Drucksache - DS/1274/VI  

 
 
Betreff: Kosten zur Aktenlagerung senken
Status:öffentlich  
 Ursprungaktuell
Initiator:Fraktion CDUBezirksamt
  BzStR WiImm,
Drucksache-Art:Antrag zur BeschlussfassungVorlage zur Kenntnisnahme
Beratungsfolge:
Bezirksverordnetenversammlung Lichtenberg von Berlin Entscheidung
23.04.2009 
29. Sitzung in der VI. Wahlperiode der Bezirksverordnetenversammlung Lichtenberg von Berlin überwiesen   
Haushalt/Personal/Verwaltungsmodernisierung Entscheidung
06.05.2009 
35. Sitzung in der VI. Wahlperiode des Ausschusses Haushalt/Personal/Verwaltungsmodernisierung mit Änderungen im Ausschuss beschlossen   
Bezirksverordnetenversammlung Lichtenberg von Berlin Entscheidung
28.05.2009 
30. Sitzung in der VI. Wahlperiode der Bezirksverordnetenversammlung Lichtenberg von Berlin ohne Änderungen in der BVV beschlossen   
Bezirksverordnetenversammlung Lichtenberg von Berlin Entscheidung
16.07.2009 
32. Sitzung in der VI. Wahlperiode der Bezirksverordnetenversammlung Lichtenberg von Berlin mit Abschlussbericht zur Kenntnis genommen   

Sachverhalt
Anlagen:
Antrag CDU PDF-Dokument
Beschlussempfehlungen Haush/Pers/Verw PDF-Dokument
Vorlage z. Ktn. BA (Abb.) PDF-Dokument

Das Bezirksamt bittet die Bezirksverordnetenversammlung umseitige Vorlage zur Kenntnis zu nehmen:

Die BVV hat mit Drucksache 1274/VI beschlossen, das Bezirksamt um eine Darstellung zu ersuchen, in welcher Form und an welchen Standorten derzeit die Archivierung von Aktenbeständen im Bezirk Lichtenberg vorgenommen wird und ggf. Möglichkeiten zur Archivierung, Auslagerung bzw. Digitalisierung von Aktenbeständen zu prüfen, um die Kosten für die Aktenlagerung zu senken. Der BVV sollte im Juli 2009 ein Prüfbericht vorgelegt werden, aus dem gegenüberstellend hervorgeht, welche Kosten jährlich bei einer Auslagerung im Vergleich zur Beibehaltung der bisherigen Praxis anfallen. Der Haushaltsausschuss soll sich mit Blick auf den Bezirkshaushalt 2010/2011 mit dem Prüfbericht befassen.

 

Das Bezirksamt bittet die BVV, folgendes zur Kenntnis zu nehmen.

 

Das Bezirksamt hat sich mit Möglichkeiten der Kostensenkung bei der Aktenlagerung bereits in den Jahren 2006 und 2007 auseinandergesetzt und Beschlüsse gefasst. Diese Entscheidungen sind Teil des Büroraumkonzepts, teure Büroflächen durch Verlagerung der nicht mehr am Arbeitsplatz benötigten Akten in preiswertere Flächen (Lagerraum) oder Alternativen (Digitalisierung) zu reduzieren.

 

Voraussetzung für die Entscheidungen war eine Analyse der Aktenbestände. Die verschiedenen Organisationseinheiten meldeten nach einer entsprechenden Abfrage 2006 rd. 79 Mio. Seiten zur Digitalisierung, wovon aber nur rd. 41 Mio. Seiten zur anschließenden Vernichtung freigegeben wurden.

 

Durch den enormen Umfang der zu digitalisierenden Akten wäre eine - dem damaligen Ansatz zur Schaffung einer kostengünstigen und einfachen Lösung folgend – so erhebliche Zahl optischer Datenträger entstanden, so dass allein hierfür ein  großer Verwaltungsaufwand entstanden wäre. Technisch sinnvoll wäre dann nur eine Serverlösung gewesen, die noch einmal deutlich höhere Kosten verursacht hätte. Die einmaligen Kosten wurden auf mehr als 1 Mio. € geschätzt, Betriebskosten wurden nicht ermittelt. Das war vor zwei Jahren nicht finanzierbar und ist auch im Doppelhaushalt 2010/11 nicht darstellbar.

