und unkompliziert wieder zur Verfügung
stehen. Das Zentralarchiv
übernimmt alle Akten, die dem Altaktenbestand zugeordnet bzw. von den einzelnen
Organisationseinheiten dem Archiv übergeben werden. Es verzeichnet die
Akten in geeigneter Form, um insbesondere Aktenanforderungen in Form von
Ausleihen bearbeiten zu können. Der Leihverkehr erfolgt über den internen
Postverkehr. Außerdem wird eine Möglichkeit geschaffen, Akteneinsicht vor Ort
nehmen zu können. Dies gilt für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des
Bezirksamtes und ggf. auch für Bürger. Alle Akten werden in
Abhängigkeit ihrer Lagerfristen in geeigneter Form gelagert. Nach Ablauf der
Archivierungsfristen werden die Akten dem Landesarchiv angeboten und entweder
diesem übergeben oder vernichtet. Langzeitig aufzubewahrende Akten werden ggf.
konservatorisch behandelt. Für das
Zentralarchiv steht eine Halle im Haus 17 Alt-Friedrichsfelde 60 zur Verfügung.
Die Halle ist für die Aufbewahrung von Akten hergerichtet worden. Zum
gegenwärtigen Zeitpunkt und mit der gegenwärtig geplanten Ausstattung können
geschätzte 8.000 – 9.000 lfd. Meter Akten aufgenommen werden. Damit kann der
größte Teil der im Bezirksamt vorhandenen Altakten vom Zentralarchiv übernommen
werden. Die Übergabe der Akten erfolgt in geordnetem Zustand und mit einem
Aktenplan in einer für das Zentralarchiv geeigneten Form. Im Zentralarchiv
werden die Akten in notwendiger Weise verzeichnet. Hier entsteht ein größerer
Arbeitsaufwand, da durch die Größe der Halle eine genauere Verzeichnung
durchgeführt werden muss, als in den bisherigen kleinen Räumen, die weitgehend
durch einfache Ordnungsprinzipien zu erschließen waren. Der zu erwartende
umfangreiche Leihverkehr erfordert eine unumgängliche personelle Ausstattung
von mindestens 3 Mitarbeiter/innen und ggf. Hilfskräften, um zu gewährleisten,
dass die Akten zeitnah aufgefunden und dem Geschäftsgang zur Verfügung gestellt
werden können. Trotz dieses
personellen und finanziellen Aufwandes werden erhebliche Synergieeffekte und
Kostenreduzierungen zu erzielen sein. Die effiziente
Lagerung der Akten spart umfangreich Raum. Außerdem werden viele
Sachbearbeiter, die sich bisher zusätzlich um Altaktenbestände in ihren
Bereichen kümmern mussten, erheblich entlastet und können sich anderen Aufgaben
zuwenden. Bei ausreichender Personalausstattung ist zudem eine permanente
Vertretbarkeit und ein damit zuverlässiger Leihverkehr der Akten möglich. Weiterhin wird ein
sachgerechter Umgang mit Altakten erreicht, der die gesetzlich vorgeschriebene
Abgabe von Akten an das Landesarchiv sichergestellt. Zudem kann die fristgemäße
Vernichtung nicht mehr benötigter Akten gewährleistet und das zu lange
Aufbewahren nicht mehr benötigter Akten verhindert werden. Um die Verwaltung
der Akten effizient zu gestalten, muss eine Softwarelösung bereitgestellt
werden. Das Bezirksamt sieht sich nach nunmehr über 2-jähriger Aufbauzeit des Archivs in seiner Entscheidung bestätigt. Es wird aktuell damit gerechnet, dass die Zusammenfassung aller Altaktenbestände mit der vollständigen Umsetzung des Büroraumkonzeptes zum Ende dieses Jahres abgeschlossen werden kann. Dann werden mindestens 7.200 laufende Meter in der Halle Alt-Friedrichsfelde 60 zuzüglich ca. 1.500 m Bauaktenarchiv sowie rund 3.500 laufende Meter Akten in der Nebenstelle Bunker/Anbau Große-Leege-Str. eingelagert sein. Diese Zahlen liegen doch deutlich über den ursprünglich zu Grunde gelegten, was überwiegend auf unvollständige Angaben bei den Abfragen zurückzuführen ist. Bei einer Auslagerungsentscheidung hätte dies im Nachhinein zu erheblichen Mehrausgaben geführt. Bei der Umsetzung der vom Bezirksamt beschlossenen Lösung konnten die Bestände noch eingegliedert werden, es war allerdings eine Verzögerung bei der Projektrealisierung unvermeidbar. Die Akten werden professionell verwaltet, d.h. es wird ein zuverlässiger Leihverkehr organisiert und es erfolgt eine jährliche Kassation, wodurch eine regelmäßige Entlastung des Lagerflächenbedarfes erreicht wird. Nachdem nun ein fast vollständiger Überblick über den gesamten Altaktenbestand vorliegt, muss aber auch festgestellt werden, dass entgegen der ursprünglichen Annahme deutlich weniger Akten ausgesondert werden können. Auch hierdurch wären bei einer Auslagerung der Bestände an externe Dienstleister Mehrausgaben gegenüber der Kostenschätzung für das Bezirksamt entstanden. Die laufenden jährlichen Ausgaben des Bezirks für den Betrieb des Zentralarchivs betrugen 2008 rund 1,37 € monatlich pro laufendem Aktenmeter oder 30 Cent jährlich pro Akte. Diese Werte können ganz offensichtlich weder von privatwirtschaftlichen Unternehmen noch durch einen hohen Investitionsaufwand des Bezirksamtes unterschritten werden, zumal Mittel in der benötigten Größenordnung real gar nicht zur Verfügung stehen. Das mittelfristige Ziel ist die Aufgabe des Nebenstandortes Große-Leege-Str. Hinsichtlich der langfristigen Effekte müssen in den nächsten Jahren die Entwicklungen im Zuge der vom Senat geplanten verwaltungsweiten Einführung von Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystemen einhergehenden rückläufigen Zahlen von Papierakten beobachtet werden. Das Bezirksamt sieht aktuell weder eine fachliche noch wirtschaftliche Notwendigkeit, die im Jahre 2007 getroffene Entscheidung aufzuheben. Berlin, den ___________________ _________________________ Emmrich Dr.
Prüfer Bezirksbürgermeisterin |
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