 

Wie aus der Analyse der Bestände erkennbar, wäre allenfalls die Hälfte der Akten anschließend zur Vernichtung gelangt. Somit konnten den Finanzierungskosten für eine neue Lösung nur Einsparungen aus der Hälfte der Lagerkosten entgegengestellt werden. Damit ist die Wirtschaftlichkeit einer Digitalisierung nicht  darstellbar.

 

Besonders problematisch ist auch, dass im Grunde immer noch nicht geregelt ist, wie künftig in der Berliner Verwaltung die Aktenbearbeitung erfolgen soll, d.h. welche elektronischen Zielsysteme es geben wird und welche Umsetzungszeiträume für die Überführung der herkömmlichen Aktenführung zur elektronischen Akte festgelegt werden.  Es ist jedoch erklärtes Ziel des Bezirksamtes Lichtenberg, sich grundsätzlich in landesweit zu schaffenden IT-Lösungen einzuordnen und keine kostenintensiven Einzellösungen zu installieren.

 

Das Bezirksamt hat sich in Betrachtung dieser Zusammenhänge darauf verständigt, die Verwaltung und Lagerung besagter Aktenbestände zu zentralisieren und professionalisieren, um sie damit letztendlich auch wirtschaftlicher zu gestalten.

Langfristig wird darauf gesetzt, dass über die Umstellung der genutzten IT-Verfahren auf Vorgangsbearbeitungssysteme sukzessive eine Digitalisierung der Akten erfolgt und somit klassische Archive im Laufe der Jahre weitgehend „aussterben“ werden.

Im Jahr 2007 wurde ein Beschluss zur Einrichtung eines Zentralarchivs gefasst. Nachfolgend ist der Wortlaut der Begründung wiedergegeben:

Das Zentralarchiv erfüllt die Aufgaben einer zentralen Registratur im Sinne von § 62 Satz 2 GGO I. Es übernimmt möglichst viele Aktenbestände der gesamten Bezirksverwaltung, um sie sachgerecht zu lagern und zu verwalten. Dadurch soll künftig vermieden werden, umfangreiche Büroflächen durch Akten zu belegen. Gleichzeitig muss das Zentralarchiv gewährleisten, dass die Akten, die im Geschäftsgang erneut benötigt werden, möglichst kurzfristig und unkompliziert wieder zur Verfügung stehen.

Das Zentralarchiv übernimmt alle Akten, die dem Altaktenbestand zugeordnet bzw. von den einzelnen Organisationseinheiten dem Archiv übergeben werden.

Es verzeichnet die Akten in geeigneter Form, um insbesondere Aktenanforderungen in Form von Ausleihen bearbeiten zu können. Der Leihverkehr erfolgt über den internen Postverkehr. Außerdem wird eine Möglichkeit geschaffen, Akteneinsicht vor Ort nehmen zu können. Dies gilt für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bezirksamtes und ggf. auch für Bürger.

Alle Akten werden in Abhängigkeit ihrer Lagerfristen in geeigneter Form gelagert. Nach Ablauf der Archivierungsfristen werden die Akten dem Landesarchiv angeboten und entweder diesem übergeben oder vernichtet. Langzeitig aufzubewahrende Akten werden ggf. konservatorisch behandelt.

Für das Zentralarchiv steht eine Halle im Haus 17 Alt-Friedrichsfelde 60 zur Verfügung. Die Halle ist für die Aufbewahrung von Akten hergerichtet worden. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt und mit der gegenwärtig geplanten Ausstattung können geschätzte 8.000 – 9.000 lfd. Meter Akten aufgenommen werden.

Damit kann der größte Teil der im Bezirksamt vorhandenen Altakten vom Zentralarchiv übernommen werden. Die Übergabe der Akten erfolgt in geordnetem Zustand und mit einem Aktenplan in einer für das Zentralarchiv geeigneten Form. Im Zentralarchiv werden die Akten in notwendiger Weise verzeichnet. Hier entsteht ein größerer Arbeitsaufwand, da durch die Größe der Halle eine genauere Verzeichnung durchgeführt werden muss, als in den bisherigen kleinen Räumen, die weitgehend durch einfache Ordnungsprinzipien zu erschließen waren. Der zu erwartende umfangreiche Leihverkehr erfordert eine unumgängliche personelle Ausstattung von mindestens 3 Mitarbeiter/innen und ggf. Hilfskräften, um zu gewährleisten, dass die Akten zeitnah aufgefunden und dem Geschäftsgang zur Verfügung gestellt werden können.

Trotz dieses personellen und finanziellen Aufwandes werden erhebliche Synergieeffekte und Kostenreduzierungen zu erzielen sein.

Die effiziente Lagerung der Akten spart umfangreich Raum. Außerdem werden viele Sachbearbeiter, die sich bisher zusätzlich um Altaktenbestände in ihren Bereichen kümmern mussten, erheblich entlastet und können sich anderen Aufgaben zuwenden. Bei ausreichender Personalausstattung ist zudem eine permanente Vertretbarkeit und ein damit zuverlässiger Leihverkehr der Akten möglich.

Weiterhin wird ein sachgerechter Umgang mit Altakten erreicht, der die gesetzlich vorgeschriebene Abgabe von Akten an das Landesarchiv sichergestellt. Zudem kann die fristgemäße Vernichtung nicht mehr benötigter Akten gewährleistet und das zu lange Aufbewahren nicht mehr benötigter Akten verhindert werden.

Um die Verwaltung der Akten effizient zu gestalten, muss eine Softwarelösung bereitgestellt werden.

 

Das Bezirksamt sieht sich nach nunmehr über 2-jähriger Aufbauzeit des Archivs in seiner Entscheidung bestätigt. Es wird aktuell damit gerechnet, dass die Zusammenfassung aller Altaktenbestände mit der vollständigen Umsetzung des Büroraumkonzeptes zum Ende dieses Jahres abgeschlossen werden kann. Dann werden mindestens 7.200 laufende Meter in der Halle Alt-Friedrichsfelde 60 zuzüglich ca. 1.500 m Bauaktenarchiv sowie rund 3.500 laufende Meter Akten in der Nebenstelle Bunker/Anbau Große-Leege-Str. eingelagert sein.

Diese Zahlen liegen doch deutlich über den ursprünglich zu Grunde gelegten, was überwiegend auf unvollständige Angaben bei den Abfragen zurückzuführen ist. Bei einer Auslagerungsentscheidung hätte dies im Nachhinein zu erheblichen Mehrausgaben geführt. Bei der Umsetzung der vom Bezirksamt beschlossenen Lösung konnten die Bestände noch eingegliedert werden, es war allerdings eine Verzögerung bei der Projektrealisierung unvermeidbar.

Die Akten werden professionell verwaltet, d.h. es wird ein zuverlässiger Leihverkehr organisiert und es erfolgt eine jährliche Kassation, wodurch eine regelmäßige Entlastung des Lagerflächenbedarfes erreicht wird.

Nachdem nun ein fast vollständiger Überblick über den gesamten Altaktenbestand vorliegt, muss aber auch festgestellt werden, dass entgegen der ursprünglichen Annahme deutlich weniger Akten ausgesondert werden können. Auch hierdurch wären bei einer Auslagerung der Bestände an externe Dienstleister Mehrausgaben gegenüber der Kostenschätzung für das Bezirksamt entstanden.

Die laufenden jährlichen Ausgaben des Bezirks für den Betrieb des Zentralarchivs betrugen 2008 rund 1,37 € monatlich pro laufendem Aktenmeter oder 30 Cent jährlich pro Akte. Diese Werte können ganz offensichtlich weder von privatwirtschaftlichen Unternehmen noch durch einen hohen Investitionsaufwand des Bezirksamtes unterschritten werden, zumal Mittel in der benötigten Größenordnung real gar nicht zur Verfügung stehen.

Das mittelfristige Ziel ist die Aufgabe des Nebenstandortes Große-Leege-Str.

Hinsichtlich der langfristigen Effekte müssen in den nächsten Jahren die Entwicklungen im Zuge der vom Senat geplanten verwaltungsweiten Einführung von Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystemen einhergehenden rückläufigen Zahlen von Papierakten beobachtet werden.

Das Bezirksamt sieht aktuell weder eine fachliche noch wirtschaftliche Notwendigkeit, die im Jahre 2007 getroffene Entscheidung aufzuheben.

 

 

Berlin, den

 

 

___________________                                                          _________________________

Emmrich                                                                                 Dr. Prüfer

Bezirksbürgermeisterin

 

 
 

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